招標(biāo)采購合同管理中存在問題分析及措施

□ 武漢 曹愷祺

新時期，企業(yè)在招標(biāo)采購合同管理工作中需要對其中所涉及到的各項元素進(jìn)行分析、評估，結(jié)合全過程、動態(tài)化的招標(biāo)合同管理機(jī)制，對其中所存在的各種問題進(jìn)行有效管控，同時企業(yè)在招標(biāo)采購合同管理工作期間也需要規(guī)范管理行為，明確管理制度，構(gòu)建良好的市場競爭環(huán)境，及時應(yīng)對招標(biāo)采購合同管理工作中所存在的各種隱患問題。

一、招投標(biāo)采購合同管理工作的重要性分析

1.規(guī)范行為。在招標(biāo)采購合同管理工作中，項目部門需要與承包商達(dá)成某種協(xié)議，通過招標(biāo)方式來完成對目標(biāo)物資的合理采購以及選用保障，在此過程中所涉及到的管控工作相對較多，而為了更加規(guī)范高效地明確雙方的職責(zé)義務(wù)，實施招標(biāo)采購合同管理工作，借助法律手段能夠確保采購活動正常穩(wěn)定地進(jìn)行，保證合同簽訂雙方履行相應(yīng)的合同條款直至合同結(jié)束。在物資采購管理過程中實施合同管理是整個采購工作的核心，從某種層面上講，通過合同管理來實施物資招投標(biāo)采購管控能夠進(jìn)一步規(guī)范各項工作的開展程序。物資招標(biāo)采購合同貫穿到整個招標(biāo)采購管理工作中，在此期間相關(guān)部門、機(jī)構(gòu)需要對承包單位的資質(zhì)進(jìn)行審核分析，同時在完成合同簽訂之后還需要對承包商的生產(chǎn)過程、銷售管理過程進(jìn)行監(jiān)督管控，最后在物資交付前還需要實施高質(zhì)量、高效率的驗收管理，嚴(yán)格參照合同約定，對各項合同內(nèi)容進(jìn)行審核分析，明確合同款項，確保將合同款項在物資采購環(huán)節(jié)落實到位。

2.有利于提高采購效益。在項目招標(biāo)采購合同管理工作中，實施高質(zhì)量、高效率的合同條款管理工作能夠明確合同主體之間所存在的關(guān)系，隨著當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)體制得到進(jìn)一步優(yōu)化完善，在物資采購合同管理過程中，采購方與供應(yīng)商之間所存在的關(guān)系也發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展的情況，選取合理的承包商，通過招標(biāo)采購合同，將各項工作落實到位，通過招標(biāo)工作減少在采購管理環(huán)節(jié)所投入的各項成本，同時通過招標(biāo)活動以及合同管理，幫助采購部門以最合理的價格來獲取物資。在招標(biāo)采購合同管理工作中需要明確雙方的利益關(guān)系，承包商需要嚴(yán)格參照合同條款向采購方交付滿足使用標(biāo)準(zhǔn)、使用需求的產(chǎn)品，而相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)需求則需要體現(xiàn)在合同款項上，同時采購方也需要及時派遣專項人員進(jìn)入到承包方進(jìn)行實時監(jiān)督，確保將采購合同落實到位，保障企業(yè)合法權(quán)益。

二、招標(biāo)采購合同管理存在的問題

1.招標(biāo)采購合同管理缺乏外部環(huán)境約束。相比較于西方發(fā)達(dá)國家，我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展起步時間相對較晚，還未構(gòu)建完善的市場競爭環(huán)境，現(xiàn)階段我國缺乏良性的市場競爭環(huán)境導(dǎo)致招標(biāo)合同管理工作受到外部市場不良競爭的影響。長時間以來，我國在計劃經(jīng)濟(jì)體制上所開展的采購活動具備指定性，久而久之，大部分企業(yè)在經(jīng)營運(yùn)作過程中對招標(biāo)活動所具備的公信力逐漸產(chǎn)生了認(rèn)知偏見，由于當(dāng)前缺乏良性有序的外部市場競爭環(huán)境，在招標(biāo)活動中大部分企業(yè)單位還保有計劃經(jīng)濟(jì)思想，以至于在招標(biāo)合同管理期間不具備競爭意識。

在招標(biāo)采購合同管理工作中由于缺乏良好的外部競爭環(huán)境，部分企業(yè)在招標(biāo)管理過程中不按照相應(yīng)的規(guī)范條例來開展相關(guān)工作，以至于招標(biāo)合同管控流于表面形式。在招標(biāo)管理工作中，各方需要嚴(yán)格依托市場經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作機(jī)制，參照《招投標(biāo)法》《中華人民共和國民法典》完成相應(yīng)的合同管理工作，但是在采購環(huán)節(jié)，由于各主體單位對營造公平公正的市場競爭氛圍未引起足夠的重視，以至于在招標(biāo)階段無法篩選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，最終提高了采購成本。

2.招標(biāo)采購過程中存在價格風(fēng)險。在項目招標(biāo)管理過程中，由于現(xiàn)有的監(jiān)督管理機(jī)制不完善，投標(biāo)人在該環(huán)節(jié)可通過圍標(biāo)、串標(biāo)等多種方式來獲取項目承包權(quán)，最終獲得高額利潤。在此期間，部分投標(biāo)人還可能借用各種惡劣手段來獲取相對較為低廉的中標(biāo)價格，在該過程中由于部分投標(biāo)人存在惡意投標(biāo)的行為，導(dǎo)致成本價格極度不均衡，為后續(xù)相關(guān)項目的開展埋下隱患。比如在當(dāng)前工程項目施工建設(shè)活動中，部分投標(biāo)商未對工程量清單進(jìn)行合理制定，通過拆東墻補(bǔ)西墻的方式，將關(guān)鍵信息要素的價格壓得很低，從而使得項目總價減少，但是在后續(xù)履行合同項目的過程中若出現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險隱患問題，則會導(dǎo)致相關(guān)工程項目無法穩(wěn)定有效地實施。此類惡性投標(biāo)的事件在建筑工程領(lǐng)域時有發(fā)生，因此在招投標(biāo)管理工作中，各主體單位應(yīng)當(dāng)對投標(biāo)文件、招標(biāo)文件進(jìn)行細(xì)致分析、審核，招標(biāo)方也不能夠一味選取最低的合同價，而應(yīng)當(dāng)開展高質(zhì)量、高效率的審標(biāo)工作，審核相應(yīng)的資質(zhì)文件，以此來選取優(yōu)質(zhì)的承包方。

3.招標(biāo)采購合同管理體制需要得到改善。當(dāng)前由于招標(biāo)合同管理體制不完善，導(dǎo)致現(xiàn)有的招標(biāo)采購管理工作無法穩(wěn)定有效地實施，由于缺乏明確的合同管理機(jī)制，在采購管理工作中企業(yè)內(nèi)部各機(jī)構(gòu)、各部門存在信息交流溝通方面的障礙，在招標(biāo)采購合同管理期間，管理部門、執(zhí)行部門未實現(xiàn)完全分離，在合同簽訂以及后續(xù)審核管理工作中由單一機(jī)構(gòu)來落實相關(guān)工作，導(dǎo)致采購機(jī)構(gòu)在整個合同管理過程中相對較為獨立，而缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管控。

由于部分企業(yè)對招標(biāo)合同管理以及采購管理認(rèn)知不充分，在工作管理期間存在多頭管理的現(xiàn)象，相關(guān)管理人員以及合同管控工作者只關(guān)注各自的工作管理重心，比如當(dāng)前簽訂合同的部門與實施采購管理的部門存在交流溝通缺陷，從而使得招投標(biāo)管理流于表面形式，在此過程中，合同管理人員只負(fù)責(zé)簽訂合同，明確合同款項，而采購人員則根據(jù)所簽訂的內(nèi)容來完成采購，兩者之間缺乏穩(wěn)定高效的交流溝通，使得采購工作的開展不具備高效性、完整性。

4.招標(biāo)采購合同管理思想方法過于陳舊落后。新時期，在落實項目招標(biāo)采購合同管理過程中需要結(jié)合全過程、全生命周期、動態(tài)化的管控思想，但是在實際的工作管理過程中，相關(guān)單位、機(jī)構(gòu)還未結(jié)合電算化、信息化、高效化的管理作業(yè)，各部門之間信息交流不到位，同時各部門在招標(biāo)采購合同管理工作中所承接的工作項目也存在相應(yīng)的差異，但是整個合同各個要素環(huán)環(huán)相扣，彼此影響，如果在工作管理過程中企業(yè)內(nèi)部各機(jī)構(gòu)采取分段管控，則會出現(xiàn)顧此失彼的現(xiàn)象。

由于當(dāng)前企業(yè)在招標(biāo)采購合同管理期間未構(gòu)建體系化、高效化的交流溝通機(jī)制，導(dǎo)致各部門之間的交流溝通還存在相應(yīng)的限制，信息資料無法快速流通，使得相關(guān)工作的開展流于表面形式，并且在當(dāng)前招標(biāo)采購合同管理工作中所應(yīng)對的信息相對較多且復(fù)雜，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的合同管控在當(dāng)前迫在眉睫，但是企業(yè)對招標(biāo)采購合同信息化管理工作認(rèn)識不充分，未結(jié)合現(xiàn)代管理理論將信息管理思想融入到招標(biāo)采購合同管理作業(yè)中。除此之外，在當(dāng)前采購合同管理信息化建設(shè)工作中，由于缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一調(diào)度，缺乏穩(wěn)定高效的管控平臺來實現(xiàn)各部門之間有效的交流溝通，以至于各主體單位工作銜接配合不到位，導(dǎo)致各部門在招標(biāo)采購合同管理期間各自為陣，各系統(tǒng)缺乏兼容性、互聯(lián)性，導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)嚴(yán)重。

三、加強(qiáng)招標(biāo)采購合同管理的對策

新時期，加強(qiáng)招標(biāo)采購合同管理工作需要構(gòu)建良好的內(nèi)外部環(huán)境，在此過程中，企業(yè)以及政府單位應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的招標(biāo)管理工作流程進(jìn)行合理制定完善。企業(yè)還需要構(gòu)建科學(xué)合理的招標(biāo)采購合同管理體制，對現(xiàn)有的管理方法進(jìn)行革新、完善，融入數(shù)字化、信息化的管理要素，提高工作管理效率。具體來說，加強(qiáng)招標(biāo)采購合同管理的對策涉及以下幾個方面的內(nèi)容。

1.構(gòu)建良好的外部環(huán)境。通過對上文的分析可以看出，當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)水平會影響招標(biāo)采購管理工作中的最終成效，隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，招投標(biāo)管理工作更加具備公平性、公正性。在此過程中，招標(biāo)方需要向社會發(fā)布項目采購信息，廣泛吸引具備實力的優(yōu)質(zhì)單位參與到招投標(biāo)競爭過程中，同時招標(biāo)方還需要對各個單位的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，在完成審核之后則需要開展穩(wěn)定高效的招投標(biāo)活動，在招投標(biāo)活動期間，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確各項管理標(biāo)準(zhǔn)、管理指標(biāo)，將工程項目或采購項目的具體需求向廣大的投標(biāo)商進(jìn)行展示，在公開、公正、透明的環(huán)境下穩(wěn)定高效地開展招標(biāo)采購活動。在選取最終承包單位的工作進(jìn)程中，企業(yè)需要開展質(zhì)量、高效率的審標(biāo)作業(yè)，構(gòu)建完善的審標(biāo)委員會，選取優(yōu)質(zhì)的承包商，企業(yè)不僅需要考慮價格因素，還需要對產(chǎn)品質(zhì)量以及整個采購活動所具備的企業(yè)效益、社會效益進(jìn)行分析評估，因此在招投標(biāo)工作中構(gòu)建良性競爭的市場環(huán)境具有較大的現(xiàn)實意義。

在招標(biāo)采購合同管理過程中還需要依托完善的法律法規(guī)，嚴(yán)格參照《中華人民共和國民法典》來開展相關(guān)工作，當(dāng)前企業(yè)應(yīng)當(dāng)全方位認(rèn)知到招投標(biāo)管理工作中所涉及到的法制元素、法制事項，順應(yīng)新時代、新環(huán)境的發(fā)展變化，對現(xiàn)有的招標(biāo)采購合同管理工作進(jìn)行優(yōu)化完善，政府部門也需要加大對相關(guān)法制文件的整合力度，明確法治事項，并且進(jìn)一步完善《中華人民共和國民法典》，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從初期合同簽訂到后續(xù)合同履行實施嚴(yán)格監(jiān)督、管控，及時處理合同糾紛，在合同定價以及資金支付管理方面加大監(jiān)督管控力度，嚴(yán)格參照專項招投標(biāo)工作管理程序、監(jiān)督管理流程以及糾紛處理的法制法規(guī)，明確各項管理工作事項。

2.建立科學(xué)招標(biāo)采購合同管理體制。通過組建科學(xué)完善的招標(biāo)采購合同管理制度，明確合同管理分工，構(gòu)建完善的合同管理體系，對于提高招標(biāo)采購合同管理工作的效率具備較大的促進(jìn)作用，在此過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的合同管理責(zé)任機(jī)制，采取三級責(zé)任管控制度，第一級由相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)、管理部門來負(fù)責(zé)對相關(guān)合同的簽訂，并且在后續(xù)嚴(yán)格參照合同款項履行相應(yīng)的合同事項，同時在該過程中指導(dǎo)采購部門以及其他部門完成各項工作；第二級合同管理機(jī)制則是由具體物資需求部門負(fù)責(zé)，與承包單位簽訂子合同，而子合同則應(yīng)當(dāng)囊括到上一級合同文件中，明確甲乙雙方所需要履行的職責(zé)、義務(wù)；第三級合同責(zé)任管理制度中，主要是由執(zhí)行單位以及相應(yīng)的監(jiān)督管理部門完成對采購項目質(zhì)量監(jiān)督以及后續(xù)的檢驗、驗收等各項管理工作。

除此之外，在整個管理體系中還需要將其中所涉及到的關(guān)鍵要素，如決策管理、執(zhí)行管理、監(jiān)督管理等敏感性職能進(jìn)行分開設(shè)立，將其劃分給不同的管理機(jī)構(gòu)來行使，避免權(quán)力過于集中而出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，在此過程中，企業(yè)需要及時借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，在整個合同簽訂到后續(xù)的履行管理、審計以及資金支付方面建立分權(quán)管理制度，實現(xiàn)各部門之間相互制衡。例如在合同簽訂期間，相應(yīng)的簽訂部門需要由專項辦公室負(fù)責(zé)，而履行合同的管理機(jī)構(gòu)則不需要參與到前期的合同簽訂作業(yè)中，并且嚴(yán)格參照合同簽訂事項，履行相應(yīng)的條款義務(wù)。而在后續(xù)的審計以及經(jīng)費(fèi)支出管理方面，審計部門以及支付部門所開展的工作也需要分開行使，但是彼此之間也需要實現(xiàn)高效溝通，確保將相關(guān)工作落實到位。

而在后續(xù)合同履行以及項目驗收、質(zhì)量檢測工作中，企業(yè)也需要及時派遣專業(yè)人士進(jìn)入到承包商企業(yè)，監(jiān)督指導(dǎo)項目的開展，對相關(guān)物資的生產(chǎn)制造實施嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，對物資的生產(chǎn)流程、生產(chǎn)制程進(jìn)行分析評估，比如在部分招標(biāo)采購合同中可能涉及到工藝文件、工藝需求方面的內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時派遣專項監(jiān)管人士進(jìn)入到承包商，對承包商在生產(chǎn)以及施工建設(shè)活動中所使用到的技術(shù)、文件、材料進(jìn)行評估、評判，以此來將質(zhì)量問題遏制在源頭，而在監(jiān)督管理過程中，企業(yè)也需要細(xì)化規(guī)章，規(guī)范管理制度，制定完善的監(jiān)督檢查機(jī)制，采取公正、公開的監(jiān)管機(jī)制，盡可能引入社會監(jiān)督元素，規(guī)范承包商不正當(dāng)?shù)墓ぷ餍袨椤?/p>

3.采用高效的招標(biāo)采購合同管理方法。在當(dāng)前招標(biāo)采購合同管理工作中，企業(yè)需要做到統(tǒng)籌兼顧，結(jié)合全過程、全生命周期、動態(tài)化的招標(biāo)采購合同管控措施，落實相應(yīng)的管理工作，履行管理事項。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定完善的物資項目采購最佳效益總體管控目標(biāo)，結(jié)合全系統(tǒng)、全生命周期的管理方式，在工作管理期間落實貫徹各項管理工作。其次，企業(yè)還需要對現(xiàn)有的物資采購經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)合理地分配使用，將相應(yīng)的采購經(jīng)費(fèi)實施集約化集中管控，改變過往在物資采購管理過程中分模塊、分板塊的資金管控策略，盡可能提高物資采購經(jīng)費(fèi)的實際使用管控效率。

除此之外，企業(yè)還需要實施全生命一體化的管控策略，將單項物資采購以及在各個階段所開展的采購管理事項設(shè)置為一個整體，在此過程中實施維修、保障、訂貨一體化循環(huán)化的管控制度，對不同階段實施不同的管控內(nèi)容。例如對于部分涉及到研發(fā)管理的項目，在采購管理工作中，企業(yè)需要對科研階段設(shè)置專項管控合同，在生產(chǎn)制造階段設(shè)置完善的訂貨合同，而在后續(xù)設(shè)備使用或者技術(shù)保障管理階段也需要簽訂相應(yīng)的技術(shù)保障合同，將各類合同在各個時期所具備的作用最大限度地釋放出來，同時還需要實現(xiàn)各個合同之間的有效連接。使得整個招標(biāo)采購合同管理工作環(huán)環(huán)相扣，為下一個階段工作的開展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。而在全要素一體化的工作管理進(jìn)程中，企業(yè)除了需要落實對合同文件中所包含的質(zhì)量、進(jìn)度以及價格等相關(guān)款項進(jìn)行約束管控之外，還需要對總系統(tǒng)與分系統(tǒng)之間所存在的各個要素進(jìn)行評估考量，比如對可靠性、保障性問題進(jìn)行確認(rèn)，突出整個采購活動所具備的平衡性，以此來獲取采購項目的最高效能。

此外，在當(dāng)前招標(biāo)采購合同管理工作中，可以結(jié)合CALS采購管理方式，即持續(xù)采辦以及壽命周期保障政策，結(jié)合數(shù)字化、信息化技術(shù)，在當(dāng)前招標(biāo)采購管理工作中融入數(shù)字化元素。當(dāng)前大部分企業(yè)在招標(biāo)采購合同管理工作中結(jié)合CALS工作管理模式相對較為常見，在此期間，企業(yè)需要建立健全采辦合同信息化管理平臺，構(gòu)建信息管控機(jī)構(gòu)，參照在合同管理過程中所設(shè)置的三級合同管理機(jī)制，在不同等級設(shè)立不同的管理機(jī)構(gòu)，實現(xiàn)數(shù)字信息有效流通，而總部總機(jī)構(gòu)需要實施宏觀管控，不同子合同則需要對各自項目實施集約化、集成化的管控。企業(yè)內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)信息資料有效流通，并且及時向項目負(fù)責(zé)人推送當(dāng)前的項目開展?fàn)顩r以及采購活動的實際進(jìn)程，在遵循采購合同管理本質(zhì)規(guī)律的大前提下，對其中存在的各種信息進(jìn)行有效組織以及集約管控。而在對招標(biāo)采購合同信息管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行構(gòu)建打造的工作進(jìn)程中，也需要注重安全性、保密性，實施對網(wǎng)絡(luò)體系定向化的構(gòu)建、打造，實現(xiàn)內(nèi)部規(guī)范化、整體化運(yùn)作，以保密為原則，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息收集、整合、發(fā)布、共享，確保招投標(biāo)采購合同管理工作在數(shù)字化、信息化管理體制的支撐下能夠穩(wěn)定、高效地進(jìn)行。

四、結(jié)束語

總體來說，在招標(biāo)采購合同管理工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對其中的各項要素進(jìn)行分析、評估，結(jié)合精益化、精細(xì)化的管控思想，在招標(biāo)采購合同管理期間采取公平、公正、公開管理策略，并且及時融入信息化管理要素，提高工作管理效率，確保企業(yè)所開展的招標(biāo)采購合同管理工作能夠穩(wěn)定有效地實施。