信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理探究

薩仁圖婭

（巴彥淖爾市民政精神病康復(fù)福利院，內(nèi)蒙古巴彥淖爾 015000）

0 引言

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，人事檔案管理在事業(yè)單位中變得越來越重要。在我國，人事檔案管理經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，這為事業(yè)單位提高管理效率、優(yōu)化服務(wù)水平帶來了便利?！秶鴦?wù)院關(guān)于加強事業(yè)單位人事管理工作的意見》中明確規(guī)定，要建立全國統(tǒng)一的事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，并推進(jìn)人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化建設(shè)，提高管理效能和服務(wù)水平。未來，信息化建設(shè)將為事業(yè)單位的人事檔案管理帶來更多的創(chuàng)新和發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化概述

在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位人事檔案管理是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，對于保障事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)、高效運作和長期發(fā)展至關(guān)重要。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅可以提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還可以增強其安全性和智能化發(fā)展水平。

在信息化建設(shè)方面，數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)是推動信息化建設(shè)的重要手段。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用可以使人事檔案信息更快速和高效地實現(xiàn)錄入、存儲、檢索和共享，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要大量時間和人力成本的問題。同時，通過網(wǎng)絡(luò)化的手段，人事檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同地點和部門之間的快速共享和傳輸，提高工作效率和信息的利用率[1]。

在信息安全方面，多重身份驗證和加密技術(shù)等手段可以保證檔案信息的安全性和保密性。通過對不同級別用戶的權(quán)限控制和數(shù)據(jù)加密處理，可以避免數(shù)據(jù)泄露和損壞等風(fēng)險，還能追溯數(shù)據(jù)使用者的行為。此外，通過備份和恢復(fù)機制，可以避免因自然災(zāi)害、人為破壞或系統(tǒng)故障等原因?qū)е碌臋n案丟失或損壞，保證檔案信息的完整性和可靠性。

在智能化方面，人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以提升事業(yè)單位人事檔案管理的智能化水平。通過人工智能算法的分析和應(yīng)用，可以自動地對檔案信息進(jìn)行分類、標(biāo)注、歸檔和分析，輔助管理者快速了解和利用檔案信息，支持科學(xué)決策和人才管理策略的制定和實施。同時，利用云計算和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以對人才資源進(jìn)行智能化分析和評估，為管理者提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持和決策參考，有助于事業(yè)單位建立科學(xué)的人才管理體系和發(fā)展規(guī)劃。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1 提升人事檔案管理工作的效率

在實際的人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，極大提高了信息檢索和處理速度。電子化不僅實現(xiàn)了檔案管理的快速定位、查詢與分析，而且降低了人力、物力的消耗，優(yōu)化了管理流程。信息化的事業(yè)單位人事檔案還具備遠(yuǎn)程訪問和多方共享的功能，這意味著相關(guān)人員可以在任何時間、任何地點訪問檔案信息，提高了工作的靈活性和響應(yīng)速度。

2.2 推動人事檔案管理的規(guī)范化

為了推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，需要建立一套完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的自動更新和同步。在這樣的系統(tǒng)中，每一條檔案信息的錄入、修改都遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，減少了人為操作的隨意性，有效避免了檔案信息的錯漏和重復(fù)。系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置和操作記錄也有助于追蹤檔案管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，確保了管理工作的透明度和可追溯性。建立符合法律法規(guī)要求的檔案管理系統(tǒng)，可以確保檔案管理工作遵循相關(guān)的政策和規(guī)定，提高檔案管理工作的合規(guī)性，配合單位進(jìn)行一系列的培訓(xùn)和教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使他們更好地理解和執(zhí)行檔案管理的規(guī)范和流程。

2.3 保障人事檔案的安全性

信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲，極大提高了檔案的安全性。數(shù)字化的檔案可以在多個服務(wù)器上備份存儲，即使遇到意外情況，也能確保檔案不會遺失，極大降低了因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞或丟失帶來的風(fēng)險。此外，信息化建設(shè)還包括完善的訪問控制和權(quán)限管理系統(tǒng)，可以有效控制訪問檔案的主體，從而防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和潛在的數(shù)據(jù)泄露。使用信息技術(shù)搭建事業(yè)單位的人事檔案管理系統(tǒng)，還可以追蹤和記錄檔案的使用和修改歷史，增強檔案的審計能力，進(jìn)一步保障檔案的安全性和可靠性，同時結(jié)合先進(jìn)的加密技術(shù)保護(hù)電子檔案，可以有效防止敏感信息被非法竊取或篡改。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意識

當(dāng)代社會，信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展趨勢。為實現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，需要在意識層面加強對信息化管理的重視。管理人員應(yīng)深刻認(rèn)識到信息化建設(shè)對人事檔案管理的重要性，通過多方面的物資、技術(shù)支持，使事業(yè)單位的管理制度更加完善，促進(jìn)人事檔案管理工作的全面發(fā)展。首先，應(yīng)加強工作人員對信息化建設(shè)的理解和認(rèn)知，使其全面了解信息化建設(shè)對人事檔案管理的重要性，及時了解相關(guān)的政策法規(guī)和最新的技術(shù)動態(tài)，通過深入學(xué)習(xí)，掌握信息化建設(shè)的核心理念和方法，推動事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程。其次，注重管理規(guī)范化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型[2]。事業(yè)單位應(yīng)指派專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案的日常管理，建立標(biāo)準(zhǔn)的管理流程和規(guī)范，采用數(shù)字化方式存儲和管理人事檔案，以降低人為因素造成的數(shù)據(jù)丟失和泄露風(fēng)險。同時，應(yīng)注重引進(jìn)和培養(yǎng)人事檔案管理方面的專業(yè)人才。通過加強工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，設(shè)定完善的考核制度，促進(jìn)工作人員對人事檔案管理理念的創(chuàng)新，以科學(xué)的方式對人事檔案進(jìn)行管理，提升工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)水平，確保事業(yè)單位人事檔案管理的高效運行。最后，通過開展信息化建設(shè)評估和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決信息化建設(shè)中存在的問題和難點，進(jìn)一步推動信息化管理向縱深方向發(fā)展，為事業(yè)單位的管理和發(fā)展提供強有力的支撐。

3.2 加強人事檔案信息化管理軟硬件建設(shè)

為進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平，首先，應(yīng)加強軟硬件建設(shè)的力度。在硬件方面，事業(yè)單位應(yīng)配置先進(jìn)的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，以滿足信息化管理的需要。其次，應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立高速、安全、穩(wěn)定的內(nèi)外網(wǎng)，實現(xiàn)人事檔案的互聯(lián)互通。在軟件方面，事業(yè)單位應(yīng)選擇與其需求相適應(yīng)的OA 系統(tǒng)、HRM 系統(tǒng)等人事檔案管理軟件，并根據(jù)業(yè)務(wù)特點進(jìn)行個性化定制，以實現(xiàn)更高效的管理[3]。同時，借助云技術(shù)、數(shù)據(jù)分析、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建智能高效的人事檔案管理平臺，全面提升信息化管理水平。為確保軟硬件建設(shè)的順利推進(jìn)，事業(yè)單位需制定詳細(xì)的規(guī)劃和實施方案，明確建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、時間和投入，建立完善的項目管理制度，加強對軟硬件建設(shè)的監(jiān)督和管理。最后，加強對工作人員的培訓(xùn)，提升其軟硬件使用能力，確保信息化建設(shè)的高效運行。

3.3 全面推動人事檔案信息化管理機制建設(shè)

全面推動人事檔案信息化管理機制建設(shè)是提高事業(yè)單位人事檔案管理水平和效率的必然要求，制度建設(shè)是信息化管理機制建設(shè)的基礎(chǔ)，應(yīng)注重完備的制度應(yīng)用，將制度建設(shè)全面納入人事檔案信息化管理，并全面強化多項制度執(zhí)行作用，包括制定和修訂與信息化管理相關(guān)的制度，確保制度的科學(xué)化和規(guī)范化。對本單位檔案管理現(xiàn)狀及社會整體發(fā)展環(huán)境進(jìn)行分析是完善信息化管理機制的前提，深入了解檔案管理的需求和挑戰(zhàn)，逐步修訂和補充現(xiàn)有制度，確保制度與實際需求相匹配。注重對各類檔案材料的收集和管控，注重判定各類檔案材料的真實性。通過動態(tài)化管理人事檔案材料，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。建立科學(xué)的管理體制，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限，并規(guī)范各項管理工作，確保各項管理工作的高效性和穩(wěn)定性。

3.4 構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫

在進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)時，構(gòu)建通用數(shù)據(jù)庫是一項龐大而重要的任務(wù)。首先，應(yīng)明確數(shù)據(jù)庫的建設(shè)目標(biāo)和范圍，并確定其在人事檔案管理中的用途和管理流程。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和數(shù)據(jù)特點，設(shè)計合適的數(shù)據(jù)模型和數(shù)據(jù)字典，充分考慮數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和關(guān)系以及數(shù)據(jù)的存儲和訪問效率。其次，為保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性，還需要編寫相應(yīng)的存儲過程和觸發(fā)器，完善數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機制，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障問題。通過制定合適的備份策略，利用可靠的備份技術(shù)，可以保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。最后，為有效管理和使用數(shù)據(jù)庫，需制定完善的數(shù)據(jù)管理規(guī)范和操作流程[4]，這些規(guī)范和流程應(yīng)包括數(shù)據(jù)的錄入、查詢、修改和刪除等方面的操作指南。為確保用戶能夠正確地操作數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還需要進(jìn)行必要的培訓(xùn)和知識共享。

3.5 創(chuàng)建信息化建設(shè)平臺推廣模式

信息化建設(shè)平臺推廣和宣傳已成為事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中不可或缺的一部分，為了提高平臺的影響力和知名度，需要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行推廣。通過網(wǎng)站、微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)渠道，向更廣泛的人群傳遞平臺的相關(guān)信息。通過視頻、漫畫等形式進(jìn)行多媒體宣傳，吸引更多的用戶關(guān)注平臺。此外，還可以通過舉辦宣傳活動、發(fā)布宣傳資料等線下推廣的方式，增強平臺的知名度，優(yōu)化用戶體驗感。最重要的是，要不斷完善信息化平臺功能，提高用戶體驗。通過增加便捷的服務(wù)和不斷優(yōu)化的用戶體驗，可以吸引更多用戶使用平臺，增強平臺的影響力。

3.6 培育人事檔案管理專業(yè)化人才

首先，可以利用人事檔案管理培訓(xùn)機構(gòu)對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員了解人事檔案管理的基礎(chǔ)知識和相關(guān)法律法規(guī)，提高其管理水平和能力。其次，通過內(nèi)部輪崗、交流等方式，使工作人員拓寬視野、增加工作經(jīng)驗，提高其綜合素質(zhì)和管理能力。在培育專業(yè)化人才的過程中，需要加強與高校、研究機構(gòu)的合作，開展人事檔案管理相關(guān)課程的教學(xué)和科研工作，培養(yǎng)具備理論基礎(chǔ)和實踐能力的專業(yè)人才。重點引進(jìn)具有檔案管理或圖書情報專業(yè)背景、具有豐富檔案管理從業(yè)經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，通過外部引進(jìn)的方式提升人事檔案管理的專業(yè)水平。最后，事業(yè)單位還應(yīng)建立完善的人才激勵機制，為優(yōu)秀的人事檔案管理人才提供廣闊的發(fā)展空間和職業(yè)晉升通道，提高工作人員的積極性和創(chuàng)造力，促進(jìn)組織和員工的共同發(fā)展。

3.7 加強信息安全建設(shè)

在推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，加強信息安全建設(shè)是一項至關(guān)重要的戰(zhàn)略。事業(yè)單位的人事檔案包含機密信息，其中一些檔案甚至關(guān)系到國家安全，因此確保檔案信息的安全是首要任務(wù)。首先，為保障檔案信息的安全性，需借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和技術(shù)，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和入侵檢測等，有效預(yù)防黑客攻擊、病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)安全威脅，確保人事檔案信息免遭損失和泄露。其次，事業(yè)單位應(yīng)建立完善的信息安全管理制度和保密機制，明確職權(quán)劃分[5-7]。所有工作人員必須遵守權(quán)限限制，不能有越權(quán)操作的行為。再次，定期進(jìn)行安全審計和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)安全漏洞，有效解決存在的問題。最后，在處理機密性較高的檔案信息時，可利用加密技術(shù)進(jìn)行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。為進(jìn)一步提升信息安全，事業(yè)單位還應(yīng)引入多重身份驗證機制，要求使用者在訪問敏感檔案信息前進(jìn)行身份驗證，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問。

4 結(jié)語

未來，人事檔案管理系統(tǒng)將會更加便捷、高效、安全和可靠，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公，還能夠自動化、智能化處理數(shù)據(jù)，提升工作效率。同時，隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理系統(tǒng)還將具備更多的智能功能，如語音識別、圖像識別、自然語言處理等，使其能夠更好地服務(wù)于人力資源管理，實現(xiàn)智慧辦公。