數(shù)字化時代快消企業(yè)費用管控轉(zhuǎn)型與促銷費用管控系統(tǒng)建設(shè)

陳彩霞 內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)（集團）股份有限公司 天津蒙牛幸福乳業(yè)銷售有限公司

一、信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用方向

（一）建立企業(yè)的整體管理系統(tǒng)

企業(yè)在選擇財務(wù)管理系統(tǒng)時，需要根據(jù)自身的需求選擇適當?shù)墓芾硐到y(tǒng)類型。最早引入我國、使用最為普遍的大部分財務(wù)管理系統(tǒng)，大都為針對傳統(tǒng)財務(wù)管理需求的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的對外端口相對較少，主要的功能在于提供輔助計算等服務(wù)，其最大的作用在于避免專業(yè)技能相對較低的會計在財務(wù)工作中出現(xiàn)問題，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)的報表等不符合國家要求。而快消企業(yè)不同，首先與大部分的企業(yè)相比，采用集中管理的快消企業(yè)必須保證財務(wù)管理系統(tǒng)端口數(shù)量能夠滿足使用的需求，同時應(yīng)當避免端口過多導(dǎo)致財務(wù)管理系統(tǒng)的計算混亂。隨著快消以及連鎖等企業(yè)的不斷增加，需要多端口同時登錄以及操作的企業(yè)總量不斷增加，而能夠滿足此類企業(yè)日常財務(wù)管理需求的財務(wù)管理信息系統(tǒng)開始出現(xiàn)。如管家婆系統(tǒng)，其最大的優(yōu)勢在于能夠滿足快消等企業(yè)終端使用，在使用端口較多的情況下同樣能夠維持系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及運算的有效性。同時該種類型的系統(tǒng)同樣能夠滿足一般財務(wù)系統(tǒng)的功能，即該系統(tǒng)在財務(wù)報表的生成等方面同樣能夠達到較好的效果，且應(yīng)用同樣較為簡便。

（二）升級終端POS系統(tǒng)

從終端的需求看，快消企業(yè)的終端店鋪需要使用包括POS機以及其他掃碼設(shè)備保證交易的流暢性。這些終端門店交易使用的設(shè)備，同樣需要直接連接進入財務(wù)體系當中，便于財務(wù)的整體性綜合管理，進一步提高財務(wù)管理的集中性。對快消企業(yè)而言，能夠使用SAP系統(tǒng)將POS機等納入終端店鋪的財務(wù)體系當中。需要注意的是，部分終端店鋪使用的POS機等屬于非智能類型的設(shè)備，因此無法連接進行終端的財務(wù)體系當中。另外POS機終端受到銀行的管理，因此將POS機終端納入門店系統(tǒng)當中時，需要通過銀行的審核，在得到銀行方面同意后才能夠?qū)崿F(xiàn)POS機的納入。在將門店的POS機納入終端門店的財務(wù)系統(tǒng)后，需要對POS機以及其他的設(shè)備進行標號，在系統(tǒng)當中明確上述設(shè)備的編號以及類型，便于企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)能夠以更為簡單的形式完成查找，同時POS機以及其他類似設(shè)備在編號過程中應(yīng)當明確設(shè)備歸屬的門店等。在終端門店的財務(wù)系統(tǒng)當中，POS機是最為重要的組成之一，除POS機外二維碼的掃碼設(shè)備等同樣必須連入企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)中，這類二維碼的掃碼設(shè)備已經(jīng)成為門店最為重要的收費工具。

（三）搭建系統(tǒng)控制管理體系

1.報表單據(jù)的集中管理

財務(wù)的報表以及單據(jù)等，需要由企業(yè)根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)反饋向包括終端門店在內(nèi)的分支提供，由財務(wù)管理系統(tǒng)提供的相關(guān)報表以及單據(jù)包括：（1）驗收入庫單：包括直通以及直送的貨物均能夠由財務(wù)的系統(tǒng)直接提供驗收入庫單，財務(wù)系統(tǒng)驗收入庫單需要包括如下的內(nèi)容，驗收單的主要內(nèi)容（即驗收單的主要內(nèi)容摘要）、財務(wù)款項的應(yīng)用方向、科目的編碼、入庫單包含科目的完整名稱以及具體數(shù)量、科目的供貨商以及供貨商的編碼、科目是否含稅。（2）資金收入單：即終端門店的收入具體單據(jù)，單據(jù)能夠以單筆收入的形式開具，同樣能夠以單一門店或者門店某個時間段的形式開具，開具的資金收入單不僅能夠包含開具的項目以及金額等基本內(nèi)容，同樣能夠包括項目的收款形式、收款終端的編碼、收款人的編碼、該產(chǎn)品是否含稅以及含稅的比例等內(nèi)容。（3）成本結(jié)算單據(jù)：成本結(jié)算單據(jù)的主要功能是判斷該單據(jù)對象終端門店是否達到了盈利的標準，以及終端門店的盈利比例等基礎(chǔ)信息，該單據(jù)能夠幫助門店分析經(jīng)營狀況。（4）其他與終端門店相關(guān)的財務(wù)-業(yè)務(wù)往來單據(jù)，同樣能夠根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)自動開具。

2.終端基礎(chǔ)信息維護

為達到維護終端的目的，企業(yè)在財務(wù)系統(tǒng)當中需要使用輔助性的會計體系，使得財務(wù)系統(tǒng)能夠滿足動態(tài)應(yīng)用的基本需求。當前市場普遍使用的訂單管理系統(tǒng)輔助會計系統(tǒng)，即能夠滿足企業(yè)財務(wù)管理的基本需求。訂單管理系統(tǒng)這類型的輔助系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)維護如下基本的內(nèi)容：完成企業(yè)經(jīng)營主體的動態(tài)更新，尤其滿足年度企業(yè)更新的基本需求；根據(jù)當前財務(wù)系統(tǒng)當中不同終端的分類，明確這些終端的實際身份，以終端實際的身份為基礎(chǔ)完成其在系統(tǒng)內(nèi)部身份的重新分配，并保證所有終端能夠根據(jù)身份獲得對應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限；根據(jù)貨物入庫以及出庫的相關(guān)信息完成倉庫的實時更新；檢驗商品的編碼，確定系統(tǒng)當中并不存在編碼重復(fù)的商品、不存在編碼的商品等，且進入系統(tǒng)的新產(chǎn)品需要及時進行編碼；資金的應(yīng)用動態(tài)以及任何資金的變化情況，不僅應(yīng)當開具相關(guān)的單據(jù)，同時與該項財務(wù)變動相關(guān)的財務(wù)變化同時應(yīng)當直接體現(xiàn)，以保證財務(wù)系統(tǒng)能夠自動化展開。通過使用輔助的訂單管理系統(tǒng)，終端管理的變更等情況，能夠在財務(wù)體系當中直接體現(xiàn)，對財務(wù)系統(tǒng)的自動運行不會造成影響。

3.規(guī)則確定

用于財務(wù)系統(tǒng)運行的訂單管理系統(tǒng)，在搭建過程中需要按照如下相應(yīng)的規(guī)則執(zhí)行。鑒于在平臺以外，財務(wù)平臺產(chǎn)生的憑據(jù)能夠成為財務(wù)行為唯一的依據(jù)，因此該財務(wù)的依據(jù)應(yīng)當更為清晰并且更為清晰化。訂單管理系統(tǒng)在單據(jù)的編輯以及產(chǎn)出方面，根據(jù)財務(wù)選取的相關(guān)參數(shù)及能夠提供完整并且準確的單據(jù)，訂單管理系統(tǒng)主要的功能在于能夠?qū)AP系統(tǒng)傳輸?shù)腜OS機等消費信息轉(zhuǎn)化為對應(yīng)的業(yè)務(wù)信息，SAP系統(tǒng)傳輸?shù)男畔⒋蠖紴閿?shù)字的信息，呈現(xiàn)數(shù)字編碼的形式。受到編碼的影響，部分情況下確實存在發(fā)生編碼混亂的風險，因此SAP系統(tǒng)的終端消費編碼傳入到財務(wù)系統(tǒng)當中后，需要在財務(wù)系統(tǒng)的環(huán)境當中進行編碼的解讀以及實驗，判斷本次解碼是否存在不當?shù)那闆r，檢測確定解碼不存在問題后才能夠?qū)ψ罱K的解碼結(jié)果進行存儲。訂單管理系統(tǒng)最大的優(yōu)勢在于能夠進行動態(tài)化的管理，系統(tǒng)獲取的所有數(shù)據(jù)能夠自動化進行解讀以及檢測，在檢測完成確定不存在任何問題的情況下同樣自動存儲進入財務(wù)系統(tǒng)當中，成為財務(wù)系統(tǒng)能夠直接調(diào)取和應(yīng)用的數(shù)據(jù)。使用訂單管理系統(tǒng)作為財務(wù)處理的輔助系統(tǒng)時，無須人工操作，因此不會對財務(wù)系統(tǒng)的使用難度造成影響。

4.報表平臺開發(fā)

系統(tǒng)當中的報表平臺，同樣依托于輔助的訂單管理系統(tǒng)，屬于自動化的平臺，即申請開具報表后，平臺能夠自動調(diào)取相關(guān)的數(shù)據(jù)以及信息，完成對應(yīng)的計算并且完成報表開具等相關(guān)工作內(nèi)容。報表開發(fā)平臺的主要服務(wù)對象，并非快消終端門店的消費者以及一般的門店工作人員，而是門店的管理者以及企業(yè)本身，通過系統(tǒng)自動開具的報表，門店以及企業(yè)能夠了解門店本月、本季度等不同周期內(nèi)經(jīng)營以及盈利的實際情況，通過同比或者環(huán)比的對比情況了解門店當前的發(fā)展情況，同樣能夠根據(jù)報表自動生產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)，通過區(qū)域范圍內(nèi)的對比了解門店在當前市場變化情況下的基本表現(xiàn)。另外，對門店的管理人員而言，報表的平臺不僅能夠以門店為基準完成數(shù)據(jù)的整合，同樣能夠以人為標準進行整合以及完成更為細分的數(shù)據(jù)匯總，便于門店根據(jù)細分的匯總了解當前的情況。對企業(yè)而言，則能夠根據(jù)商品的銷售匯總等情況，判斷企業(yè)未來的主要投資方向。自動化的報表平臺已經(jīng)屬于財務(wù)整合系統(tǒng)的一部分，其不僅能夠承擔基礎(chǔ)財務(wù)管理功能，同樣能夠為企業(yè)的發(fā)展以財務(wù)方向的調(diào)整提供參考。

二、信息化管理系統(tǒng)的建立流程

（一）確定開發(fā)基礎(chǔ)

本文作為案例的管家婆系統(tǒng)是一種普遍性應(yīng)用的財務(wù)管理軟件，主要用于多端口企業(yè)的財務(wù)管理，雖然該種軟件能夠直接用于快消企業(yè)的基本管理，但在功能方面一方面該軟件存在一定的冗余等問題，如該軟件由于同樣適用于包括連鎖餐廳在內(nèi)的其他連鎖機構(gòu)，因此軟件當中部分針對這類型機構(gòu)的功能在快消企業(yè)中并不具備較大的應(yīng)用價值，但對軟件學習的成本以及軟件的運行卻能夠造成一定程度的影響；另一方面快消企業(yè)的部分獨特性功能尤其企業(yè)本身需要的部分定制功能，在非開源性質(zhì)的軟件中無法得到滿足。從市場整體情況而言，鑒于財務(wù)類型軟件專業(yè)性的要求，因此大部分軟件均不具備開源的功能，當企業(yè)的獨特需求較多，或?qū)浖嬖谄渌枨髸r，一般需要通過獨立開發(fā)的形式獲取更加能夠滿足企業(yè)要求的軟件。以財務(wù)軟件模板為基礎(chǔ)進行企業(yè)專屬軟件開發(fā)本身的成本相對較低，然而使用過程中的維護成本相對較高，因此目前大部分企業(yè)依然選擇使用通用類型的管理軟件。

（二）資料準備

確定需要根據(jù)企業(yè)的需求開發(fā)專屬軟件時，作為企業(yè)自身需要為軟件的快速開發(fā)以及上架提供必要的輔助，主要體現(xiàn)在如下兩個方面：（1）企業(yè)本身應(yīng)當明確對財務(wù)管理軟件的需要。如上文所述，不同類型的財務(wù)管理軟件在服務(wù)對象以及優(yōu)勢功能方面存在一定的差別，功能過多的軟件不僅存在學習方面的困難，在運行方面對硬件的要求同樣往往較高。因此在企業(yè)開發(fā)專屬軟件前，需要明確企業(yè)日常財務(wù)管理的基本需求，根據(jù)財務(wù)管理的需要選擇適合的功能，可行的情況下可以提供參考的軟件。（2）開發(fā)軟件過程中需要的所有標準以及注冊需要的信息等，都要提前準備。使用更為簡便、與企業(yè)的需求更為匹配的財務(wù)管理軟件，大都需要基于企業(yè)自身的財務(wù)管理流程開發(fā)，因此在軟件開發(fā)過程中需要對企業(yè)自身的財務(wù)管理流程進行必要的梳理，并編制成為明確的流程說明。同時企業(yè)進行軟件注冊所需的各項基本信息，同樣需要在開發(fā)階段直接提供，便于縮短開發(fā)的時間。

（三）平臺搭建以及測試

軟件開發(fā)的企業(yè)或者部門根據(jù)快消企業(yè)的需求完成搭建工作后，快消企業(yè)需要對軟件的功能進行整體性的檢測，檢查軟件是否存在影響使用的BUG等，且應(yīng)用財務(wù)管理軟件完成企業(yè)財務(wù)的日常管理同時，企業(yè)依然需要根據(jù)原本管理流程的反饋數(shù)據(jù)，判斷其與軟件給出的數(shù)據(jù)是否一致，是否存在運算方面的錯誤。所有軟件應(yīng)用過程中由于算法或者架構(gòu)導(dǎo)致的錯誤，均需要在企業(yè)測試的過程中檢查，鑒于一般情況下企業(yè)測試后不再頻繁采用原本措施進行財務(wù)的梳理，因此一旦軟件存在運算等方面的錯誤能夠?qū)ζ髽I(yè)后續(xù)的使用造成較為嚴重的影響。除總部等外，終端門店同樣需要對軟件進行測試使用，測試的一般形式為：企業(yè)選擇適當?shù)膶嶒為T店進行嘗試性應(yīng)用，軟件當中的問題基本排除后在區(qū)域范圍內(nèi)使用，確定不再存在明確問題后才能夠真正推廣應(yīng)用。對于終端門店相對較多的快消類型企業(yè)而言，能夠用于門店的財務(wù)管理軟件需要經(jīng)過一年甚至更長的測試，才能夠正式投入使用。

（四）系統(tǒng)培訓

信息化財務(wù)系統(tǒng)平臺在終端門店正式應(yīng)用前，需要對所有終端門店的店員進行系統(tǒng)性的培訓。鑒于系統(tǒng)使用過程中可能出現(xiàn)解決相對較為困難的問題，因此一般情況下所有門店的管理人員均應(yīng)當進行集中性培訓，不僅需要掌握系統(tǒng)應(yīng)用的基本操作，同時當門店使用系統(tǒng)出現(xiàn)了一定的問題時，而問題并不屬于系統(tǒng)本身故障時，應(yīng)當能夠由門店人員及時解決避免對門店的經(jīng)營造成長時間的影響。而門店的店員，則應(yīng)當通過線上等形式，接受更為系統(tǒng)的培訓，便于店員掌握系統(tǒng)的使用方法以及簡單問題的處理措施。另外在系統(tǒng)正式開始使用前，門店必須保證SAP系統(tǒng)當中所有的配套設(shè)備均已經(jīng)準確完畢，能夠與財務(wù)管理系統(tǒng)同時投入使用當中。其中門店的網(wǎng)絡(luò)信號對信息平臺的應(yīng)用能夠產(chǎn)生直接的影響，因此門店必須保證使用的網(wǎng)絡(luò)能夠滿足日常使用的需求，處于相對穩(wěn)定的狀態(tài)。

（五）應(yīng)用及反饋

在財務(wù)管理系統(tǒng)確定已經(jīng)能夠正常使用的情況下，門店一段時間內(nèi)依然需要同時使用全新的財務(wù)管理系統(tǒng)以及原本的財務(wù)管理模式。鑒于新的財務(wù)管理系統(tǒng)在使用過程中是否可能出現(xiàn)使用方面的問題并不明確，因此在新的財務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用前期，需要同時使用原本的財務(wù)管理模式，才能夠在新的財務(wù)管理平臺應(yīng)用出現(xiàn)問題時，進行必要的保障并避免嚴重財務(wù)管理問題的出現(xiàn)。當新的財務(wù)管理系統(tǒng)確定不存在使用的問題，在終端門店使用過程中確定能夠達到穩(wěn)定使用效果時，才能夠停止使用原本的財務(wù)管理模式，真正完全依賴新的財務(wù)管理系統(tǒng)。另外門店本身同樣能夠利用財務(wù)系統(tǒng)當中自動生成的報表等，這些報表在申請生成時能夠快速提供反饋，因此作為門店應(yīng)當根據(jù)需求，申請與門店經(jīng)營相關(guān)的報表，這些報表是否有效同樣能夠反饋財務(wù)管理系統(tǒng)的使用質(zhì)量。

三、結(jié)語

基于信息技術(shù)以及信息平臺的財務(wù)管理系統(tǒng)，對企業(yè)而言已經(jīng)成為必須配套的基礎(chǔ)管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)，最大的優(yōu)勢在于能夠有效實現(xiàn)分級應(yīng)用，且在財務(wù)系統(tǒng)使用的同時能夠同步確定操作過程中是否存在不當?shù)男袨椋@種平臺不僅能夠降低財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用技術(shù)要求，同時能夠避免財務(wù)風險的產(chǎn)生。對快消企業(yè)而言，財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用群體巨大，財務(wù)風險出現(xiàn)的概率較高，因此更加需要通過對財務(wù)系統(tǒng)的控制和管理，使得財務(wù)的風險能夠得到很大程度的控制和降低。