牢記五點(diǎn)敲定發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)控

文/江高潮 大唐安徽發(fā)電有限公司淮北發(fā)電分公司

企業(yè)物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的核心環(huán)節(jié)，隨著市場化改革的不斷深入，公司對物資采購管理環(huán)節(jié)的關(guān)注程度也日益增加。為了進(jìn)一步推進(jìn)發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)部控制，發(fā)電企業(yè)相關(guān)工作人員與管理人員需要針對具體控制措施，進(jìn)行有效探究與分析，保證物資采購的內(nèi)控效果。

發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)部控制的內(nèi)涵

物資采購的循環(huán)流程包括從物資產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)、倉儲到傳遞至供應(yīng)產(chǎn)品運(yùn)營各部門的全過程，主要涉及供應(yīng)、庫存兩個重點(diǎn)環(huán)節(jié)。內(nèi)部管理是指，對供應(yīng)規(guī)劃、購買作業(yè)、庫存流轉(zhuǎn)、倉庫管理等供應(yīng)流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實施全方位監(jiān)控與管理。

企業(yè)針對于物資采購工作的重點(diǎn)內(nèi)控目標(biāo)，在于保證將供應(yīng)物資集中歸集供應(yīng)管理部門運(yùn)作，并列入企業(yè)的全部經(jīng)營成本和目標(biāo)管理范疇，防止重復(fù)采購和盲目供應(yīng)；保證將采購物資管理工作在企業(yè)預(yù)先制定的標(biāo)準(zhǔn)化參數(shù)管理體系和分級權(quán)限的評估管理體系下有效實施，體現(xiàn)了采購物資的合理化和計劃性；完成庫存?zhèn)}儲物資的過程發(fā)生必須在預(yù)先制定的標(biāo)準(zhǔn)化的參數(shù)系統(tǒng)和規(guī)范操作過程指導(dǎo)下完成，以達(dá)到庫存資產(chǎn)的高效周轉(zhuǎn)，從而降低了資金占壓和資產(chǎn)沉滯。

其所包含的管理環(huán)節(jié)包括：各物資部門的需求與請購，供貨渠道管理，采購計劃制訂，采購定價的協(xié)議形成，自行購買的庫存物資流轉(zhuǎn)，庫存數(shù)據(jù)報告。

發(fā)電企業(yè)物資采購控制管理中面臨的問題

發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)待完善。物資計劃申報審批系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)、物資收發(fā)存管理系統(tǒng)、財務(wù)入賬支付系統(tǒng)等由不同的物資部門開發(fā)管理，相互獨(dú)立，無法形成有效的連接，數(shù)據(jù)銜接不暢，給物資采購內(nèi)部控制帶來諸多不便。物資人員對相同的工作需要重復(fù)多次錄入系統(tǒng)，容易出錯，且工作效率低下，報表繁雜，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不符，互相矛盾的情況。

發(fā)電企業(yè)的物資采購內(nèi)控管理機(jī)制建設(shè)待健全。發(fā)電企業(yè)對物資采購缺少有效的監(jiān)管。由于發(fā)電公司的物資采購項目大多由采購單位承擔(dān)，即使采購部門執(zhí)行了詢價手續(xù)，但因為監(jiān)督環(huán)節(jié)薄弱，很容易造成部分人員出于一己私利，隨意挑選供應(yīng)商。在基層開發(fā)公司物資內(nèi)控工作中，常常不能通過價格確定當(dāng)時的物資價值，導(dǎo)致物資供應(yīng)定價存在很大的隨意性。

發(fā)電企業(yè)物資采購運(yùn)作機(jī)制的漏洞需要及時彌補(bǔ)。在物資購買流程中，從沒有使用過有效的競價制度。一般情況下，企業(yè)在采購產(chǎn)品時，需要備用三個甚至三個以上潛在供貨商，對商品的質(zhì)地、價值等進(jìn)行比較，最終選定一個最適合的供貨商。但許多基層公司，因為長期以來形成的固定管理模式，加上受技術(shù)水平、工程進(jìn)度等影響，沒有采取競標(biāo)和談判的采購方法，沒有建立完整的商品采購制度，使得物資采購過程隨意性大，大大降低了物資采購水平，增加了物資采購成本?；鶎影l(fā)電物資經(jīng)營主管部門不能對供應(yīng)商實施有效分類管理，監(jiān)督力量薄弱，水平差。

發(fā)電企業(yè)加強(qiáng)物資采購內(nèi)部控制的策略

健全基層發(fā)電企業(yè)物資信息化內(nèi)控管理。

基層發(fā)電公司物資內(nèi)控管理工作的任務(wù)和流程相當(dāng)復(fù)雜，要想提升控制能力，需要制訂詳盡、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳a(chǎn)和倉儲計劃。貨物項目涉及購買、運(yùn)送、貯藏等諸多環(huán)節(jié)，假如某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，可能導(dǎo)致貨物流失，影響項目施工進(jìn)度。因為物資管理系統(tǒng)十分復(fù)雜，公司必須增加資源投入，建設(shè)現(xiàn)代化管理體系，逐步搭建起全系統(tǒng)的采購、供應(yīng)商、產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，理順物流、生產(chǎn)、供應(yīng)商等各個環(huán)節(jié)，以達(dá)到企業(yè)信息管理規(guī)范、有據(jù)可查。

同時，根據(jù)發(fā)電企業(yè)物資管控現(xiàn)狀和物資在發(fā)電企業(yè)的服務(wù)發(fā)生關(guān)系，協(xié)助實施企業(yè)建立物資邏輯運(yùn)行控制系統(tǒng)，增加物資管理點(diǎn)，達(dá)到物資數(shù)據(jù)持續(xù)可控的目的，滿足施工單位物資管控現(xiàn)狀，做到對物資全程跟蹤控制，保證建設(shè)項目的物資投入，能夠迅速與系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息相匹配，做到物資控制最大化。利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，可以強(qiáng)化對物資購買、運(yùn)送、貯存等各環(huán)節(jié)的監(jiān)控和管理，進(jìn)而提升發(fā)電企業(yè)物資信息化水平。

建設(shè)與完善發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)控管理機(jī)制。

通過科學(xué)有效的管理方法，確保發(fā)電公司物資采購系統(tǒng)內(nèi)控管理工作的持續(xù)開展，具體內(nèi)容包括：首先，在各基層單位搭建統(tǒng)一的物資采購控制系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的物資采購制度，設(shè)置系統(tǒng)的潛在企業(yè)庫，集中所有人、財、物資源，實行采購系統(tǒng)內(nèi)集中招標(biāo)的管理方式。其優(yōu)點(diǎn)是，能夠在較廣區(qū)域內(nèi)比較定價，發(fā)現(xiàn)價格較低的產(chǎn)品，減少總的生產(chǎn)成本。第二，有關(guān)部門在招標(biāo)、競標(biāo)活動中，應(yīng)當(dāng)做好筆錄，保管好原始數(shù)據(jù)。在材料采購流程上，政府應(yīng)該采取公正、透明的手段，同時加強(qiáng)市場監(jiān)督力量。第三，強(qiáng)化政府對供應(yīng)商的質(zhì)量控制。發(fā)電公司在挑選供貨商前，需要廣泛了解供貨商的實際情況。重點(diǎn)考慮商品質(zhì)地、價格、供應(yīng)期限、售后服務(wù)能力以及企業(yè)誠信等，必要時對企業(yè)生產(chǎn)場地進(jìn)行實地考察。第四，物資采購過程中，如果是數(shù)量較小、價格相對低廉的輔助材料，可通過框架購買的方法，改變由零散采購為大規(guī)模購買，選取三個以上的單位，或者采用競爭性磋商等方法，挑選質(zhì)量好、性價比高的供貨商，既能減少采購成本，又可以最大限度滿足工程進(jìn)度。

加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)物資倉庫保管工作力度。

物資在貯藏過程中，會由于外部因素的作用，發(fā)生損壞、報廢，進(jìn)而導(dǎo)致產(chǎn)品的經(jīng)濟(jì)效益降低，給公司造成損失。根據(jù)這些情況，應(yīng)做好貨物的倉儲管理工作，從而降低企業(yè)的風(fēng)險。具體可以從以下幾方面進(jìn)行探究：首先，經(jīng)常對庫存物資進(jìn)行檢驗，一旦發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，必須及時向上級單位反映，防止產(chǎn)生損失。當(dāng)庫存過剩時，必須及時和供應(yīng)單位取得聯(lián)系，減少物資供應(yīng)；一旦存貨無法滿足生產(chǎn)需要，須及時購買，補(bǔ)足貨源。第二，強(qiáng)化對管理干部的責(zé)任意識培訓(xùn)，樹立正確的倉庫管理規(guī)章制度，遵守法律，嚴(yán)格執(zhí)行貨物領(lǐng)用程序。第三，避免在貨物倉庫管理時，因為貨物標(biāo)識不明確，而出現(xiàn)誤領(lǐng)、誤發(fā)的情況。因此，工作人員需對所有物資加以區(qū)分，同時做好有效標(biāo)識。

嚴(yán)格把控物資驗收和領(lǐng)取。

物資采購驗收環(huán)節(jié)是發(fā)電企業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，一旦出現(xiàn)不合格材料，發(fā)電企業(yè)的常規(guī)運(yùn)作難以得到有效保證，企業(yè)的信譽(yù)也會受到影響。為了規(guī)避該問題，需要多個部門共同參與物資驗收環(huán)節(jié)，形成相互制衡、相互監(jiān)督的局面，保證物資質(zhì)量符合相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

有效提升物資內(nèi)控管理人員綜合素質(zhì)。

在發(fā)電企業(yè)，物資內(nèi)控管理人員的專業(yè)素質(zhì)對相關(guān)工作的開展發(fā)揮著重要作用，發(fā)電企業(yè)一定重視物資管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，定期對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，比如理論知識以及實際審核操作培訓(xùn)。同時還要加強(qiáng)管理制度建設(shè)的優(yōu)化，注重物資管理人員責(zé)任心、道德素養(yǎng)等方面的提升。

加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)部控制力度，是保證發(fā)電企業(yè)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的前提，是節(jié)省企業(yè)資金成本的關(guān)鍵舉措，同時對于發(fā)電企業(yè)未來發(fā)展與建設(shè)也具有關(guān)鍵意義。希望隨著物資內(nèi)控管理人員綜合素質(zhì)的有效提升、發(fā)電企業(yè)物資倉庫保管工作的加強(qiáng)以及發(fā)電企業(yè)物資采購內(nèi)控管理機(jī)制的建設(shè)與完善，能夠真正推進(jìn)發(fā)電企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。