文/姚慶飛 (威高集團(tuán)有限公司)
在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之后,財(cái)務(wù)管理工作發(fā)生巨大變化,從人工操作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o人、無紙化辦公模式,通過信息化系統(tǒng)完成各種業(yè)務(wù)流程,自動(dòng)化水平大幅度提升,降低了財(cái)務(wù)管理的人工成本,同時(shí)提升信息獲取效率,實(shí)現(xiàn)異地線上協(xié)同辦公,利用計(jì)算機(jī)、平板電腦、智能手機(jī)等終端設(shè)備完成各項(xiàng)管理工作,極大地提升了財(cái)務(wù)管理的效率和便捷性。在這種模式下,財(cái)務(wù)人員需要承擔(dān)的重復(fù)性工作減少,可以在拓展、創(chuàng)新、學(xué)習(xí)等方面投入更多精力。財(cái)務(wù)管理人員可以發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,充分掌握企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理、業(yè)務(wù)等工作,為管理層作出決策提供更加精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)。尤其對(duì)于醫(yī)藥企業(yè)來說,通過財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),可以提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力,使企業(yè)有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力,為我國(guó)醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
對(duì)于企業(yè)來說,財(cái)務(wù)管理工作發(fā)揮著十分重要的作用,不僅可以將企業(yè)內(nèi)部的資金情況厘清,還可以明確預(yù)算、掌控成本,有助于實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)效益最大化的目標(biāo)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,各個(gè)企業(yè)應(yīng)該堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展原則,充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用,全面提升財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量。通過信息化建設(shè),可以規(guī)范財(cái)務(wù)管理的環(huán)節(jié)和流程,為財(cái)務(wù)監(jiān)控提供技術(shù)支持,促進(jìn)管理?xiàng)l例和制度的完善,保障日常工作行為得到有效約束,為企業(yè)整體信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)管理信息化有助于管理效率的提升,也能減少人力成本,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的信息采集、監(jiān)管和分析。與此同時(shí),采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù),通過智能化計(jì)算分析,可以減少人工事物,保障信息的精確性[1]。所以,企業(yè)應(yīng)該積極建設(shè)信息共享平臺(tái),利用財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)進(jìn)行線上協(xié)同辦公,實(shí)時(shí)分享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),減少中間環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)扁平化管理。在實(shí)際管理中,不僅可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),也可以運(yùn)用云計(jì)算、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段,提升會(huì)計(jì)分析的效率,保障預(yù)算編制的合理性,從而優(yōu)化資金分配和使用,為企業(yè)盈利奠定基礎(chǔ)。不僅如此,信息化建設(shè)還可以保障財(cái)務(wù)信息的可視性與時(shí)效性,為管理層決策提供支持,實(shí)現(xiàn)集成化信息處理,提升會(huì)計(jì)核算效率和質(zhì)量,促進(jìn)內(nèi)部控制,增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
傳統(tǒng)的醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求,從管理觀念的角度分析,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理側(cè)重事后管理,主要進(jìn)行賬目計(jì)算,缺少風(fēng)險(xiǎn)防御意識(shí)和健全的管理制度,沒有發(fā)揮出財(cái)務(wù)管理的約束作用;從管理計(jì)劃的角度分析,傳統(tǒng)的管理模式對(duì)醫(yī)藥企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃不了解,無法進(jìn)行合理的資金分配與周轉(zhuǎn),各部門之間的交流較少,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)各自獨(dú)立,所以管理效果不理想;從成本管控的角度分析,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式對(duì)管理人員的專業(yè)能力要求較高,需要投入大量人力成本。醫(yī)藥企業(yè)側(cè)重生產(chǎn)成本管理,忽略了供應(yīng)和銷售環(huán)節(jié),管理比較片面,無法達(dá)到成本控制的效果。針對(duì)傳統(tǒng)管理中的各項(xiàng)問題,需要采取有效的優(yōu)化措施。尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新方法、提升能力,發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)作用,提升財(cái)務(wù)管理的效果水平。
從目前的情況看,企業(yè)的電子商務(wù)交易數(shù)量增多,醫(yī)藥企業(yè)不論是原料采購(gòu)、產(chǎn)品生產(chǎn),還是銀行匯兌、保險(xiǎn)等工作,都可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn),對(duì)人工干預(yù)的需求降低。采用自動(dòng)化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),可以提升醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率,也能降低管理成本,為電子商務(wù)交易營(yíng)造良好的環(huán)境,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程、實(shí)時(shí)、在線、集中管理,顛覆傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式。通過信息化技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離共享服務(wù),有利于企業(yè)實(shí)施整體財(cái)務(wù)管理分析,也能規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程。利用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以挖掘更多有價(jià)值的信息數(shù)據(jù),為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供依據(jù),有助于企業(yè)業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)。醫(yī)藥企業(yè)建設(shè)信息化管理系統(tǒng),運(yùn)用內(nèi)置程序?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)化計(jì)算與核驗(yàn),保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。同時(shí)也可以利用風(fēng)險(xiǎn)管理程序進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,實(shí)時(shí)監(jiān)控財(cái)務(wù)工作。不僅如此,可以構(gòu)建專家模塊,發(fā)揮專家咨詢的作用,為企業(yè)管理提供更加專業(yè)的參考意見,為財(cái)務(wù)人員落實(shí)工作提供輔助信息。
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),這樣才能提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。但從目前的發(fā)展趨勢(shì)看,很多醫(yī)藥企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性,大部分資源和精力都投入在醫(yī)藥產(chǎn)品開發(fā)與生產(chǎn)中,忽略了財(cái)務(wù)管理及其信息化建設(shè)。因此,企業(yè)雖然采用信息化技術(shù),但在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用不夠全面,各部門職責(zé)劃分也不夠明確,缺少資源獲取、信息存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理的有效措施,導(dǎo)致各項(xiàng)技術(shù)、設(shè)施、設(shè)備沒有得到高效利用。不僅如此,企業(yè)的軟件水平不高,雖然建設(shè)了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),但所用軟件涉及功能模塊較多,部分模塊不符合醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理需求和經(jīng)營(yíng)思路,無法通過軟件完成所有業(yè)務(wù)。甚至一些常規(guī)業(yè)務(wù)也難以采用信息化手段處理,造成資源浪費(fèi),影響預(yù)算、資金等管理工作的效果[2]。不僅如此,由于重視程度不足,所以沒有落實(shí)全面的市場(chǎng)調(diào)研工作,軟件供應(yīng)商選擇不當(dāng),缺少內(nèi)部開發(fā)人才,軟件無法及時(shí)升級(jí)與維護(hù),尤其在業(yè)務(wù)不斷增多的情況下,財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)、軟件逐漸無法滿足要求。
在信息化建設(shè)過程中,很多醫(yī)藥企業(yè)都沒有制定統(tǒng)一的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn),各類規(guī)范問題層出不窮。從醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展角度分析,大部分醫(yī)藥企業(yè)都處在轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的重要階段,并且在技術(shù)、模式上取得一定創(chuàng)新成果,所以對(duì)信息化建設(shè)有了更高的要求。一方面,企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系復(fù)雜,如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),會(huì)導(dǎo)致部門之間的職責(zé)、權(quán)限不清晰,影響財(cái)務(wù)工作落實(shí);另一方面,采用多頭管理的模式,會(huì)給財(cái)務(wù)管理工作帶來很多阻礙。在實(shí)際建設(shè)的過程中,應(yīng)該根據(jù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀和需求構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度體系,但很多醫(yī)藥企業(yè)在這方面有所欠缺,缺少完善的行政管理系統(tǒng),無法與財(cái)務(wù)管理形成良好的配合,影響信息化建設(shè)進(jìn)程,在信息化實(shí)踐的過程中,缺少有效的約束手段,環(huán)節(jié)、體系之間無法順利銜接,所以信息化效果不理想。
在醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展建設(shè)的過程中,人才發(fā)揮著十分重要的作用,可以為企業(yè)創(chuàng)新注入活力。但從信息化建設(shè)的角度分析,很多醫(yī)藥企業(yè)缺少綜合型財(cái)務(wù)管理人才,即使為信息化建設(shè)投入了足夠的資金,完善的硬件設(shè)施,但忽略了人才培養(yǎng),造成人才短缺,難以實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)。在實(shí)際培養(yǎng)的過程中沒有對(duì)員工進(jìn)行全面評(píng)估與分析,造成培訓(xùn)教育缺少針對(duì)性,很難提升人才的職業(yè)素養(yǎng)和信息素質(zhì)[3]。對(duì)人才培養(yǎng)需求不了解,培養(yǎng)內(nèi)容比較片面,財(cái)務(wù)人員缺少學(xué)習(xí)主動(dòng)性,對(duì)信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段掌握不足,無法靈活運(yùn)用財(cái)務(wù)管理軟件,對(duì)后臺(tái)配置技術(shù)缺少了解,需要專業(yè)的工程師進(jìn)行軟件和系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù),信息化建設(shè)的難度和成本都比較高。
在醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過程中,為了充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用,確保信息化建設(shè)的全面性,需要提升企業(yè)員工的認(rèn)知能力,增加管理層的重視程度,為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)投入更多資金和資源,保障基礎(chǔ)設(shè)施的完善性。為此,應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳力度,從硬件和軟件兩方面入手,不僅要營(yíng)造信息化管理環(huán)境,還要不斷完善硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。尤其要強(qiáng)化軟件建設(shè),結(jié)合醫(yī)藥企業(yè)的實(shí)際管理需求,選擇符合企業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展需求的管理軟件,同時(shí)搭建信息共享平臺(tái)。企業(yè)應(yīng)該發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì),提升信息平臺(tái)的兼容性,實(shí)現(xiàn)高效共享、實(shí)時(shí)共享,為財(cái)務(wù)管理提供多樣化的信息支持??梢岳眯畔{條分析數(shù)據(jù)信息,強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息處理能力[4]。尤其要加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的升級(jí)改造,根據(jù)物料編碼核算具體的成本費(fèi)用,將外部資源與內(nèi)部資源信息結(jié)合,提升資源整合效率,促進(jìn)管理模式和方法的創(chuàng)新。對(duì)于醫(yī)藥企業(yè)來說,要全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè),就要提升財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)水平,統(tǒng)計(jì)具體的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用人數(shù)、頻率等參數(shù),明確服務(wù)器應(yīng)用需求,使ERP系統(tǒng)管理效率最大化。在軟件采購(gòu)之后,可以結(jié)合企業(yè)內(nèi)部需求進(jìn)行改造升級(jí),開發(fā)符合醫(yī)藥企業(yè)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理的功能模塊,將不必要的功能模塊刪減或降低使用優(yōu)先級(jí)。與此同時(shí),也要做好軟件的維護(hù)與管理工作,加大軟件建設(shè)資金投入力度,確保硬件環(huán)境和軟件系統(tǒng)符合醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展需求。根據(jù)技術(shù)發(fā)展,不斷更新設(shè)備,構(gòu)建更加完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效率,使財(cái)務(wù)信息可以實(shí)時(shí)傳遞,充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的使用價(jià)值。在醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的同時(shí),企業(yè)的業(yè)務(wù)需求日益增加,財(cái)務(wù)管理工作更加復(fù)雜,軟件需要隨之升級(jí),舊設(shè)備也要及時(shí)更換。管理層和基層員工都要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性,共同完成硬件設(shè)施建設(shè)和軟件環(huán)境維護(hù)的工作。
在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過程中,需要構(gòu)建統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn),確保信息化建設(shè)有明確的方向目標(biāo),同時(shí)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行約束管理??梢詮男姓芾砗托畔⒒ㄔO(shè)兩個(gè)方面入手。首先,應(yīng)該完善責(zé)任制度,詳細(xì)劃分各部門的職責(zé),并引導(dǎo)企業(yè)中所有部門參與財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。財(cái)務(wù)和信息部門要發(fā)揮帶頭作用,結(jié)合實(shí)際建設(shè)制度規(guī)章,并利用制度約束和引導(dǎo)其他部門的財(cái)務(wù)管理和信息化建設(shè)行為,保障各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)可以切實(shí)落地??梢詮墓芾韺尤胧郑餐逃懶畔⒒ㄔO(shè)的方式,從組織、結(jié)構(gòu)、技術(shù)、模式等多角度分析,堅(jiān)持自上而下的推行原則,保障信息化建設(shè)的全面性、統(tǒng)一性[5]。其次,應(yīng)該完善制度管理體系,實(shí)現(xiàn)工作統(tǒng)一、格式規(guī)范、程序有序,深化信息技術(shù)的應(yīng)用,不單純停留在電算化的層面,要引入大數(shù)據(jù)、AI、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代化技術(shù)手段。在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的過程中,需要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律規(guī)范,包括《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)電算化工作基礎(chǔ)規(guī)范》等。從工作崗位的角度分析,需要設(shè)置專門的信息化崗位,根據(jù)會(huì)計(jì)核算需求,選派管理人員和操作人員,落實(shí)系統(tǒng)管理、檔案管理和軟件操作工作??梢杂韶?cái)務(wù)管理部門成員承擔(dān)系統(tǒng)管理崗位,發(fā)揮財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力,同時(shí)運(yùn)用信息化技術(shù)手段,保障信息系統(tǒng)發(fā)揮作用。具體來說,該崗位人員需要承擔(dān)系統(tǒng)運(yùn)行與管理職責(zé),日常負(fù)責(zé)維護(hù)系統(tǒng)程序,并且與各崗位工作人員形成協(xié)作關(guān)系,構(gòu)建賬套、報(bào)表系統(tǒng),指導(dǎo)和幫助各部門人員使用信息系統(tǒng),同時(shí)管理電算化設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、平板電腦、打印機(jī)等,具體包括軟件安裝、故障排除、維護(hù)保養(yǎng)等多項(xiàng)內(nèi)容。根據(jù)明確的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),確定具體的建設(shè)方向與要求,為日常工作職責(zé)的落實(shí)提供依據(jù),保障各個(gè)工作環(huán)節(jié)有序開展。
在信息化建設(shè)中,人才發(fā)揮著十分重要的作用。為獲取更多復(fù)合型人才,企業(yè)應(yīng)該從多個(gè)方面入手。首先,要確保人員配置的合理性,安排戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)三類管理人員。戰(zhàn)略財(cái)務(wù)人員承擔(dān)決算、績(jī)效等管理工作,不僅要采集數(shù)據(jù)信息,還要進(jìn)行分析整理,為決策制定提供參考。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員主要承擔(dān)制定財(cái)務(wù)政策的職責(zé),以分析日常財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息為主,維護(hù)日常工作的有序性。共享財(cái)務(wù)人員承擔(dān)單據(jù)處理、福利發(fā)放等工作,不僅要完整地保存各個(gè)單據(jù),還要保存福利、成本等數(shù)據(jù)信息,避免企業(yè)出現(xiàn)重復(fù)投入的情況,全面提升企業(yè)資源利用效率,保障組織框架的完善性,為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、信息化財(cái)務(wù)管理奠定基礎(chǔ);其次,應(yīng)該強(qiáng)化人才選拔工作,不僅要開拓人才引入渠道,還要嚴(yán)格考核人才的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。在實(shí)際考核過程中,應(yīng)該從業(yè)務(wù)、創(chuàng)新、應(yīng)用、技術(shù)等多方面入手,保障人才既可以完成常規(guī)的財(cái)務(wù)管理工作,也能在實(shí)踐過程中不斷創(chuàng)新,積極學(xué)習(xí)信息技術(shù),并充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì);最后,應(yīng)該做好人才培養(yǎng)工作,采取有效的教育手段,提升在崗員工的信息素質(zhì)和意識(shí)??梢远ㄆ陂_展培訓(xùn)活動(dòng),對(duì)人才進(jìn)行綜合性測(cè)評(píng),了解人才的實(shí)際能力,結(jié)合崗位工作現(xiàn)狀,策劃多樣化、全面性、個(gè)性化的培訓(xùn)活動(dòng)。例如,財(cái)務(wù)人員具備專業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力,掌握會(huì)計(jì)、法律、財(cái)務(wù)等專業(yè)知識(shí),可以開展會(huì)計(jì)核算工作,但模式比較傳統(tǒng)和單一,對(duì)信息技術(shù)了解不足,在實(shí)踐過程中很難發(fā)揮大數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用。所以,應(yīng)該重點(diǎn)培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員的信息素養(yǎng),開展軟件應(yīng)用、后臺(tái)維護(hù)、信息安全等專題培訓(xùn)活動(dòng),提升財(cái)務(wù)人員的信息素養(yǎng)。還要促進(jìn)財(cái)務(wù)人員與其他部門人員之間的溝通交流,確保財(cái)務(wù)人員在掌握財(cái)務(wù)信息的同時(shí),也能了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理知識(shí)推廣,為業(yè)財(cái)融合奠定基礎(chǔ)。應(yīng)該重視信息安全教育,不僅要采用防火墻、殺毒、加密等技術(shù)手段,還要提高員工的安全意識(shí),確保日常操作嚴(yán)格遵守安全規(guī)范,杜絕信息丟失、數(shù)據(jù)篡改等問題。
綜上所述,在醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展的過程中,應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。通過信息化建設(shè),提升財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量,降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。為此,可以從加強(qiáng)重視、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)人才三方面入手,營(yíng)造良好的硬件和軟件環(huán)境,做好系統(tǒng)升級(jí)與維護(hù),充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用,深入挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),保障會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性,為企業(yè)決策提供更多依據(jù)。