文書檔案管理信息化建設(shè)利用率與安全保護(hù)研究

梁漢冬 廣西壯族自治區(qū)橫縣公路養(yǎng)護(hù)中心

事業(yè)單位是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供公益服務(wù)的主體,是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量。近年來事業(yè)單位的發(fā)展受到了人們?cè)絹碓蕉嗟年P(guān)注和重視，在黨和政府的帶領(lǐng)下邁進(jìn)了發(fā)展新階段。與此同時(shí)，受到信息化建設(shè)不完善、安全保障不到位等問題的影響，部分事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些不足，現(xiàn)簡(jiǎn)單介紹文書檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其意義，對(duì)提高文書檔案管理信息化建設(shè)水平，保障檔案安全的有效措施進(jìn)行分析。

傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理工作一直存在管理效率較低、文書檔案破損嚴(yán)重等一系列問題，這明顯不符合事業(yè)單位文書檔案管理的準(zhǔn)確性、高效性要求。信息化技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，給諸多行業(yè)帶來了前所未有的發(fā)展契機(jī)，將文書檔案管理工作和信息化技術(shù)結(jié)合起來，是提升文書檔案管理效率的不二之選，再加上完備的安全保護(hù)技術(shù)支持，事業(yè)單位的文書檔案管理工作水平必將會(huì)更上一層樓。

文書檔案管理現(xiàn)狀及特點(diǎn)

傳統(tǒng)文書檔案管理現(xiàn)狀

新時(shí)代下，很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作進(jìn)入了新階段，但是仍然存在一些突出問題亟待解決，比如信息化建設(shè)落實(shí)不到位，造成這一現(xiàn)象的主要原因一是文書檔案管理思路沒有及時(shí)更新，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層忽略了文書檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際意義，未及時(shí)給予有力的資金支持；二是部分事業(yè)單位文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升，在文書檔案管理工作不受重視的情況下，很多事業(yè)單位的文書檔案管理崗位都由其他工作人員兼職，這部分工作人員雖然在自己的本職工作中有所建樹，但是沒有接受過專業(yè)的文書檔案管理教育，這使得他們對(duì)文書檔案管理的信息化建設(shè)知之甚少，最終的檔案管理效果可想而知。因此，當(dāng)前傳統(tǒng)文書檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，相關(guān)工作人員應(yīng)盡快認(rèn)識(shí)到文書檔案管理信息化建設(shè)的意義，并采取有效措施保證文書檔案的安全，這是現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理工作的重中之重。

文書紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案是指記錄在紙質(zhì)文件上的檔案資料，常見的紙質(zhì)檔案有報(bào)紙、日記、文書、證明、合同等。每個(gè)人的書寫方法不同，字跡也各不相同，除非是經(jīng)過長(zhǎng)期的訓(xùn)練，否則不可能出現(xiàn)兩種高度吻合的字跡，因此紙質(zhì)檔案資料被仿造的可能性極低，安全系數(shù)也相對(duì)較高。但是，紙質(zhì)檔案有一個(gè)不容忽視的問題，便是其保存難度相對(duì)較大，容易受外部環(huán)境和空氣中含水量的影響出現(xiàn)霉斑、破損等情況。另外，紙張是由木漿制作而成，容易遭受蟲子侵蝕。因此，在紙質(zhì)檔案的保存過程中，需要密封性相對(duì)良好的儲(chǔ)物空間，還需要投入大量的財(cái)力和人力。此外，在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱和搬運(yùn)的時(shí)候，也容易造成紙質(zhì)資料的破損，一旦發(fā)生突發(fā)事件，將會(huì)給檔案造成不可挽回的損壞。

電子檔案是指利用多媒體信息技術(shù)在移動(dòng)終端記錄的檔案資料，是信息時(shí)代發(fā)展出來的產(chǎn)物。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)相對(duì)較多，但是通過輕便小巧的CD卡和U盤就可以進(jìn)行保存，更方便傳輸。區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案的構(gòu)成更加多元化，電子檔案中不僅有文字信息，還涵蓋豐富的圖片、視頻、音頻，內(nèi)容更加簡(jiǎn)潔明了，信息覆蓋更加全面。另外，電子檔案的傳播并不受時(shí)間和空間限制，只要網(wǎng)絡(luò)暢通就可以完成檔案的調(diào)取和傳輸，避免在借閱的過程中出現(xiàn)檔案損毀或遺失的情況。隨著科技的進(jìn)步，檔案的數(shù)量日漸增多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過程相對(duì)復(fù)雜，一些機(jī)密性較高的檔案，還需要層層審批才能借閱。而在使用電子檔案時(shí)，只需在檢索框中輸入關(guān)鍵詞，就可以獲取所需資料，大幅度提升了檔案管理和查詢的時(shí)效性。

文書檔案管理信息化建設(shè)的意義

第一，能夠提升文書檔案管理效率。在文書檔案管理信息化建設(shè)之前，檔案管理人員往往只能通過人工方式對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、整編、管理等，工作量非常大，所耗費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)。而在進(jìn)行信息化建設(shè)后，文書檔案管理開始朝著網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化方向發(fā)展，錄入到數(shù)據(jù)庫的文書檔案可反復(fù)調(diào)用，電子檔案也不存在紙質(zhì)檔案風(fēng)化、破損的問題，整體的管理難度會(huì)有所下降。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理保存過程中，如果出現(xiàn)相關(guān)文件資料擺放不整齊或者忘記歸檔的問題，工作人員需要將所有的檔案重新歸檔。但是這一過程可能會(huì)導(dǎo)致檔案資料順序混亂，工作人員又需要重新對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行排序、裝訂等，無形中增加了工作量。而且紙質(zhì)檔案資料的存儲(chǔ)往往需要大量空間，簡(jiǎn)陋狹窄的環(huán)境不利于紙質(zhì)資料的存放，對(duì)調(diào)取工作也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。進(jìn)入信息化時(shí)代后，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，不僅使檔案的查找調(diào)取更加便捷，還能在一定程度上節(jié)約存儲(chǔ)空間，即使是倉庫缺乏的情況下，大量的檔案資料也能得到妥善保存。文書檔案管理信息化建設(shè)可以降低成本，減輕工作人員的工作量，提升文書檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)歸檔工作難度相對(duì)較大、管理效果較差。文書檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以使文書檔案的存儲(chǔ)歸檔工作更加輕松有效，文檔查找也更加快捷。第二，文書檔案管理信息化建設(shè)使文書檔案查詢和調(diào)閱的難度減小。在傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，工作人員需要根據(jù)入庫信息到檔案室中翻閱檔案，從繁雜的檔案資料中找出所需內(nèi)容，整個(gè)過程效率低、時(shí)間長(zhǎng)，不符合新時(shí)代事業(yè)單位高效的需求，而完成信息化建設(shè)后，工作人員可根據(jù)需求，采取模糊查詢、組合查詢、分類查詢等多種方式在數(shù)據(jù)庫中快速檢索文書檔案，這樣可以提升文書檔案服務(wù)水平，對(duì)文書檔案管理的發(fā)展有一定積極作用。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況，重點(diǎn)關(guān)注檔案信息化的轉(zhuǎn)化速度和可用范圍。針對(duì)實(shí)際意義相對(duì)較低、應(yīng)用價(jià)值不足的檔案資料可以延后數(shù)字化。將珍貴資料、歷史信息、實(shí)用性高的數(shù)據(jù)、歷史意義重要的資料優(yōu)先處理，避免出現(xiàn)資料的遺漏和損毀。在對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，必須要重點(diǎn)注意相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的真實(shí)性，將需要?dú)w檔處理的數(shù)據(jù)全部收集，復(fù)印資料也必須保持原樣，并進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔和管理。在上傳信息時(shí)，應(yīng)將數(shù)據(jù)和圖像全部上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，形成格式統(tǒng)一的文本資料，方便工作人員利用搜索引擎完成檔案查詢。除此之外，文書檔案管理信息化建設(shè)還要根據(jù)我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)，針對(duì)電子檔案的歸檔與管理制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，在實(shí)際過程中，應(yīng)始終保持操作的規(guī)范性，確保檔案資料的管理和查詢更加標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)我國(guó)的相關(guān)規(guī)定，電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣具備同等的法律效應(yīng)。針對(duì)無法永久存儲(chǔ)、保存意義較低的電子檔案，還有不能轉(zhuǎn)化為電子檔案的紙質(zhì)檔案，可以只用單一的檔案形式完成歸檔，檔案管理信息化建設(shè)的重要保證就是檔案一體化。

提高文書檔案管理信息化系統(tǒng)利用率的有效措施

完善文書檔案管理信息化長(zhǎng)效機(jī)制

第一，盡快建立規(guī)范性機(jī)制。在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天，文書檔案管理信息化建設(shè)已成必然，在此過程中工作人員應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合收集，在錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)的時(shí)候也需要采取掃描等方式盡可能保存文書檔案的原貌，從而保證文書檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)，還需將現(xiàn)有的文書檔案中難以識(shí)別的圖像信息轉(zhuǎn)化為文本內(nèi)容，從而讓后續(xù)的模糊檢索、條件檢索等更加順暢。另外，在進(jìn)行文書檔案管理信息化工作的時(shí)候，還需要秉持分離式的規(guī)范原則，根據(jù)不同文書檔案的特征，按照不同的管理規(guī)定開展工作，從而確保文書檔案管理的有效性。在對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化處理時(shí)，應(yīng)保證數(shù)字檔案管理符合真實(shí)性要求，將原有數(shù)據(jù)全部完成信息化處理，歸納進(jìn)電子檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔、保存。另外，在復(fù)制紙質(zhì)檔案中的相關(guān)資料時(shí)，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案中的全部信息進(jìn)行掃描，將圖像、音頻等資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋緮?shù)據(jù)，為搜索引擎的創(chuàng)建和使用提供便利條件。除此之外，還要嚴(yán)格注意檔案信息格式的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，建立科學(xué)有效的電子檔案管理機(jī)制，將國(guó)家制度的相關(guān)規(guī)定作為參照，全面了解檔案管理工作的職責(zé)所在。另外，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，依照離散式的行為規(guī)范，建立相應(yīng)的管理制度，保證電子檔案的歸檔工作更加合理有序，避免重要資料和信息丟失。

第二，建立實(shí)用性機(jī)制。文書檔案管理信息化工作模式的落實(shí)可以提升檔案管理的效率，工作人員必須根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)的范圍進(jìn)行分析，并從全局出發(fā)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行處理，對(duì)其中重要的、易丟失和破損的文件優(yōu)先進(jìn)行處理，對(duì)那些有保存價(jià)值、但使用價(jià)值比較低的文書檔案，可適當(dāng)?shù)貢壕徠滗浫?，真正做到“好鋼用在刀刃上”，提升文書檔案管理信息化建設(shè)的有效性。在文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，將紙質(zhì)文檔和電子文檔進(jìn)行同步歸檔是其中十分重要的步驟。在初步完成信息化檔案建設(shè)后，工作人員需要重點(diǎn)關(guān)注紙質(zhì)文檔和電子文檔之間的轉(zhuǎn)化，降低轉(zhuǎn)化過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失問題和數(shù)據(jù)安全隱患。為提升檔案資料的安全系數(shù)，工作人員在將紙質(zhì)文檔和電子文檔進(jìn)行同步處理時(shí)，可以選用同種管理模式，保證兩類檔案信息的連續(xù)性，更有利于檔案管理信息化的有序開展。

加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)

第一，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。目前，一部分事業(yè)單位的文書檔案管理工作仍然存在問題，其主要原因是檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升，他們?cè)陂L(zhǎng)時(shí)間的工作中適應(yīng)了紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，因此在接觸信息化、電子化文書檔案管理時(shí)，往往力不從心，這顯然不符合文書檔案管理信息化建設(shè)的要求。因此在今后的發(fā)展中，必須著力提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，通過組織有效的培訓(xùn)活動(dòng)、聘請(qǐng)專家學(xué)者到單位舉辦講座等方式，把文書檔案管理信息化建設(shè)的要求和適應(yīng)方法準(zhǔn)確傳達(dá)給工作人員。第二，要盡快建立科學(xué)的文書檔案管理模式。在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式中，人工管理是主要的管理手段，但是在信息化建設(shè)完成后，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，從年度預(yù)算、政策措施等方面為文書檔案管理信息化提供支持，確保信息化檔案的利用率。

做好文書檔案管理信息化安全保護(hù)工作的策略

加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度

事業(yè)單位的文書檔案管理部門承擔(dān)著重要的檔案管理工作，因此必須建立文書檔案管理信息化模式下的管理新方法，并采取行之有效的任務(wù)分配制、責(zé)任落實(shí)制等，保障文書檔案管理信息化的安全性。工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的安全保障制度，并提升管理人員的信息化安全意識(shí)，將檔案信息化安全問題納入工作人員定期培訓(xùn)的內(nèi)容中，發(fā)揮部門的組織管理作用。同時(shí)，還需盡快建立安全管理及維護(hù)制度，確定文書檔案管理信息化系統(tǒng)的安全維護(hù)周期等，以事業(yè)單位的角色與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)達(dá)成合作意向，提升文書檔案信息化安全建設(shè)的效率。

定期組織管理人員參加培訓(xùn)活動(dòng)

文書檔案管理工作人員是規(guī)避信息化安全風(fēng)險(xiǎn)的主力軍，必須要做好工作人員的培訓(xùn)工作。首先，要讓他們認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化的安全風(fēng)險(xiǎn)，加深其責(zé)任意識(shí)，使之在保障信息安全的過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。其次，要做好檔案管理信息化安全保障措施的培訓(xùn)，讓每一個(gè)文書檔案管理工作人員都能在合理利用檔案信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，了解和熟悉安全保障措施，有效規(guī)避信息化安全問題。

做好內(nèi)部安全防范工作

文書檔案管理的信息化建設(shè)是一把雙刃劍，它有效地提升了文書檔案管理的效率和便利性，但同時(shí)也增加了文書檔案丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因此，檔案系統(tǒng)內(nèi)部的安全防范是保證文書檔案管理安全性的必然手段。在工作中可通過加強(qiáng)內(nèi)外網(wǎng)通道管理工作、有效處理計(jì)算機(jī)中文件內(nèi)容等方法，降低出現(xiàn)信息安全問題的概率。同時(shí)還可以通過落實(shí)權(quán)限審核制度、利用文件加密技術(shù)等方法，規(guī)避不必要的安全風(fēng)險(xiǎn)。比如：管理人員可運(yùn)用防火墻、動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)技術(shù)提高文書檔案的安全性，通過利用專門的系統(tǒng)，更好地應(yīng)對(duì)外部入侵以及網(wǎng)絡(luò)病毒，第一時(shí)間阻斷對(duì)信息安全有害的程序軟件，對(duì)存在安全隱患的文件及時(shí)進(jìn)行清理。同時(shí)管理人員也可對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，利用技術(shù)手段使重要數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼，只有掌握解密手段的人才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)還原，最大程度地提高數(shù)據(jù)信息的安全性。此外，工作人員還要做好文書檔案的備份工作，確保當(dāng)電子文書檔案受到損壞時(shí)能夠及時(shí)修補(bǔ)檔案數(shù)據(jù)信息，恢復(fù)檔案內(nèi)容。例如：系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)，即采用光盤備份服務(wù)器，將備份在磁帶庫中的硬盤內(nèi)容恢復(fù)至災(zāi)難機(jī)。這樣無論災(zāi)難機(jī)的數(shù)據(jù)容量有多大，都可以存放在備份設(shè)備的備份系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理；數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程復(fù)制，是指將數(shù)據(jù)在另外的地方實(shí)時(shí)生成可用備份，該方法的優(yōu)勢(shì)在于副本數(shù)據(jù)立即可用，且無數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)間，但也存在數(shù)據(jù)復(fù)制系統(tǒng)的價(jià)格較高，需要額外硬盤存儲(chǔ)空間的不足之處。

事業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量影響著其發(fā)展水平，因此必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極主動(dòng)地進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)，通過完善文書檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制、加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度、做好內(nèi)部安全防范工作等一系列措施，保證文書檔案管理信息化建設(shè)的效果。在今后的工作中，還需要不斷探索保障文書檔案信息化安全的措施，推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的綜合發(fā)展。