醫(yī)院合同信息化管理模式分析與探討

□ 劉斌 LIU Bin 段雨晴 DUAN Yu-qing 翟輝輝 ZHAI Hui-hui

Hospital business involves many aspects, such as medical treatment, scientific research, teaching, equipment procurement, material procurement, foreign cooperation, etc. The disadvantages of the traditional offline contract management model can no longer meet the requirements of modern hospital development. On the basis of electronic contract management,combined with the practice and experience of hospital contract management system in improving contract management, this paper discusses the information management mode of hospital contract, standardizes hospital contract management, improves the efficiency of hospital contract signing and management, ensures the whole process, dynamic and systematic management of hospital contract, and reduces the workload of clinical department managers.

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和人民群眾醫(yī)療服務(wù)需求日益增加，大型公立醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)持續(xù)增長(zhǎng)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)涉及的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也日趨頻繁。醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、采購、信息、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施改造等日常業(yè)務(wù)中簽訂的合同大量增加。合同是醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，它貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)采購、項(xiàng)目建設(shè)、資金管理等系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，因此，合同管理對(duì)于維護(hù)合同當(dāng)事方的合法權(quán)益、保障醫(yī)院利益、維護(hù)醫(yī)院聲譽(yù)顯得尤為重要[1-2]。

我院的合同管理模式

為做好醫(yī)院的合同管理工作，我院對(duì)醫(yī)院各職能部門的合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，根據(jù)《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購法》以及衛(wèi)規(guī)財(cái)發(fā)〔2010〕89 號(hào)《衛(wèi)生部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》等相關(guān)法律規(guī)范，制定了醫(yī)院合同管理制度。制度包含合同立項(xiàng)、合同審批、合同簽章與歸檔、合同履行與監(jiān)管等全生命周期的合同管理內(nèi)容，明確了合同歸口管理部門及其職責(zé)權(quán)限，統(tǒng)一了醫(yī)院采購、科研、教育、信息、維修等各類型合同的審批流程。

我院合同管理實(shí)行三級(jí)管理模式，即醫(yī)院層級(jí)合同管理部門、二級(jí)歸口管理部門和合同負(fù)責(zé)部門三者相結(jié)合的管理方式。醫(yī)院層級(jí)合同管理部門負(fù)責(zé)醫(yī)院全部合同的管理，管理內(nèi)容包括合同的法務(wù)審核、合同簽署流程管理、合同歸檔和編號(hào)管理、重大合同糾紛處理等；二級(jí)歸口管理部門主要負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)審核、合同審批流程、履行監(jiān)管、糾紛處理、合同歸檔等；合同負(fù)責(zé)部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的起草、簽署、日常履行及異常上報(bào)等。二級(jí)歸口管理部門配合醫(yī)院層級(jí)合同管理部門的工作，設(shè)置合同崗位專員負(fù)責(zé)與醫(yī)院層級(jí)合同管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接。

自醫(yī)院合同管理辦法實(shí)施后，全院各合同二級(jí)歸口管理部門以及合同負(fù)責(zé)部門嚴(yán)格按照醫(yī)院合同管理辦法以及合同審批流程辦理合同的審批及簽署工作。三重一大的合同需經(jīng)過院長(zhǎng)辦公會(huì)及黨委會(huì)審批通過，且合同文本須由外聘的律師事務(wù)所提供專業(yè)的法律審核并出具意見。通過三級(jí)管理模式，細(xì)化管理責(zé)任，保證了醫(yī)院對(duì)外簽訂的所有合同均經(jīng)過統(tǒng)一的合同審批流程，合同從起草、審核、簽署、執(zhí)行到完結(jié)，全流程責(zé)任落實(shí)到人，保證了合同全生命周期運(yùn)行的合規(guī)、可控。同時(shí)我院每年根據(jù)各部門的合同管理情況以及合同審批過程中所產(chǎn)生的問題，修訂醫(yī)院合同管理辦法，優(yōu)化合同審批流程。我院每年簽訂合同三千余份，均統(tǒng)一經(jīng)過醫(yī)院的審批，醫(yī)院所簽署的合同紙質(zhì)版與電子版均有存檔可查。

傳統(tǒng)合同管理模式存在的缺陷

雖然醫(yī)院的合同管理工作已經(jīng)趨于正規(guī)，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同及線下審批方式仍存在缺陷，隨著醫(yī)院簽訂的合同數(shù)量逐年增加，傳統(tǒng)合同管理、審批與歸檔方式的缺點(diǎn)得更加突出。

1.合同審批時(shí)間長(zhǎng)。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。簽訂合同是一種法律行為，雙方簽訂合同后，就要為各自的行為負(fù)責(zé)。因此，對(duì)于合同的審核必須是嚴(yán)格、專業(yè)的，合同業(yè)務(wù)所涉及到的臨床科室和職能部門都應(yīng)參與到合同的審批之中。對(duì)于一份業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單的普通合同，所涉及到的審批部門一般有3 到4 個(gè)，而對(duì)于重大合同，涉及到的審批部門可能會(huì)有10 個(gè)甚至更多。傳統(tǒng)的合同線下審批會(huì)簽流程，需要合同經(jīng)辦人將合同審批表和合同草稿依次送交到審批部門進(jìn)行審核，當(dāng)審批部門不能現(xiàn)場(chǎng)審核完畢或者審批部門審批人臨時(shí)不在辦公室或者單位的話，就需要審批人審批完成后再通知經(jīng)辦人來取審批表與合同，當(dāng)參與的審批部門較多時(shí)，審批時(shí)間就會(huì)較長(zhǎng)，同時(shí)增加了經(jīng)辦人的工作量。

2.合同文本的修改意見不易留痕。傳統(tǒng)的合同線下審批，當(dāng)審批部門有修改意見時(shí)，多數(shù)將修改意見寫在審批表中，當(dāng)修改意見較多時(shí)，則在合同草稿中直接修改，而后審批表和合同草稿將會(huì)被經(jīng)辦人拿走交送到下一個(gè)審批部門。審批完成后，經(jīng)辦人需要根據(jù)各部門的審批意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改，有時(shí)修改后還需再次讓審批部門進(jìn)行審批，因此有時(shí)會(huì)有多個(gè)合同修改版本，而經(jīng)辦人需要保存所有的合同修改版本，并在正式合同簽署前對(duì)照確認(rèn)所簽合同內(nèi)容是否正確。因此對(duì)于合同審批表以及合同文本修改意見的留痕和保存至關(guān)重要，對(duì)于合同數(shù)量很大的部門來說，合同相關(guān)文件的保存和查找都會(huì)隨著時(shí)間的推移變得越來越困難。而若出現(xiàn)審批表或者合同草稿丟失的情況，當(dāng)此情況出現(xiàn)在合同簽署前，合同需要重新進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)，不僅降低了合同的審批效率，同時(shí)也會(huì)影響合同的簽署時(shí)間以及合同業(yè)務(wù)的執(zhí)行。而當(dāng)此情況出現(xiàn)在合同簽署后，此時(shí)已無法再重新進(jìn)行合同的審批流程，這便在管理上產(chǎn)生了無法補(bǔ)救的漏洞。

3.合同信息流通不便捷。在傳統(tǒng)的合同管理過程中，合同的相關(guān)信息在各部門之間流通不夠便捷。例如在合同審批過程中，往往除了合同文本需要審批，同時(shí)合同的相關(guān)信息，比如院長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要、中標(biāo)通知書、對(duì)方資質(zhì)證明等均需對(duì)照查看，此時(shí)如果經(jīng)辦人沒有將該信息一起交給審批部門，則需要后續(xù)補(bǔ)充，降低了合同的審批效率。同樣補(bǔ)充合同的審批需附上原合同原件或復(fù)印件，當(dāng)前后簽署多個(gè)補(bǔ)充合同時(shí)，需附上原合同和之前的多個(gè)補(bǔ)充合同原件或復(fù)印件，不利于合同的歸檔保存，存在原件損壞與丟失的風(fēng)險(xiǎn)，或者產(chǎn)生紙張浪費(fèi)。又如財(cái)務(wù)處需要依照合同來執(zhí)行收付款，傳統(tǒng)的合同管理中，生效合同的電子版由院級(jí)合同管理部門交給財(cái)務(wù)處，因此可能會(huì)出現(xiàn)合同經(jīng)辦人去財(cái)務(wù)處辦理合同的收付款但合同電子版還沒有交給財(cái)務(wù)處，或合同交給財(cái)務(wù)處了，但是因?yàn)楹贤看螅?cái)務(wù)處老師無法找到相對(duì)應(yīng)的合同，還需要再次從院級(jí)合同管理部門進(jìn)行查找，從而降低了工作效率。同時(shí)，合同二級(jí)歸口管理部門或合同負(fù)責(zé)部門經(jīng)常會(huì)找院級(jí)合同管理部門查找生效合同的電子版，隨著醫(yī)院對(duì)外簽訂合同數(shù)量的日益增加，不利于各部門管理本部門的合同。

4.合同相關(guān)信息不易統(tǒng)計(jì)。在傳統(tǒng)的合同管理過程中，合同的相關(guān)信息只能是人工錄入到Excel 表格中，錄入的信息有限，且工作量龐大，不易于整理與查找，例如合同的審批進(jìn)度、合同當(dāng)前狀態(tài)、合同簽訂方信息、采購方式、是收款合同還是付款合同等。由于人工錄入的Excel 表格因?yàn)殇浫氲男畔⒂邢抟约昂芏嗪贤膭?dòng)態(tài)信息無法錄入，導(dǎo)致無法進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì)分析，例如合同的平均審批時(shí)間、審批部門的平均審批時(shí)間、自定義的合同臺(tái)賬等。

構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)彌補(bǔ)傳統(tǒng)合同管理的缺陷

我院根據(jù)傳統(tǒng)合同線下管理中所存在的問題，借助現(xiàn)代化醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)(hospital resource plan，HRP)，拓展了合同管理模塊，建立了醫(yī)院合同管理系統(tǒng)，并與醫(yī)院財(cái)務(wù)收付款模塊、人事信息模塊等對(duì)接與同步，實(shí)現(xiàn)了每位員工的權(quán)限管理、審批管理、調(diào)閱管理等多種功能，對(duì)合同簽訂的全周期進(jìn)行全程、動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)了合同電子管理及線上流轉(zhuǎn)、審批，有效提升了合同簽訂的時(shí)效性，減輕了合同會(huì)簽人員的工作量，提高合同流轉(zhuǎn)效率[3-4]。

1.合同管理系統(tǒng)減少了合同的審批時(shí)間。在合同管理系統(tǒng)中，合同仍然嚴(yán)格按照醫(yī)院合同管理辦法中的合同審批流程進(jìn)行審核，但我們通過系統(tǒng)將合同發(fā)給各個(gè)參與審核的部門審核，審核部門從之前線下合同審批中的依次審核變?yōu)榱司€上合同審批中的同時(shí)審核，審批部門可以同時(shí)審核同一份合同，不需要等待上一個(gè)審批部門審核通過后再進(jìn)行審核，提高了合同的流轉(zhuǎn)效率，從而減少了合同的審批時(shí)間，同時(shí)保證了合同的審批質(zhì)量不會(huì)因?yàn)楹贤鬓D(zhuǎn)效率的提高而降低。合同通過線上進(jìn)行審核，經(jīng)辦人無需再像傳統(tǒng)的線下審批中將合同審批表及合同草稿依次交送到各個(gè)審批部門，避免了審批部門無法當(dāng)場(chǎng)審核合同的情況，很大程度上減少了經(jīng)辦人的工作量。

2.實(shí)現(xiàn)了合同審批的全程留痕。在合同管理系統(tǒng)中，經(jīng)辦人會(huì)將合同電子版上傳后進(jìn)行審批，各個(gè)審批部門可以將修改意見寫在審批欄中，或者直接在合同電子版中進(jìn)行修改，再上傳修改后的合同電子版，合同審批后，經(jīng)辦人和二級(jí)歸口部門需根據(jù)審批意見對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行修改，并最終在系統(tǒng)里上傳終版合同，這樣就保證了合同審批意見全過程的留痕，也便于核對(duì)正式合同是否按照修改意見進(jìn)行了修改，系統(tǒng)也支持將最終確認(rèn)的終版合同導(dǎo)出帶醫(yī)院水印的PDF版本，保證合同簽署的準(zhǔn)確性。通過線上審批，實(shí)現(xiàn)了合同審批的全過程留痕，保證了最終簽訂合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性，也規(guī)避了合同審批表或合同草稿丟失的情況發(fā)生。

3.改善了合同管理、執(zhí)行效率。在合同管理系統(tǒng)中，院級(jí)合同管理部門會(huì)將已經(jīng)生效的合同電子版上傳到系統(tǒng)中，各部門都可以在系統(tǒng)中查詢并下載本部門生效合同電子版，便于各部門的留檔。目前合同管理系統(tǒng)已與財(cái)務(wù)處的收付款系統(tǒng)完成了對(duì)接，使得財(cái)務(wù)處可直接將生效合同的相關(guān)信息以及電子版導(dǎo)入到財(cái)務(wù)處的收付款系統(tǒng)中，并且將生效合同分為付款合同、收款合同、收付款合同和描述類合同，便于合同的收付款執(zhí)行。經(jīng)辦人在合同管理系統(tǒng)中錄入合同信息時(shí)，需要同時(shí)錄入合同的收付款金額、收付款時(shí)間，便于經(jīng)辦人及時(shí)進(jìn)行合同收付款的辦理，也便于財(cái)務(wù)處進(jìn)行收付款的審核、執(zhí)行、預(yù)算分析等。當(dāng)經(jīng)辦人在合同系統(tǒng)中上傳合同電子版，發(fā)起合同審批時(shí)，可將合同的相關(guān)信息一同上傳到系統(tǒng)中，如院長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要、中標(biāo)通知書、對(duì)方資質(zhì)證明等，方便審批部門一起查看。當(dāng)簽署一份補(bǔ)充合同時(shí)，經(jīng)辦人可以將補(bǔ)充合同與原合同在系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)，尤其當(dāng)簽署多份補(bǔ)充合同時(shí)，便于審批部門在補(bǔ)充合同審批時(shí)與原合同進(jìn)行對(duì)照，避免了從已歸檔的合同中挑出原合同或浪費(fèi)紙張打印或復(fù)印。

4.便利管理部門對(duì)合同信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。在合同管理系統(tǒng)中，經(jīng)辦人會(huì)將合同的相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中，例如合同的簽訂方信息、合同金額、合同有效期限、合同概況、合同是否通過院長(zhǎng)辦公會(huì)，合同是否經(jīng)過法律顧問審核等，以及一些在合同審批過程中產(chǎn)生的信息，比如合同審批時(shí)間、合同審批進(jìn)度、合同當(dāng)前狀態(tài)等。系統(tǒng)可以對(duì)合同信息進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì)分析，即按照全院合同、各二級(jí)歸口管理部門的合同、各種狀態(tài)的合同或與某個(gè)公司所簽訂過的所有合同導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)表，并且可以根據(jù)想要的信息調(diào)整所顯示的內(nèi)容。系統(tǒng)中每一份合同都有對(duì)應(yīng)的編號(hào)，從而使得醫(yī)院的每一份合同都可以快速查找到，經(jīng)辦人也可以在系統(tǒng)中查詢合同的審批進(jìn)度，合同的狀態(tài)，例如審批中、審批完成、合同生效、合同變更、合同終止等。另外，系統(tǒng)可以計(jì)算合同的審批時(shí)間，從而掌握醫(yī)院目前的合同流轉(zhuǎn)效率。系統(tǒng)可根據(jù)合同的有效期限進(jìn)行合同到期提醒，從而經(jīng)辦人可按時(shí)辦理新一期合同的簽署工作。

小結(jié)

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的快速發(fā)展，醫(yī)院對(duì)外簽訂的合同數(shù)量日益增多，傳統(tǒng)線下合同管理與審批中所存在的弊端逐漸凸顯，因此醫(yī)院建立自己的合同管理系統(tǒng)是現(xiàn)代醫(yī)院管理的趨勢(shì)。通過合同管理系統(tǒng)，在保證合同審核質(zhì)量的同時(shí)，提高了合同的流轉(zhuǎn)效率和各部門的工作效率，同時(shí)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)線下合同管理的缺陷。我院通過合同管理系統(tǒng)的使用，既保證了醫(yī)院在對(duì)外簽訂合同時(shí)的合法權(quán)益，保證了合同的全過程、動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)管理，同時(shí)又使醫(yī)院的職能部門更好地服務(wù)于臨床科室，減少了臨床科室經(jīng)辦人的工作量，從而有更多時(shí)間為患者提供更好的服務(wù)。