人事檔案數(shù)字化工作思考

高陽

摘?要：完成人事檔案數(shù)字化可以提高人事檔案管理工作效率、最大限度地發(fā)揮人事檔案價值、為干部人事工作提供科學(xué)參考。高校的人事檔案數(shù)字化工作存在開展進(jìn)程緩慢、頂層設(shè)計統(tǒng)籌不夠、資金投入不足等問題，受技術(shù)條件限制數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)化、集成化利用較弱。數(shù)字化工作的開展應(yīng)在符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的前提下結(jié)合單位實際做好全過程規(guī)劃，借信息化促進(jìn)傳統(tǒng)人事檔案管理接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計各個工作流程的提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；檔案利用

中圖分類號：F27?????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.04.038

“人事檔案數(shù)字化就是利用計算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的人事檔案信息通過計算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的、可以被計算機(jī)識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲。”《干部人事檔案工作條例》指出“干部人事數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本?！睌?shù)字化工作可以促進(jìn)檔案信息資源服務(wù)更加精準(zhǔn)、便捷、高效。

1?高校人事檔案數(shù)字化的意義

1.1?縮短人事檔案利用時間

經(jīng)筆者實際計算，收到查閱某卷人事檔案入黨時間的需求，去庫房找出紙質(zhì)檔案再反饋給利用者時間是2分鐘，通過查閱單機(jī)版數(shù)字化檔案的時間是40秒。查找并復(fù)印一份紙質(zhì)檔案的學(xué)生登記表和就業(yè)通知書的時間為5分鐘，利用數(shù)字化版本查閱打印的時間為1分鐘。

1.2?維護(hù)人事檔案真實可靠

人事檔案中的大部分材料如干部履歷表、學(xué)生登記表、入黨志愿書、就業(yè)通知書等都是單獨一份保存，抽取、撤換、添加材料和篡改、偽造檔案的行為因為孤本無證很難被發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案的真實性。有數(shù)字化版本的人事檔案作為印證，可有效避免因個人取利發(fā)生人事檔案違法行為，嚴(yán)肅監(jiān)督干部管理，促進(jìn)社會公平。

1.3?實現(xiàn)檔案記錄永久保存

檔案學(xué)界存在高齡檔案應(yīng)得到尊重的思想，鑒于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的紙張老化、碎爛，字跡模糊甚至消失問題，數(shù)字化是對人事檔案記錄的有效保護(hù)。在人事檔案高頻利用領(lǐng)域，比如干部人事檔案專項審核工作，歷經(jīng)所在單位初查、復(fù)查，組織人事部門給出復(fù)核意見，單位再進(jìn)行重點審核，最后領(lǐng)導(dǎo)審核小組復(fù)核，1卷檔案被調(diào)閱3次，情況復(fù)雜者調(diào)閱7、8次，對紙質(zhì)檔案的磨損十分嚴(yán)重。

1.4?提高組織人事工作效率

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，干部管理和人事管理工作也不斷面臨新的挑戰(zhàn)，人事檔案數(shù)字化以后可以給組織人事部門提供全方位、結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的信息，是最大限度地助力組織人事管理工作的有力武器?！皩M織人事部門改進(jìn)工作方式，提高工作水平、整合人才資源有重要的意義?！?/p>

2?高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及存在問題

2.1?人事檔案數(shù)字化范圍不全面

以北京高校為例，中國地質(zhì)大學(xué)（北京）對全部人事檔案進(jìn)行了數(shù)字化，北京科技大學(xué)對部分人事檔案（處級）進(jìn)行了數(shù)字化，北京郵電大學(xué)對部分材料（入黨志愿書）進(jìn)行了數(shù)字化。經(jīng)費(fèi)不足是人事檔案數(shù)字化工作開展的主要阻礙，且人事檔案中確實有許多參考價值不大的冗余材料比如內(nèi)容雷同的思想?yún)R報、不能鑒定真?zhèn)蔚墨@獎證書復(fù)印件、過程信息確認(rèn)表、學(xué)生證復(fù)印件、錄取通知書等，考慮高成本投入與低效率輸出之間的矛盾，大多數(shù)高校對人事檔案數(shù)字化工作的開展較為謹(jǐn)慎。以筆者所在高校（現(xiàn)存檔案約6500卷）近十年來的人事檔案利用數(shù)量來看（見表1），利用率大約為28%。遇養(yǎng)老保險改革信息采集、黨員信息排查、干部人事檔案專項審核等情況查檔量激增，日常政治審查、黨員管理、干部任免、職稱評聘、工資待遇、退（離）休、治喪、落戶、升學(xué)、繼承等事項利用數(shù)量占所存檔案的比例不高。

2.2?數(shù)字化后人事檔案管理難度加大

與文書檔案不同，人事檔案經(jīng)過分類整理、組卷裝訂、制作目錄至數(shù)字化掃描完成后，隨著時間的推移與個人發(fā)展進(jìn)步定期或不定期需將新產(chǎn)生的材料按順序歸入其中，目前身份安全性驗證、文件加密、數(shù)字簽名、電子印章等技術(shù)在人事檔案材料中應(yīng)用尚未成熟，電子人事檔案材料的接收是個難題。以筆者單位為例，每年歸檔的紙質(zhì)材料如年度考核登記表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報表、在職攻讀學(xué)歷學(xué)位材料等大約5000件，這批材料既要在紙質(zhì)檔案中整理歸檔，還要掃描一份電子版歸入電子檔案中，工作量翻倍。

2.3?數(shù)字化人事檔案利用效果有待提升

從目前實際來看，人事檔案數(shù)字化工作基本停留在紙質(zhì)檔案的掃描工作，由于人事檔案記錄的敏感性對系統(tǒng)的運(yùn)行速度、安全性、保密性要求更高，數(shù)字化人事檔案在線遠(yuǎn)程利用的實現(xiàn)依舊困難。李曉麗作者也闡明了單機(jī)版人事檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)版的優(yōu)劣，“干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)優(yōu)點是查詢和打印速度快，缺點是單機(jī)版，僅掛接了在學(xué)院掃描時的檔案成果，此后移交的零散材料沒有掛接到系統(tǒng)中，無法查詢使用，內(nèi)容不夠全面。濟(jì)南市干部人事檔案集中管控平臺是網(wǎng)絡(luò)版，優(yōu)點是檔案內(nèi)容全面，但因電腦和系統(tǒng)配置原因查詢和打印速度較慢，工作中需要靈活使用?！?/p>

3?高校人事檔案數(shù)字化工作思考

3.1?數(shù)字化范圍應(yīng)全面

《干部人事檔案工作條例》第二十三條指出：“在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致?！泵鞔_要求數(shù)字化范圍應(yīng)是全部的紙質(zhì)檔案，對于一些冗余的材料，是紙質(zhì)檔案收集整理工作存在的漏洞，應(yīng)該予以糾正。

3.2?結(jié)合實際理性選擇數(shù)字化檔案的利用方式

數(shù)字化成果的利用有三種方式：一是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境整體性能優(yōu)化、數(shù)據(jù)絕對安全的前提下，掛接人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)利用申請的在線審批與檔案內(nèi)容的遠(yuǎn)程共享，這是數(shù)字化成果利用的最佳狀態(tài)。二是數(shù)字化信息資源單機(jī)版保存，由業(yè)務(wù)精湛的人事檔案管理員負(fù)責(zé)查找相關(guān)信息，也能提高利用速度。三是掃描原件單機(jī)保存，檔案目錄小范圍開放，遇到查找“三齡一歷”的相關(guān)的重要材料是否缺失，婚姻狀況、戶口、獲獎等材料是否已歸檔等，在線上確認(rèn)完畢后再去尋原件也可節(jié)省時間。

3.3?從單純掃描到信息審核、建立準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫發(fā)展

“優(yōu)化人事檔案信息資源結(jié)構(gòu)、開發(fā)各種人事檔案數(shù)據(jù)庫、將傳統(tǒng)人事檔案資源轉(zhuǎn)化為能進(jìn)行信息化管理的各種人事檔案數(shù)據(jù)”。讓人事檔案管理與組織、人事、科研、教務(wù)等校內(nèi)其他管理部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流動并全面連接，既沒有誤差，也沒有時差，全面掌握個人發(fā)展?fàn)顩r。由數(shù)據(jù)形成報表，對人事檔案記錄中的職稱、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)特長、培訓(xùn)、考核、獲獎等情況進(jìn)行定量分析，提高干部任免、黨員排查、人事信息統(tǒng)計等工作的效率，為組織人事工作的政策規(guī)劃提供精準(zhǔn)分析決策能力。

3.4?傳統(tǒng)人事檔案管理工作業(yè)務(wù)流程需要優(yōu)化提升

用數(shù)字化、信息化帶動管理精細(xì)化、服務(wù)精準(zhǔn)化，建立人事檔案管理平臺，優(yōu)化數(shù)據(jù)整理，便捷檔案服務(wù)。

一是檔案利用工作實現(xiàn)在線申請與審批、登記與統(tǒng)計，省去紙質(zhì)介紹信及手工登記本的繁瑣。利用者在“利用申請”模塊填寫或添加查閱人（姓名、單位）、被查閱人（姓名、單位、檔案號）、日期，勾選查檔事由、查閱內(nèi)容、利用方式，由經(jīng)過電子身份認(rèn)證的審批人員進(jìn)行簽署審批意見，檔案管理人員勾選被查人類別、利用及歸還情況確認(rèn)、填寫備注事項。依據(jù)查檔實例形成人事檔案利用數(shù)據(jù)庫，分析利用規(guī)律，抓住高頻利用材料宣傳人事檔案知識，普及檔案意識，積累利用訴求，加強(qiáng)關(guān)鍵材料的收集。

二是材料歸檔工作的在線申請與審核，避免材料交接工作不規(guī)范發(fā)生推諉扯皮現(xiàn)象。以筆者單位歸檔情況為例，歸檔清單有三個邏輯：一人多份材料，比如接收職工人事檔案及干部履歷表、聘用合同等入職材料；一份材料多人，比如按照工作節(jié)點接收的年度考核登記表、教師職務(wù)申報表、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員審批表等；多人多份材料，常見于歸檔量較大的處級干部檔案材料。針對不同的邏輯需要統(tǒng)一成格式化的歸檔材料數(shù)據(jù)庫，包含移交人（歸檔單位、姓名）、被歸檔人（姓名、單位、檔案號）、歸檔日期、材料名稱、材料數(shù)量合計等，檔案管理人員記錄材料接收日期、歸檔日期及操作者。加強(qiáng)歸檔數(shù)據(jù)的分析與統(tǒng)計，及時查找歸檔工作疏漏，督促材料形成部門及時準(zhǔn)確歸檔，確保人事檔案材料齊全完整。

三是建立目錄數(shù)據(jù)總庫，擬定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并與歸檔數(shù)據(jù)庫連接，確保新增及時材料歸檔。對每份人事檔案材料著錄是檔案管理工作中工作量最大的一項，不同類別人員人事檔案材料名稱紛繁復(fù)雜，有基本一致的如干部履歷表、員工履歷表；部分一致的如專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報表、任職資格評審表；完全一致的是入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、干部任免審批表；完全不一致的是學(xué)歷學(xué)位材料有學(xué)生登記表、入學(xué)登記表、高中畢業(yè)生登記表、高中發(fā)展報告、高考錄取情況登記表、考生檔案等。依據(jù)材料的主要內(nèi)容和性質(zhì)，科學(xué)擬定目錄標(biāo)題，最大限度地標(biāo)準(zhǔn)化，盡量勾選避免手工錄入，統(tǒng)一格式、名稱、符號，減少異構(gòu)信息的處理量。

3.5?人事檔案數(shù)字化的其他問題

一是人事檔案意識的普及應(yīng)深入課堂，提高思想認(rèn)識，在人生的每個階段都規(guī)范填寫人事檔案材料信息，確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整、可靠。二是建立健全規(guī)章制度，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案工作量的巨大60%來自于歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、管理模式的不統(tǒng)一，重復(fù)反復(fù)性工作環(huán)節(jié)多。三是重視人事檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，凡是職責(zé)中涉及人事檔案的人員都需加強(qiáng)人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及具體內(nèi)容、檔案工作環(huán)節(jié)及紀(jì)律的學(xué)習(xí)。四是紙質(zhì)人事檔案仍將長期保存。正如電子圖書盛行的時代，紙質(zhì)書依然有它存在的意義。人事檔案比圖書更有溫度，即使是在信息化社會成長起來的年輕人，看到自己當(dāng)年的入團(tuán)志愿書里稚嫩的照片和輕巧的字體，也不免心生感嘆，一本高齡人事檔案十分有歷史厚重感。

人事檔案數(shù)字化工作的開展是大勢所趨，技術(shù)條件限制、人員配備不足、經(jīng)費(fèi)緊張不能成為數(shù)字化工作開展的阻礙。加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，深度挖掘人事檔案的信息價值，精準(zhǔn)高效服務(wù)廣大干部人才，是高校人事檔案工作者的重要使命。

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