醫(yī)療設(shè)備采購的全流程管理信息化建設(shè)

劉月亮，謝怡

廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備科 （廣東 廣州 510260）

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)務(wù)人員開展診療活動(dòng)的重要工具，其與醫(yī)院的發(fā)展相輔相成，互為促進(jìn)。先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備是保障醫(yī)院現(xiàn)代化醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的物質(zhì)前提條件，也是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展水平的重要標(biāo)志[1]。

隨著國(guó)家及省市各項(xiàng)政策法規(guī)的出臺(tái)，各醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理日益重視[2]，尤其是醫(yī)療設(shè)備采購管理。醫(yī)療設(shè)備采購管理是醫(yī)院精細(xì)化建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)、信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，同時(shí)也是醫(yī)院管理能力和綜合能力的重要體現(xiàn)。

相比醫(yī)院其他設(shè)備，醫(yī)療設(shè)備具有專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)參數(shù)復(fù)雜、種類眾多、更新迭代快、價(jià)格差距大等特點(diǎn)[3]，且大型醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購存在采購項(xiàng)目數(shù)量多、采購環(huán)節(jié)多、采購流程復(fù)雜、經(jīng)辦人員多、統(tǒng)計(jì)查詢煩瑣、審計(jì)監(jiān)督方法落后等問題。

雖然信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)工程已日趨成熟，但現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備采購管理大部分醫(yī)院仍為模塊化開發(fā)結(jié)合手動(dòng)操作為主，部分醫(yī)院仍處于純手工操作、登記的傳統(tǒng)階段[4]，容易造成采購效率低下、采購成本增加。

因此，本研究分析醫(yī)療設(shè)備采購管理現(xiàn)存的問題，并就醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討，旨在聯(lián)動(dòng)醫(yī)療設(shè)備采購全流程中各環(huán)節(jié)并利用信息化手段解決醫(yī)療設(shè)備采購全流程中遇到的問題，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率。

1 醫(yī)療設(shè)備采購管理問題分析

隨著現(xiàn)代化醫(yī)院的高速發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療相關(guān)制度正在經(jīng)歷不斷改進(jìn)與完善的過程，醫(yī)療設(shè)備在采購、使用等方面均有嚴(yán)格的規(guī)范和要求[5]。但在醫(yī)療設(shè)備采購管理方面還未形成完全的統(tǒng)一規(guī)范，尤其是醫(yī)院自行采購的醫(yī)療設(shè)備[6]，且醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購全流程各環(huán)節(jié)中仍存在以下問題。

1.1 醫(yī)療設(shè)備項(xiàng)目立項(xiàng)決策難度大

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購計(jì)劃普遍性分為年度性計(jì)劃及臨時(shí)性計(jì)劃，年度性計(jì)劃為醫(yī)院各科室根據(jù)本學(xué)科建設(shè)發(fā)展的規(guī)劃，經(jīng)科室集體研究決定形成的下一年度采購計(jì)劃；臨時(shí)性計(jì)劃多為突發(fā)性計(jì)劃，如設(shè)備損壞后不能修復(fù)需報(bào)廢更新等，具有不可預(yù)見性，且迫切需要采購以滿足臨床工作需要。一般而言，醫(yī)院臨時(shí)性計(jì)劃數(shù)量較少，而大型綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備年度計(jì)劃存在立項(xiàng)體量大、種類多、各科室需求不一、各科室僅考慮本學(xué)科自身發(fā)展未統(tǒng)籌規(guī)劃醫(yī)院整體發(fā)展等問題，給醫(yī)院立項(xiàng)決策造成一定難度。如何在有限的預(yù)算范圍內(nèi)最合理地配置醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備需求是亟待解決的問題。

1.2 供應(yīng)商報(bào)名方式繁雜

院內(nèi)論證之前，潛在供應(yīng)商需報(bào)名醫(yī)療設(shè)備采購項(xiàng)目，提交醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料至醫(yī)院采購部門，以便醫(yī)院了解市場(chǎng)，做好市場(chǎng)調(diào)研。大部分醫(yī)院現(xiàn)有的供應(yīng)商報(bào)名方式仍為供應(yīng)商提交紙質(zhì)資料至醫(yī)院相關(guān)采購部門備案，存在以下3個(gè)缺點(diǎn)：（1）紙質(zhì)文件不易于查找分析，且保存占用空間；（2）針對(duì)每個(gè)具體立項(xiàng)項(xiàng)目紙質(zhì)資料仍需采購經(jīng)辦人員手動(dòng)關(guān)聯(lián)至對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目，造成工作量增加且容易出錯(cuò)或漏關(guān)聯(lián)；（3）潛在感興趣的供應(yīng)商需親自到醫(yī)院采購部門提交報(bào)名資料，可能影響供應(yīng)商參與的積極性，降低各供應(yīng)商之間的有效競(jìng)爭(zhēng)，導(dǎo)致醫(yī)院市場(chǎng)調(diào)研存在一定的局限性。

1.3 采購評(píng)審公信力不足

相比普通通用性設(shè)備，醫(yī)療設(shè)備具有較強(qiáng)的臨床使用專業(yè)性和特殊性，因此，在醫(yī)療設(shè)備采購階段，申請(qǐng)使用部門有相對(duì)較大的發(fā)言權(quán)；另外，由于專家對(duì)醫(yī)療設(shè)備的認(rèn)知具有局限性，對(duì)品牌存在偏好性等問題[7]，可能會(huì)造成評(píng)審結(jié)果客觀性不足，導(dǎo)致各廠家缺乏足夠的競(jìng)爭(zhēng)以致采購價(jià)格居高不下；此外，大部分醫(yī)院目前評(píng)審仍停留在紙質(zhì)階段，容易造成統(tǒng)計(jì)效率低下且公信度不足的問題，同時(shí)容易引起廠商的質(zhì)疑。采購評(píng)審階段未建立科學(xué)的評(píng)分體系，部分醫(yī)院或?yàn)橐?guī)避風(fēng)險(xiǎn)，一直采用最低價(jià)中標(biāo)法，使醫(yī)院只能采購價(jià)格最低的醫(yī)療設(shè)備，無法采購合適、優(yōu)質(zhì)、配置齊全的醫(yī)療設(shè)備，造成醫(yī)院資源的浪費(fèi)[8]。

1.4 供應(yīng)商管理欠缺

部分供應(yīng)商公司離職率高，人員變動(dòng)較大，可能存在醫(yī)療設(shè)備仍在公司承諾的保修期內(nèi)但找不到供應(yīng)商對(duì)應(yīng)人員的情況，造成售后服務(wù)嚴(yán)重不足；部分供應(yīng)商信用不足，收到貨款后對(duì)后期醫(yī)療設(shè)備維護(hù)情況欠缺或合同簽訂的條款未能保質(zhì)保量執(zhí)行。以上供應(yīng)商行為均嚴(yán)重?fù)p害了醫(yī)院的利益，但部分醫(yī)院由于沒有建立系統(tǒng)的供應(yīng)商管理及評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，對(duì)供應(yīng)商存在監(jiān)管盲區(qū)、監(jiān)管不足、監(jiān)管滯后的問題[3]，無法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理及評(píng)價(jià)，無法做到對(duì)不誠(chéng)信的供應(yīng)商建立有效的懲罰機(jī)制。

1.5 采購合同系統(tǒng)性管理弱

醫(yī)療設(shè)備采購合同是醫(yī)療設(shè)備后期驗(yàn)收及管理的重要依據(jù)，是采購中較為重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)療設(shè)備存在配置多樣性問題，沒有系統(tǒng)的采購合同管理不便于驗(yàn)收及后期管理；同時(shí)，合同金額普遍低于預(yù)算金額，沒有系統(tǒng)的采購合同管理無法清晰明朗地顯示全年預(yù)算使用執(zhí)行情況，致使預(yù)算執(zhí)行率統(tǒng)計(jì)困難。只有建立系統(tǒng)的采購合同管理環(huán)節(jié)，將全年執(zhí)行合同與全年立項(xiàng)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)管理，才能使每份合同均有據(jù)可循，為采購的醫(yī)療設(shè)備提供后期管理依據(jù)，明確知曉全年預(yù)算使用執(zhí)行情況，快速準(zhǔn)確計(jì)算出全年預(yù)算執(zhí)行率。

1.6 醫(yī)療設(shè)備采購流程脫節(jié)

項(xiàng)目經(jīng)醫(yī)院集體討論同意立項(xiàng)后，因采購項(xiàng)目多、采購流程煩瑣、經(jīng)辦人員多、時(shí)間跨度大、各環(huán)節(jié)聯(lián)動(dòng)性不足等問題，可能存在因信息傳遞不及時(shí)導(dǎo)致采購流程停滯不前的情況，容易造成采購流程脫節(jié)。同時(shí)，各環(huán)節(jié)為相關(guān)經(jīng)辦人員手動(dòng)操作登記，工作量大，容易造成信息冗余或登記信息不全面的情況，不利于醫(yī)院管理及查詢每個(gè)項(xiàng)目的具體信息及其進(jìn)展階段，容易對(duì)后期數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)分析造成一定困難，同時(shí)缺乏對(duì)整體項(xiàng)目的全局性把握。

1.7 審計(jì)監(jiān)督不深入

審計(jì)監(jiān)督檢查可以有效預(yù)防和控制采購風(fēng)險(xiǎn)，但目前審計(jì)監(jiān)督檢查多采取抽查方式，無法進(jìn)行系統(tǒng)性審查，關(guān)聯(lián)材料亦難進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，且大多為事后審計(jì)[9]，對(duì)正在進(jìn)行中的違規(guī)行為無法進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，監(jiān)管能力相對(duì)較弱，無法滿足現(xiàn)有的監(jiān)督管理要求。

2 醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化對(duì)策

針對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購管理過程中存在的問題，擬結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，引入醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化對(duì)策，以期降低采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率。

2.1 建立線上評(píng)審專家數(shù)據(jù)庫及評(píng)審評(píng)分系統(tǒng)

建立多領(lǐng)域?qū)＜医M建的線上評(píng)審專家數(shù)據(jù)庫，細(xì)化專家的專業(yè)構(gòu)成，擴(kuò)大專家隊(duì)伍的深度和廣度，并建立科學(xué)的線上評(píng)審評(píng)分系統(tǒng)。針對(duì)大體量、多種類的年度計(jì)劃，采取多名專家線上評(píng)審評(píng)分方式，根據(jù)醫(yī)院相關(guān)制度，抽取多名不同科室專家，從醫(yī)院整體發(fā)展情況出發(fā)，以滿足臨床需求入手，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等[6]，各專家充分論證項(xiàng)目必要性及可行性，獨(dú)立發(fā)表各自意見并根據(jù)評(píng)分規(guī)則獨(dú)立評(píng)審評(píng)分，最后綜合各專家的意見和評(píng)分，充分考慮醫(yī)療設(shè)備實(shí)際需求和有限預(yù)算的矛盾，集體決策，合理配置資源，編制合理的采購計(jì)劃，提高醫(yī)院資金使用效率；同時(shí)，通過線上評(píng)分環(huán)節(jié)公開透明決策情況，提高醫(yī)療設(shè)備立項(xiàng)階段評(píng)審公信力；避免以往紙質(zhì)評(píng)分造成的統(tǒng)計(jì)工作煩瑣，降低統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)率，提高工作效率。醫(yī)療設(shè)備采購項(xiàng)目院內(nèi)評(píng)審論證時(shí)，隨機(jī)抽取專業(yè)領(lǐng)域范圍的專家進(jìn)行線上評(píng)分，提高評(píng)審效率[10]，增加評(píng)分結(jié)果的公正性和公信力，有效規(guī)避評(píng)審專家的獨(dú)斷性和傾向性，從價(jià)格、性能等多方面對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行橫向?qū)Ρ燃霸u(píng)分，確保采購到物美價(jià)廉且滿足專業(yè)要求的醫(yī)療設(shè)備。

2.2 建立供應(yīng)商線上報(bào)名系統(tǒng)

項(xiàng)目立項(xiàng)后，在互聯(lián)網(wǎng)上按需公開醫(yī)院擬采購的項(xiàng)目情況，各供應(yīng)商可查看每個(gè)項(xiàng)目的具體情況，并進(jìn)行線上報(bào)名。采購部門聯(lián)動(dòng)醫(yī)院信息部門利用信息化手段自動(dòng)將供應(yīng)商報(bào)名信息錄入對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目。采購部門可以根據(jù)需要進(jìn)行供應(yīng)商資格預(yù)審，預(yù)審報(bào)名供應(yīng)商是否有相應(yīng)的銷售資質(zhì)、財(cái)務(wù)信息、信譽(yù)狀況、是否有履行合同的必需條件及專業(yè)資格、技術(shù)資格等，確保參與競(jìng)爭(zhēng)的供應(yīng)商都符合要求，形成正當(dāng)、合理的競(jìng)爭(zhēng)制約關(guān)系。供應(yīng)商線上報(bào)名也可擴(kuò)大報(bào)名范圍，避免因信息閉塞、地域限制、人員不足等問題造成潛在供應(yīng)商報(bào)名數(shù)量欠缺，從而為醫(yī)院爭(zhēng)取最大的、最有效的供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系及最全面的市場(chǎng)情況調(diào)研。

2.3 建立供應(yīng)商庫及評(píng)價(jià)體系

逐步建立并完善供應(yīng)商庫，同時(shí)建立供應(yīng)商信息化管理和評(píng)價(jià)體系，從供應(yīng)商產(chǎn)品推介實(shí)際性、價(jià)格合理性、設(shè)備到貨時(shí)間如約性、培訓(xùn)及售后服務(wù)滿意度等各方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)考核及負(fù)面清單管理[10]并記錄存檔，及時(shí)剔除不誠(chéng)信、不守信的供應(yīng)商，并對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商實(shí)行約談、警告，必要時(shí)可將其納入采購環(huán)節(jié)的評(píng)分體系，激發(fā)供應(yīng)商的誠(chéng)信度及競(jìng)爭(zhēng)性；此外，及時(shí)有效地更新、維護(hù)供應(yīng)商信息，確保供應(yīng)商銷售資質(zhì)良好，可及時(shí)有效找到供應(yīng)商提供售后服務(wù)，從而在保證醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購質(zhì)量安全的同時(shí)，為醫(yī)院后期管理提供有力的支撐。

2.4 加強(qiáng)采購合同的系統(tǒng)化、信息化管理

加強(qiáng)采購合同的系統(tǒng)化、信息化管理，通過預(yù)錄入經(jīng)醫(yī)院法律顧問審定的合同范本，待項(xiàng)目確定中標(biāo)商和中標(biāo)信息后，根據(jù)之前維護(hù)的供應(yīng)商信息，可直接選擇供應(yīng)商并填報(bào)該供應(yīng)商的信息，再將中標(biāo)項(xiàng)目關(guān)鍵字段如中標(biāo)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、價(jià)格、履約時(shí)間及地點(diǎn)、質(zhì)保范圍等填入合同范本中，從而減少工作人員的工作量及出錯(cuò)率。同時(shí)將合同及時(shí)推送至醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收工程師，工程師根據(jù)合同細(xì)節(jié)驗(yàn)收醫(yī)療設(shè)備，待醫(yī)療設(shè)備安裝驗(yàn)收后，進(jìn)行貨款支付。信息化的合同管理可以提高醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收正確率、完整率、及時(shí)性，亦可使全年預(yù)算使用執(zhí)行情況簡(jiǎn)潔明了，為醫(yī)院下一年度醫(yī)療設(shè)備預(yù)算制定提供一定的決策支持。

2.5 醫(yī)療設(shè)備采購全流程可視化

利用信息化手段使醫(yī)療設(shè)備采購全流程可視化，采購全流程可初步分為立項(xiàng)階段—采購需求確定階段—供應(yīng)商報(bào)名階段—評(píng)審論證階段—采購合同訂立階段—裝機(jī)驗(yàn)收階段—入庫階段—支付完成8個(gè)階段，各醫(yī)院可按實(shí)際工作需求刪減或細(xì)分增加環(huán)節(jié)，每執(zhí)行一個(gè)環(huán)節(jié)均有節(jié)點(diǎn)顯示，且各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員可實(shí)時(shí)查看、查詢，目的在于使醫(yī)療設(shè)備每個(gè)采購環(huán)節(jié)互聯(lián)互通、無縫銜接，同時(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)需兼具提醒功能，超時(shí)自動(dòng)推送提醒，防止項(xiàng)目在某一環(huán)節(jié)停留太久或停滯不前。通過引入醫(yī)療設(shè)備采購全流程可視化，提高醫(yī)療設(shè)備采購計(jì)劃執(zhí)行力度和執(zhí)行效率。

2.6 改進(jìn)審計(jì)監(jiān)督方式

改進(jìn)原有的審計(jì)監(jiān)督方式，采用項(xiàng)目采購全流程審計(jì)監(jiān)督方式，在醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)引入審計(jì)監(jiān)督部門，以期達(dá)到在醫(yī)療設(shè)備采購過程中的任一環(huán)節(jié)審計(jì)部門都能隨時(shí)提取相關(guān)檔案信息進(jìn)行監(jiān)督審查的效果，從而更便捷、快速監(jiān)督執(zhí)行的項(xiàng)目是否為計(jì)劃外項(xiàng)目、是否存在拆包現(xiàn)象，規(guī)避不合理中標(biāo)、超預(yù)算執(zhí)行、時(shí)限不合理等問題，規(guī)范采購行為，提高醫(yī)療設(shè)備采購質(zhì)量；同時(shí)，采購各環(huán)節(jié)電子化資料關(guān)聯(lián)性更強(qiáng)，審計(jì)監(jiān)督部門可進(jìn)行系統(tǒng)性審查。

3 小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備采購是醫(yī)院采購工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，隨著國(guó)家及各省市的要求越來越規(guī)范及精細(xì)，借助信息化技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化勢(shì)在必行。本研究對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購管理過程中出現(xiàn)的普遍性問題進(jìn)行了簡(jiǎn)單剖析，并就醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化建設(shè)提出對(duì)策。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化，能夠進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)療設(shè)備采購流程、加強(qiáng)控制醫(yī)療設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)、有效提高醫(yī)療設(shè)備采購效率，同時(shí)為醫(yī)院發(fā)展決策提供一定的數(shù)據(jù)支撐。本研究雖對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化建設(shè)提出對(duì)策，但仍有可持續(xù)改進(jìn)和完善的空間，未來可開展深入研究，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購全流程管理信息化建設(shè)提供參考。