新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)化建議

羅正碧

（彝良縣水務(wù)局，云南 昭通 657600）

0 引言

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況來看，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是其一個關(guān)鍵部分，同時其也是保證單位能夠正常運(yùn)行的主要渠道與工作類型，對此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)有著足夠認(rèn)識并進(jìn)行合理安排，從而促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠更好地為社會服務(wù)。隨著信息化時代到來，不同領(lǐng)域不同行業(yè)都融入了信息化建設(shè)的新方式，為推動我國事業(yè)單位穩(wěn)定、健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。隨著科技快速發(fā)展，信息化也取得一定發(fā)展，由此可見，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)工作特別重要，在檔案管理工作之中融入信息化，給管理工作的順利開展帶來了很多優(yōu)勢，使工作效率得到有效提升。

1 檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

檔案指的是機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用文字、圖片等多樣化方式，能夠詳細(xì)記錄工作人員的工作經(jīng)歷以及在單位活動情況。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案有著重要作用，對于工作人員也同樣有著重要意義，其進(jìn)行評級的主要依據(jù)。當(dāng)前信息技術(shù)取得巨大發(fā)展，對檔案管理工作也產(chǎn)生一定影響，使得以往的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化。檔案數(shù)字化管理包括多種技術(shù)形式，不僅包括多媒體技術(shù)與掃描技術(shù)，還包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)與智能化技術(shù)。所謂檔案數(shù)字化管理，主要指依托電腦與優(yōu)盤等不同載體，在對檔案信息進(jìn)行記錄過程中，將以往的紙質(zhì)文本記錄形式變成數(shù)字化數(shù)據(jù)管理形式，采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形式，依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，最終建立一個具有結(jié)構(gòu)性的檔案數(shù)據(jù)庫，可以隨時提取信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享[1]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性

2.1 提升檔案調(diào)閱效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理時，主要采用紙質(zhì)檔案的管理形式，紙質(zhì)檔案在實(shí)際調(diào)閱過程中優(yōu)勢并不明顯，并且查閱效率也比較低。普通的檔案柜是存放紙質(zhì)檔案的主要場所，但是，檔案柜在實(shí)際使用過程中，存在著目錄不全等問題，導(dǎo)致在對檔案閱讀進(jìn)行調(diào)閱時，主要憑借管理人員的預(yù)估。如果管理檔案的人員出現(xiàn)變換崗位的情況，新的管理人員不能及時掌握檔案存放情況，這就會導(dǎo)致人們在尋找檔案過程中，將會花費(fèi)很多時間與人力。由此可見，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)重視對其開展數(shù)字化建設(shè)，使得檔案管理工作變得便捷，降低相關(guān)人員工作壓力。此外，對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，還可以提升查閱效率。在數(shù)字化管理模式指導(dǎo)下，不需要經(jīng)過層層審批，從管理系統(tǒng)之中可以直接查閱所需資料。

2.2 提升檔案的安全性

紙質(zhì)檔案存在著分布比較分散的問題，不同部門各自存放著自己部門的檔案，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理過程中受到阻礙，也不利于提升檔案內(nèi)容的利用效率。檔案對于事業(yè)單位工作人員而言，是非常重要的文獻(xiàn)，以往的檔案管理主要通過紙質(zhì)文本、光盤等形式進(jìn)行存儲，并且在實(shí)際管理過程中，主要紙質(zhì)存儲為主，而紙質(zhì)檔案本身性質(zhì)對于檔案管理期限有著決定性作用。因此在受到外界干擾時，很容易發(fā)生丟失或者損壞等問題[2]。而將數(shù)字化管理手段有效運(yùn)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理之中，通過先進(jìn)的技術(shù)，保存檔案、整理檔案，可以有效避免檔案發(fā)生損壞與丟失問題，也可以通過數(shù)據(jù)備份，將重要檔案、需要長期以及永久保存的檔案通過數(shù)據(jù)的形式保存，有利于提高檔案的安全性。

2.3 提升事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益

在以往的檔案管理工作中，需要耗費(fèi)大量的人力與空間，究其原因，主要由于紙質(zhì)檔案整理時間比較長，并且需要足夠的存儲空間，不僅需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位投入很多資金，每年還需投入大量時間為對檔案進(jìn)行整理，將其移交至檔案館。在此種情形下，容易發(fā)生檔案擺放不合理的問題，使得管理人員在調(diào)閱資料時存在著一定困難。而對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，則可以減少人力、時間和空間的投入，使得紙張的耗損減少，有利于提升管理人員工作效率，使其能夠更好地開展工作。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1 檔案人員缺乏專業(yè)性

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，要想對檔案工作進(jìn)行數(shù)字化管理，首先應(yīng)提升管理人員的綜合能力。然而，在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際管理工作中，一些檔案管理工作者雖然擁有一些專業(yè)性的檔案管理知識，對于數(shù)字化管理的內(nèi)涵了解不夠透徹，并且對于計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與圖像處理技術(shù)等了解不夠深入，常常會出現(xiàn)因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，而發(fā)生丟失檔案數(shù)據(jù)問題，不利于提升檔案數(shù)字化管理工作的有效性。由此可見，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)組織相關(guān)工作人員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，提升其計(jì)算機(jī)能力。

3.2 缺乏數(shù)字化管理意識

在新形勢下，隨著社會不斷發(fā)展變化，數(shù)字化逐漸成為當(dāng)前主流發(fā)展趨勢。但是，在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，很多人仍然缺乏相應(yīng)的數(shù)字化管理意識，仍然沒有積極確立檔案數(shù)字化管理理念，并且部分事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展過程中，沒有樹立正確的數(shù)字化管理認(rèn)知。甚至一些單位的管理者與領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為，當(dāng)前所使用的檔案管理模式，雖然比較陳舊，但是比較成熟，可以為單位帶來一定收益，因此無須進(jìn)行任何改變。同時，部分單位引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備，構(gòu)建了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，然而由于缺乏正確的觀念，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未真正落實(shí)數(shù)字化建設(shè)，對檔案管理工作效率的提升產(chǎn)生不利影響。

3.3 數(shù)字化技術(shù)水平有待提升

現(xiàn)如今，在推動檔案數(shù)字化管理過程中中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位所投入的資金仍然不夠，這對于開發(fā)管理軟件系統(tǒng)、購置硬件設(shè)備等產(chǎn)生不利影響，更無法對系統(tǒng)及時進(jìn)行更新與維護(hù)。不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的有序開展[3]。除此之外，采用數(shù)字化管理信息技術(shù)，對于檔案管理效率的提升雖然有著一定作用，但是也會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)信息安全事故。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)安全技術(shù)保障工作，通過采取有效措施保證檔案數(shù)字化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。

3.4 缺乏相應(yīng)技術(shù)型人才

當(dāng)前，從國內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員實(shí)際工作情況來看，相關(guān)管理人員數(shù)字化管理水平較低的問題仍然比較嚴(yán)重，導(dǎo)致在開展檔案管理工作過程中無法科學(xué)、合理地整理數(shù)據(jù)以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔與查詢利用。在實(shí)際檔案管理過程中常常會出現(xiàn)信息缺乏真實(shí)性以及信息遺漏等問題，使得檔案管理工作無法有序進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)努力提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對其定期展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案工作人員的數(shù)字化管理水平得到提升。

4 新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理模式優(yōu)化路徑

4.1 樹立明確目標(biāo)，完善相應(yīng)檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中，首先應(yīng)確定建設(shè)目標(biāo)。從檔案管理工作實(shí)際情況出發(fā)，合理地推動檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。當(dāng)前，在不同領(lǐng)域和不同行業(yè)發(fā)展過程中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)之間滲透到各個領(lǐng)域之中，并發(fā)揮著積極的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)緊隨時代發(fā)展步伐，應(yīng)對數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行深入了解。在對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)將檔案管理工作的高效化與數(shù)字化作為主要目標(biāo)，使得檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，在提升檔案管理質(zhì)量的同時，促使檔案管理系統(tǒng)可以為事業(yè)單位提供更好地服務(wù)。以水務(wù)局檔案管理工作為例，水務(wù)局主要負(fù)責(zé)一個地區(qū)的農(nóng)田水利灌溉、水利工程建設(shè)以及水資源管理與水土保持等方面工作，水務(wù)局檔案管理主要包括水利部門在實(shí)際工作過程中，對各種各樣的圖紙、文字、聲像以及計(jì)算材料與圖標(biāo)等進(jìn)行管理，這對現(xiàn)代水利建設(shè)來說尤為重要。為了順應(yīng)時代發(fā)展要求，水務(wù)局應(yīng)創(chuàng)設(shè)數(shù)字化檔案管理體系，明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展方向。作為水務(wù)局檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)自身對檔案管理工作的認(rèn)知，全面了解和掌握數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，在開展檔案管理工作時，按照相關(guān)要求對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化與數(shù)字化管理[4]。

4.2 創(chuàng)設(shè)管理系統(tǒng)，讓系統(tǒng)之間可以效銜接

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，要創(chuàng)設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要為了增強(qiáng)檔案管理效率。當(dāng)前，在對檔案管理效率進(jìn)行衡量過程中，檔案管理工作是否讓人們享受到更加便捷的服，逐漸成為衡量檔案管理效率來的一個主要標(biāo)準(zhǔn)。由此可見，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在正確認(rèn)識對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的重要性，積極創(chuàng)設(shè)出先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，促使檔案資源可以實(shí)現(xiàn)共享，讓各個部門之間的距離逐漸拉近，減少人們在調(diào)閱檔案時所要耗費(fèi)的時間。同時，要想將數(shù)字化管理系統(tǒng)在推動社會發(fā)展中的重要作用充分發(fā)揮出來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)以健全和完善檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，使其和單位內(nèi)部系統(tǒng)、外部管網(wǎng)緊密聯(lián)系在一起，不斷完善系統(tǒng)平臺，將檔案資源所具有的共享價值真正發(fā)揮出來。對于檔案錄入來說，OCR 技術(shù)是一項(xiàng)核心技術(shù)，在檔案數(shù)字化管理工作中有著重要意義。這項(xiàng)技術(shù)主要指的是檔案管理人員，通過將檔案掃描上傳至識別系統(tǒng)，由識別系統(tǒng)對圖片展開處理，借助OCR 技術(shù)對文檔內(nèi)容進(jìn)行自動讀取，并最終生成能夠編輯的電子文本。OCR 技術(shù)通過掃描儀可以對文本進(jìn)行掃描，在光電轉(zhuǎn)換后可以獲取圖像信息，依托漢字識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)文本自動輸入，可以有效減輕數(shù)據(jù)錄入工作強(qiáng)度，加快錄入速度，提升錄入效率。

4.3 打造管理團(tuán)隊(duì)，提升管理人員綜合能力

在開展數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對于工作能否順利開展有著重要影響。這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位，對于相關(guān)人員應(yīng)積極開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，構(gòu)建出一支綜合能力較強(qiáng)、綜合水平較高的團(tuán)隊(duì)，將其在檔案管理工作中的重要作用充分發(fā)揮出來。同時，檔案管理人員還應(yīng)努力強(qiáng)化自身計(jì)算機(jī)操作水平，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理知識的學(xué)習(xí)，不斷提升自身計(jì)算機(jī)操作能力與整合、分析、保存、管理以及編研與利用信息化數(shù)據(jù)的能力。與此同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)采取有效措施，吸引更多高層次的數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)入管理隊(duì)伍之中，從而為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供有力保障[5]。要促使每一位檔案管理工作人員都能夠明確管理職責(zé)，努力打造出一個高水平、有紀(jì)律的綜合性管理團(tuán)隊(duì)，不斷提升檔案管理工作水平。在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)揮著積極作用，提升其檔案管理效率，可以推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理工作過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作變得更加數(shù)字化與信息化，不斷提升檔案管理層次與水平，使其能夠更好地為人民群眾服務(wù)，并推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

4.4 重視安全管理，開發(fā)檔案安全工作系統(tǒng)

對于檔案數(shù)字化管理來說，在實(shí)際管理過程中，應(yīng)重視加強(qiáng)檔案安全管理工作，雖然數(shù)字化使得檔案管理工作變得更加便捷，然而其中也有潛在的信息被盜取風(fēng)險(xiǎn)。這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，應(yīng)重視提升管理的安全性，建立檔案安全工作系統(tǒng)。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極建立檔案資源系統(tǒng)，要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。同時，還要對安全管理系統(tǒng)的軟件與硬件分別進(jìn)行升級，在對檔案進(jìn)行管理過程中，要設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限與密碼，以此有效減少數(shù)字化檔案存在的安全隱患，并且在軟件之中還應(yīng)安裝防木馬軟件，以此防止非法入侵。其次，要對管理檔案系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，有權(quán)限的人員才能直接進(jìn)行線上查閱，沒有權(quán)限的人員則需首先向檔案管理人員發(fā)出查閱申請，在其同意后才可以進(jìn)行查閱。在編制檔案時，應(yīng)引進(jìn)掃描儀、智能檔案管理架等多種設(shè)備，構(gòu)建安全管理系統(tǒng)。最后，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案室的門禁管理，要在門禁管理系統(tǒng)中設(shè)置人員權(quán)限，在開門、關(guān)門、人員出入查詢以及記錄中，要提供考勤功能。在門禁出現(xiàn)異常情況時，檔案管理人員應(yīng)及時了解有關(guān)情況，掌握相關(guān)信息，并迅速找出解決辦法。

5 結(jié)語

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，通過數(shù)字化管理，可以促使工作效率得到提升，并對檔案進(jìn)行有效管理。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，通過完善檔案管理制度、創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，重視檔案安全管理工作，努力打造出一支高水平的管理團(tuán)隊(duì)等方式，促使檔案數(shù)字化管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化，進(jìn)而促使檔案管理數(shù)字化水平得到不斷提升。