政府會(huì)計(jì)制度背景下網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬路徑優(yōu)化分析

蘆重秋

（遵義醫(yī)科大學(xué)，貴州 遵義 563000）

0 引言

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式的應(yīng)用極大程度推進(jìn)了高校財(cái)務(wù)工作信息化改革，為了構(gòu)建完善的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，需要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行利用，使報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)和審批過(guò)程更加規(guī)范，提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)部門(mén)的信息化水平。

1 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的缺陷

1.1 系統(tǒng)之間無(wú)法互通信息

首先，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)無(wú)法互通信息，在目前的支出核算工作中，高校師生和工作人員需要提前在系統(tǒng)中填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，填寫(xiě)并提交之后，財(cái)務(wù)人員就可以在系統(tǒng)中直接審批，核對(duì)電子版和紙質(zhì)版的報(bào)銷(xiāo)單信息，根據(jù)報(bào)銷(xiāo)單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核算，通過(guò)審批后，財(cái)務(wù)人員就會(huì)在報(bào)銷(xiāo)單上簽字。在這種模式下，系統(tǒng)之間的信息主要以單向流動(dòng)為主，只能從系統(tǒng)中調(diào)取信息，如果報(bào)銷(xiāo)單中的數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員無(wú)法在系統(tǒng)中反映相關(guān)問(wèn)題，只能以短信或電話(huà)的形式通知報(bào)銷(xiāo)人，增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。受到系統(tǒng)的限制，報(bào)銷(xiāo)人員也無(wú)法及時(shí)了解預(yù)約單處理的情況。

網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)無(wú)法互通信息。在高校的資產(chǎn)管理工作中，財(cái)務(wù)核算部門(mén)與資產(chǎn)管理部門(mén)有著不同的工作體系，兩個(gè)部門(mén)各自獨(dú)立，資產(chǎn)管理部門(mén)驗(yàn)收完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)再對(duì)單據(jù)進(jìn)行核算，導(dǎo)致資產(chǎn)管理工作和財(cái)務(wù)核算工作相互分離，兩者無(wú)法順利銜接，無(wú)法滿(mǎn)足新政府會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。在傳統(tǒng)的工作模式下，對(duì)固定資產(chǎn)的入賬時(shí)間進(jìn)行記錄時(shí)，兩個(gè)部門(mén)記錄的時(shí)間會(huì)產(chǎn)生一定差異，如果入賬時(shí)間不夠準(zhǔn)確和一致，將會(huì)影響折舊計(jì)提的準(zhǔn)確性，還會(huì)降低資源配置效率。

當(dāng)前的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬路徑如圖1 所示，從圖1 中可以看出，各個(gè)系統(tǒng)之間缺少連接，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響整體的進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)各個(gè)系統(tǒng)的連接，盡可能實(shí)現(xiàn)信息互通。

圖1 當(dāng)前的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬路徑

1.2 系統(tǒng)操作復(fù)雜，流程煩瑣

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的操作比較復(fù)雜，系統(tǒng)中包含大量的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，對(duì)報(bào)銷(xiāo)人員的技術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)性提出了較高的要求。有的報(bào)銷(xiāo)人員專(zhuān)業(yè)水平較高，但是技術(shù)水平較低，無(wú)法熟練操作系統(tǒng)，影響報(bào)賬審核效率。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬有著規(guī)范化的流程，但是該流程相對(duì)煩瑣，報(bào)銷(xiāo)人員經(jīng)常要往返學(xué)校的財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員也要經(jīng)常給報(bào)銷(xiāo)單有問(wèn)題的報(bào)銷(xiāo)人員打電話(huà)或發(fā)短信，復(fù)雜的操作系統(tǒng)和煩瑣的流程極大程度降低了工作效率，必須對(duì)系統(tǒng)和流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。

1.3 票據(jù)憑證電子化程度較低

電子票據(jù)和電子憑證是高校財(cái)務(wù)工作信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)的報(bào)賬工作中，一般會(huì)拍攝票據(jù)憑證的照片，將照片上傳，只有在審批簽字的環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)查看票據(jù)和憑證的照片，在實(shí)際報(bào)銷(xiāo)的過(guò)程中，仍然需要原始的紙質(zhì)票據(jù)，同時(shí)還要打印審批單，在這種模式下，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化和電子化發(fā)展的目標(biāo)。在審計(jì)工作中，要想查看過(guò)去的票據(jù)憑證，只能在系統(tǒng)中查找憑證號(hào)，再到檔案館調(diào)取票據(jù)資料，整個(gè)過(guò)程非常煩瑣，必須不斷提高電子化程度和信息化水平，對(duì)電子票據(jù)和電子憑證進(jìn)行審核和存儲(chǔ)。

2 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬路徑的優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)系統(tǒng)之間的信息互通

首先，建立信息反饋機(jī)制，財(cái)務(wù)人員審批報(bào)銷(xiāo)單的數(shù)據(jù)信息時(shí)，可以直接在系統(tǒng)平臺(tái)上說(shuō)明報(bào)銷(xiāo)單的問(wèn)題，報(bào)銷(xiāo)人員也可以直接看到報(bào)銷(xiāo)單的處理狀態(tài)，了解報(bào)銷(xiāo)單存在的具體問(wèn)題，隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)銷(xiāo)單審核的進(jìn)程。如果報(bào)銷(xiāo)人員想要撤銷(xiāo)報(bào)銷(xiāo)單。財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中調(diào)取報(bào)銷(xiāo)單，直接在系統(tǒng)中備注信息，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)銷(xiāo)單存在的問(wèn)題，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息，報(bào)銷(xiāo)人員看到財(cái)務(wù)人員備注的問(wèn)題后，可以及時(shí)進(jìn)行修改，再次提交報(bào)銷(xiāo)單。信息反饋機(jī)制能夠有效提高審批效率，減輕財(cái)務(wù)人員的工作壓力，財(cái)務(wù)人員不必再單獨(dú)聯(lián)系報(bào)銷(xiāo)人員，報(bào)銷(xiāo)人員也不必頻繁到財(cái)務(wù)部門(mén)了解報(bào)賬進(jìn)程，大大提高了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬效率。

對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，將該系統(tǒng)加入網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬平臺(tái)中，在統(tǒng)一的平臺(tái)下，直接連接財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員進(jìn)行核算時(shí)，可以登錄網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬平臺(tái)，進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，直接查看固定資產(chǎn)入賬的相關(guān)數(shù)據(jù)，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這樣才能確保資產(chǎn)核算足夠準(zhǔn)確，使高校的資源配置更加合理、科學(xué)。財(cái)務(wù)人員調(diào)取資產(chǎn)管理系統(tǒng)的信息時(shí)，可以全面掌握固定資產(chǎn)的實(shí)際情況，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)還沒(méi)有入賬的固定資產(chǎn)，直接和資產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行溝通，提高了部門(mén)之間的溝通效率，使對(duì)賬工作更加高效，對(duì)賬結(jié)果更加準(zhǔn)確[1]。

優(yōu)化后的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬路徑如圖2 所示，將網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)連接起來(lái)，形成一個(gè)完整的信息循環(huán)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息互通和信息共享，為財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷(xiāo)人員提供實(shí)時(shí)信息和準(zhǔn)確的信息。

圖2 優(yōu)化后的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬路徑

2.2 簡(jiǎn)化網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬流程

對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬流程。高校可以和軟件公司、銀行展開(kāi)合作，軟件公司根據(jù)高校財(cái)務(wù)工作的實(shí)際需求完善網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，與銀行進(jìn)行合作時(shí)，加強(qiáng)銀校互聯(lián)和系統(tǒng)對(duì)接，使高校的系統(tǒng)對(duì)接到國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)上。為了保證兩個(gè)系統(tǒng)順利銜接，可以在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置項(xiàng)目的名稱(chēng)與編碼，劃分預(yù)算的類(lèi)型，將兩個(gè)系統(tǒng)連接起來(lái)。當(dāng)財(cái)務(wù)人員審核完憑證后，支付系統(tǒng)會(huì)接收到支付信息，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)支付的數(shù)據(jù)信息，錄入相關(guān)信息，減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，使報(bào)銷(xiāo)支付過(guò)程更加高效、簡(jiǎn)單、方便。完善網(wǎng)行預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)時(shí)，需要注意報(bào)銷(xiāo)人員的類(lèi)型，讓不同的報(bào)銷(xiāo)人員采用不同的申請(qǐng)方式[2]，如圖3 所示。

圖3 不同人員的申請(qǐng)方式

利用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)賬時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人員需要明確網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的主要步驟。

（1）確定報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)本，在系統(tǒng)平臺(tái)的查詢(xún)框中，輸入關(guān)鍵詞，如項(xiàng)目的編號(hào)或者名稱(chēng)，搜索出項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)本后，直接點(diǎn)擊項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)成本，了解項(xiàng)目的可用額度和項(xiàng)目當(dāng)前的余額情況。

（2）報(bào)銷(xiāo)人員需要填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)明細(xì)，不同報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目中的報(bào)銷(xiāo)明細(xì)有很大差別。例如，在差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)中，需要詳細(xì)寫(xiě)明出差人員的信息，包括名字、職稱(chēng)等，還要寫(xiě)明出差的時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具等，使不同的信息自動(dòng)統(tǒng)計(jì)到系統(tǒng)之中，當(dāng)相關(guān)費(fèi)用不能直接進(jìn)行借款時(shí)，應(yīng)將相關(guān)費(fèi)用發(fā)放到另一方的賬戶(hù)中。

（3）采用合適的支付方式，支付方式主要包括以下3 種：①對(duì)沖借款。選擇這種支付方式時(shí)，系統(tǒng)會(huì)顯示出報(bào)銷(xiāo)人員的全部項(xiàng)目借款記錄，報(bào)銷(xiāo)人員可以填寫(xiě)部分金額或者全部金額。②對(duì)公支付。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)會(huì)記錄單位信息，輸入關(guān)鍵詞后，能夠看到單位的相關(guān)信息。如果系統(tǒng)中沒(méi)有支付單位的信息，需要先填寫(xiě)單位信息，才能進(jìn)行對(duì)公支付。③對(duì)私支付。這種支付方式包括3 種支付類(lèi)型，校內(nèi)的網(wǎng)銀對(duì)私支付，直接將資金撥付到校園內(nèi)部人員的銀行卡中；校外的網(wǎng)銀對(duì)私支付，將資金支付給其他人員；公務(wù)卡支付，將資金撥付到教職工的公務(wù)卡中。

（4）提交和打印，報(bào)銷(xiāo)人員確認(rèn)信息準(zhǔn)確后，正式提交申請(qǐng)，將預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單打印出來(lái)。財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)審核后，就會(huì)進(jìn)入打款環(huán)節(jié)。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的整體流程如圖4 所示[3]。

圖4 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

2.3 采用電子化歸檔方式

在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)化過(guò)程中，必須要解決電子化程度較低的問(wèn)題，高校要提供必要的支持，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)，構(gòu)建票據(jù)憑證電子影像系統(tǒng)，將紙質(zhì)憑證快速轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮討{證。從接收票據(jù)開(kāi)始，到入賬和歸檔，應(yīng)當(dāng)全程保持電子化的模式，利用電子影像系統(tǒng)調(diào)取電子票據(jù)，將電子合同、電子支付回單、電子票據(jù)存儲(chǔ)到系統(tǒng)平臺(tái)中，在系統(tǒng)中輸入憑證號(hào)后，可以直接找到對(duì)應(yīng)的電子憑證，不必再到檔案館查找和調(diào)取紙質(zhì)文件，領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)人員可以更方便地查看歷史賬目。在電子化發(fā)展的過(guò)程中，需要注意電子票據(jù)的安全問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的安全防護(hù)等級(jí)，避免電子票據(jù)丟失，或者被竊取，在建設(shè)電子檔案的過(guò)程中，不斷完善電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬提供支持和保障。使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的過(guò)程中，需要注意以下事項(xiàng)：對(duì)某個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)時(shí)，如果需要多個(gè)經(jīng)費(fèi)本，報(bào)銷(xiāo)人員填報(bào)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單的時(shí)候，需要在經(jīng)費(fèi)本上填寫(xiě)部分報(bào)銷(xiāo)金額，對(duì)于其他經(jīng)費(fèi)成本來(lái)說(shuō)，需要按照原本的報(bào)銷(xiāo)方式進(jìn)行填寫(xiě)，形成報(bào)銷(xiāo)匯總表。如果項(xiàng)目有預(yù)算指標(biāo)，報(bào)銷(xiāo)人員一定要根據(jù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行填報(bào)，避免出現(xiàn)超預(yù)算和重新填報(bào)的情況[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

高校要建立信息互通機(jī)制和信息反饋機(jī)制，在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬平臺(tái)的支持下，將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)連接起來(lái)，確保財(cái)務(wù)人員能夠快速查看其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，報(bào)銷(xiāo)人員也能及時(shí)了解網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的審批進(jìn)展，對(duì)網(wǎng)上預(yù)約保障系統(tǒng)和流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，全面提高財(cái)務(wù)工作的信息化水平，提高報(bào)賬審批效率。