網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋檔案的管理與應(yīng)用

陳紹艷

摘?要：信息資源是國家重要戰(zhàn)略資源，檔案是國家信息資源的重要組成部分。在網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要加強(qiáng)對海洋檔案管理新體系的探索與研究，指出傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的互補(bǔ)性，對現(xiàn)代海洋檔案的發(fā)展趨勢及新的管理應(yīng)用進(jìn)行探討，著重分析當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋檔案的管理，提出幾點(diǎn)相應(yīng)的具體建議。

關(guān)鍵詞：海洋檔案；網(wǎng)絡(luò)化；檔案管理

中圖分類號：F27?????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.04.037

由于當(dāng)下社會(huì)對檔案要求趨向多元化、同時(shí)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢也在取代檔案館傳統(tǒng)的資源優(yōu)勢，檔案館原有的社會(huì)功能和服務(wù)模式，包括檔案的查閱利用及信息公開等均收到不同程度的沖擊。信息技術(shù)的發(fā)展正在深刻改變檔案工作，目前檔案館工作發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入轉(zhuǎn)型期，需要從專業(yè)化角度不斷完善檔案館基本功能，新的檔案館形態(tài)將會(huì)產(chǎn)生。

1?海洋檔案管理與應(yīng)用信息化發(fā)展的必要性

1.1?為海洋事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障

如今蓬勃發(fā)展的海洋事業(yè)，必然會(huì)產(chǎn)生大量的珍貴海洋檔案，其中包括科技檔案、文件檔案、設(shè)備檔案等。信息量龐大，內(nèi)容多，其中必然包含多種載體的資料。在管理這么多數(shù)量的檔案工作中，如果還使用傳統(tǒng)的歸檔及整理管理，必然會(huì)在實(shí)際利用方面造成很大的困擾。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，運(yùn)用信息技術(shù)，使海洋檔案發(fā)揮最大的價(jià)值。同時(shí)運(yùn)用先進(jìn)的科技手段，保障保護(hù)海洋檔案的安全性、完整性、齊全性，運(yùn)用信息技術(shù)為海洋檔案提供良好的運(yùn)營環(huán)境，為海洋事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

1.2?大力提升海洋科技工作者工作效率

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，提高信息化在海洋檔案管理工作的應(yīng)用，不僅能夠?yàn)楹Ｑ笫聵I(yè)的發(fā)展提供真實(shí)原始的第一手原始材料，而且可以提供更加全面且覆蓋率更高的有價(jià)值的科研材料。提高海洋檔案資源的利用率，同時(shí)可以為科研工作者在工作上提供便利條件，進(jìn)一步提升科研效率。

1.3?提高檔案工作效率

網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化環(huán)境下檔案管理工作在思維方式、工作模式、管理方法等多方面發(fā)生著重大的變化，而且檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生了革命性的變化。信息化發(fā)展勢必對檔案工作的效率起到很大程度的提高，達(dá)到一定條件下質(zhì)的飛越。從傳統(tǒng)檔案工作過渡到網(wǎng)絡(luò)信息化，不僅能提高檔案管理人員的工作效率，大大節(jié)省了時(shí)間和人力物力，也有助于提高對科技工作者的檔案服務(wù)，能為科技工作者的在科研道路探索上做到錦上添花，甚至是雪中送炭。

1.4?保證檔案資源的完整性

海洋檔案的信息內(nèi)容多、數(shù)據(jù)量大，表現(xiàn)的形式多種多樣。處理起來數(shù)據(jù)量非常大。海洋技術(shù)檔案具有多樣性，在海洋類的多種業(yè)務(wù)中需要信息的快速匯集和分發(fā)，以應(yīng)對實(shí)時(shí)性的需要。檔案中的特性包括完整性、齊全性、要具備齊全性、完整性是首要必備條件。

2?利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行海洋檔案資料管理的意義

鑒于海洋科技文獻(xiàn)的特點(diǎn)和使用價(jià)值的重要性，如何采取計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和管理模式，正是每個(gè)海洋文獻(xiàn)管理者應(yīng)該思考和承擔(dān)的責(zé)任，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理是必需的選擇，只有利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)才能達(dá)到應(yīng)有的效果和價(jià)值，實(shí)現(xiàn)上述要求。在檔案工作的實(shí)際操作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)不是輔助作用，而是起著在海洋檔案管理工作中，需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣不僅可以提高管理人員工作效率，還可以有效地保障檔案的質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以使用專業(yè)的軟件，從檔案內(nèi)容的錄入到檢索到最后利用階段，在龐大的海洋檔案庫中快速的尋找出所需要的檔案內(nèi)容。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存及利用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的電子檔案具有節(jié)能環(huán)保、攜帶方便、占用空間小等多種優(yōu)點(diǎn)，更方便的保存和利用。利用計(jì)算機(jī)構(gòu)建的紙質(zhì)檔案的電子目錄也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)目錄能更加方便快速的使用。因此在大形勢網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的科技模式，改變過去傳統(tǒng)的單一依靠紙質(zhì)檔案的管理模式，提高海洋檔案整理的效率和質(zhì)量。

3?在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對海洋檔案管理的建議

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對海洋檔案的管理是挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。檔案工作不能原地踏步，故步自封，應(yīng)跟上時(shí)代的節(jié)奏，根據(jù)時(shí)代形式對工作作出新的調(diào)整。檔案管理工作也在學(xué)習(xí)與實(shí)踐中摸索前行，根據(jù)海洋檔案的特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)以管理紙質(zhì)科技檔案儲存方式，防止人為因素在科技檔案的科學(xué)數(shù)據(jù)方面記錄出現(xiàn)偏差，相應(yīng)的電子檔案不僅記錄內(nèi)容準(zhǔn)確，完整性更強(qiáng)，而且電子檔案在使用時(shí)具有方便快捷的特點(diǎn)，這對海洋科研工作能起到很強(qiáng)推動(dòng)力。

好的檔案資源開發(fā)是信息重構(gòu)價(jià)值與社會(huì)利用需求、成果表達(dá)形式與檔案資源內(nèi)涵的有機(jī)統(tǒng)一。當(dāng)下，檔案資源開發(fā)愈加受到重視，但也存在開發(fā)形式相對單一、開發(fā)成果缺少精品的問題，一方面是由于人才經(jīng)費(fèi)短缺造成檔案資源開發(fā)活力不足，另一方面也是因?yàn)楣そ尘袢狈χ率箼n案資源開發(fā)業(yè)務(wù)不精。根據(jù)當(dāng)前海洋檔案管理方面的工作，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提出以下幾點(diǎn)建議。

3.1?加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程

樹立并強(qiáng)化檔案數(shù)字化是對檔案特別是對海洋檔案最有效地預(yù)防性保護(hù)理念，加快綜合檔案館“存量數(shù)字化”推進(jìn)步伐，支持綜合檔案館在推進(jìn)檔案數(shù)字化的同事，同步加強(qiáng)館藏檔案特別是海洋科研方面具有歷史性里程碑的科技檔案的修復(fù)和案卷整理工作。

3.2?加強(qiáng)海洋檔案管理工作人員專業(yè)培訓(xùn)

海洋檔案管理對工作人員的專業(yè)性要求非常高，針對海洋檔案專業(yè)性、領(lǐng)域性強(qiáng)的特點(diǎn)，從事海洋檔案管理工作的工作人員需要有較強(qiáng)的海洋專業(yè)知識。在整理專業(yè)海洋檔案的工作期間，如果具備較強(qiáng)的專業(yè)知識，可以更好地在檔案的完整性、齊全性等方面發(fā)揮更大的作用。海洋事業(yè)在不斷的向前發(fā)展，檔案的內(nèi)容也會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，工作人員要具備相應(yīng)的海洋知識。另一方面，檔案方面的專業(yè)技術(shù)也在前進(jìn)，因此，要在一定程度上加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，提高海洋檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。

3.3?在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下注重檔案安全管理機(jī)制

針對海洋檔案的特點(diǎn)，負(fù)責(zé)管理工作的檔案人員需要具備較高的安全意識。尤其在海洋科技檔案的管理工作中，要具有很強(qiáng)的安全意識。在新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的數(shù)量會(huì)隨之越來越多，為確保電子文件在安全環(huán)境下不受損失，應(yīng)積極推進(jìn)電子檔案安全設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化檔案安全管理培訓(xùn)，提高檔案管理的信息化安全水平。在日常管理工作中，加強(qiáng)對重要數(shù)字檔案在使用過程中的監(jiān)督監(jiān)管。

檔案工作走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋檔案的管理是一個(gè)長期的話題，要研究海洋檔案的特殊性和專業(yè)性，切實(shí)增強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋檔案管理的主動(dòng)性，勇于創(chuàng)新、攻堅(jiān)克難，深入的對海洋檔案的管理進(jìn)行改革，善于用發(fā)展的眼光看問題，用創(chuàng)新的方法解決問題，進(jìn)一步適應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋檔案的管理與應(yīng)用。

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