■季 婧 南通理工學(xué)院
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們的生活觀念和消費(fèi)觀念發(fā)生了翻天覆地的變化,外出旅游成為人們休閑度假的主要方式。同時(shí),不同行業(yè)企業(yè)之間的深入合作,使短期出差成為人們工作中的常事。這些原因引起了大量的人口短時(shí)流動(dòng),促進(jìn)了酒店行業(yè)的快速發(fā)展。近年來各類酒店企業(yè)層出不窮,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈,酒店企業(yè)面臨著殘酷的淘汰風(fēng)險(xiǎn)。如何在時(shí)代洪流中抓住機(jī)遇并獲得生存和發(fā)展,已成為酒店行業(yè)關(guān)注的一個(gè)重要問題。酒店企業(yè)只有重視內(nèi)部控制與管理,提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的科學(xué)性,提高自身核心競(jìng)爭(zhēng)力,才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟,獲得長(zhǎng)期健康的可持續(xù)發(fā)展。
酒店企業(yè)通過為客人提供服務(wù)來獲取利潤(rùn),各項(xiàng)服務(wù)工作都需要“人”來實(shí)現(xiàn),而人是主觀的、有感情的,在實(shí)際工作中,若缺乏有效的控制管理,就極容易出現(xiàn)漏洞和失誤,影響酒店的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)轉(zhuǎn)。酒店業(yè)務(wù)范圍廣、訂單數(shù)量多、收入項(xiàng)目雜、采購(gòu)需求大,因此日常經(jīng)營(yíng)管理中涉及許多會(huì)計(jì)內(nèi)容,管理難度大,極容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息失真的問題,包括各項(xiàng)批準(zhǔn)授權(quán)不清、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)偏差等,體現(xiàn)出其背后各項(xiàng)管理制度的缺乏和混亂,這些問題會(huì)對(duì)酒店的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展造成不利影響。
這樣的管理模式下,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作以事后分析和補(bǔ)救為主,相關(guān)工作制度缺乏科學(xué)性。而完善的內(nèi)控管理可使各部門工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,使酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠嚴(yán)格按照相關(guān)法律制度開展,減少個(gè)人主觀因素對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影響。同時(shí),強(qiáng)有力的內(nèi)控制度還能有效解決財(cái)務(wù)信息失真的問題。通過對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作和各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行全面控制,可保證會(huì)計(jì)信息、經(jīng)營(yíng)信息的完整性、正確性和有效性,使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)工作更加井然有序。良好的內(nèi)控管理制度從整體上對(duì)整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)工作進(jìn)行把控,重視事前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制、結(jié)果預(yù)測(cè)和對(duì)事中執(zhí)行過程的監(jiān)督,能夠減少財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的混亂。
內(nèi)部控制對(duì)于保障酒店企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。酒店管理者大部分已經(jīng)意識(shí)到這個(gè)問題,具備了一定的內(nèi)部控制觀念,積極將內(nèi)控制度應(yīng)用于酒店經(jīng)營(yíng)管理工作中。但內(nèi)部控制制度面向的是企業(yè)內(nèi)所有部門和所有員工,內(nèi)控的具體措施也需要基層員工進(jìn)行執(zhí)行和落實(shí),不是管理者能夠獨(dú)自完成的工作。酒店企業(yè)部門崗位多,員工數(shù)量大,員工文化水平高低不一,大部分員工缺乏良好的內(nèi)部控制觀念,對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)和理解程度也各不相同,這直接影響到員工對(duì)內(nèi)部控制制度和措施的重視程度和執(zhí)行力度,影響內(nèi)控效果。也有部分酒店管理者雖然認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性,但是由于酒店企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容繁雜,收入組成多元化,內(nèi)部控制難度較高,便只建立了內(nèi)控制度,卻未真正努力將其落實(shí)在各個(gè)工作環(huán)節(jié)之中,任由內(nèi)控制度浮于表面,形同虛設(shè)。因此,酒店企業(yè)必須提高所有員工的內(nèi)部控制觀念,做到上行下效,建立良好的內(nèi)控環(huán)境,以使內(nèi)控制度能夠得到良好執(zhí)行。
目前國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部控制制度更適用于傳統(tǒng)制造業(yè),而酒店企業(yè)屬于服務(wù)型行業(yè),與傳統(tǒng)制造行業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式有很大區(qū)別,生產(chǎn)和銷售同時(shí)進(jìn)行,涉及的業(yè)務(wù)范圍廣、數(shù)量多,且因?yàn)榭蛻粜枨蟮牟煌?,酒店提供的服?wù)內(nèi)容也會(huì)有較大差異。這使得內(nèi)部控制工作變得更加困難,許多酒店企業(yè)建立內(nèi)控制度時(shí)未充分考慮到行業(yè)特點(diǎn),直接照搬常規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)控制度,以應(yīng)付政府監(jiān)督部門和投資方,實(shí)際并不符合酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需求。大部分酒店企業(yè)的內(nèi)部控制制度集中于采購(gòu)、銷售、員工薪資管理等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容,而對(duì)相關(guān)部門單獨(dú)進(jìn)行監(jiān)督,能夠有效減少財(cái)務(wù)信息錯(cuò)誤,防止資金流失。但這種內(nèi)控制度不夠完善,覆蓋面不夠廣,在控制監(jiān)督過程中各部門相對(duì)獨(dú)立,未建立起良好的溝通機(jī)制,影響內(nèi)控控制效果。
內(nèi)控制度得到充分落實(shí)是保障內(nèi)控效果的關(guān)鍵。酒店的服務(wù)內(nèi)容多種多樣,服務(wù)環(huán)節(jié)細(xì)微、靈活性強(qiáng)、服務(wù)崗位眾多、入行門檻低、人員流動(dòng)性大、對(duì)內(nèi)控制度的認(rèn)同度較低,導(dǎo)致在實(shí)際工作中內(nèi)控制度的落實(shí)難度較大。內(nèi)控制度的執(zhí)行需要企業(yè)管理層和普通員工的密切配合。有的酒店企業(yè)在內(nèi)控管理工作中對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)和授權(quán)不清,管理權(quán)限不明確,容易產(chǎn)生越權(quán)管理現(xiàn)象,導(dǎo)致內(nèi)控管理系統(tǒng)被架空。由于內(nèi)控制度面向整個(gè)企業(yè)的所有員工,受控對(duì)象可能是內(nèi)控管理人員的上級(jí),進(jìn)一步加大了內(nèi)控制度的落實(shí)難度。而一旦內(nèi)控制度的執(zhí)行變成了走形式,就會(huì)加重各級(jí)員工對(duì)于內(nèi)控制度的不重視,只按主觀想法進(jìn)行工作,導(dǎo)致工作失誤的情況增加。
許多酒店企業(yè)意識(shí)到了內(nèi)部控制的重要性,建立了內(nèi)控制度,但卻未設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)團(tuán)隊(duì),未進(jìn)行良好的人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)。大多數(shù)酒店將內(nèi)控管理工作交給財(cái)務(wù)人員兼職,加重了財(cái)務(wù)部門工作負(fù)擔(dān)的同時(shí),也違反了內(nèi)部控制的本意。酒店內(nèi)部控制制度涉及酒店經(jīng)營(yíng)的方方面面,而財(cái)會(huì)人員對(duì)經(jīng)營(yíng)管理方面缺乏了解,專業(yè)性不足,導(dǎo)致各項(xiàng)內(nèi)控管理工作大多是從財(cái)務(wù)的角度出發(fā),未充分考慮到酒店經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn),使得內(nèi)控制度與實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不貼合。此外,財(cái)務(wù)部門工作十分繁忙,并沒有多少精力用于內(nèi)部控制工作,導(dǎo)致內(nèi)部控制無法得到良好管理與實(shí)施,制度形同虛設(shè)。
內(nèi)控管理工作需以實(shí)際經(jīng)營(yíng)為基礎(chǔ)。酒店日常管理工作內(nèi)容非常繁雜,其中涉及資金、物資的方面較多,項(xiàng)目較雜,具有多元化特點(diǎn),給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和內(nèi)控管理工作帶來挑戰(zhàn)。酒店經(jīng)營(yíng)上的靈活性,導(dǎo)致許多內(nèi)控制度無法得到有效的執(zhí)行,進(jìn)而給有心之人提供了弄虛作假的機(jī)會(huì),利用管理上的時(shí)間差挪用資金、徇私舞弊,威脅酒店資金安全,導(dǎo)致酒店企業(yè)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息失真的現(xiàn)象。而且酒店企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況變化較快,具有明顯的淡旺季特點(diǎn),預(yù)算的難度較高。隨著市場(chǎng)的變化和酒店企業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略、業(yè)務(wù)類型變化,原有的內(nèi)控制度發(fā)揮的作用也會(huì)降低。這容易導(dǎo)致內(nèi)控管理與實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況脫節(jié),難以達(dá)到良好的控制效果。而許多酒店還存在預(yù)算編制不完善的問題,缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。這導(dǎo)致相關(guān)管理工作缺乏目標(biāo)的約束,在預(yù)算編制執(zhí)行過程中也缺乏監(jiān)督考核,執(zhí)行不嚴(yán),導(dǎo)致預(yù)算編制流于形式。
內(nèi)控環(huán)境是指在內(nèi)部控制相關(guān)措施實(shí)行過程中對(duì)其產(chǎn)生影響的各種環(huán)境因素,主要是指管理人員和普通員工對(duì)待內(nèi)控制度和措施的態(tài)度、行為,這直接關(guān)系到內(nèi)控制度能否得到高效、高質(zhì)量地落實(shí)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)離不開各部門通力合作,只有建設(shè)良好的內(nèi)控環(huán)境,使?fàn)I銷、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、人事等各個(gè)部門都密切配合相關(guān)工作,才能確保內(nèi)部控制的良好實(shí)施。酒店企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工的凝聚力,使其對(duì)企業(yè)精神、價(jià)值觀產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí),并形成與企業(yè)相一致的價(jià)值觀和道德行為規(guī)范,做到觀念一致,從而增加員工對(duì)內(nèi)控制度和措施的認(rèn)同感,主動(dòng)維護(hù)內(nèi)控制度,以提高內(nèi)控管理質(zhì)量。企業(yè)文化的建設(shè)對(duì)于增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神、增加企業(yè)內(nèi)部凝聚力具有重要意義,良好的企業(yè)文化還應(yīng)強(qiáng)調(diào)管理層和普通員工之間的交流與溝通,增加感情連接,消除陌生感和隔膜,使得內(nèi)控管理工作能夠從上而下順利地開展,構(gòu)建出和諧積極的內(nèi)控環(huán)境。
內(nèi)控制度的建立是圍繞會(huì)計(jì)監(jiān)督與核算開展的,科學(xué)完善的內(nèi)控制度,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作中存在的問題和錯(cuò)誤,有效預(yù)防會(huì)計(jì)錯(cuò)誤和財(cái)務(wù)舞弊的情況。因此在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí),必須明確控制目標(biāo),從而使內(nèi)控管理工作得以有條不紊地開展。
酒店的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及許多環(huán)節(jié),其中以采購(gòu)管理、收入管理、服務(wù)管理三個(gè)方面最容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。酒店企業(yè)應(yīng)當(dāng)圍繞這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),建立更加完善的內(nèi)部控制體系,依據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)制定內(nèi)控措施。采購(gòu)是酒店企業(yè)日常工作中極為重要的一環(huán),也是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵。酒店企業(yè)需完善對(duì)采購(gòu)工作的內(nèi)控管理,不僅要重視對(duì)采購(gòu)物資、資金、價(jià)格方面進(jìn)行監(jiān)督和控制,更要重視對(duì)采購(gòu)過程的控制,例如詢價(jià)過程、供貨商選擇等方面,確保采購(gòu)工作能夠做到貨比三家,在保障質(zhì)量的同時(shí)控制成本。內(nèi)控管理人員需要及時(shí)與采購(gòu)部門、耗料部門進(jìn)行溝通核實(shí),并關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng),從而避免采購(gòu)人員中飽私囊、虛報(bào)價(jià)格、徇私舞弊之類的情況出現(xiàn)。
在收入管理和服務(wù)管理方面,酒店企業(yè)的內(nèi)部控制工作難度更高。酒店業(yè)務(wù)收入主要來源于客房、酒水、食品等,具有靈活性和多樣性,為了保證能夠及時(shí)為客人提供良好的服務(wù),就很難對(duì)服務(wù)過程、收入過程進(jìn)行嚴(yán)格控制。因此酒店也應(yīng)注重內(nèi)控制度的靈活性,在服務(wù)環(huán)節(jié)中給予員工一些權(quán)力,使其能夠及時(shí)調(diào)動(dòng)部分資源以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況,只要做好事后備案即可,然后將內(nèi)控的重點(diǎn)偏向于后續(xù)的審查核實(shí)工作,達(dá)到良好的監(jiān)督控制效果。財(cái)務(wù)部門需及時(shí)對(duì)客房記錄、廚房訂單等各類單據(jù)憑證進(jìn)行審核,檢查核實(shí)各個(gè)項(xiàng)目的資金收入是否有誤,若存在數(shù)據(jù)偏差或項(xiàng)目不一致,則及時(shí)進(jìn)行溝通核實(shí),以防出現(xiàn)貪腐情況。
酒店企業(yè)需制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),優(yōu)化完善酒店的預(yù)算管理,做到開源節(jié)流。酒店可依據(jù)實(shí)際情況成立專門的預(yù)算管理部門,對(duì)預(yù)算方案制定、預(yù)算目標(biāo)的明確、預(yù)算執(zhí)行過程的監(jiān)督等工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理。酒店預(yù)算的編制應(yīng)充分考慮行業(yè)特殊性,結(jié)合酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行預(yù)算編制,可通過分析過往經(jīng)營(yíng)報(bào)表、年度目標(biāo)完成情況等信息數(shù)據(jù),對(duì)未來可預(yù)見范圍內(nèi)制定出全面、合理、可量化的預(yù)算指標(biāo)。例如,在采購(gòu)預(yù)算編制中,應(yīng)充分考慮酒店經(jīng)營(yíng)中淡旺季不同的物資需求,了解水果、海鮮、蔬菜之類生鮮產(chǎn)品的季節(jié)性特點(diǎn),充分考慮到產(chǎn)品的價(jià)格波動(dòng),分析各方面變化可能會(huì)對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的一系列連鎖反應(yīng),并制定出多種應(yīng)對(duì)預(yù)案。只有通過對(duì)酒店自身經(jīng)營(yíng)管理情況進(jìn)行深入了解和分析,才能制定出更加科學(xué)、全面的資金預(yù)算,以避免酒店在后續(xù)經(jīng)營(yíng)中資金支出偏離預(yù)期,影響酒店企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
酒店企業(yè)想要獲得良好的內(nèi)控管理效果,需要確保各項(xiàng)內(nèi)控管理制度與措施得以科學(xué)有效地落實(shí),只有獲得切實(shí)的執(zhí)行效果,才能對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生助益。建立相對(duì)完善的內(nèi)控制度后,酒店企業(yè)還需保障各項(xiàng)內(nèi)控措施能夠得到嚴(yán)格執(zhí)行。為了充分落實(shí)相關(guān)制度,首先應(yīng)構(gòu)建良好的內(nèi)控環(huán)境,讓各級(jí)員工都能對(duì)內(nèi)控制度具有較高認(rèn)同感,做到各部門通力合作,積極配合。其次要建立完善的考核制度,全面了解和掌握各部門的內(nèi)控管理質(zhì)量,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)設(shè)立專門負(fù)責(zé)監(jiān)督與評(píng)估的審計(jì)機(jī)構(gòu),完善內(nèi)控工作的自我評(píng)估系統(tǒng),確保各項(xiàng)工作有章可循,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患,采取改善措施。
為了提高員工自覺性,酒店企業(yè)還應(yīng)建立合理的獎(jiǎng)罰制度,從而激勵(lì)各部門管理者和員工都能認(rèn)真貫徹落實(shí)內(nèi)控制度,在實(shí)際工作中遵守內(nèi)控制度相關(guān)要求,避免內(nèi)控工作浮于形式。對(duì)于工作失誤或違章的員工需及時(shí)進(jìn)行追責(zé),將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,從而達(dá)到良好的內(nèi)部監(jiān)督作用。同時(shí),酒店企業(yè)也需重視內(nèi)部溝通平臺(tái)的建立和完善,充分利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù),在各個(gè)部門之間建立良好的溝通橋梁,將整個(gè)企業(yè)緊密地聯(lián)系在一起,提高信息傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性,便于各項(xiàng)內(nèi)控管理工作的開展。酒店內(nèi)部各部門之間保持信息溝通順暢,也有利于彼此之間互相監(jiān)督、互相制約,以維持內(nèi)控體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
內(nèi)控制度的執(zhí)行需要接受酒店內(nèi)部各部門和外部社會(huì)、政府相關(guān)部門的共同監(jiān)督。為了保障酒店運(yùn)營(yíng)的合法合規(guī),提高內(nèi)部管理質(zhì)量,完善監(jiān)督與評(píng)估體系十分重要。除內(nèi)部監(jiān)督與評(píng)估外,政府對(duì)酒店企業(yè)內(nèi)控管理工作的監(jiān)督作用也不可忽視。企業(yè)需嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)優(yōu)化內(nèi)控管理系統(tǒng),接受政府、社會(huì)的監(jiān)督,確保內(nèi)控管理工作均合法合規(guī)。而政府應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督控制作用,對(duì)于內(nèi)控管理質(zhì)量較差、存在違法違規(guī)的企業(yè)進(jìn)行處罰,履行監(jiān)督職能。
酒店企業(yè)內(nèi)控措施的實(shí)施需要以人為載體,高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)對(duì)于促進(jìn)內(nèi)控管理質(zhì)量的提升具有重要意義。為了增加經(jīng)營(yíng)效益,為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù),酒店企業(yè)必須加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè),積極聘用引進(jìn)高素質(zhì)人才。但內(nèi)控管理涉及企業(yè)的資金流動(dòng),在招聘過程中不僅要重視對(duì)人才專業(yè)水平的審核,更應(yīng)對(duì)其人品、道德進(jìn)行評(píng)估,選擇符合企業(yè)價(jià)值觀的高素質(zhì)人才。除招聘人才外,酒店企業(yè)也需對(duì)于現(xiàn)有人員團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)訓(xùn)練和培養(yǎng),提升其專業(yè)能力和整體素質(zhì)。同時(shí)應(yīng)完善對(duì)內(nèi)控管理人員的績(jī)效考核體系和獎(jiǎng)懲制度,定期進(jìn)行業(yè)績(jī)、工作質(zhì)量、道德品質(zhì)等方面的考核,并采取合理的職位升降機(jī)制,從而提高人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。為了確保會(huì)計(jì)核算和內(nèi)控制度的正規(guī)、正確,可對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)人員采取輪崗制度,定期進(jìn)行崗位輪換,能夠有效減少舞弊之類的情況出現(xiàn),若工作中存在什么問題,也能在人員輪崗時(shí)及時(shí)被發(fā)現(xiàn),及時(shí)進(jìn)行解決,有利于降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)損失。
總而言之,酒店企業(yè)的內(nèi)控管理必須摒棄事后補(bǔ)救的落后理念,而是應(yīng)當(dāng)充分做到事前預(yù)算、事中控制、事后分析與調(diào)整,從而推動(dòng)酒店內(nèi)部管理向更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展,減少各種不良情況的出現(xiàn)。酒店行業(yè)有自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),在建立內(nèi)控管理制度時(shí),不該僵硬照搬常規(guī)的內(nèi)控制度,也并非內(nèi)控制度和措施越多越好,而是應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn),兼顧靈活性和規(guī)范性,抓住酒店經(jīng)營(yíng)中的關(guān)鍵點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制,完善各部門相關(guān)內(nèi)控制度,并加強(qiáng)部門之間的溝通交流,達(dá)到互相監(jiān)督和制約的效果,促進(jìn)酒店企業(yè)快速、穩(wěn)定地向前發(fā)展,提高服務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益。