擔(dān)當(dāng)責(zé)任 抓實(shí)抓細(xì) 發(fā)揮好電子公文歸檔管理的示范作用

■陶 冶

為貫徹落實(shí)好國(guó)家檔案局和云南省相關(guān)要求，積極推進(jìn)我省電子公文歸檔管理工作，云南省檔案局明確要求局機(jī)關(guān)檔案室在電子公文歸檔管理方面要爭(zhēng)先探索，擔(dān)當(dāng)責(zé)任，積極發(fā)揮檔案主管部門(mén)的帶頭示范作用。經(jīng)過(guò)近3 年的努力，省檔案局已經(jīng)實(shí)現(xiàn)非涉密文件主要使用電子公文，并實(shí)行單套制歸檔、單套制移交進(jìn)館。

一、基本情況

2021 年，省檔案局完成云南省協(xié)同辦公應(yīng)用系統(tǒng)的接入、調(diào)試及試運(yùn)行、新增功能需求開(kāi)發(fā)和上線以及原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作，基本實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔保存。2022 年，完全實(shí)現(xiàn)非涉密電子文件單套制歸檔，并順利通過(guò)相關(guān)檢測(cè)及驗(yàn)收程序，以在線方式移交進(jìn)省檔案館安全保存。全年歸檔電子文件1700 余份。電子文件從形成開(kāi)始，在流轉(zhuǎn)使用、收集、整理、歸檔、移交、保管、保護(hù)、利用、統(tǒng)計(jì)等各階段全流程均實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦理，提高了工作質(zhì)效。2023 年，以“即辦即歸，即歸即查，一鍵歸檔”為目標(biāo)，繼續(xù)做好電子文件歸檔工作。

二、主要工作做法

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視支持

提高檔案意識(shí)是取得領(lǐng)導(dǎo)支持和重視檔案工作的內(nèi)在要求，工作人員要加強(qiáng)自身檔案意識(shí)，才能影響到身邊的同志，同時(shí)也才能夠爭(zhēng)取到單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。電子文件歸檔和電子檔案管理工作投入巨大，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的支持是難以進(jìn)行的。省檔案局領(lǐng)導(dǎo)重視此項(xiàng)工作，親自部署，提出工作要求，親自調(diào)度，抓好工作推進(jìn)，遇到難點(diǎn)困點(diǎn)召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議研究，督促相關(guān)處室強(qiáng)化協(xié)作，協(xié)調(diào)推進(jìn)，確保了工作的順利推動(dòng)。

（二）耐心細(xì)致，不斷優(yōu)化完善系統(tǒng)功能

在系統(tǒng)建設(shè)初期，與建設(shè)方充分溝通，以新的功能需求的方式提交建設(shè)方完善相關(guān)功能模塊。收集各類(lèi)問(wèn)題，梳理、歸類(lèi)，反饋給系統(tǒng)建設(shè)方修改完善。系統(tǒng)更新或大版本升級(jí)前，進(jìn)行大量數(shù)據(jù)和高并發(fā)等測(cè)試，確保功能上線后完好運(yùn)行。優(yōu)化文件處理路徑，刪減不必要的處理流程，不斷提升系統(tǒng)處理時(shí)效，提高運(yùn)行質(zhì)量。同時(shí)，不斷提高系統(tǒng)的自動(dòng)化和智能化水平，例如由之前的手動(dòng)預(yù)歸檔、歸檔，改為現(xiàn)在夜間服務(wù)器空閑時(shí)自動(dòng)批量歸檔，由之前的電子文件歸檔時(shí)的手動(dòng)著錄，改為現(xiàn)在的字段自動(dòng)采集，元數(shù)據(jù)按照規(guī)則自動(dòng)命名等等。經(jīng)不斷磨合，目前業(yè)務(wù)流程順暢，人工干預(yù)少，歸檔質(zhì)量和效率明顯提高。

（三）加強(qiáng)溝通，不斷推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接

與建設(shè)方建立日常溝通機(jī)制，強(qiáng)化銜接溝通，按照相關(guān)要求，逐步完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔接口方案，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件正常歸檔。對(duì)一些重要卻易忽略的元數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)規(guī)劃和考慮，對(duì)合規(guī)性進(jìn)行檢查和測(cè)試，防止因歸檔接口元數(shù)據(jù)缺失造成歸檔后的電子文件完整性和真實(shí)性無(wú)法得到保證。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，將電子文件歸檔質(zhì)量控制重心由后端轉(zhuǎn)向前端

將電子文件歸檔質(zhì)量控制由傳統(tǒng)的后端控制轉(zhuǎn)向前端控制，由部分環(huán)節(jié)控制轉(zhuǎn)向全過(guò)程控制。從電子文件形成之始，就做好質(zhì)量控制，一是組織系統(tǒng)使用人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和實(shí)操指導(dǎo)，實(shí)地到各處室開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使各處室人員熟知系統(tǒng)操作，對(duì)檔案工作人員也進(jìn)行專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，保證工作程序規(guī)范、文件要素齊全，確保歸檔文件符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求；二是事中加強(qiáng)跟蹤問(wèn)效，建立機(jī)關(guān)檔案室和處室有效溝通，遇到文件質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以處理，把問(wèn)題解決在初始狀態(tài)。三是文件印發(fā)后做好質(zhì)量檢查和抽查。機(jī)關(guān)檔案室對(duì)當(dāng)日產(chǎn)生文件進(jìn)行日常檢查，對(duì)易錯(cuò)文件進(jìn)行抽查，防止錯(cuò)誤遺留到后期。

（五）注重文件全過(guò)程管理，確保電子文件安全

按照國(guó)家有關(guān)法律和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，做好電子文件全過(guò)程管理，確保電子文件從形成到使用，從傳輸?shù)酱鎯?chǔ)，從歸檔到利用的所有過(guò)程節(jié)點(diǎn)，均始終處于受控狀態(tài)，在文件生命周期的每個(gè)階段，在電子文件的前中后端管理中都有對(duì)應(yīng)的應(yīng)用對(duì)其進(jìn)行管理，確保移交進(jìn)館的電子檔案符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保歸檔電子文件長(zhǎng)期可用性，保證電子檔案真實(shí)、完整、安全，實(shí)現(xiàn)電子文件長(zhǎng)期安全保管。

（六）擴(kuò)大交流，積極發(fā)揮示范作用

省檔案局將電子公文歸檔管理納入基層跟班學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容，組織每一批到局跟班學(xué)習(xí)的基層檔案部門(mén)工作人員現(xiàn)場(chǎng)觀摩、對(duì)照講解、上機(jī)操作，直觀感受電子公文歸檔管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，了解規(guī)范的電子檔案構(gòu)成要素，強(qiáng)化電子檔案管理意識(shí)。在有關(guān)省級(jí)機(jī)關(guān)前來(lái)咨詢了解電子檔案管理工作時(shí)，主動(dòng)演示我局電子公文歸檔管理系統(tǒng)運(yùn)行和電子檔案管理工作情況，交流工作經(jīng)驗(yàn)和為各機(jī)關(guān)謀劃、實(shí)施好電子公文歸檔管理工作，發(fā)揮了示范作用。

三、下一步工作打算

一是進(jìn)一步擴(kuò)大歸檔范圍，由文書(shū)電子文件歸檔，擴(kuò)展到局內(nèi)部事務(wù)審批管理、信息報(bào)道審核管理等其他類(lèi)別歸檔文件材料也實(shí)現(xiàn)單套制歸檔。同時(shí)，將加強(qiáng)局重大活動(dòng)照片、音視頻等文件的歸檔與管理工作。二是創(chuàng)新工作方法，探索涉密文件的電子文件歸檔和電子檔案管理工作。三是進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文件元數(shù)據(jù)智能采集，不斷提高采集準(zhǔn)確率，盡量減少歸檔過(guò)程中的人工著錄和干預(yù)。