基于會計電算化環(huán)境探討企業(yè)內(nèi)控存在的問題及解決方法

孫振振 北京小仙燉生物科技有限公司

引言

近些年，我國的經(jīng)濟實力得到了迅速增長，這與各行業(yè)的飛速發(fā)展息息相關(guān)，特別是在計算機技術(shù)普及之后。而會計電算化是時代發(fā)展的必然結(jié)果，是科學技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。目前，會計電算化已廣泛地在國內(nèi)各行業(yè)中得到推廣與使用，使會計工作的質(zhì)量和效率得到很大的提升，同時也使企業(yè)的管理水平得到了進一步的提升。但是必須承認，盡管我國許多企業(yè)已將會計電算化運用于實際工作中，但是在很多方面還沒有完善，這也容易給企業(yè)的發(fā)展帶來一定的潛在隱患，所以，在這一點上進行相應的優(yōu)化是非常必要的。同時，由于會計電算化的逐步普及，企業(yè)的內(nèi)部控制也逐漸成為影響其正常生產(chǎn)與運營的重要因素，所以，企業(yè)必須強化基于會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制，從而確保企業(yè)的快速發(fā)展，提高其核心競爭力。

一、會計電算化的基本內(nèi)容

會計電算化又稱計算機會計，是以計算機為核心主體的信息技術(shù)會計工作中的應用，即通過會計軟件，用計算機來代替人工記賬、算賬、報賬，替換一部分由人為操作的處理、分析、判斷會計信息的過程。企業(yè)可以通過會計電算化，達到自動化數(shù)據(jù)處理的目標，使企業(yè)從傳統(tǒng)的人工會計信息系統(tǒng)向會計電算化會計信息系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)變。

二、會計電算化技術(shù)給企業(yè)內(nèi)控工作帶來的變化

(一)工作形式

在過去的企業(yè)經(jīng)營管理過程中，會計工作更多的是采用人工核算或賬目核對的方式，這種工作方法比較傳統(tǒng)，不僅要承擔起大量的工作任務；而且還很有可能會出現(xiàn)核算錯誤等的情況。但隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展上，會計工作方式也在發(fā)生著變化，逐步向會計電算化的工作方式轉(zhuǎn)變。在會計電算化的環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部的會計工作的重心逐步偏向網(wǎng)絡化，并呈現(xiàn)得越來越多元化，在會計電算化的大環(huán)境下，企業(yè)過去的內(nèi)控管理工作已經(jīng)喪失了其應有的價值和作用。企業(yè)財務管理人員運用會計電算化技術(shù)在進行多個數(shù)據(jù)的處理時，只需要將對應的數(shù)據(jù)和憑證錄入到系統(tǒng)中，就可以通過軟件，對錄入的所有數(shù)據(jù)進行全面的分析和處理，并生成企業(yè)所需的各類會計報表。因此，在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)只要恰當?shù)剡\用憑證和會計軟件，就可以有效的避免出現(xiàn)以往會計工作所存在的問題。這也就意味著，基于會計電算化環(huán)境下的企業(yè)將從傳統(tǒng)的人工核算方法逐步向程序控制模式轉(zhuǎn)變，而這種轉(zhuǎn)變，可以為企業(yè)的內(nèi)部管理工作，提供更加準確的數(shù)據(jù)，并能協(xié)助企業(yè)的各項工作有條不紊地進行。

(二)工作內(nèi)容

在傳統(tǒng)的會計工作模式中，企業(yè)會計部門所要完成的復雜工作任務比較單一，通常是與會計核算有關(guān)的工作。而在會計電算化工作中，企業(yè)會計部門所要完成的工作內(nèi)容將更加多元化，主要表現(xiàn)在以下三個方面：一是計算機硬件配置、維護和管理崗位；二是要完成軟件采購、安排、維護、修改等工作；三是對系統(tǒng)的管理與分析，或者是對系統(tǒng)的設計與編程。顯然，會計電算化使企業(yè)在這些方面的控制內(nèi)容更具多樣性，因此，為了達到整體的工作目標，企業(yè)必須針對不同的層面，制訂相應的管理計劃[1]。

(三)工作范圍

在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制工作的范疇得到了拓展，會計電算化技術(shù)可以使企業(yè)內(nèi)控工作以分模塊的管理方式進行。而對企業(yè)管理工作進行一定的細化，可以確保企業(yè)的經(jīng)營建設工作的權(quán)責清晰，從而為穩(wěn)定企業(yè)的內(nèi)部控制工作打下了堅實的基礎。另外，從業(yè)務流程上來看，隨著會計電算化技術(shù)的普及，會計電算化技術(shù)逐步應用到了企業(yè)經(jīng)營的每一個環(huán)節(jié)中，它的應用領域非常廣泛，對強化企業(yè)的內(nèi)控工作有實際意義。除了建立基本的會計系統(tǒng)外，企業(yè)還需要對會計電算化過程進行分析，并對企業(yè)的內(nèi)控工作進行安全管理，從而在一定程度上拓展了內(nèi)控工作的范圍。因此，企業(yè)必須正確地運用會計電算化技術(shù)，積極地調(diào)整內(nèi)部控制計劃，以提升企業(yè)的內(nèi)部控制能力，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

(一)缺乏會計電算化認知

目前，許多企業(yè)管理層對會計電算化的認識還停留在“用計算機進行核算作賬”的階段，甚至認為會計電算化就是用計算機來取代手工記賬，任何一個傳統(tǒng)的會計人員只要掌握了簡單的計算機技術(shù)，就可以勝任這份工作，因此，企業(yè)在會計電算化的發(fā)展中，所投入的資金也非常有限，嚴重制約了會計電算化的發(fā)展，而長期把“計算機+賬本”視為會計電算化的思維模式，也使企業(yè)管理層認為會計電算化不僅是一種浪費人力和財力的投入，而且數(shù)據(jù)缺乏安全保障。雖然隨著時代的發(fā)展，某些企業(yè)實行了會計電算化，但其所能夠做的卻只是一些簡單的會計事務處理，并沒有真正地發(fā)揮出它的作用，這也是制約著會計電算化發(fā)展的一個重要原因。

(二)內(nèi)部控制組織體系不夠完善

在企業(yè)會計工作中引入了會計電算化，可以極大地降低企業(yè)會計人員的工作量，合理地安排會計人員的工作時間和工作內(nèi)容。但是目前，我國的會計人員并沒有進行明確的區(qū)分，其所做的工作也沒有清晰的劃分，相關(guān)的內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)體系也有待于進一步的改進和完善。而如果企業(yè)沒有完善的內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)體系，不僅會極大的降低會計人員會計電算化工作的工作效率，而且會給企業(yè)整個會計電算化過程帶來了諸多的隱患和風險，從而極大地削弱了會計電算化在企業(yè)中的運用效率。

(三)缺少準確連續(xù)的原始數(shù)據(jù)

目前，我國的企業(yè)尚未全面實行會計電算化，一些工作還得靠人工來進行完成，比如：原始數(shù)據(jù)需要手動進行記錄和錄入，若因工作失誤而導致數(shù)據(jù)錯誤或遺失，則將會導致數(shù)據(jù)不連貫的情況，從而影響到企業(yè)財務工作的正常進行。此外，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和運用，也有一些會計從業(yè)人員在工作中忽視了手動錄入的重要性，對計算機系統(tǒng)過分依賴，一旦在計算機初始階段就發(fā)生了故障，就會導致大量的內(nèi)部控制數(shù)據(jù)與企業(yè)實際的發(fā)展相矛盾，進而對企業(yè)的總體內(nèi)部控制產(chǎn)生不利的影響。

(四)沒有完善的財務監(jiān)管體系

在企業(yè)內(nèi)控管理過程中，如何搞好企業(yè)的財務內(nèi)控工作是其十分重要的一環(huán)。但是，在實際的財務管理中，無論在哪一環(huán)節(jié)的財務內(nèi)控工作，都需要有大量的數(shù)據(jù)來支撐。而在分析了國內(nèi)許多企業(yè)的財務內(nèi)控工作之后，可以發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)目前的財務監(jiān)管部門沒有建立科學、有效的財務監(jiān)管體系，在進行財務工作時，必須經(jīng)過一定的授權(quán)才能進行監(jiān)管，但是在這幾個工作環(huán)節(jié)中，仍然存在著一定的缺失，甚至存在著缺少授權(quán)與管理的步驟，而這勢必導致會計電算化工作的不規(guī)范，影響到企業(yè)內(nèi)部控制工作的正常運行，進而導致企業(yè)的內(nèi)控管理水平下降。同時，企業(yè)缺乏科學有效的財務監(jiān)管體系，必然會對會計電算化工作產(chǎn)生不利的影響，從而使企業(yè)的內(nèi)部控制水平進一步降低。

(五)會計人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高

隨著會計電算化逐漸普及到企業(yè)中，企業(yè)對于會計人員的素質(zhì)要求也越來越高，比如：會計人員要精通電腦操作技能。當今時代，多數(shù)中小型企業(yè)尚未完全發(fā)揮其會計電算化作用，從成本的角度來看，企業(yè)為了節(jié)省人員成本，也沒有招聘專業(yè)的會計電算化人員，而是直接采用先前的會計人員進行會計電算化工作，但由于先前的會計人員沒有受過相關(guān)的專業(yè)培訓，在會計電算化操作方面缺乏經(jīng)驗，因而容易在工作過程中產(chǎn)生諸多問題，進而影響企業(yè)內(nèi)控工作的質(zhì)量。

四、會計電算化環(huán)境下企業(yè)進行內(nèi)部控制的有效措施

(一)提高對會計電算化的認識

一個企業(yè)的會計電算化的發(fā)展，離不開企業(yè)管理層和員工之間的緊密協(xié)作，因此，企業(yè)管理層必須進一步深化對會計電算化管理和實施會計電算化對企業(yè)內(nèi)控工作重要性的認識，轉(zhuǎn)變觀念上對會計電算化局限性的認知，為企業(yè)的長遠發(fā)展做好準備。而企業(yè)要想讓會計電算化有個良好的發(fā)展環(huán)境，就必須在各方面加大投資，對所需的硬件設備進行更新和升級。此外，企業(yè)應強化會計電算化工作的管理，重視對會計電算化工作人員的培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，要充分發(fā)揮會計電算化的作用，使其在具體應用中不斷地改進和解決會計電算化中的各類問題。

(二)建立完善的內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)體系

為了使企業(yè)管理工作內(nèi)容更加科學、合理，內(nèi)部控制工作能夠順利進行，企業(yè)就必須首先完成基礎組織結(jié)構(gòu)的建設，并科學的進行崗位設置，明確各部門的職能分工，合理地將人才力量分配到各個崗位上。企業(yè)要利用會計電算化技術(shù)，利用計算機設備，為員工提供溝通的通道，從而保證工作信息的及時傳達。同時，企業(yè)要設定好工作程序，并利用會計電算化技術(shù)對工作信息進行收集，將有關(guān)的數(shù)據(jù)信息集中存儲到電腦上，達到對企業(yè)經(jīng)營檔案進行整理的目的，確保工作信息的完整性，從而可以為企業(yè)內(nèi)部管理方案的優(yōu)化提供一定的參考依據(jù)[2]。

(三)加強原始數(shù)據(jù)的輸入控制

企業(yè)財務部門要加強對憑證審核、自制、輸入、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的管控，強化對原始憑證的全面監(jiān)管，保證原始憑證的合法性和合理性，并對原始憑證進行認真、仔細的復核，填寫正確的報銷單，并由業(yè)務經(jīng)辦人簽字或蓋章，以便進行下一步的財務處理。企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的財務人員要按照有效的報銷原始憑證進行相應的工作，以保證所錄入的系統(tǒng)數(shù)據(jù)具備正確性和真實性。此外，自制憑證必須由財務負責人簽字蓋章后方可進行有關(guān)的錄入工作。同時在傳遞相關(guān)憑證時，財務人員要按照嚴格流程進行，防止出現(xiàn)憑證遺失、資料出錯的情況。

(四)完善財務監(jiān)管體系

雖然我國企業(yè)的會計電算化工作因其起步較遲，在實踐中仍有許多需要改進的地方。但是，目前會計電算化仍然是企業(yè)的一項重要的內(nèi)部控制內(nèi)容，其所包含的內(nèi)容很多，不管是會計數(shù)據(jù)或?qū)徲嫻ぷ骶捎昧藭嬰娝惴ㄟM行工作。因此，在企業(yè)的會計電算化管理工作中，可以通過運用會計電算化監(jiān)管的方法對企業(yè)的各項憑證和報表進行整理歸類，同時利用會計電算化軟件，能在最短的時間內(nèi)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部審計工作所存在的問題。企業(yè)只有利用會計電算化軟件，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務工作中的問題，才能全面剖析企業(yè)內(nèi)部控制中的缺陷與不足，并針對其存在的缺陷進行針對性的“修復”，提高企業(yè)的財務監(jiān)管水平，做好企業(yè)的內(nèi)部控制工作，并為企業(yè)建立起完善的財務監(jiān)管體系，明確內(nèi)部審計的具體要求，從而對企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)進行全面的控制，最大限度地發(fā)揮企業(yè)會計電算化的作用[3]。

(五)引進會計電算化人才

會計電算化工作的整體效能與會計電算化工作人員所具有的職業(yè)素養(yǎng)密切相關(guān)。因此，企業(yè)在引進會計電算化相關(guān)人才時，必須注重其自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，從而使會計電算化工作的整體質(zhì)量得到提升。較高的專業(yè)素質(zhì)，并不是單純指計算機和會計電算化的操控能力，而是還包括綜合的業(yè)務處理能力。企業(yè)在引進了專業(yè)會計電算化人才之后，還要定期對其進行培訓，使其在工作中充分發(fā)揮自身的價值。同時，在其工作過程中，企業(yè)要不斷地加大培訓力度，不定期對培訓效果進行抽查，并對員工進行考核，督促其不斷地提高自己的技術(shù)水平。其次，企業(yè)還可以定期舉辦和鼓勵員工參與與其專業(yè)相關(guān)的學術(shù)交流會和講座，彼此交流會計電算化工作的經(jīng)驗，有助于企業(yè)由傳統(tǒng)的會計核算向會計電算化的過渡，也使企業(yè)會計電算化工作的整體運作水平大大提高。此外，企業(yè)還可以實行相應的獎勵和懲罰機制，比如對積極工作的，工作效率比較高的員工進行物質(zhì)或待遇獎勵，對那些經(jīng)常犯錯、辦事效率低的，可以給予一定的懲罰，激發(fā)其提高工作積極性。

五、結(jié)語

總而言之，基于會計電算化環(huán)境下，企業(yè)要想會計電算化充分發(fā)揮其作用，就必須提高會計電算化的認知度，建立完善的內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)體系和財務監(jiān)管體系，加強原始數(shù)據(jù)的輸入控制，引進會計電算化人才，從而進一步提高企業(yè)會計工作的質(zhì)量。同時，企業(yè)的內(nèi)部控制需要與新技術(shù)、新環(huán)境相適應，充分利用自身的優(yōu)勢和特點，解決目前企業(yè)內(nèi)控所存在的問題，從而實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。