信息化時(shí)代高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

嚴(yán)竹安,冉育彭

(常州工學(xué)院 航空與機(jī)械工程學(xué)院/飛行學(xué)院,江蘇 常州 213000)

信息化時(shí)代,高校學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容和形式都在發(fā)生深刻改變。高校應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇,調(diào)整和優(yōu)化學(xué)生檔案管理體系,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展,為學(xué)生的學(xué)業(yè)和就業(yè)提供保障。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案一般只記錄學(xué)生的個(gè)人信息和學(xué)業(yè)情況等基本內(nèi)容,便于學(xué)校或企業(yè)初步了解學(xué)生。信息化時(shí)代,為提高社會(huì)對(duì)人才的利用率,學(xué)生相關(guān)的資料和信息都被詳細(xì)記錄在案,學(xué)生檔案數(shù)量呈成倍增長趨勢(shì),類型更加豐富,既包括基本的文字信息,也包括圖像、聲音、視頻等信息。在這樣的情況下,繼續(xù)采取傳統(tǒng)的管理方式會(huì)導(dǎo)致學(xué)生檔案發(fā)展不規(guī)范、安全性降低等諸多問題,進(jìn)而影響學(xué)生的成長和發(fā)展。[1]加強(qiáng)學(xué)生檔案規(guī)范化管理,對(duì)于促進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要作用。利用信息技術(shù)手段,建立科學(xué)、規(guī)范、透明的學(xué)生檔案管理系統(tǒng),確保學(xué)生檔案管理工作的合法性和合規(guī)性,能夠?yàn)楦咝５默F(xiàn)代化治理提供有力支持。

一、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意義

信息化時(shí)代,高校應(yīng)當(dāng)圍繞規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,推進(jìn)檔案“管理”向檔案“治理”發(fā)展。檔案管理是基礎(chǔ)性管理工作,具有明顯的單向性和封閉性特征。而檔案治理是對(duì)管理的有效升華,能夠?qū)⒎忾]環(huán)境轉(zhuǎn)化為共享環(huán)境,組織多主體參與到學(xué)生檔案管理工作中。分析檔案管理與檔案治理的本質(zhì)可知,管理著重于“管”,而治理強(qiáng)調(diào)“用”,推進(jìn)學(xué)生檔案工作的轉(zhuǎn)型意義深遠(yuǎn)。

(一)適應(yīng)高等教育改革要求

利用信息技術(shù)優(yōu)化學(xué)生檔案管理體系,有利于高校深化綜合改革,推進(jìn)教育的現(xiàn)代化、信息化、智能化。2001年,高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度已經(jīng)開始實(shí)施,用戶登錄網(wǎng)站或相應(yīng)平臺(tái)即可查閱和驗(yàn)證學(xué)生的學(xué)歷證書及其他學(xué)歷基本信息。近年來,高校電子檔案體系進(jìn)一步完善,管理逐步趨向規(guī)范化和科學(xué)化。隨著《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》等政策的相繼出臺(tái),信息化建設(shè)深入融入了教育模式、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法等多個(gè)層面的改革[2],學(xué)生檔案可以全面反映人才培養(yǎng)過程和質(zhì)量,綜合利用率得到提高。

(二)加強(qiáng)檔案信息安全保障

隨著數(shù)據(jù)信息的增加,傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式逐漸出現(xiàn)疲軟態(tài)勢(shì)。特別是在遇到一些不可控、難以預(yù)測(cè)的災(zāi)害時(shí),檔案儲(chǔ)存環(huán)境發(fā)生較大變化,會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案損壞或丟失,對(duì)學(xué)生未來發(fā)展造成不利的影響。對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,上傳到數(shù)據(jù)庫,并進(jìn)行備份,能夠?yàn)閷W(xué)生檔案提供雙重保障。即使硬件設(shè)備由于病毒侵入、操作不當(dāng)發(fā)生損壞,高校也可以通過備份資料重新獲取完整的學(xué)生檔案。[3]基于信息化技術(shù)加強(qiáng)規(guī)范化管理,能夠更好地應(yīng)對(duì)未知風(fēng)險(xiǎn),有效提升學(xué)生檔案的安全性和完整性。

(三)發(fā)揮檔案綜合育人價(jià)值

新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展為高校學(xué)生檔案的儲(chǔ)存和管理工作帶來了新的活力。信息化背景下,任課教師可以通過檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)更加便捷地了解學(xué)生的個(gè)人情況、在校成績和活動(dòng)參與情況,制定有針對(duì)性的、個(gè)性化的人才培養(yǎng)方案。就業(yè)指導(dǎo)教師可以根據(jù)檔案對(duì)學(xué)生的求職意向和專業(yè)特長等進(jìn)行詳細(xì)分析,在就業(yè)課程或活動(dòng)中給予其指導(dǎo)性意見或建議。學(xué)生求職過程中,用人單位可以根據(jù)檔案分析與學(xué)生專業(yè)、特長等相匹配的崗位,實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。[4]

(四)推動(dòng)高校教育事業(yè)規(guī)范發(fā)展

學(xué)生檔案具有社會(huì)性、綜合性、系統(tǒng)性、通用性和競(jìng)爭(zhēng)性,對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理和存儲(chǔ)有助于提高教育評(píng)估、教學(xué)改革、科學(xué)研究等工作的效率和質(zhì)量,提升高校的競(jìng)爭(zhēng)力和知名度。[5]同時(shí),學(xué)生檔案是學(xué)生發(fā)展和成長的見證者,也是學(xué)生步入社會(huì)的“敲門磚”。推進(jìn)高校與企業(yè)在學(xué)生檔案管理方面的共建共享,完善信息化檔案管理體系,有助于充分發(fā)揮學(xué)生檔案的功能和作用,促進(jìn)高校與企業(yè)合作的深化。信息化時(shí)代,實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和升級(jí),既是高校提升行政管理效能的要求,也是高校深化產(chǎn)教融合和校企合作、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的需要。

二、高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理面臨的挑戰(zhàn)

學(xué)生檔案信息內(nèi)容和形式的變化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的理念和方法形成了深刻的沖擊,用戶對(duì)檔案的利用、查閱、服務(wù)等方面的需求呈現(xiàn)出高效性、跨區(qū)域、個(gè)性化、多樣化等特征。新的管理模式尚未完全成型,在一定程度上影響了學(xué)生檔案功能的充分發(fā)揮。

(一)理念較為滯后

一些高校忽視學(xué)生檔案管理與教學(xué)工作、教育管理工作和學(xué)生未來發(fā)展的密切聯(lián)系,沒有為學(xué)生檔案建設(shè)專門的管理結(jié)構(gòu)或部門,而是將檔案交給一些非專業(yè)的或兼職的教師管理。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)層和決策層的支持,這些高校學(xué)生檔案管理人力、財(cái)力等投入較少,缺乏專業(yè)性和規(guī)范性,存在應(yīng)付差事的現(xiàn)象。[6]而忽視對(duì)學(xué)生檔案的價(jià)值和意義的宣傳,又導(dǎo)致一些學(xué)生在填寫個(gè)人信息時(shí)不規(guī)范、不全面,甚至在檔案流動(dòng)過程中造成檔案遺失問題。長期處于被動(dòng)狀態(tài),被邊緣化,崗位和職能被占用,嚴(yán)重影響了高校學(xué)生檔案工作的整體發(fā)展。

(二)技術(shù)銜接不夠緊密

信息化時(shí)代,高校學(xué)生檔案管理普遍實(shí)現(xiàn)了利用數(shù)字技術(shù)和電子設(shè)備查閱、存儲(chǔ)、傳遞檔案的功能,學(xué)生或企業(yè)可以跨區(qū)域獲取檔案資料。檔案管理形式基于信息技術(shù)基礎(chǔ),以電子管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸為主。檔案管理環(huán)境具有隱性特征,以云空間、網(wǎng)絡(luò)或磁盤等為主。學(xué)生檔案類型豐富,數(shù)量眾多,且信息資源較為分散。受技術(shù)銜接不夠緊密的影響,一些高校檔案資料難以實(shí)現(xiàn)共享,需要進(jìn)行多個(gè)復(fù)雜程序才能完成匯總,管理效率低下,信息檢索成本增加,存在重復(fù)、不全面、不規(guī)范等問題,制約了信息化建設(shè)的開展。[7]

(三)制度體系尚不完備

基于先進(jìn)技術(shù)的設(shè)備設(shè)施是促進(jìn)檔案管理工作向信息化、智能化、現(xiàn)代化方向發(fā)展的前提。一些高校以辦公室代替檔案室,既沒有引進(jìn)專業(yè)的信息化管理系統(tǒng),也沒有安排專業(yè)的管理人員,學(xué)生檔案存儲(chǔ)和查閱的難度都比較大。完備的制度體系是提高學(xué)生檔案管理規(guī)范性的重要保障。職責(zé)分工不明確,職位界限不清晰,工作開展缺乏統(tǒng)一的依據(jù)和規(guī)范的章程,容易使檔案管理陷入混亂的狀態(tài)。

(四)人員綜合能力不足

學(xué)生檔案管理人員的綜合能力與檔案管理質(zhì)量和效率存在著直接聯(lián)系。他們信息化水平高,專業(yè)能力強(qiáng),就能夠在有限的時(shí)間內(nèi)迅速整理和歸納各類檔案,并將其記錄和保存好,為后續(xù)查閱、調(diào)動(dòng)提供便捷。[8]一些高校沒有配備專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍,現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案的重要性也沒有充分認(rèn)識(shí),不具備信息化管理能力,對(duì)各類活動(dòng)的開展造成一定影響。此外,學(xué)生檔案管理體系激勵(lì)制度不健全,一些工作人員在長期低薪且沒有機(jī)會(huì)和途徑接受專業(yè)培訓(xùn)的環(huán)境中產(chǎn)生消極的工作態(tài)度,習(xí)慣于被動(dòng)收集和記錄檔案資料,服務(wù)意識(shí)欠缺,導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作缺乏創(chuàng)新,表現(xiàn)出不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的問題。

(五)信息基礎(chǔ)設(shè)施有待健全

高校學(xué)生檔案主要包括個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)狀況、科研能力、道德品質(zhì)、日常獎(jiǎng)罰等內(nèi)容,與學(xué)院、教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委等多個(gè)部門相關(guān),分散性強(qiáng)。加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用可以為學(xué)生檔案管理的規(guī)范化發(fā)展提供保障。受資金、理念等多重因素的影響,一些高校學(xué)生檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還未被提上日程,信息技術(shù)的應(yīng)用較為有限,檔案形式以紙質(zhì)為主,收集、分類、存儲(chǔ)、調(diào)動(dòng)依舊采取手動(dòng)方式,加大了檔案管理工作的壓力和強(qiáng)度,降低了工作效率。信息化基礎(chǔ)設(shè)施不健全,沒有專業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫,影響了檔案信息的共享和交流。[9]

三、推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化發(fā)展的策略

充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),將其應(yīng)用于收集、整理、保存、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié),是信息化時(shí)代推進(jìn)學(xué)生檔案管理規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵。高校需要從提高管理意識(shí)著手,改進(jìn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),完善規(guī)章制度,提高管理人員綜合素質(zhì),為學(xué)生檔案管理提供保障。

(一)提高管理意識(shí)

高校學(xué)生檔案的形成和匯總涉及多個(gè)部門。只有各個(gè)部門都能深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案對(duì)高校日常運(yùn)行和學(xué)生發(fā)展的重要性,才能推動(dòng)相關(guān)政策的落實(shí)。高校可以設(shè)立專業(yè)的學(xué)生檔案管理組,明確劃分權(quán)責(zé),加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃。各部門要在專業(yè)檔案管理組的引導(dǎo)下進(jìn)行檔案對(duì)接,提升檔案管理的質(zhì)量和效率。[10]高校要積極宣傳檔案信息的重要性,引導(dǎo)學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值,全面了解調(diào)動(dòng)檔案的注意事項(xiàng),提升檔案信息的全面性、準(zhǔn)確性和安全性。

(二)改進(jìn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

信息化時(shí)代,對(duì)高校學(xué)生檔案管理體系進(jìn)行改革與優(yōu)化,需要完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)數(shù)字化對(duì)接。要根據(jù)不同部門的業(yè)務(wù)需求建立不同的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn),明確電子檔案制作和利用的要求與流程。學(xué)生檔案文件可以以學(xué)生學(xué)號(hào)命名,采用電子文檔形式存儲(chǔ),按照個(gè)人信息、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲記錄等進(jìn)行分類管理。要建立嚴(yán)格的檔案資料對(duì)接標(biāo)準(zhǔn),厘清學(xué)生檔案負(fù)責(zé)人和普通工作人員的權(quán)責(zé),將具體責(zé)任和任務(wù)落實(shí)到個(gè)人,避免出現(xiàn)相互推諉、工作混亂的現(xiàn)象。建立權(quán)限管理機(jī)制,規(guī)定只有獲得授權(quán)的人員才可以訪問學(xué)生檔案,加強(qiáng)檔案信息的加密和防護(hù)。要對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和升級(jí),建立電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)教學(xué)、學(xué)生、就業(yè)等部門檔案信息的自動(dòng)化收集和快速查詢與共享,為后續(xù)的檔案對(duì)接提供條件。

(三)完善規(guī)章制度

2020年,十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》,為信息化時(shí)代檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供了法制保障。高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理制度建設(shè),明確收集、整理、歸檔、調(diào)動(dòng)等環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)力,嚴(yán)格獎(jiǎng)懲,推動(dòng)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。[11]要彰顯檔案管理的服務(wù)性,提高檔案管理的安全性和可用性,確保學(xué)生檔案的真實(shí)性和完整性,將各項(xiàng)管理制度有效落實(shí)到具體的工作當(dāng)中。規(guī)范學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理流程,明確各個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作要求和相關(guān)文書材料,確保各項(xiàng)指令都能得到有效執(zhí)行。明確學(xué)生檔案的隱私保護(hù)原則和措施,查閱、復(fù)制和傳遞必須遵守相關(guān)法律法規(guī),嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的檔案查閱和泄露。加強(qiáng)學(xué)生檔案的安全管理,確保檔案信息不被非法獲取和篡改。設(shè)立專門的檔案安全保密崗位,定期進(jìn)行檔案信息備份和存儲(chǔ)。

(四)提高人員綜合素質(zhì)

高校學(xué)生檔案管理工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性和專業(yè)性,檔案管理人員需要具備一定的服務(wù)意識(shí)、專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)能力以及高度的責(zé)任感。隨著學(xué)生檔案數(shù)量和類型的不斷增加,組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)才能確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。高校應(yīng)當(dāng)組織學(xué)生檔案管理人員參加專業(yè)化培訓(xùn),要求他們明確自身職責(zé),提高服務(wù)意識(shí),自主收集、整理、存儲(chǔ)檔案,并核驗(yàn)信息的真實(shí)性和完整性。學(xué)生檔案管理人員要具備良好的溝通能力,能夠利用現(xiàn)代化通訊工具與學(xué)生、家長、教師和其他相關(guān)人員進(jìn)行有效溝通和協(xié)調(diào),提高檔案建設(shè)效率。要引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)人才,提升管理隊(duì)伍的綜合水平,提高適應(yīng)信息技術(shù)變革的能力,掌握高效錄入、查詢和更新檔案信息的技能。學(xué)生檔案管理人員還應(yīng)具備一定的數(shù)據(jù)分析能力,能夠有效地分析學(xué)生檔案中的數(shù)據(jù),為學(xué)校和教師提供有價(jià)值的信息和建議。例如:他們可以通過分析學(xué)習(xí)成績和行為記錄,幫助學(xué)校識(shí)別學(xué)生的問題和需求,并提供個(gè)性化的學(xué)習(xí)和輔導(dǎo)方案。

(五)構(gòu)建專業(yè)信息平臺(tái)

高校學(xué)生檔案管理向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展是必然的。在學(xué)校合并、升級(jí)、變遷等各種環(huán)境下適應(yīng)學(xué)生的流動(dòng)性,確保檔案的完整性,做到信息的及時(shí)更新,必須推進(jìn)學(xué)生檔案規(guī)范化管理。高?？梢酝ㄟ^購入專業(yè)檔案管理系統(tǒng)或自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)的方式,建設(shè)高校學(xué)生檔案信息化平臺(tái),同時(shí)根據(jù)已形成的目錄數(shù)據(jù)庫查驗(yàn)已歸檔的學(xué)生檔案,并將其存儲(chǔ)到信息化平臺(tái),將不同部門的檔案管理端口鏈接到一個(gè)檔案管理系統(tǒng),包括檔案信息錄入方法、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、程序等的對(duì)接,以此提升學(xué)生檔案管理的效率和規(guī)范性。在信息平臺(tái)設(shè)置使用權(quán)限,簡化信息查閱和檢索流程,學(xué)生、有權(quán)限的企業(yè)等可以跨區(qū)域檢索學(xué)生檔案資料。