關(guān)于公立醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷模式改變的探討

何 迎

（作者單位：浙江省嘉興市婦幼保健院）

財(cái)務(wù)報(bào)銷審批是醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)工作，也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，目前傳統(tǒng)的手工報(bào)銷模式已不能滿足醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的需求，因此探索互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷模式已是大勢(shì)所趨，這也將促使醫(yī)院財(cái)務(wù)向著精細(xì)化管理的道路不斷前行。

一、傳統(tǒng)的醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷模式

（一）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的流程

在醫(yī)院傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式（見圖1）下，報(bào)銷人手工填寫報(bào)銷憑證，經(jīng)科主任、職能科室負(fù)責(zé)人及院領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)銷人將相關(guān)紙質(zhì)報(bào)銷資料上交至財(cái)務(wù)科，財(cái)務(wù)人員審核無誤后，通過現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬的方式支付給相關(guān)個(gè)人或單位。

圖1 傳統(tǒng)報(bào)銷模式流程

（二）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的弊端

1.時(shí)間長(zhǎng)、效率低。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式下，報(bào)銷人需手工填寫紙質(zhì)報(bào)銷憑證，然后逐級(jí)進(jìn)行審批簽字，有時(shí)候科主任簽完了分管領(lǐng)導(dǎo)不在，好不容易找到分管領(lǐng)導(dǎo)了，院長(zhǎng)又出差了，報(bào)銷人員需要多次往返各部門之間，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。如果經(jīng)各級(jí)負(fù)責(zé)人審核完畢的單據(jù)在財(cái)務(wù)審核時(shí)發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤，則需退回給報(bào)銷人重新填寫，重新進(jìn)行逐級(jí)審核。

醫(yī)務(wù)人員的日常工作較為繁重，傳統(tǒng)低效率的報(bào)銷模式又耗費(fèi)了他們太多的時(shí)間與精力，容易造成畏難情緒，也降低了他們對(duì)財(cái)務(wù)人員工作的滿意度。醫(yī)務(wù)人員往往會(huì)將多個(gè)報(bào)銷事項(xiàng)積累在一起后，前往財(cái)務(wù)科報(bào)銷，這也使得財(cái)務(wù)報(bào)銷的及時(shí)性得不到保障。

對(duì)于審批人而言，每日多次而又零碎的審批簽字業(yè)務(wù)占據(jù)了他們大量的時(shí)間，原有的工作思路經(jīng)常會(huì)被打斷，大大降低了工作效率，因此審批人同樣希望能利用碎片時(shí)間來處理這些業(yè)務(wù)。

2.報(bào)銷流程不清晰，隨意性較大。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式缺乏統(tǒng)一的、清晰的報(bào)銷流程和審核標(biāo)準(zhǔn)。報(bào)銷人員往往在經(jīng)過一個(gè)環(huán)節(jié)的審批后，不清楚下一環(huán)節(jié)要去找哪個(gè)部門，不清楚某項(xiàng)業(yè)務(wù)具體應(yīng)審批到哪一級(jí)別，也會(huì)出現(xiàn)漏簽或簽錯(cuò)的情況。由于報(bào)銷流程不清晰，報(bào)銷人經(jīng)常需要來回奔波，浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間，也不符合“最多跑一次”的財(cái)務(wù)工作理念。

3.與預(yù)算系統(tǒng)脫節(jié)，缺乏動(dòng)態(tài)預(yù)警。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)獨(dú)立核算，信息整合不足，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)共享。預(yù)算人員一般是根據(jù)財(cái)務(wù)已入賬的數(shù)據(jù)進(jìn)行事后的手工核減，存在一定的滯后性，又經(jīng)常會(huì)在預(yù)算核減的過程中發(fā)現(xiàn)存在超預(yù)算支付的情況，但已經(jīng)于事無補(bǔ)，只能在事后申請(qǐng)調(diào)增項(xiàng)目預(yù)算，這一做法不符合三級(jí)公立醫(yī)院全面預(yù)算管理的要求，不符合“無預(yù)算不支出”的預(yù)算管理理念。

4.人工審核，增加管理風(fēng)險(xiǎn)。以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，財(cái)務(wù)人員需手工計(jì)算報(bào)銷金額，增加了出差錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。隨著電子票據(jù)的普及，發(fā)票驗(yàn)重、驗(yàn)真的任務(wù)也全靠財(cái)務(wù)人員手工核對(duì)，工作煩瑣，效率低下，財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)增加。

二、我院財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的改進(jìn)

（一）改進(jìn)后的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷模式流程

我院依托全面預(yù)算管理系統(tǒng)，使用信息化的手段，打破原有各系統(tǒng)獨(dú)立核算的情形，將人力資源系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)和收費(fèi)管理系統(tǒng)等緊密結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，呈現(xiàn)事前審批、事前控制、自動(dòng)計(jì)算、自動(dòng)核減、自動(dòng)付款、自動(dòng)記賬的新型工作模式。

報(bào)銷人在將相關(guān)資料上傳后，無須再找領(lǐng)導(dǎo)簽字，審批全部改由線上完成，報(bào)銷人只需在審批完成后將紙質(zhì)材料上交至財(cái)務(wù)科。

（二）改進(jìn)后智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的特點(diǎn)

1.節(jié)約時(shí)間、方便快捷。改進(jìn)后的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷模式打破了原有的場(chǎng)地局限性，員工可以在任何時(shí)間通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)或者手機(jī)釘釘發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的審批流程將報(bào)銷業(yè)務(wù)自動(dòng)推送至下一審批人。同時(shí)，報(bào)銷人可以實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)程，審批完成后還會(huì)有信息提示，報(bào)銷人只需跑一趟財(cái)務(wù)科，將紙質(zhì)資料上交，無須再為審批簽字而反復(fù)奔波，工作效率和員工滿意度都能得到大幅提升。

對(duì)于審批人而言，其同樣可以利用碎片時(shí)間完成這些審核工作，大量完整的時(shí)間則可用于處理其他更為重要的事情，原有的工作思路不會(huì)被頻繁打斷，工作效率得到提高。

2.與預(yù)算緊密相連，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)預(yù)警。改進(jìn)后的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)與全面預(yù)算管理系統(tǒng)緊密相連，真正實(shí)現(xiàn)了事前控制、事前審批。在報(bào)銷人發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，預(yù)算系統(tǒng)已將該部分資金予以凍結(jié)，防止后續(xù)報(bào)銷發(fā)生超預(yù)算的情況。如果預(yù)算不足，則系統(tǒng)會(huì)發(fā)出預(yù)警提示，告知報(bào)銷人無法發(fā)起報(bào)銷業(yè)務(wù)，需調(diào)整報(bào)銷金額或追加預(yù)算。由此通過信息化手段規(guī)范了醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，做到了嚴(yán)格按預(yù)算支出，避免了不必要的浪費(fèi)，降低了內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)，也在一定程度上推動(dòng)了醫(yī)院預(yù)算管理和成本管理向著更精細(xì)化的方向發(fā)展。

3.業(yè)財(cái)融合，推動(dòng)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理。全面預(yù)算管理系統(tǒng)將自身與人力資源系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)和銀企互聯(lián)系統(tǒng)等連接起來，實(shí)現(xiàn)信息與數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。依據(jù)人力資源系統(tǒng)中報(bào)銷人所屬科室，相關(guān)成本費(fèi)用會(huì)自動(dòng)分?jǐn)傊猎摽剖遥灰罁?jù)科研管理系統(tǒng)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以快速查找相關(guān)課題項(xiàng)目，并在提交報(bào)銷申請(qǐng)后自動(dòng)核減科研經(jīng)費(fèi)；依據(jù)醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS）收費(fèi)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員可自動(dòng)關(guān)聯(lián)至用友賬套，并生成每日收入的會(huì)計(jì)憑證；同樣，財(cái)務(wù)人員可借助物資系統(tǒng)將出入庫(kù)憑證導(dǎo)入用友系統(tǒng)中自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，減少了簡(jiǎn)單、重復(fù)的賬務(wù)處理工作，也降低了差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。

圖2 改進(jìn)后的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷模式流程

審批完成后的報(bào)銷憑據(jù)會(huì)自動(dòng)推送給出納，出納無須手工輸入付款金額，在系統(tǒng)中點(diǎn)擊“付款”按鈕即可連接銀企直聯(lián)平臺(tái)，完成資金支付。支付完成的報(bào)銷憑證根據(jù)已設(shè)定的記賬規(guī)則，可在用友賬套中自動(dòng)生成記賬憑證，完成財(cái)務(wù)分錄與預(yù)算分錄及各科目輔助核算的錄入，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，減少了手工做賬帶來的失誤，也促使財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間開展財(cái)務(wù)管理工作，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化進(jìn)程。

4.計(jì)算準(zhǔn)確，減少差錯(cuò)。以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，改進(jìn)后的報(bào)銷系統(tǒng)已將相關(guān)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)事先植入系統(tǒng)中，報(bào)銷人只需填寫出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、出行方式，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配人力的職稱信息，并自動(dòng)計(jì)算出報(bào)銷金額、補(bǔ)貼金額，降低了手工計(jì)算產(chǎn)生差錯(cuò)的可能性。同時(shí)，根據(jù)報(bào)銷人上傳的電子票據(jù)，系統(tǒng)可自動(dòng)抓取發(fā)票號(hào)碼與發(fā)票代碼信息，判斷是否存在重復(fù)報(bào)銷行為，未來還可通過與稅務(wù)系統(tǒng)相連的票據(jù)池，自動(dòng)識(shí)別票據(jù)真?zhèn)巍?/p>

5.提供多角度數(shù)據(jù)分析功能，滿足領(lǐng)導(dǎo)決策需求。信息化管理下的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)更能滿足醫(yī)院多維度數(shù)據(jù)分析的需求。例如，統(tǒng)計(jì)某一名員工的外出學(xué)習(xí)頻率，統(tǒng)計(jì)某一科室人員的外出學(xué)習(xí)比例，甚至是統(tǒng)計(jì)某一學(xué)科類人員的學(xué)習(xí)特點(diǎn)，讀研讀博的、進(jìn)修的，或是單純參加繼教培訓(xùn)的，這些都能通過報(bào)銷系統(tǒng)快速、便捷地統(tǒng)計(jì)出來。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也能通過這些數(shù)據(jù)綜合研判培訓(xùn)資金應(yīng)向哪些科室或者哪些學(xué)科傾斜，以便更有利于醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)和人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。

（三）改進(jìn)后智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的不足之處

1.信息安全有待加強(qiáng)。任何借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的系統(tǒng)都會(huì)存在一定的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院改進(jìn)后的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺(tái)也不例外，特別是在人員權(quán)限的管理、漏洞的掃描、電子姓名簽章的保護(hù)、敏感數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與傳輸?shù)确矫?，均存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，需要專業(yè)的團(tuán)隊(duì)人員定期進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)，以確保系統(tǒng)安全。

2.部分細(xì)節(jié)、流程有待完善。不同的審批事項(xiàng)隸屬于不同的職能科室管理，因此存在著重復(fù)審批的情況。以外出審批為例，員工外出需填寫“外出請(qǐng)假申請(qǐng)”，歸口人事科管理，同時(shí)報(bào)銷平臺(tái)需填寫“外出學(xué)習(xí)審批單”，歸口科教科管理。兩張審批單的格式稍有不同，但內(nèi)容大致相同，包括了外出時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)、出行方式等，均需經(jīng)科主任、職能科室負(fù)責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)的審批，只不過是職能科室負(fù)責(zé)人不同罷了。

又如，員工提交的報(bào)銷申請(qǐng)如被駁回，再次發(fā)起申請(qǐng)時(shí)，由于已凍結(jié)了預(yù)算額度，報(bào)銷人只需在原有的申請(qǐng)單上修改，無須發(fā)起新的申請(qǐng)。但如果員工對(duì)報(bào)銷操作不熟悉，多數(shù)情況下會(huì)將已駁回的申請(qǐng)單擱置，選擇填寫新的單據(jù)，如此一來，同一筆業(yè)務(wù)會(huì)被兩次凍結(jié)預(yù)算額度，造成預(yù)算可用余額與實(shí)際不符，預(yù)算管理員需通過后臺(tái)系統(tǒng)仔細(xì)辨別，作廢這些已擱置的申請(qǐng)單，才能重新釋放被雙倍凍結(jié)的預(yù)算額度。

三、對(duì)信息化環(huán)境下智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的展望

在目前形勢(shì)下，我們雖然做到了線上報(bào)銷審批，但相關(guān)紙質(zhì)資料一樣不能少，雖然進(jìn)行了電子會(huì)計(jì)檔案的備份和歸檔，但是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)依舊是紙質(zhì)資料的歸檔，并沒有降低相關(guān)紙質(zhì)票據(jù)的打印成本及查詢的時(shí)間成本，沒能實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排。對(duì)于未來，醫(yī)院應(yīng)更重視票據(jù)及相關(guān)資料的掃描及傳輸工作，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)擺脫紙質(zhì)材料，全部依靠電子檔案，真正實(shí)現(xiàn)無紙化操作。

新系統(tǒng)的上線不可能一步到位，也不可能人人滿意，這需要一個(gè)不斷修改、完善、升級(jí)的過程，甚至是系統(tǒng)的進(jìn)一步研發(fā)。財(cái)務(wù)人員除了配合專業(yè)信息人員完成對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)、設(shè)置之外，還需深入業(yè)務(wù)科室，了解業(yè)務(wù)科室的特點(diǎn)及對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷的需求，并將其更好地融入新系統(tǒng)中，推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)的進(jìn)程。

醫(yī)務(wù)工作者是醫(yī)院的主力軍，是醫(yī)院財(cái)富的主要?jiǎng)?chuàng)造者，財(cái)務(wù)人員應(yīng)改變?cè)械墓ぷ魉悸?，?chuàng)新服務(wù)意識(shí)，樹立“最多跑一次”的工作理念，定期為醫(yī)務(wù)人員開展報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為醫(yī)務(wù)人員多服務(wù)，讓醫(yī)務(wù)人員少跑路，真正實(shí)現(xiàn)從業(yè)財(cái)融合到業(yè)財(cái)互促。