“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案信息化管理探討

蘆云珊

當(dāng)今社會正處于信息技術(shù)快速發(fā)展的時期，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用及推廣普及，各行各業(yè)幾乎都在感受著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)展給人們生活所帶來的便捷。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式在新時代、新形勢的發(fā)展脈絡(luò)之下，便出現(xiàn)了一些弊端，文書檔案在提供利用時會受空間、時間的限制等因素，降低工作效率，增加人力、物力成本。顯然，將傳統(tǒng)的文書檔案進(jìn)行信息化管理不僅有利于延長文件材料的保管期限，還能極大地提升其利用率?！丁敖】抵袊?030”規(guī)劃綱要》中提出“全面建成統(tǒng)一權(quán)威、互聯(lián)互通的人口健康信息平臺，規(guī)范和推動“互聯(lián)網(wǎng)+健康醫(yī)療”服務(wù)......人人擁有規(guī)范化的電子健康檔案和功能完備的健康卡等”[1]，只有不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案的管理模式，才能保證醫(yī)院的相關(guān)工作與時俱進(jìn)、順利開展。因此，在醫(yī)院適時開展文書檔案的信息化工作、加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）的投入使用等勢在必行。

1 醫(yī)院文書檔案概況及作用

文書檔案作為醫(yī)院文書類檔案中的重要組成部分之一，對于醫(yī)院開展行政管理工作具有指導(dǎo)、參考、憑證的關(guān)鍵作用。醫(yī)院的文書檔案大多是由黨委辦公室、醫(yī)院辦公室或綜合事務(wù)性辦公室產(chǎn)生的，一般是各類報告性文件、請示批復(fù)性質(zhì)的文件及會議記錄等內(nèi)容。這些文書檔案的利用有利于使廣大職工了解醫(yī)院的工作開展情況，有利于管理者在遇到相關(guān)事件、問題時進(jìn)行參照，減少諸多麻煩，提升工作效率，可以為職能處室、臨床科室在開展工作中提供明確而有效的參考及依據(jù)。如醫(yī)院黨委換屆的標(biāo)準(zhǔn)流程、院級先進(jìn)個人或集體評選結(jié)果、標(biāo)本運輸工作方案、醫(yī)聯(lián)體協(xié)作審批手續(xù)、相關(guān)醫(yī)療技術(shù)開展指南或批復(fù)等，均可參照或查考文書檔案。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理現(xiàn)狀

以北京某三甲中醫(yī)院為例，通過總結(jié)現(xiàn)狀，剖析導(dǎo)致現(xiàn)象存在的原因，進(jìn)而更好地避免出現(xiàn)問題，提高醫(yī)院文書檔案信息化的管理水平，更好地為醫(yī)院發(fā)展提供助力。

2.1 檔案管理職責(zé)不明確，對檔案缺乏有效認(rèn)知

北京某三甲中醫(yī)院的職能處室內(nèi)部兼職檔案員大多非檔案專業(yè)人員，一部分對信息技術(shù)的利用和認(rèn)知還存在著缺陷。各處室的文書檔案管理存在著分類混亂、整理水平不一致，兼職檔案員欠缺檔案管理知識，導(dǎo)致管理松散，嚴(yán)重影響到檔案的利用。部分同志受傳統(tǒng)的固定思維模式影響，認(rèn)為對紙質(zhì)檔案信息二次加工將增加工作成本、耗費時間。對文書檔案進(jìn)行信息化管理，不僅對于硬件設(shè)施、設(shè)備的配置提出更高要求，還會給管理人員增加工作負(fù)擔(dān)，加大經(jīng)費支出，這就導(dǎo)致了醫(yī)院的文書檔案信息化管理始終處于停滯不前的狀態(tài)，管理制度也無法得到進(jìn)一步的修訂完善。

2.2 檔案信息系統(tǒng)安全性無法保障

北京某三甲中醫(yī)院的文書檔案涉及到醫(yī)療、人事、財務(wù)、物資、后勤管理等重要數(shù)據(jù)，需要確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全性，避免遭受病毒侵害，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、損毀?，F(xiàn)有的信息、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)還無法完全保障安全性，可能會出現(xiàn)不可避免的信息泄露情況。

3 醫(yī)院文書檔案信息化的重要性及必要性

文書檔案是醫(yī)院全部檔案體系中最能直接體現(xiàn)出醫(yī)院行政、黨務(wù)等方面事務(wù)的重要檔案資料，是在行政工作中處理完畢且具有一定價值的文件轉(zhuǎn)化形成的檔案，在行政處室間是十分重要的資源，在日常的行政業(yè)務(wù)管理方面發(fā)揮著提供理論支持及依據(jù)的作用。因此，對檔案資源進(jìn)行有效、科學(xué)地管理迫在眉睫。

傳統(tǒng)的文書檔案均為紙質(zhì)檔案，它們具有高易燃性，且受制于環(huán)境的影響，容易發(fā)生霉變或紙張老化等情況。對于提供利用時，只能靠人工進(jìn)行翻閱、調(diào)取，很大程度上影響著檔案的使用，降低工作效率。相對于傳統(tǒng)的文書檔案管理，信息化管理具有著諸多顯見的優(yōu)勢。例如，檔案管理的信息化可大幅度提升職能處室員工借閱檔案的效率，在查閱某項檔案時，員工只需了解相關(guān)文件的發(fā)文文號、時間等內(nèi)容，不必到檔案室進(jìn)行查閱，僅通過網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)就可以可足不出戶地進(jìn)行查閱，而且還可以實現(xiàn)多人同時查閱同一份檔案，極大地提高了檔案利用率，減少人員之間的接觸、聚集等情況。在檔案信息化管理的模式下，查檔人員依工作需求申請，開通相關(guān)閱覽權(quán)限，極大地提高了原有傳統(tǒng)文書檔案管理的保密性及安全性。依托此種管理模式，檔案管理員的日常工作量也將大幅減少，可將時間、精力投入到文書檔案信息化工作中，更好地提供利用，進(jìn)一步提升行政辦公效率，充分發(fā)揮出檔案的價值。

筆者在中國知網(wǎng)以“醫(yī)院文書檔案信息化”為主題，對近10年發(fā)表的文章進(jìn)行檢索，發(fā)現(xiàn)對于該領(lǐng)域所發(fā)表的文章數(shù)量總體上并不樂觀。如圖1所示，2012年以前，此數(shù)據(jù)庫中無相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)表；自2012—2020年這9年間，關(guān)于“醫(yī)院文書檔案信息化”這一主題發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量曾在2015年出現(xiàn)一次峰值，此后逐年下滑，直至2018年才有所提升。究其根源，2012年第五屆移動互聯(lián)網(wǎng)博覽會上，“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念由易觀國際董事長于揚(yáng)首次提出。2015年3月，李克強(qiáng)總理在政府工作報告中首次提出了“互聯(lián)網(wǎng)+行動計劃”，同年7月，國務(wù)院發(fā)布了《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，提出應(yīng)將“互聯(lián)網(wǎng)+”與各個領(lǐng)域相結(jié)合，推動技術(shù)進(jìn)步、效率提升和組織變革[2]。“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案可利用云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，將“互聯(lián)網(wǎng)+”的跨界思維[3]、人本理念與檔案管理相融合，促進(jìn)檔案領(lǐng)域的變革創(chuàng)新[4]，推動檔案管理及服務(wù)的立體化、多元化與共享化。網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、信息化的時代，新興技術(shù)的引進(jìn)，導(dǎo)致文件的形態(tài)也在隨之變化著，文件是檔案的前身，因此文書檔案管理過程中的“前端控制”“全過程控制”理念就應(yīng)時刻體現(xiàn)在日常的管理工作中。“互聯(lián)網(wǎng)+”催生了檔案信息化管理的動力，文書檔案信息化管理實現(xiàn)了對檔案系統(tǒng)的實時管控，改變著傳統(tǒng)的單向生成及流轉(zhuǎn)模式[5]。文件形態(tài)正在經(jīng)由“模擬態(tài)-數(shù)字態(tài)-數(shù)據(jù)態(tài)”的演變，檔案信息化所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)已日益成為檔案管理工作的主要對象[6]。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式與現(xiàn)階段所產(chǎn)生的檔案管理理念、方法及工具已不相匹配，需要重新進(jìn)行調(diào)整、更新。

圖1 2010—2020年“醫(yī)院文書檔案信息化”文章發(fā)表趨勢圖

4 醫(yī)院文書檔案信息化發(fā)展路徑及難點、重點

檔案信息化是一個不斷發(fā)展的進(jìn)程性工作，是國家信息化的重要組成部分，其核心是資源的管理和利用，目的是提高檔案工作現(xiàn)代化水平，為社會各項建設(shè)提供服務(wù)。具體如圖2所示。

圖2 檔案信息化的內(nèi)容及目的

一項工作的順利開展，首先要對其提出總體要求，之后根據(jù)要求制定切實可行的發(fā)展路徑，最后可依據(jù)發(fā)展路徑逐步展開具體的工作內(nèi)容[7]。醫(yī)院的文書檔案信息化工作總體要求及發(fā)展路徑、具體工作6大內(nèi)容等詳見表1。

表1 醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)工作規(guī)劃表

北京某三甲中醫(yī)院目前在仍處在檔案信息化工作中的起步階段，即進(jìn)行了初步的目錄數(shù)據(jù)庫建立、基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)采集、檔案目錄著錄等工作。在機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域完成了歸檔、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作。下一步應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的制定、聯(lián)合信息中心進(jìn)行著錄檢索軟件的開發(fā)、目錄數(shù)據(jù)庫完善等工作。

目前的重點、難點在于以下幾個方面：第一，歸檔的接口問題。檔案管理系統(tǒng)與信息化系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、釘釘APP應(yīng)用的有效對接，涉密文件的處理及著錄的條目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。第二，在信息化建設(shè)的初期存在檔案安全的問題。如會遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等風(fēng)險。第三，職工對于文書檔案管理信息化的認(rèn)識不夠充分，人員配置情況不樂觀，信息化技術(shù)普及程度相對較低。人員意識和制度及受到以往傳統(tǒng)的相關(guān)因素影響，導(dǎo)致醫(yī)院的文書檔案多數(shù)還處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。一些兼職檔案員對檔案管理信息化的認(rèn)識依然很薄弱，科室的兼職檔案員一般選擇新入職或即將離退的非骨干人員擔(dān)任，他們習(xí)慣于沿襲選用傳統(tǒng)的檔案管理方法，不尋求方式方法的創(chuàng)新，認(rèn)為學(xué)習(xí)新技術(shù)是增加工作難度，新人忙于了解新業(yè)務(wù)，面臨離退的人員學(xué)習(xí)能力欠佳，對新鮮事物十分敏感，適應(yīng)能力還較弱，部分人員認(rèn)為傳統(tǒng)的文書檔案管理方式比“新興”的信息化文書檔案管理更加方便、可行，存在消極、排斥的態(tài)度，導(dǎo)致醫(yī)院推進(jìn)檔案工作信息化管理舉步維艱。

5 相關(guān)問題的應(yīng)對策略及重點任務(wù)

5.1 管理系統(tǒng)中架構(gòu)防火墻，設(shè)置瀏覽查閱權(quán)限

在信息化管理的手段下，檔案整理變得更加便捷，做好科學(xué)的分類，建立高效的檔案歸檔及存儲路徑，可以使得醫(yī)院的文書檔案歸檔變得更加完整、準(zhǔn)確，同時還可以更好地對其進(jìn)行加密管理。加強(qiáng)人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，進(jìn)行必要的安全、保密教育。更好地利用“互聯(lián)網(wǎng)”這把雙刃劍，構(gòu)建嚴(yán)密的防火墻，逐步研發(fā)出一個網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)相對較高的檔案管理專用系統(tǒng)。如在文書檔案信息化管理過程中，注意對于查閱權(quán)限的控制，加入調(diào)閱登記工作，避免出現(xiàn)越權(quán)查閱、下載、傳輸檔案的情況。通過上述各種前期建設(shè)工作，充分利用維護(hù)檔案安全、完整的手段，盡可能最大限度的確保文書檔案的安全性，提高利用率。

5.2 提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)管理意識與責(zé)任認(rèn)知

這項工作將是醫(yī)院下一步文書檔案管理的重中之重。意識決定行動，管理者的意識認(rèn)知將直接影響著文書檔案管理的質(zhì)量，從而影響著后續(xù)的信息化工作開展。因此，處室負(fù)責(zé)人對于處室兼職檔案員的選擇應(yīng)該重點挑選工作態(tài)度認(rèn)真、責(zé)任意識強(qiáng)、耐心、冷靜、遵守工作紀(jì)律的人員，“為黨管檔”，選擇具有較高責(zé)任意識及忠誠度的同志擔(dān)任處室兼職檔案員。

加強(qiáng)培訓(xùn)，讓兼職檔案員具有全局意識，知曉醫(yī)院各門類的信息，使他們在思想上認(rèn)識到檔案信息化工作必將成為未來全面普及的形態(tài)。熟悉醫(yī)院各類別的人事、財務(wù)、物資分布情況及現(xiàn)狀，對日后的檔案鑒定、整理具有整體觀念。加強(qiáng)對于電腦的正確操作，如何及時準(zhǔn)確的排除系統(tǒng)故障，如何利用院內(nèi)網(wǎng)站及信息系統(tǒng)等。定期組織由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的督查小組，對處室管理人員的檔案管理工作情況進(jìn)行考核，查驗檔案管理質(zhì)量的同時，了解兼職檔案員工作中面臨的困難、問題等。

樹立“面向決策的檔案學(xué)”理念。各科兼職檔案員應(yīng)將檔案信息化工作視為“為醫(yī)院管理決策提供支撐”的思想，學(xué)會利用檔案信息化所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘，提供更多的檔案產(chǎn)品，提升文書檔案信息化產(chǎn)品質(zhì)量，為醫(yī)院行政工作，甚至是醫(yī)療工作中的應(yīng)急管理決策提供助力。

5.3 建章立制，增加基礎(chǔ)設(shè)施支出預(yù)算

2016年6月，國務(wù)院辦公廳曾發(fā)布了《關(guān)于促進(jìn)和規(guī)范健康醫(yī)療大數(shù)據(jù)應(yīng)用發(fā)展的指導(dǎo)意見》（國辦發(fā)〔2016〕47號），此后，關(guān)于信息化在醫(yī)療領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的政策性文件持續(xù)出臺，從積極開展遠(yuǎn)程醫(yī)療服務(wù)、深化“互聯(lián)網(wǎng)+”政務(wù)服務(wù)及加強(qiáng)基礎(chǔ)和安全保障等幾個方面提出了具體的要求和政策性指引[8]，醫(yī)院在日常的管理工作中應(yīng)充分重視、利用好國家政策，開展、指導(dǎo)相關(guān)工作。

成立專門的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對文書檔案信息化處理和利用工作進(jìn)行專門化管控。聯(lián)合多部門制定文書檔案信息化管理及利用的相關(guān)條例，使得該項工作有制度可依托、有標(biāo)準(zhǔn)可查、有規(guī)范可依據(jù)[9]。將管理責(zé)任落實到實處，明確職責(zé)范圍，可以從人事、績效等方面加強(qiáng)監(jiān)管；可以根據(jù)實際情況，將檔案工作納入科室績效考核，增加工作人員積極性，提升危機(jī)意識等。注意加大對信息化人才的培養(yǎng)力度[10]，主動吸納更多具有計算機(jī)知識背景的檔案人員，更好地利用、保護(hù)中醫(yī)醫(yī)院的文書檔案。定期組織兼職檔案員培訓(xùn)或邀請專家來院授課，了解最新的檔案信息化管理前沿狀況，認(rèn)識國內(nèi)國外的最近動態(tài)，了解檔案信息化領(lǐng)域在現(xiàn)階段所取得的實質(zhì)性進(jìn)展，與時俱進(jìn)，更新固有的傳統(tǒng)思維，更加輕松、高效地應(yīng)對新技術(shù)的挑戰(zhàn)，提早實踐，推進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化與時代接軌。

加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從根本上為檔案信息化管理工作實現(xiàn)提供基礎(chǔ)與保障[11]。加大資金投入，購入先進(jìn)的信息化設(shè)備的同時，注意引進(jìn)相關(guān)軟件設(shè)施，不定期地對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行功能的研發(fā)[12]，更好地滿足職能處室利用檔案的需求。以上的策略還需要結(jié)合各單位的實際情況，這樣才能夠制定出符合本單位特點、工作需求的檔案信息化制度、標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案信息化管理工作的有效開展。

總而言之，傳統(tǒng)的文書檔案管理對象已從紙張轉(zhuǎn)型為電子化形態(tài)，將管理的業(yè)務(wù)由“人對紙”轉(zhuǎn)為“人對機(jī)”的形式，將管理對象的管理嵌入于信息系統(tǒng)之中，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的管理功能、流程也在發(fā)生著變化。伴隨信息系統(tǒng)的引入，對隨之而來的信息技術(shù)管理能力提出了更高的要求。檔案信息化系統(tǒng)的建立源自滿足于單位查檔人員的需求，檔案管理業(yè)務(wù)也必須在系統(tǒng)中加以實現(xiàn)。因此，要避免將檔案信息化工作全盤“轉(zhuǎn)型”于信息技術(shù)人員，不能疏于對業(yè)務(wù)的管理及創(chuàng)新。檔案管理人員理應(yīng)參與信息化管理全過程[13]，從前期文書形態(tài)的檔案收集、整理、鑒定、保管到信息化管理中的掃描、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)研發(fā)、調(diào)試、后期投入使用、問題反饋等環(huán)節(jié)。對信息技術(shù)進(jìn)行科學(xué)而合理的使用，使檔案人員信息化管理的理念實現(xiàn)具有理想中的技術(shù)支持。在此基礎(chǔ)之上，檔案信息化管理才能取得切實的效果，提升檔案管理的水準(zhǔn)及工作效率，真正地發(fā)揮出檔案本身的價值，便于查考、方便利用。