財務共享中心構(gòu)建及對財務管理影響

曾兆武 首創(chuàng)環(huán)境控股有限公司

引言

隨著企業(yè)規(guī)模不斷壯大，集團型企業(yè)面臨的經(jīng)營管理問題也層出不窮，例如企業(yè)財務資料整理收集效率低、財務結(jié)構(gòu)層次較為龐大、信息資料傳遞不及時且容易缺失等問題，以往傳統(tǒng)財務管理模式已經(jīng)不能支撐企業(yè)經(jīng)營需要。從手工記賬到單機財務系統(tǒng)、再到局域網(wǎng)財務管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，也是助力財務管理創(chuàng)新發(fā)展的動力，在當前網(wǎng)絡信息條件下，建立財務共享中心平臺是推動企業(yè)財務管理創(chuàng)新的必經(jīng)之路。

隨著財務共享中心成熟運用，越來越多的企業(yè)開始摸索構(gòu)建財務共享中心平臺，借助這一平臺，不僅能提高企業(yè)財務管理工作的效率，也能夠促進企業(yè)管理流程的標準化和智能化，通過財務管理的創(chuàng)新，帶動企業(yè)經(jīng)營管理的規(guī)范化。隨著經(jīng)濟發(fā)展速度放緩，企業(yè)間競爭也越來越激烈，需要獲取更加準確的信息來提高經(jīng)營決策質(zhì)量，降低各種經(jīng)營風險，提升整體業(yè)績。此外，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的出現(xiàn)改變了企業(yè)的組織形式、經(jīng)營模式以及成本管理方式，大大激發(fā)了企業(yè)高層對高質(zhì)量信息的需求?，F(xiàn)有的以核算為主的財務管理模式已經(jīng)很難適應企業(yè)的發(fā)展要求，企業(yè)的財務管理模式需要與業(yè)務相融合[1]。財務共享中心的構(gòu)建，不僅僅是改進財務工作，也是促進業(yè)財融合，更好地發(fā)揮財務管理在企業(yè)決策中的積極作用。因此，構(gòu)建財務共享中心平臺，是企業(yè)持續(xù)良好發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也為企業(yè)擴大經(jīng)營規(guī)模、提高企業(yè)全面預算管理、稅務籌劃、投融資規(guī)劃等工作提供信息資源參考，財務共享中心的建設，也是促進傳統(tǒng)財務會計人員向管理會計轉(zhuǎn)型，更好地提高財務管理水平，為企業(yè)發(fā)展打造財務管理專業(yè)團隊的重要途徑。

一、財務共享中心的概念及信息系統(tǒng)

財務共享中心的概念。根據(jù)財務共享服務相關(guān)概念認為：企業(yè)在財務管理過程中，存在著日常工作重復性、流程較為簡單且機械化等特點的流程，但耗用企業(yè)人員大量精力時間、也占用了企業(yè)資源，根據(jù)財務管理工作特點，將一些財務流程給標準化，根據(jù)企業(yè)管理要求，設置專門財務管理機構(gòu)，集中處理以上重復性問題，進而提升財務管理效率和降低企業(yè)財務管理成本。以現(xiàn)代財務共享中心概念認為：作為當前較為流行的財務管理創(chuàng)新模式，財務共享中心通過對各個分公司、子公司等所屬機構(gòu)的財務信息歸集整理，并基于一個財務中心系統(tǒng)，對各個核算主體進行確認、計量、核算等一系列日常財務流程，特別在財務報表匯總、報表簡單分析等業(yè)務模塊，也能更加精準和及時，不但減少其他部門與財務部門交叉重復性的工作量，也降低了財務部傳統(tǒng)的核算工作業(yè)務量，既能夠保持各個會計主體核算工作的規(guī)范性和標準性，也能對其進行監(jiān)督，及時有效地獲取財務數(shù)據(jù)，從而能夠了解各個主體的經(jīng)營情況，并做出及時有效的分析決策。

財務共享中心的構(gòu)成。以數(shù)據(jù)為核心，圍繞數(shù)據(jù)開展分析與利用，強調(diào)開放、互聯(lián)，打通信息壁壘，構(gòu)造數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存儲、處理和反饋的閉環(huán)；以自動化、智能化為特征，應用以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等相關(guān)技術(shù)[2]，作為支撐財務共享中心的資源要素。作為一個涉及各個部門、各項業(yè)務較為全面的財務共享中心平臺，需要多個信息系統(tǒng)的支撐，才能有效地對企業(yè)內(nèi)外部信息進行處理，通常企業(yè)財務共享中心使用的信息系統(tǒng)包括電子影像系統(tǒng)、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、報表處理系統(tǒng)、預算控制系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、稅務管理系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)等，其中企業(yè)運用較多的就是前面四個系統(tǒng)，本文也將主要介紹這四個系統(tǒng)。電子影像系統(tǒng)：是企業(yè)運用較多的，也是財務共享中心異地會計工作處理的基礎(chǔ)，主要是通過掃描系統(tǒng)，將發(fā)票、單據(jù)、合同等紙質(zhì)資料，通過掃描轉(zhuǎn)換成影像圖片和數(shù)據(jù)信息，上傳到財務共享中心，可以傳輸、儲存、查詢等功能，是后期財務活動的重要基礎(chǔ)。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)：是財務管理流程建設的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用該系統(tǒng)，可以進行線上申請報銷、轉(zhuǎn)賬申請、資金撥付、業(yè)務結(jié)算等業(yè)務，從經(jīng)辦、復核、審批、審查等流程直至進入銀企互聯(lián)系統(tǒng)，都可以線上操作，提高了財務處理效率，并且根據(jù)以上經(jīng)營業(yè)務可以自動生成財務處理，從記賬憑證、登記入賬直至生成各類財務報表等。會計核算系統(tǒng)：該系統(tǒng)是財務管理的核心環(huán)節(jié)，既鏈接電子影像、網(wǎng)上報賬的初始環(huán)節(jié)，也關(guān)聯(lián)著后期銀企互聯(lián)的資金流出環(huán)節(jié)，對發(fā)生每項業(yè)務進行核算，也可以查詢和統(tǒng)計，并將會計核算信息傳入報表處理系統(tǒng)，形成資金流動、業(yè)務流動、數(shù)據(jù)流動的集成系統(tǒng)。資金管理系統(tǒng)：這個環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)的資金賬戶管理有較大的區(qū)別，也是實現(xiàn)財務共享高效運轉(zhuǎn)的體現(xiàn)，該系統(tǒng)可以與各個非特殊銀行賬戶關(guān)聯(lián)，并與銀行互聯(lián)系統(tǒng)緊密協(xié)作，對審批通過的業(yè)務及時支付，而企業(yè)到賬的資金也會根據(jù)系統(tǒng)設置，自動流入集團的資金池系統(tǒng)，從而降低資金管理風險，并提高資金使用效率。

二、財務共享中心的發(fā)展和建設

財務共享中心發(fā)展現(xiàn)狀。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息科技元素的推廣，持續(xù)推動財務共享中心的建設和完善。目前很多具有集團規(guī)模的企業(yè)，逐步推進財務共享中心的建設工作，該平臺的建設，提升了企業(yè)經(jīng)營管理的標準化與規(guī)范化。當前財務共享中心的建設通常體現(xiàn)在三個階段：其一，大多集中在日常報銷、資金申請、核算等方面，將傳統(tǒng)線下流程換成線上操作，改變了傳統(tǒng)財務工作方式，也提高了資金流通環(huán)節(jié)的效率和監(jiān)管作用。其二，將財務板塊與業(yè)務板塊融合，提高財務管理的信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)各業(yè)務信息數(shù)據(jù)交換與共享，根據(jù)各部門發(fā)生的業(yè)務活動，轉(zhuǎn)成財務信息傳遞到財務共享中心，財務部門也可以根據(jù)收到的信息，反饋給其他部門，作為業(yè)務參考和指導意見。其三，財務共享中心與企業(yè)的ERP等主控辦公系統(tǒng)能夠充分融合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的流通、收集和分析，與企業(yè)全面預算管理、稅收籌劃、投融資等重要工作能夠緊密聯(lián)系，提高財務管理的信息化，能夠為企業(yè)經(jīng)營決策提供財務數(shù)據(jù)支持。

財務共享中心持續(xù)建設。財務共享中心的構(gòu)建對于集團公司管理效率的提升意義重大，通過流程的改造提高工作效率，經(jīng)過更多細致的流程優(yōu)化改造，為集團的效益提升作出貢獻，也使企業(yè)在同行業(yè)中更有競爭力[3]。對組織架構(gòu)進行設計，采用職能與區(qū)域混合的模式，充分發(fā)揮財務人員的工作效率，也能符合客戶群體的不同需求，對職能結(jié)構(gòu)細分時，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營范圍和主業(yè)，劃分相應的支撐小組，財務共享中心平臺建設，要綜合考慮企業(yè)的經(jīng)營模式和戰(zhàn)略目標，進而提高企業(yè)運作效率，降低運營成本；財務共享中心流程再造，是提高企業(yè)財務管理智能化水平的重要抓手，核算業(yè)務中總賬流程、應收賬款、應付賬款、費用報銷等業(yè)務，屬于重復性且占據(jù)時間較大的工作，此類業(yè)務流程再造是經(jīng)營活動與會計處理的連接點，是企業(yè)建設財務共享中心第三階段的重要一步；加快財務共享中心業(yè)財融合建設，以強化財務活動與業(yè)務活動的融合為手段，通過管理方式的創(chuàng)新，提高財務共享中心對集團公司目標實現(xiàn)的戰(zhàn)略支持[4]，為企業(yè)運營提供信息支持，這也是財務共享運營的基礎(chǔ)，將業(yè)務活動機制與財務共享中心平臺融合，提高業(yè)財信息交換和使用效率，促進經(jīng)營理念融入財務共享中心平臺，努力推動財務共享中心進入第三階段建設，提高財務管理在企業(yè)經(jīng)營中的作用。

三、財務共享中心對財務管理的影響

規(guī)范企業(yè)管理流程，降低運營成本。財務共享中心通過線上業(yè)務集中處理，在標準化、規(guī)范化的流程體系中，能夠提高企業(yè)管理的一致性，減少企業(yè)報銷、資金申請、預算管理等流程差異，更好地提高企業(yè)管理水平。通過流程再造，提高財務工作處理效率，提升信息傳遞，減少重復性、機械化的業(yè)務審批流程的時間，降低人工成本和財務管理成本。

增強集團管控，降低財務風險。通過財務共享中心，總部能夠及時獲取所屬單位的數(shù)據(jù)信息，隨著財務共享平臺的建立，提高了業(yè)財融合度，將各個單位分散的數(shù)據(jù)集中管理，為集團管理層經(jīng)營決策提供依據(jù)。通過財務共享中心可以提高數(shù)據(jù)傳輸、運算、分析的效率，在信息系統(tǒng)的運營下，也可以盡可能地避免人為干預，提高財務管理工作的客觀性和準確性，并且運用中心平臺內(nèi)控體系，能夠針對業(yè)務活動進行監(jiān)督和調(diào)整，降低財務風險的發(fā)生。

優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高工作效率。財務共享中心的建設，將改變原來的財務人員結(jié)構(gòu)和工作內(nèi)容，將各個會計主體的重復性、機械化的工作，納入財務共享中心各個業(yè)務組中。原先分散的機構(gòu)也可以通過財務共享中心，實施遠程處理，準確匯總數(shù)據(jù)、分析經(jīng)營狀況，減少財務人員的基礎(chǔ)性工作，督促財務人員向管理型會計轉(zhuǎn)變，運用專業(yè)知識和準確的財務數(shù)據(jù)分析報表，為企業(yè)決策提供建議。

提高集團資源配置，優(yōu)化資金使用效率。通過ERP等辦公系統(tǒng)與財務共享中心融合，形成資源共享平臺，保障信息資料能夠及時交流反饋，通過智能化操作，有利于人力資源統(tǒng)籌安排，降低人力成本，打造專而精的人才隊伍。通過資金管理和銀企互聯(lián)系統(tǒng)，提高資金使用整體效益，管理和監(jiān)管資金，防范資金風險，站在集團的視角統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配資金使用，對各個單位的現(xiàn)金流量情況進行實時管理，提高企業(yè)應對風險能力。

助力業(yè)財融合，持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。財務共享中心能夠提升業(yè)財融合的緊密度，財務工作不僅對已發(fā)生的業(yè)務活動進行核算監(jiān)督，更多的是將財務管理工作延伸到業(yè)務活動中，提升財務預算的準確性、合理性，提升經(jīng)營決策的支持力度。業(yè)財融合也能加強業(yè)務活動與財務活動的一致性，減少彼此之間的不和諧，提高部門之間的凝聚力。企業(yè)經(jīng)營管理過程中，通過財務共享平臺，能夠合理制定預算管理、發(fā)展目標等，通過資源有效配置，提高企業(yè)經(jīng)營效率、業(yè)績和效果。

四、提高財務共享中心高效運轉(zhuǎn)的建議

任何一項變革活動都會受到企業(yè)組織復雜性的影響，財務轉(zhuǎn)型也不例外，管理者可通過創(chuàng)新管理模式和制定制度規(guī)范以應對[5]。隨著企業(yè)規(guī)模擴張，對財務活動的影響也較大，根據(jù)所屬的經(jīng)營區(qū)域、業(yè)務職能及相關(guān)政策，企業(yè)需要更新改進平臺建設，以應對可能發(fā)生的風險，提高運營質(zhì)量。

增強風險防范意識，逐步改進系統(tǒng)機制。財務共享中心的運營，需要依靠網(wǎng)絡信息平臺，公司員工通過網(wǎng)絡開展各項業(yè)務活動，這就需要保持網(wǎng)絡信息安全。成立專門的部門，不僅需要網(wǎng)絡信息安全知識，還要具備財務、運營等專業(yè)儲備，能夠預防網(wǎng)絡信息風險，面對突發(fā)的系統(tǒng)故障，也要及時維護和檢修，降低財務共享的運營風險。系統(tǒng)更新要與業(yè)務活動相配套，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，調(diào)整相應的業(yè)務板塊，始終保持數(shù)據(jù)資料的準確性、前瞻性。

持續(xù)優(yōu)化流程再造，構(gòu)建財務共享平臺體系。財務共享中心發(fā)展前期階段，以服務財務管理工作為主，引入報銷、資金撥付等基礎(chǔ)性業(yè)務模塊。隨著企業(yè)規(guī)模的擴張，對財務工作的要求也在持續(xù)升高，財務共享中心需要不斷延伸各個業(yè)務領(lǐng)域，這就要推動平臺體系的持續(xù)改進，提高效率和效用，完善財務管理體制。根據(jù)各個業(yè)務部門提出的合理要求和建議，融入財務共享平臺體系中，讓平臺更好地服務于企業(yè)各項業(yè)務，提供財務咨詢、財務分析、財務評價等作用，打造財務專屬平臺。

提高財務人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化團隊管理。財務團隊專業(yè)水平，直接影響財務共享中心的運轉(zhuǎn)。企業(yè)需要持續(xù)投入資源，對財務人員加強培訓，重視信息系統(tǒng)在財務管理中的運用，有效推廣到各業(yè)務部門。財務共享中心對財務工作分工更細致，除了專業(yè)知識和工作量的提升，還有網(wǎng)絡信息處理能力，與其他部門人員交流能力，職業(yè)素養(yǎng)與耐心交流同樣需要考驗。為了提高員工多技能經(jīng)驗，可以實行輪崗制度，通過各種培訓，培養(yǎng)財務人員的創(chuàng)新能力，打造優(yōu)質(zhì)團隊。

加強平臺建設文化宣傳，提高員工主動接受意識。財務共享中心，相對于當前財務辦公軟件，屬于比較先進的辦公平臺，而其他部門員工接觸的相對更少。因?qū)ぷ髁鞒淌煜?，不想改變的情緒還是存在的，這就需要提高各個部門員工的學習意識，通過了解財務共享中心的便捷和作用，向員工詳細介紹，邀請相關(guān)專業(yè)人員，開展集中多層次培訓，提高大家對平臺的認同感，面對有不懂的問題要及時解答，用工作中實際發(fā)生的業(yè)務在平臺中操作，用工作中的案例提高員工的認可度。還要建立平臺運用激勵機制，納入績效考核范圍。

結(jié)語

隨著財務共享理念的推廣，財務管理工作對于企業(yè)管理層決策起到更加重要的作用，財務共享中心的創(chuàng)新模式，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大的體現(xiàn)。要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營狀況和管理模式，持續(xù)推動平臺建設與改進，為財務管理工作和業(yè)務活動提供更高品質(zhì)的服務。