新時(shí)代優(yōu)化高校行政公文檔案管理的路徑研究

李紅豆 陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院行政辦公室

行政公文檔案管理工作是高校一項(xiàng)極其重要的日常工作，其所包含的內(nèi)容豐富，涉及面相對(duì)較廣，在開展過(guò)程中經(jīng)常受到各種因素的影響，使得現(xiàn)階段高校行政公文檔案管理工作存在一系列不足，嚴(yán)重制約了高校行政公文檔案管理工作的開展。而且在新時(shí)代發(fā)展背景下，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)發(fā)展迅速，這給高校行政公文檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)對(duì)新時(shí)代發(fā)展背景下的高校行政公文檔案管理工作進(jìn)行深入探究，梳理目前高校行政公文檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，并提出對(duì)應(yīng)的優(yōu)化路徑，以推進(jìn)高校行政公文檔案管理工作在新時(shí)代背景下的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

在新時(shí)代發(fā)展背景下，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)得到了迅速發(fā)展，這既給高校行政公文檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，也讓其面臨更加嚴(yán)峻復(fù)雜的挑戰(zhàn)。因此，高校行政公文檔案管理工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，有效運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息設(shè)備，對(duì)高校行政公文檔案進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理，使高校行政公文檔案管理能力得到全方位、高質(zhì)量的提高，從而保證高校行政公文檔案管理能夠更加符合新時(shí)代的發(fā)展需要。

新時(shí)代高校行政公文檔案發(fā)展情況

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了新時(shí)代，科學(xué)技術(shù)水平也已經(jīng)提升到了新的高度，高校作為我國(guó)教育事業(yè)中非常重要的主體，在我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。當(dāng)然，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也為高校的行政公文檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇，高校正在充分利用當(dāng)下的科學(xué)紅利，對(duì)高校行政公文檔案進(jìn)行創(chuàng)新化管理，全面提升高校行政公文檔案管理的水平，從而確保高校行政公文檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

在現(xiàn)階段的高校行政公文檔案管理中，高校的行政公文檔案總體上包括三種類型，第一類是上級(jí)行政公文檔案，這類檔案主要涉及上級(jí)部門對(duì)高校行政部門的信息通知、文件批復(fù)和計(jì)劃方案等。第二類是高校自身的行政公文檔案，這類檔案主要涉及高校自身的行政相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、方案、工作總結(jié)等一系列行政工作開展情況，這也是高校行政工作開展的業(yè)績(jī)證明。第三類是高校向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門提交的行政報(bào)告檔案，這類檔案主要是高校在行政工作開展過(guò)程中，將工作內(nèi)容整理成公文并上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)部門從而形成的行政報(bào)告檔案。

高校各種類型的行政公文檔案既是對(duì)高校行政工作各項(xiàng)內(nèi)容的梳理和總結(jié)，同時(shí)也是高校行政工作持續(xù)高效推進(jìn)的信息基礎(chǔ)，對(duì)未來(lái)高校的轉(zhuǎn)型發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。所以，面對(duì)日益增加的檔案內(nèi)容和日益復(fù)雜的檔案種類，高校應(yīng)該進(jìn)一步提高對(duì)行政公文檔案管理的關(guān)注程度，有效利用信息化技術(shù)在行政公文檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，持續(xù)推進(jìn)高校行政公文檔案的科學(xué)化、精細(xì)化和高效化管理，全力提升高校行政公文檔案的管理水平，使高校行政公文檔案可以成為高校行政工作開展的有力支撐。只有這樣，才可以實(shí)現(xiàn)高校行政工作效率的整體提升，從而實(shí)現(xiàn)高校綜合辦學(xué)能力的全面提高。

新時(shí)代高校行政公文檔案管理存在的不足

高校缺乏對(duì)行政公文檔案管理的認(rèn)識(shí)

高校的行政公文檔案不僅是高校開展日常行政工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是高校行政工作的重要記錄，是高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證[1]。在新時(shí)代發(fā)展背景下，部分高校對(duì)行政公文檔案管理工作的認(rèn)識(shí)較為缺乏，所以常常忽視高校行政公文檔案管理工作的重要性，還對(duì)行政公文檔案管理產(chǎn)生了一些錯(cuò)誤的觀念，認(rèn)為高校行政公文檔案管理僅僅是高校檔案管理的一項(xiàng)附屬業(yè)務(wù)，對(duì)高校的發(fā)展不會(huì)產(chǎn)生較大的影響。受這種錯(cuò)誤觀念的誤導(dǎo)，高校檔案管理人員對(duì)行政公文檔案管理缺乏重視，忽視了對(duì)高校行政公文檔案的科學(xué)分類和管理，導(dǎo)致高校行政公文檔案管理水平受到嚴(yán)重削弱。

高校行政公文檔案管理的信息化水平不高

在新時(shí)代發(fā)展背景下，盡管有一部分高校已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到行政公文檔案管理對(duì)高校未來(lái)發(fā)展的重要作用，但受經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等因素的限制，高校行政公文檔案管理的信息化水平無(wú)法得到有效提升，嚴(yán)重制約了高校行政公文檔案管理的實(shí)質(zhì)性發(fā)展[2]。

除了經(jīng)費(fèi)和技術(shù)問(wèn)題，造成高校行政公文檔案管理信息化水平不高的原因還有以下兩點(diǎn)。一是高校行政公文檔案管理人員缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，不但難以深入地認(rèn)識(shí)當(dāng)前信息化技術(shù)對(duì)高校行政公文檔案管理的作用，而且也無(wú)法將其有效運(yùn)用于高校行政公文檔案管理的具體實(shí)踐，嚴(yán)重削弱了高校行政公文檔案管理的效果。二是大量高校尚未在行政公文檔案管理中對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行普遍推廣和應(yīng)用，導(dǎo)致高校行政公文檔案管理的信息化水平不高。

高校行政公文檔案管理缺乏高素質(zhì)人才

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校行政公文檔案管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，又具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和實(shí)踐技能。然而，兩者皆備的人很少。在大多數(shù)高校的行政公文檔案管理工作中，由于多數(shù)工作人員并不是檔案管理專業(yè)出身，而且各個(gè)工作人員的教育背景、個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力各不相同且差距明顯，并且從事檔案管理工作的工作人員往往身兼數(shù)職，“一人分飾多角”，難以全身心地投入行政公文檔案管理工作中。所以工作人員在對(duì)高校行政公文檔案進(jìn)行管理時(shí)往往缺乏專業(yè)的檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致高校行政公文檔案難以得到科學(xué)高效的管理，嚴(yán)重阻礙了高校行政公文檔案的后續(xù)查詢和利用。

高校行政公文檔案管理工作人員是高校行政工作開展的基礎(chǔ)，但仍然有大量高校行政公文檔案管理工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的具體實(shí)踐中，沒(méi)有對(duì)行政工作內(nèi)容形成準(zhǔn)確認(rèn)知，導(dǎo)致其對(duì)高校行政公文檔案的收發(fā)日期、歸檔類別等不熟悉，也無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)高效的管理。并且，一些高校的行政公文檔案具有很強(qiáng)的特殊性和秘密性，必須進(jìn)行保密管理，一旦管理人員對(duì)高校行政公文檔案的認(rèn)識(shí)不夠透徹，就會(huì)造成泄密事故，給高校行政公文檔案管理工作造成惡劣影響。

高校缺乏對(duì)行政公文檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)

高校行政公文檔案管理方式對(duì)實(shí)際的管理效果具有決定性作用。在新時(shí)代發(fā)展背景下，高校利用新的信息技術(shù)對(duì)行政公文檔案管理方式進(jìn)行全面革新，以保證高校行政公文檔案管理的實(shí)際效果[3]。然而，當(dāng)前絕大部分高校依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式對(duì)行政公文檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致高校行政公文檔案管理在技術(shù)、方式和制度上無(wú)法得到科學(xué)有效的創(chuàng)新，對(duì)高校行政公文檔案管理效果產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響，最終使得高校行政公文檔案管理方式和制度很難真正滿足新時(shí)代的發(fā)展要求，阻礙了高校行政公文檔案管理工作的正常開展。

新時(shí)代高校行政公文檔案管理的優(yōu)化路徑

全面提升高校對(duì)行政公文檔案管理的認(rèn)識(shí)

行政公文檔案是高校行政工作開展的重要保證，高校要想確保行政工作順利開展，就必須加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)行政公文檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，確保高校行政公文檔案管理工作能夠得到高度重視，從而保證高校行政公文檔案管理的效果[4]。另外，檔案工作人員要經(jīng)常向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)單位檔案管理工作動(dòng)態(tài)及面臨的困境，爭(zhēng)取得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持；同時(shí)做好檔案的利用和服務(wù)工作，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。

高校行政公文檔案管理不但與高校行政工作的開展密不可分，并且還關(guān)系著高校未來(lái)的發(fā)展前景。隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，新時(shí)代背景下，高校需要充分認(rèn)識(shí)行政公文檔案管理的重要性，并通過(guò)全面深化行政公文檔案管理，為行政工作的順利開展提供高質(zhì)量的公文檔案。因此，高校必須明確認(rèn)識(shí)到行政公文檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要意義，并采用科學(xué)合理的手段對(duì)行政公文檔案進(jìn)行更加有效的管理，以確保高校行政公文檔案管理水平不斷提高，從而提升高校行政公文檔案管理的成效，為高校在新時(shí)代背景下的順利發(fā)展奠定基礎(chǔ)，全面推進(jìn)高校進(jìn)一步發(fā)展。

提升行政公文檔案管理的信息化水平

明確行政公文檔案管理工作重要性的前提是充分利用當(dāng)前信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)提升高校行政公文檔案管理的信息化水平，使高校行政公文檔案管理水平得到全面提高，為高校提供高質(zhì)量的行政公文檔案，確保高校能夠邁向更理想的未來(lái)。

首先，在新時(shí)代發(fā)展背景下，高校行政公文檔案管理工作不能再因?yàn)榧夹g(shù)局限而被束縛在傳統(tǒng)的管理模式之中，而是必須充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為高校行政公文檔案管理注入新的內(nèi)涵，從而進(jìn)一步提高高校行政公文檔案管理的效率，提升高校行政公文檔案管理的水平[5]。

其次，高校在對(duì)行政公文檔案進(jìn)行管理的實(shí)踐中，不僅需要督促管理人員對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化記錄和整理，還需要將行政公文檔案管理歸入高校行政工作開展的長(zhǎng)期實(shí)踐之中，針對(duì)管理人員的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的崗位分配。

最后，要根據(jù)新時(shí)代對(duì)高校行政公文檔案管理的要求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，以確保管理人員可以將現(xiàn)代化信息技術(shù)高效地應(yīng)用于行政公文檔案管理當(dāng)中。

全面提升行政公文檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校要樹立質(zhì)量管理意識(shí)，即要求所有工作人員都要確立“質(zhì)量第一”的觀念，明確各自的崗位責(zé)任，并通過(guò)科學(xué)合理的培訓(xùn)模式，使高校行政公文檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到全方位提升，為高校行政公文檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，保證高校行政公文檔案管理工作可以在良好的人才支持的基礎(chǔ)上順利進(jìn)行[6]。

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使現(xiàn)代信息技術(shù)在高校行政公文檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越普遍。然而，大量高校缺乏專業(yè)的行政公文檔案管理人才，導(dǎo)致現(xiàn)代信息技術(shù)無(wú)法在高校行政公文檔案管理中得到深入應(yīng)用，嚴(yán)重阻礙了高校行政公文檔案管理整體效率的提高。所以，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)行政公文檔案管理人員的培養(yǎng)，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)制度，對(duì)高校行政公文檔案管理人員進(jìn)行全面位、深層次的綜合培訓(xùn)，以促進(jìn)高校行政公文檔案管理人員素質(zhì)全面提升，保證高校行政公文檔案管理人員的管理能力能夠滿足新時(shí)代對(duì)高校行政公文檔案管理的需要，使高校行政公文檔案管理人員能夠緊跟新時(shí)代的發(fā)展步伐[7]。并且，高校在培訓(xùn)行政公文檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該充分地運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，并通過(guò)一系列福利措施加強(qiáng)對(duì)高校行政公文檔案管理人才的引進(jìn)，切實(shí)保證高校行政公文檔案管理工作能夠擁有專業(yè)且充足的人才支持。

總之，檔案管理人員知識(shí)老化，急需更新，加強(qiáng)對(duì)新生力量的培養(yǎng)和對(duì)在職人員的現(xiàn)代化技術(shù)再教育，提高檔案人員的專業(yè)水平，是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。開展現(xiàn)代化檔案管理不僅僅是檔案管理人員的職責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)、擬稿人員都要掌握辦公自動(dòng)化的基本技能，提高對(duì)檔案現(xiàn)代化管理重要性的認(rèn)識(shí)，這樣才能提高檔案質(zhì)量和利用率，并進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)向前發(fā)展。

推進(jìn)高校行政公文檔案管理方式全面革新

高校要想更好地滿足新時(shí)代對(duì)高校行政公文檔案管理提出的要求，就必須緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，推進(jìn)高校行政公文檔案管理方式的全面革新。

首先，高校必須從行政公文檔案管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)行政公文檔案管理的實(shí)際情況，了解高校開展行政公文檔案管理工作的實(shí)際需要，并根據(jù)實(shí)際需要對(duì)行政公文檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)合理的革新，從而促使高校行政公文檔案管理制度能夠符合其自身的發(fā)展需要，為行政公文檔案的高效管理提供良好的制度支持[8]。

其次，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)行政公文檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。通過(guò)利用先進(jìn)的管理技術(shù)提升高校行政公文檔案管理中的信息獲取、分類和處理能力，在先進(jìn)技術(shù)的加持下，全面提升高校行政公文檔案管理的效果和質(zhì)量。

最后，高校必須對(duì)行政公文檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的行政公文檔案管理方式，利用現(xiàn)代化的檔案管理方式進(jìn)一步提高高校行政公文檔案管理的高效性、創(chuàng)新性和安全性，從而為高校行政公文檔案的儲(chǔ)存和利用提供更多便利。

總之，在新時(shí)代發(fā)展背景下，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，科技水平也有了長(zhǎng)足提高。行政公文檔案管理作為高校檔案管理中的重要組成部分，在高校未來(lái)的發(fā)展中扮演著重要角色。高校充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)行政公文檔案進(jìn)行科學(xué)高效的管理，既能推動(dòng)行政公文檔案管理水平不斷提升，也可以保證高校行政工作順利開展，為高校健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。