水利行業(yè)事業(yè)單位人事檔案管理問題及對(duì)策研究

顧沁揚(yáng)，王學(xué)敏

(水利部水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)總院，北京 100120)

0 前言

十八大召開以來，隨著全面從嚴(yán)治黨開展實(shí)施，人事檔案審核作為有效手段之一，在全國(guó)范圍內(nèi)全面開展。2018年中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》并發(fā)出通知，要求各地區(qū)各部門認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。根據(jù)《關(guān)于開展干部人事檔案專項(xiàng)審核“回頭看”和“全覆蓋”工作的通知》(人事公[2019]36號(hào))的有關(guān)要求以及水利部對(duì)相關(guān)工作的部署，筆者所在水利行業(yè)某事業(yè)單位于2021—2022年組織開展人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作。

人事檔案專項(xiàng)審核以“三齡兩歷一身份”為審核重點(diǎn)，梳理職工個(gè)人人事檔案存在的問題。專審本身是對(duì)人事檔案的一次體檢，但也在審核過程中暴露出檔案管理上存在的問題。筆者認(rèn)為，雖然專項(xiàng)審核過程中遇到的問題繁多，歸納后仍可發(fā)現(xiàn)一定共性，并能夠通過實(shí)施管理措施得到一定程度上的解決。通過分析問題產(chǎn)生原因、從人事檔案管理角度提出解決方案，以此提高人事檔案工作效率、加強(qiáng)人事檔案管理水平，也是筆者撰寫此文的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

1 人事檔案管理的重要意義

人事檔案包括履歷類、考核鑒定類等共十類材料。這是記錄干部職工成長(zhǎng)的重要載體，反映其各個(gè)時(shí)期的學(xué)習(xí)工作表現(xiàn)，是快速判斷干部德、能、勤、績(jī)、廉各指標(biāo)的基礎(chǔ)材料之一，通過人事檔案能夠?qū)Ω刹柯毠そo出較為公正全面的評(píng)價(jià)。在事業(yè)單位人事檔案實(shí)際工作中，人事檔案是職工待遇核定、干部職務(wù)提拔、專家人選推薦、人物傳記編撰等有關(guān)工作開展的重要依據(jù)，做好人事檔案管理工作，能有效提高單位人事檔案材料質(zhì)量，提升人事檔案管理水平，為進(jìn)一步開展人事信息數(shù)據(jù)采集、進(jìn)行干部考評(píng)、提拔干部、維護(hù)職工權(quán)益等工作，有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 人事檔案專審實(shí)踐中出現(xiàn)的問題及原因分析—以水利部某直屬事業(yè)單位為例

2.1 信息缺失，材料完整性不足

以筆者所在單位為例，水利事業(yè)單位職工檔案內(nèi)材料不全是最為常見的問題。少則缺少某一份材料，多則缺少某一時(shí)期材料。造成這一問題的原因，經(jīng)過總結(jié)大致如下：

(1)個(gè)人早期檔案未成冊(cè)且無規(guī)范的檔案目錄

學(xué)生時(shí)期檔案以散材料形式存放于個(gè)人檔案袋內(nèi)為主，且無目錄清單，通常三四年即更換檔案管理場(chǎng)所，變動(dòng)較為頻繁。在材料歸集、流轉(zhuǎn)過程中，容易造成檔案材料的缺失。同時(shí)個(gè)人入團(tuán)入黨等發(fā)展管理通常不以班級(jí)為單位，所以這段時(shí)期內(nèi)以黨團(tuán)材料缺失最為多見。

(2)個(gè)人經(jīng)歷豐富，單位人事管理制度不一致

水利事業(yè)單位職工具有學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷豐富的特點(diǎn)，有些有企、事業(yè)工作經(jīng)歷，或存在辭職或在職進(jìn)一步讀研讀博的的經(jīng)歷。而在人事檔案專項(xiàng)審核前，單位與單位之間的管理制度、歸檔要求不統(tǒng)一，造成檔案材料信息不連續(xù)。比如，企事業(yè)單位的工作存續(xù)時(shí)間內(nèi)，企業(yè)單位入檔材料不要求工資單進(jìn)入檔案，無法通過此項(xiàng)材料判斷職工當(dāng)時(shí)的在職在崗情況，從而無法判斷是否存在間斷工齡等。

(3)檔案使用過程中，產(chǎn)生自然損耗

因人事檔案材料以紙版材料為主，所以早期材料翻閱使用時(shí)產(chǎn)生自然損耗。水利事業(yè)單位職工中，資歷老，工齡長(zhǎng)的職工占比較大，在其人事檔案中，容易出現(xiàn)如紙張缺角掉頁(yè)，因墨汁淡化導(dǎo)致辨認(rèn)不出的手寫字跡等情況，又因年代久遠(yuǎn)，或經(jīng)辦人無法聯(lián)絡(luò)或所在機(jī)構(gòu)變革、停止經(jīng)營(yíng)，材料信息無從考證，從而造成信息缺失。

2.2 關(guān)鍵信息記載前后不一致

在筆者參與的專審中，水利事業(yè)單位職工人事檔案中，出現(xiàn)關(guān)鍵信息記載前后不一致的原因大致可歸集為以下三個(gè)方面：一是因早期使用農(nóng)歷日期記錄出生日期，而到單位學(xué)校后被要求使用陽歷日期填寫，系陰陽歷日期混用導(dǎo)致出現(xiàn)出生日期填寫前后不一致；二是參加工作時(shí)間因個(gè)人到單位或部門與人事部門報(bào)到時(shí)間不同，從而不同部門對(duì)參加工作時(shí)間認(rèn)定不同，導(dǎo)致填寫的參加工作時(shí)間前后不一致；三是個(gè)人記不清入黨時(shí)間或誤將正式黨員批準(zhǔn)時(shí)間填寫為入黨時(shí)間，導(dǎo)致入黨時(shí)間填寫不一致。

2.3 檔案信息與組織掌握信息不一致

水利事業(yè)單位職工檔案信息與組織掌握信息不一致，集中表現(xiàn)為兩種情況：一是后續(xù)學(xué)歷的取得信息，二是獲獎(jiǎng)信息。筆者認(rèn)為，此類問題的出現(xiàn)，一方面是因人事檔案的保密性及仍以紙版為主等特點(diǎn)，導(dǎo)致人事檔案材料更新較慢，遠(yuǎn)不及使用電子系統(tǒng)信息更新信息速度。另一方面是獲獎(jiǎng)申報(bào)渠道多樣，有些未通過人事部門申報(bào)或者取得后不能及時(shí)反饋至人事部門，導(dǎo)致材料入檔工作滯后，從而產(chǎn)生與組織掌握信息不一致的情況。

2.4 其他問題

除上述審核出的問題外，在檔案審核中還存在一些實(shí)際操作上的問題，這些問題產(chǎn)生最直接的后果就是影響了專項(xiàng)審核的工作進(jìn)度。比如催繳材料時(shí)有職工存在消極情緒，或提供大量無效材料以期影響認(rèn)定結(jié)果，或不認(rèn)同專項(xiàng)審核認(rèn)定結(jié)果等等。筆者認(rèn)為，產(chǎn)生這些問題，主要有兩方面原因，一是有關(guān)人事檔案的宣傳很少，尤其是人事檔案專審以前，職工個(gè)人不關(guān)注人事檔案、不了解人事檔案的作用和重要性，且短期內(nèi)難以消化接受人事檔案的宣傳信息。二是部分工作人員對(duì)政策學(xué)習(xí)研究不深入不全面，對(duì)于遇到的實(shí)際問題，需要二次學(xué)習(xí)研究，進(jìn)而影響職工對(duì)于人事檔案專審的政策理解，導(dǎo)致影響專項(xiàng)審核工作進(jìn)程。

3 解決策略

為解決在水利事業(yè)單位人事檔案專項(xiàng)審核中暴露出來的管理問題，筆者針對(duì)以上分析，提出如下解決策略：

3.1 建立健全的檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程

首先，應(yīng)形成檔案借閱管理規(guī)范，建立檔案借閱臺(tái)賬，保證了已有檔案使用渠道正確，查檔人員身份符合規(guī)范要求。通過建立檔案借閱臺(tái)賬，確保使用者目的用途明晰，檔案去向有跡可查，為已有檔案材料使用的安全性和規(guī)范性提供有力保障；其次，建立完整的檔案管理制度。保證檔案的報(bào)送、審核、收藏、利用等各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，實(shí)現(xiàn)全過程把控，全流程管理。使檔案工作有規(guī)可從，有章可考。第三，把好入口關(guān)、做好收口工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案動(dòng)態(tài)管理。入口關(guān)，即是人事檔案或散材料從收到第一時(shí)間進(jìn)行審核，做好查缺補(bǔ)漏的交接工作，將入檔材料及時(shí)存放在檔案存放處。做好收口工作，即是將人事管理工作中的績(jī)效改革、職稱評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、人才培訓(xùn)培養(yǎng)等工作項(xiàng)目都以材料入檔為最終節(jié)點(diǎn)，將檔案工作與人事各項(xiàng)工作動(dòng)態(tài)連接起來。將人事檔案管理工作視為人事各項(xiàng)工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，為日后查閱使用檔案提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 提升人事檔案專管人員素質(zhì)，重視培養(yǎng)后備力量

結(jié)合筆者在專審工作中的觀察，水利行業(yè)事業(yè)單位的檔案專管人員普遍具有有以下特點(diǎn)：人員數(shù)量少、非科班出身、身兼多職，甚至在人事檔案專審中，不少單位出現(xiàn)新兵上陣的情況。因此加強(qiáng)專審人員人才隊(duì)伍建設(shè)是首要解決方案。受事業(yè)單位編制限制，人事檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)提高不能一味寄希望于人才引進(jìn)，而是應(yīng)主要依靠人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)。

(1)保證專管人員崗前學(xué)習(xí)。崗前學(xué)習(xí)首要保證專管人員對(duì)政策理論學(xué)懂弄通。人事檔案管理中，對(duì)細(xì)節(jié)要求很高，常常“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，專審結(jié)論受各個(gè)環(huán)節(jié)影響而改變。對(duì)政策理解到位，是保證審核結(jié)論符合實(shí)際的基礎(chǔ)。其次，是對(duì)實(shí)踐過程中審核思路的學(xué)習(xí)。以人事檔案審查為例，遇到某一問題，面對(duì)一本厚厚冊(cè)的人事檔案，從哪一類材料入手，接下來與哪一份資料核對(duì)，能夠快速有效的解決問題，都是要在不斷地實(shí)際操作中積累的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)審核經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)學(xué)習(xí)，形成經(jīng)驗(yàn)思路，才能快速上手解決各類問題。

(2)重視上崗后持續(xù)的專業(yè)培訓(xùn)。專業(yè)培訓(xùn)不僅需要聘請(qǐng)權(quán)威機(jī)構(gòu)，還應(yīng)請(qǐng)資深骨干作為專家答疑解惑。一方面保證了政策解讀官方權(quán)威，另一方面保證實(shí)操過程中解決方案貼近實(shí)際。

(3)鼓勵(lì)同業(yè)人員交流學(xué)習(xí)?！叭诵斜赜形?guī)煛?，同業(yè)人員的交流有助于深入消化新的政策理論知識(shí)，有助于提供不同的解決問題思路，有助于不斷深刻理解政策內(nèi)涵。

(4)提前儲(chǔ)備檔案管理人才后備力量?？梢杂行嵘龑９苋藛T素質(zhì)，壯大人事檔案人才隊(duì)伍。從而解決人檔案管理人才力量薄弱的問題。

3.3 推進(jìn)人事檔案電子化進(jìn)程

目前，筆者所在水利行業(yè)事業(yè)單位已經(jīng)依據(jù)檔案專審的結(jié)果，建立了人事信息電子臺(tái)賬，并實(shí)施人事信息臺(tái)賬的動(dòng)態(tài)管理。這大大縮減了查閱檔案內(nèi)信息的時(shí)間、人力成本，也變相保護(hù)了人事檔案的存放完整性及使用安全性。但是，人事信息臺(tái)賬的信息主要依靠人工錄入、儲(chǔ)存，很難保證臺(tái)賬信息準(zhǔn)確性長(zhǎng)期有效。因此，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案電子化進(jìn)程勢(shì)在必行。實(shí)現(xiàn)人事檔案全數(shù)字化掃描；開通管理、個(gè)人兩個(gè)賬號(hào)，分別進(jìn)行散材料上傳和審核歸集工作；將數(shù)字化檔案與人事信息電子臺(tái)賬進(jìn)行對(duì)接，抓取有用信息等等。依照自身實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化功能，推進(jìn)人事檔案電子化進(jìn)程任重道遠(yuǎn)。

3.4 人事檔案審查常態(tài)化，做好職工教育宣傳工作

在人事檔案專項(xiàng)審核實(shí)踐中，完善好一冊(cè)檔案除了要做好自身工作，還需要花費(fèi)大量的時(shí)間用于對(duì)職工解釋政策及提出解決方案上。為保障人事檔案管理工作有效高效展開，需要將人事檔案審查滲透入人事工作的每一個(gè)日常環(huán)節(jié)，將人事檔案的政策解釋工作深入平時(shí)。2022年人事檔案專項(xiàng)審核結(jié)束以來，該事業(yè)單位將人事檔案審查融入于招聘背調(diào)、入職培訓(xùn)、核定工資、干部提拔、職稱評(píng)定、干部調(diào)離等工作各個(gè)環(huán)節(jié)，將人事檔案管理工作做在平時(shí)，從各工作環(huán)節(jié)重視人事檔案的管理、宣傳工作，要求職工、管理職工同時(shí)及時(shí)解答職工提出的問題。通過這些嘗試，不僅讓工作人員繃緊人事檔案管理的弦，也讓職工本人在日常工作培訓(xùn)中熟悉人事檔案管理的要求，充分激發(fā)了主觀能動(dòng)性。人事檔案管理工作有效開展，取得了很好的工作效果。

4 結(jié)語

從人事檔案專項(xiàng)審核工作中可以看出，人事檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，短期成效并不顯著。從人員協(xié)作角度來看，需要具體經(jīng)辦人的默默付出，人事部門其他同事的通力協(xié)作，廣大職工的積極配合，以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視關(guān)心，才能做好人事檔案管理工作。從人事部門管理角度來看，要注意培養(yǎng)人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培育人事檔案管理的新生力量，營(yíng)造健康積極的工作氛圍，調(diào)動(dòng)各方人員的積極性和主動(dòng)性，制定相關(guān)管理制度杜絕人事檔案亂象，從而形成人事檔案管理工作合力，持續(xù)推動(dòng)人事管理工作有序進(jìn)行。做好人事檔案管理工作，利在當(dāng)代，功在千秋。