事業(yè)單位檔案管理信息化建設的舉措

文/王云燕

檔案信息化管理有利于信息存儲與共享，有利于提高管理效率，有利于提高信息安全性。因此，事業(yè)單位要多措并舉，做好檔案管理信息化建設。

事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)實挑戰(zhàn)

檔案信息化管理的意識較為薄弱。當前，大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)在信息技術的支持下建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，這些機構得以更加高效地協(xié)調(diào)和管理其檔案資源。然而，盡管取得了顯著進展，但信息化管理的意識仍然亟需加強。這一不足之處主要體現(xiàn)在上下級機構和橫向部門之間在檔案共享方面存在的限制。一方面，信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性較差是當前檔案共享面臨的一個挑戰(zhàn)。它導致檔案傳輸速度較慢，甚至可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失。這不僅影響了檔案共享的效率，還可能對信息的完整性和可訪問性造成威脅。另一方面，一些本應該共享的檔案并沒有得到充分的共享。這種情況可能源于單位間的信息壁壘，以及管理體制上的不協(xié)調(diào)，導致無法為社會大眾提供高水平的檔案服務。

檔案信息化管理的制度有待完善。在信息化向縱深發(fā)展的大環(huán)境下，事業(yè)單位的檔案管理部門已經(jīng)開始引入信息化軟硬件，但與上級單位的要求相比，檔案管理的效果仍然存在較大差距。為了實現(xiàn)更有效的信息化管理，必須建立相應的管理制度。這些制度應涵蓋多個方面，包括人力資源制度、檔案分類制度、檔案安全制度等。目前，雖然事業(yè)單位已經(jīng)初步建立了檔案信息化管理框架，但檔案管理制度仍然需要進一步完善。這個問題導致了信息化建設的進展較為緩慢，且無法對管理人員進行精確考核。

檔案信息化管理的人才嚴重匱乏。人才是事業(yè)發(fā)展最寶貴的資源。因此，事業(yè)單位必須高度重視信息化管理人才的培養(yǎng)，突破傳統(tǒng)的人力資源管理模式，積極引進專業(yè)人才，以確保事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的安全性、共享性和利用性。然而，檔案專業(yè)畢業(yè)生選擇事業(yè)單位從事檔案管理工作的比例相對較低，大多數(shù)畢業(yè)生更傾向于在企業(yè)就業(yè)。一方面，事業(yè)單位檔案管理往往沒有得到足夠的重視。檔案部門在事業(yè)單位中的人員數(shù)量相對有限，工作內(nèi)容相對單一，缺乏吸引力。另一方面，從薪酬角度來看，事業(yè)單位檔案部門工作人員的薪酬水平相對較低，遠遠不如同等崗位的企業(yè)員工。解決這一問題的關鍵在于重新調(diào)整薪酬結構，確保檔案管理人才得到公平的薪酬待遇。

事業(yè)單位檔案信息化管理的實踐路徑

加強檔案信息化管理基礎設施建設。在信息化建設過程中，硬件和軟件條件構成了關鍵基礎要素。盡管事業(yè)單位的信息化建設在內(nèi)部局域網(wǎng)的普及方面已取得顯著進展，然而，檔案信息化建設的發(fā)展在不同地區(qū)和行業(yè)之間存在較大差異，某些單位仍然滯留在傳統(tǒng)的檔案管理模式當中。因此，實現(xiàn)信息化建設質(zhì)的飛躍對于提高檔案管理工作效率至關重要。要實現(xiàn)高效的信息化建設，應從以下三個方面著手。首先，將檔案信息化納入事業(yè)單位的總體工作規(guī)劃，確保信息化建設與單位的整體發(fā)展保持協(xié)調(diào)和同步。在推進檔案管理信息化系統(tǒng)建設的同時，各單位必須充分考慮檔案的一體化管理需求，以確保信息的無縫流通和共享。其次，建設高質(zhì)量的檔案網(wǎng)站。許多部門已經(jīng)建立了自己的檔案網(wǎng)站，以便公眾和內(nèi)部人員能夠在線訪問檔案信息。因此，下一步的重點工作應該放在網(wǎng)站欄目的進一步優(yōu)化上，包括改進搜索功能、提供更多的在線資源和工具，以及確保網(wǎng)站的可訪問性和易用性。最后，事業(yè)單位應該制定長期的信息化計劃，積極關注大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術的發(fā)展，并將建設數(shù)字檔案館作為未來的發(fā)展目標，以更好地保護和管理電子檔案，同時提供更廣泛的訪問渠道，滿足不斷增長的信息需求。

強化檔案管理專題數(shù)據(jù)庫建設。在確保硬件和軟件基礎設施的規(guī)范管理和精細使用的基礎上，還需引入先進、實用和可靠的檔案管理軟件系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，其中包括辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應能夠滿足檔案管理綜合業(yè)務和特定局部業(yè)務需求，辦公自動化系統(tǒng)則主要用于滿足機關事業(yè)單位內(nèi)部員工的業(yè)務處理需求，充當檔案管理和業(yè)務信息交換的數(shù)據(jù)紐帶。管理、決策和實施是機關事業(yè)單位各項工作的關鍵環(huán)節(jié)。因此，為了支持這些重要活動，需要大量的檔案數(shù)據(jù)。此時，辦公自動化系統(tǒng)的應用不僅僅限于通過網(wǎng)絡進行電子文件的傳輸和接收，檔案管理信息系統(tǒng)的使用也不應僅僅限于記錄和查詢檔案目錄信息。這兩者應該具備更高級的功能，例如確保信息能夠在系統(tǒng)內(nèi)快速、高效地傳遞和共享，以支持及時決策和工作流程的順暢進行；提供強大的搜索和分析工具，以幫助使用者更好地利用檔案信息，促進知識管理和智能決策；通過系統(tǒng)化和自動化的流程管理功能，加強對檔案工作流程的掌控，提高工作效率；支持多部門間的信息共享，促進協(xié)同工作和跨部門合作等。

加強數(shù)字檔案館建設。信息共享和跨部門、跨機構的業(yè)務交流是現(xiàn)代化辦公的基本要求。如果信息無法在不同部門和機構之間流暢共享和使用，那么信息化項目將無法達到預期效果。這種情況下，信息化系統(tǒng)只能構建獨立的信息孤島，阻礙業(yè)務的發(fā)展和數(shù)據(jù)的有效整合。為了實現(xiàn)信息共享，需要建立綜合集成系統(tǒng)，該系統(tǒng)將軟硬件資源有機地組合在一起，形成一個完整的檔案管理信息體系。這個信息體系的特點是信息之間可以相互貫通、共享。為了實現(xiàn)這一目標，需要內(nèi)部各相關主體之間的密切合作，同時也需要管理人員準確把握需求，綜合集成軟硬件和網(wǎng)絡資源。

健全檔案信息化建設的安全制度。為了確保事業(yè)單位的檔案資源信息安全，需要建立科學完善的安全制度，并實施嚴格的信息化建設過程安全管理。其一，完善檔案信息資料查詢制度，確保只有經(jīng)過身份驗證的人員才能夠查閱和使用檔案信息資料。應建立訪問權限控制系統(tǒng)，限制只有授權人員才能夠進行查詢操作。這些權限應該根據(jù)工作需要進行精確分配，以確保信息的安全性。其二，在訪問人員查閱和使用檔案信息資料的過程中，應該建立詳細的管理日志，記錄他們的具體操作行為，具體包括何時訪問了哪些檔案信息、查閱的目的以及所做的操作等內(nèi)容。這些日志記錄不僅可以用于追溯和審計，還可以作為監(jiān)督和安全管理的依據(jù)。其三，檔案信息備份管理。為了防止操作不當導致檔案完整性受損或信息泄露，必須建立健全的檔案信息備份管理機制，定期備份檔案信息，確保備份的完整性和可恢復性。備份數(shù)據(jù)應儲存在安全的地方，只有授權人員才能夠訪問備份數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)被非法獲取和篡改。其四，建立信息化建設的監(jiān)督體系，具體包括明確的監(jiān)督管理責任，指定專門的監(jiān)督人員或部門，負責監(jiān)督信息化建設的進程。監(jiān)督工作應該包括定期的安全審計、風險評估以及對安全政策和流程的合規(guī)性檢查。監(jiān)督體系的目的是確保信息化建設按照規(guī)范進行，并及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。

加大檔案信息化管理專業(yè)人才隊伍建設力度。一個強大的專業(yè)人才隊伍可以保證信息化建設的順利推進、高效運營和可持續(xù)發(fā)展。一方面，應制定專業(yè)人才培養(yǎng)計劃，建立培訓體系，明確培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓方式，培訓內(nèi)容應覆蓋檔案管理的理論知識、信息技術和數(shù)據(jù)管理等方面，通過舉辦研討會、開展在線課程等形式，增強員工的信息化意識和技能水平，也可以通過招聘和引進具有檔案信息化專業(yè)背景的人才，彌補現(xiàn)有隊伍的不足，滿足事業(yè)單位檔案信息化管理對不同層次人才的需求。另一方面，建立激勵措施，包括晉升機會、專業(yè)認證等，以提高員工的積極性。

事業(yè)單位檔案信息化管理是一項至關重要的工作，其實施已勢在必行。因此，事業(yè)單位不僅要加強檔案的信息化設施與制度建設，還需著重提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，全面升級檔案信息化管理的監(jiān)管和控制機制，確保檔案信息化管理為事業(yè)單位的長遠發(fā)展提供有力的支持。