萬(wàn) 佳 重慶鴻業(yè)實(shí)業(yè)(集團(tuán))有限公司
會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是指會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),也是經(jīng)濟(jì)管理工作的重要基礎(chǔ)。這項(xiàng)工作涉及會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制的建立、會(huì)計(jì)科目的使用、會(huì)計(jì)憑證的填制、會(huì)計(jì)賬簿的登記、會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、會(huì)計(jì)檔案的管理、會(huì)計(jì)交接的辦理等。我國(guó)歷來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)工作均十分重視,且不斷推出詳細(xì)程度和可執(zhí)行程度更高的規(guī)章制度。盡管如此,一些企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作仍然開(kāi)展得舉步維艱,存在諸多問(wèn)題,必須詳細(xì)梳理并找到解決對(duì)策。
現(xiàn)階段,部分企事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作存在的首要問(wèn)題是,會(huì)計(jì)工作制度不夠完善,工作開(kāi)展方式缺乏規(guī)范性[1]。比如與會(huì)計(jì)原始憑證處理工作有關(guān)的問(wèn)題包括但不限于:①原始憑證并未完整記錄相關(guān)信息,在要素收集不齊全的情況下便歸檔處理。②單位之間開(kāi)展業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí),收款單位提供的票據(jù)并非財(cái)政統(tǒng)一票據(jù)。③使用過(guò)期票據(jù)的現(xiàn)象并不罕見(jiàn)。④財(cái)政撥款沒(méi)有配套的預(yù)算審批單據(jù)。⑤預(yù)算撥款的憑證不統(tǒng)一,有些單位甚至使用轉(zhuǎn)賬支票進(jìn)行撥款。針對(duì)上述情況,企事業(yè)單位應(yīng)該制定完善的規(guī)章制度加以管理,但令人遺憾的是,管理機(jī)制缺失,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作制度中的漏洞無(wú)法及時(shí)得到彌補(bǔ),導(dǎo)致遺留工作隱患。
會(huì)計(jì)信息質(zhì)量相對(duì)較低的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。具體而言:①少數(shù)外來(lái)的原始會(huì)計(jì)憑證中并沒(méi)有清晰填寫業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的品名和數(shù)量,內(nèi)容摘要也不夠簡(jiǎn)單、明確,內(nèi)中用于記載的字跡潦草且模糊,容易引起歧義。②記賬憑證方面的問(wèn)題是:其一,某些單位記賬憑證的主管、審核、記賬、制單印章并沒(méi)有派遣專人負(fù)責(zé)管理,導(dǎo)致一些記賬憑證會(huì)被隨意蓋章或是缺少蓋章。其二,記賬憑證并沒(méi)有按照規(guī)定的周期(通常以“月”為單位)完成裝訂處理。此外,賬表裝訂的整齊度也不夠整齊。其三,針對(duì)記賬憑證進(jìn)行歸檔處理時(shí),沒(méi)有使用膠裝方式,而是依然使用線裝方式處理紙質(zhì)文件,導(dǎo)致賬頁(yè)散失。其四,記賬憑證與憑證封面的主體并不一致。
現(xiàn)階段,我國(guó)一些企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)從業(yè)人員缺乏足夠的業(yè)務(wù)能力。造成這種現(xiàn)象的一個(gè)客觀原因是:早在2017年,十二屆全國(guó)人大常委會(huì)第三十次會(huì)議通過(guò)了關(guān)于修改會(huì)計(jì)法的決定,原本的“會(huì)計(jì)人員必須取得會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)”這一條件被替換成了“會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)具備從事會(huì)計(jì)工作所需要的專業(yè)能力”。其中的邏輯是:“會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)”是一個(gè)硬性條件,判定指向性非常明確——如果一名從事會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的人員連該證書(shū)都不具備,意味著其很有可能不具備相應(yīng)的能力。如果取得了該證書(shū),意味著通過(guò)了國(guó)家級(jí)的會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試,已經(jīng)得到了國(guó)家的認(rèn)可。基于此,企事業(yè)單位可以放心使用這類專業(yè)人才。但在判定條件轉(zhuǎn)變之后,所謂“從事會(huì)計(jì)工作所需要的專業(yè)能力”是一個(gè)略顯虛幻的概念——即“專業(yè)能力”無(wú)法基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)完成界定。受此影響,一些企事業(yè)單位會(huì)將一些專業(yè)技術(shù)能力水平較低之人調(diào)整到會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作崗位,在一定程度上導(dǎo)致會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作整體開(kāi)展水平下降。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度來(lái)看,企事業(yè)單位會(huì)計(jì)從業(yè)人員能力水平參差不齊、能力評(píng)估缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象并不是一件好事,亟待解決。
某些單位內(nèi)部對(duì)會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督力度相對(duì)不足,主要體現(xiàn)在以下方面:其一,權(quán)責(zé)不夠清晰,無(wú)法形成內(nèi)部制衡,導(dǎo)致某些部門或某些人員財(cái)務(wù)權(quán)利較大,連帶著導(dǎo)致會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的業(yè)務(wù)開(kāi)展、審批流程等長(zhǎng)期無(wú)法基于規(guī)范形式開(kāi)展。受此影響,一些單位出現(xiàn)開(kāi)假發(fā)票、報(bào)銷套現(xiàn)的行為并不罕見(jiàn)。其二,有些會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作崗位設(shè)置之后,彼此之間的職責(zé)不相容,在開(kāi)展日常工作時(shí)很難實(shí)現(xiàn)崗位與職能分離。比如其他部門的某位工作人員調(diào)任財(cái)會(huì)部門之后,同時(shí)兼任兩個(gè)部門的工作,這便為挪用資金或舞弊創(chuàng)造了條件(并不是說(shuō)該人員一定會(huì)犯錯(cuò)誤,而是在工作崗位職能設(shè)計(jì)方面存在這樣的隱患)。其三,財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制缺失造成的影響為:現(xiàn)階段,很多單位的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作人員在開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)能夠盡職盡責(zé)地完成。但由于后續(xù)工作缺少監(jiān)督,導(dǎo)致入賬后的全盤分析和數(shù)據(jù)控制無(wú)法及時(shí)、完整地開(kāi)展,最終導(dǎo)致收入支出在無(wú)合理理由的情況下“突尖、跑偏”[2]。
1.建立完善的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作制度
為了解決上述問(wèn)題,企事業(yè)單位首先需要建立完善的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作制度,使會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作基于規(guī)范性流程開(kāi)展。具體而言:其一,制度必須完整且落到實(shí)處。企事業(yè)單位應(yīng)該以相關(guān)法律法規(guī)、政府部門發(fā)布的政策指導(dǎo)意見(jiàn)作為依據(jù)。在詳細(xì)了解這些規(guī)章制度的內(nèi)容之后,經(jīng)過(guò)多輪次的論證,結(jié)合本單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的實(shí)際需求,最終制定出能夠解決單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的合理制度。其二,制度必須得到嚴(yán)格執(zhí)行。即使會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作制度的完善程度再高,能夠從方方面面考慮單位的實(shí)際需求,但執(zhí)行一旦缺乏力度,本質(zhì)上便是“明珠暗投”,無(wú)法真正發(fā)揮作用?;诖耍髸?huì)計(jì)人員必須在業(yè)務(wù)開(kāi)展、業(yè)務(wù)審核、綜合管理等方面做好一切必要準(zhǔn)備——必須按照相關(guān)要求開(kāi)展各項(xiàng)工作,底線原則絕不容許侵犯。只有如此,才能確保單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作業(yè)務(wù)、原始會(huì)計(jì)信息、相關(guān)文件的真實(shí)性和完整性。
2.全面提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量
上文提到,一些單位的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量較為模糊。為解決這一問(wèn)題,需要在原始會(huì)計(jì)信息收集、憑證處理、檔案生成等方面制定并實(shí)施規(guī)范化制度,以全面提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。相關(guān)內(nèi)容將在下文分類闡述。
3.做好會(huì)計(jì)隊(duì)伍的建設(shè)工作
會(huì)計(jì)隊(duì)伍的建設(shè)工作同樣重要。筆者給出的建議是:一方面,單位在選擇會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作人員時(shí),應(yīng)優(yōu)先考慮持有會(huì)計(jì)職業(yè)資格證書(shū)的專業(yè)人才。另一方面,單位不應(yīng)將門檻完全定死,而是需要靈活掌握,挖掘出那些工作能力較強(qiáng)但卻尚未來(lái)得及考取會(huì)計(jì)職業(yè)資格證書(shū)的人才。除此之外,單位進(jìn)行校園招聘、社會(huì)招聘時(shí),應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大專業(yè)選擇范圍,從傳統(tǒng)金融、財(cái)會(huì)相關(guān)專業(yè)向互聯(lián)網(wǎng)金融相關(guān)專業(yè)轉(zhuǎn)進(jìn),從而將一些同時(shí)掌握會(huì)計(jì)基礎(chǔ)處理能力、熟練電腦操作及互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行原理的復(fù)合型人才吸收進(jìn)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作隊(duì)伍之中。
4.建立健全會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作監(jiān)督管理機(jī)制
會(huì)計(jì)基礎(chǔ)監(jiān)督管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)是單位內(nèi)控管理機(jī)制下的重要組成部分。筆者建議,單位可以基于PDCA循環(huán)理論建立健全會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作監(jiān)督管理機(jī)制。具體而言:①Plan計(jì)劃階段。企業(yè)對(duì)上一階段的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作及會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作監(jiān)督管理工作進(jìn)行全面總結(jié),找出其中存在的問(wèn)題并制定對(duì)應(yīng)的解決措施,制定出工作計(jì)劃,在下一階段的工作中進(jìn)行嘗試。②Do執(zhí)行階段。在新一工作周期,按照調(diào)整之后的制度開(kāi)展各項(xiàng)工作。如原始憑證收集、會(huì)計(jì)檔案歸檔等,均應(yīng)按照新的要求開(kāi)展并得到實(shí)時(shí)監(jiān)督。③Check檢查階段。一個(gè)新的工作周期結(jié)束之后,繼續(xù)進(jìn)行檢查、總結(jié)、梳理。④Act處理階段??偨Y(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理,對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定,并予以標(biāo)準(zhǔn)化;對(duì)于失敗的教訓(xùn)也要總結(jié),引起重視。對(duì)于沒(méi)有解決的問(wèn)題,應(yīng)提交給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決[3]。在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作監(jiān)督管理機(jī)制建立的過(guò)程中,循環(huán)上述四項(xiàng)工作流程,會(huì)令單位的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作開(kāi)展方式、監(jiān)督流程逐漸詳細(xì)、完善,對(duì)單位的整體發(fā)展大有助益。
1.做好原始憑證的審核工作
在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中,做好對(duì)原始會(huì)計(jì)憑證的審核工作至關(guān)重要。從原則上來(lái)看,原始憑證中,各項(xiàng)內(nèi)容必須詳細(xì)、完整、清晰地填寫,不得缺少任何一項(xiàng)。以增值稅發(fā)票為例,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作人員在審核時(shí),應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注:①開(kāi)具發(fā)票單位的名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào);②發(fā)票填寫日期是否同時(shí)包括年月日;③交易雙方的姓名(是否有人員簽名或蓋章);④發(fā)票涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額(是否同時(shí)包括大寫和小寫);⑤發(fā)票的聯(lián)次及附件是否準(zhǔn)確等。
總體來(lái)看,任何形式的原始憑證的填制要求都應(yīng)符合如下標(biāo)準(zhǔn):①填寫的信息是否可靠,是否符合邏輯。比如某單位采購(gòu)生產(chǎn)所需的原材料,以往每次采購(gòu)時(shí),總量介于5 000公斤至8 000公斤之間。但某次采購(gòu)的原始憑證中,采購(gòu)量的數(shù)字是6 000,單位卻換成了“噸”,即采購(gòu)總量是“6 000噸”,這是一個(gè)明顯違背常理的情況,會(huì)計(jì)人員應(yīng)聯(lián)系經(jīng)手人員,確定相關(guān)信息是否為誤填。②如上文所述,確定原始憑證中必須填寫的信息是否一一齊備。③涉及采購(gòu)量之類的數(shù)字時(shí),大小寫是否齊備、二者是否統(tǒng)一等均是重點(diǎn)審核的內(nèi)容。④所有信息的書(shū)寫是否清晰,有關(guān)編號(hào)是否均具有連續(xù)性,相關(guān)手續(xù)是否完備同樣需要得到重點(diǎn)審查。
2.細(xì)化記賬憑證的審核與改錯(cuò)工作
與記賬憑證有關(guān)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作開(kāi)展要點(diǎn)如下:記賬憑證審核方面。要求會(huì)計(jì)人員必須按照相關(guān)財(cái)會(huì)制度,圍繞制單員填制的記賬憑證進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。如記賬憑證與原始憑證之間是否相符,會(huì)計(jì)分錄是否正確等均是重點(diǎn)審查的內(nèi)容。在審查期間,如果會(huì)計(jì)人員發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤(注:屬于審查人員自行判定后認(rèn)為的錯(cuò)誤,也有可能是對(duì)某些內(nèi)容產(chǎn)生了疑義,并不一定是真的錯(cuò)誤)時(shí),需要立刻與填制人員進(jìn)行溝通。如上文給出的發(fā)票填寫案例中,大概率是填制人員手誤,在填制采購(gòu)量單位時(shí),將“公斤”誤輸入成“噸”。當(dāng)這種情況發(fā)生之后,審核人員應(yīng)當(dāng)與填制人員確認(rèn),如果確實(shí)是錯(cuò)誤,應(yīng)在填制人員完成修改后進(jìn)行二次審核,無(wú)誤后方可進(jìn)入下一階段的工作。在上述工作過(guò)程中,記賬憑證的審核及填制人員不能是同一個(gè)人,具體的考量在于:如果兩項(xiàng)工作均由同一人完成,那么“自己審查自己”的過(guò)程中,極其容易受到思維定式及自我暗示的影響,很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。這種情況在生活中十分常見(jiàn)。比如大多數(shù)人在求學(xué)時(shí)期都經(jīng)歷過(guò)這樣的事件:在完成一道題目的求解后與標(biāo)準(zhǔn)答案對(duì)照時(shí)發(fā)現(xiàn)結(jié)果不符。自己檢查多次后依然無(wú)法發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。而由其他人進(jìn)行檢查后,可能在短時(shí)間內(nèi)便會(huì)找出問(wèn)題之所在。由此可見(jiàn),審核和填制不能是同一人具有一定的科學(xué)道理,必須牢記。
3.規(guī)范會(huì)計(jì)賬簿的打印和整理工作
現(xiàn)階段,絕大多數(shù)企事業(yè)單位均已實(shí)現(xiàn)了“會(huì)計(jì)電算化”升級(jí)改造?;诖?,相關(guān)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的開(kāi)展方式應(yīng)該遵循如下流程:①應(yīng)當(dāng)定期打印總賬及明細(xì)賬。②發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)時(shí),會(huì)計(jì)人員需要在輸入收款憑證或付款憑證的當(dāng)天,將現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等憑證同時(shí)打印,之后與庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行核對(duì),發(fā)現(xiàn)“對(duì)不上賬”的情況時(shí)應(yīng)當(dāng)立刻聯(lián)系有關(guān)部門,了解相關(guān)情況。③所打印出的會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)必須具有連續(xù)性。在此基礎(chǔ)上,會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核,確定編號(hào)方面不存在問(wèn)題后方可裝訂成冊(cè),之后由記賬人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人員、會(huì)計(jì)主管人員簽字、蓋章。④在會(huì)計(jì)電算化模式下,由于輸入記賬憑證、登賬、結(jié)賬、賬簿等信息均已在電腦中形成,故會(huì)計(jì)人員必須時(shí)刻注意做好備份工作。在有需要時(shí)可隨時(shí)對(duì)其中的某一項(xiàng)信息進(jìn)行單獨(dú)打印。在年終結(jié)賬之后,需要將所有賬頁(yè)打印出來(lái),之后統(tǒng)一裝訂成賬簿[4]。
4.建立健全會(huì)計(jì)檔案的分類、保管機(jī)制
在電算化模式下,會(huì)計(jì)檔案一般全部存儲(chǔ)在財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)師的電腦中。為避免檔案信息混淆,首先需要做好檔案分類與保管工作。具體而言:①會(huì)計(jì)憑證類檔案包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他類型的會(huì)計(jì)憑證。②會(huì)計(jì)賬簿類檔案包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、輔助賬、固定資產(chǎn)卡片等。③財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類檔案,包括單位基于各類周期編制而成的會(huì)計(jì)報(bào)告、相關(guān)附表、附注信息、文字分析等材料。④其他檔案,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等內(nèi)容。這些不同類型的檔案應(yīng)當(dāng)分別存儲(chǔ)在不同的文件夾下。一些有條件的單位可以與第三方公司合作,定制專用的智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),在系統(tǒng)的后臺(tái)自動(dòng)完成會(huì)計(jì)檔案類型的區(qū)分。在此基礎(chǔ)上,會(huì)計(jì)人員只需將有關(guān)信息輸入系統(tǒng)之中便可由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行分類,后續(xù)的查閱、調(diào)取均十分輕松。需要注意,單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級(jí)、財(cái)務(wù)制度等資料并不屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍,而是應(yīng)該劃分到文書(shū)類檔案中保管。
5.明確單位票據(jù)領(lǐng)用及繳銷制度并嚴(yán)格執(zhí)行
單位應(yīng)該責(zé)成專人負(fù)責(zé)保管空白票據(jù),各類票證的領(lǐng)入、領(lǐng)用、回收、上繳、保管等工作同樣應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。需要注意,單位負(fù)責(zé)保管票據(jù)之人與保管銀行相關(guān)印鑒章之人絕不能是同一人。需要將現(xiàn)有票據(jù)人員調(diào)離當(dāng)前工作崗位時(shí),必須做好移交手續(xù)全面辦理工作,決不能出現(xiàn)移交不清、未完整移交便離職的情況。另一項(xiàng)管理要點(diǎn)為,單位的出納人員不能同時(shí)兼任票據(jù)管理人員,否則如上文所述,容易使該工作崗位留下安全隱患。
開(kāi)展票據(jù)領(lǐng)用、繳銷票據(jù)等工作時(shí),會(huì)計(jì)人員需要對(duì)票據(jù)的本數(shù)量、份數(shù)量進(jìn)行全面清點(diǎn)。在辦理票據(jù)領(lǐng)用、繳銷手續(xù)的過(guò)程中,會(huì)計(jì)人員還需明確責(zé)任。此外,票據(jù)保管人員必須定期清查賬簿,票據(jù)的購(gòu)買、使用、結(jié)存等情況的記載信息必須具有連續(xù)性。所有領(lǐng)用的票據(jù)都應(yīng)有領(lǐng)用人的簽章。如果出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤而導(dǎo)致票據(jù)作廢的情況,嚴(yán)禁直接撕毀票據(jù),而是需要將票據(jù)的所有聯(lián)次完整地保存并將相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行清晰記錄,絕不能出現(xiàn)撕毀、丟棄票據(jù)的行為[5]。
綜上所述,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分?,F(xiàn)階段,盡管我國(guó)企事業(yè)單位的財(cái)會(huì)工作難度及強(qiáng)度正在不斷增加,但會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性也在隨之加強(qiáng)。基于此,只要企事業(yè)單位提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重視程度,建立健全會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作制度并嚴(yán)格執(zhí)行,從而使會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性不斷提升,便可以真正做好這項(xiàng)工作,最終帶動(dòng)單位健康發(fā)展,源源不斷地收獲良好的效果。