財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化探討

□文/劉妍秀 劉 瑩

（哈爾濱商業(yè)大學(xué) 黑龍江·哈爾濱）

［提要］在探討財(cái)務(wù)共享模式時(shí)，大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)都是從費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)入手。本文以“費(fèi)用報(bào)銷”作為研究的重點(diǎn)，針對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下報(bào)銷過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，在費(fèi)用申報(bào)、單據(jù)提取、員工觀念和管理等方面進(jìn)行優(yōu)化，以提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程效率。

近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)和云會(huì)計(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)形成一股建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的新趨勢(shì)。作為共享服務(wù)的一個(gè)重要組成部分，費(fèi)用報(bào)銷是一個(gè)受到學(xué)術(shù)和實(shí)踐關(guān)注的研究課題。為此，本文從費(fèi)用申報(bào)、單據(jù)提取、員工觀念和管理等多方面對(duì)報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化。

一、企業(yè)集團(tuán)FSSC費(fèi)用報(bào)銷現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）企業(yè)集團(tuán)FSSC費(fèi)用報(bào)銷現(xiàn)狀。企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，各大企業(yè)集團(tuán)紛紛采用多元化的發(fā)展方向和國(guó)際化的發(fā)展策略，大肆收購(gòu)、兼并國(guó)內(nèi)外中小型企業(yè)，在實(shí)現(xiàn)自身可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，達(dá)到進(jìn)軍其他市場(chǎng)的目的。然而，公司的規(guī)模越來(lái)越大，經(jīng)營(yíng)的領(lǐng)域也越來(lái)越廣，下屬分、子公司的分散程度也大幅度增加，從而導(dǎo)致集團(tuán)管控能力下降、管理成本急劇上升。隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的興起，企業(yè)通過(guò)建立和運(yùn)營(yíng)FSSC平臺(tái)，來(lái)優(yōu)化企業(yè)的信息系統(tǒng)，將一些簡(jiǎn)單、重復(fù)的操作統(tǒng)一管理，從而減少業(yè)務(wù)處理時(shí)間。費(fèi)用報(bào)銷作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的一個(gè)重要部分，在建設(shè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的初期就建立了費(fèi)用報(bào)銷組，針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的處理設(shè)立了多個(gè)部門(mén)，隨著公司經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域越來(lái)越廣，費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù)量不斷增多，但由于各個(gè)信息系統(tǒng)間的交互需要較高投資成本，且建設(shè)周期較長(zhǎng)，因此，在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化的設(shè)計(jì)與現(xiàn)實(shí)應(yīng)用之間存在著較大的差距，特別是票據(jù)數(shù)據(jù)采集的過(guò)程中，紙質(zhì)發(fā)票的存在使企業(yè)人力資源的投入并未得到根本的降低，掃描技術(shù)無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，員工觀念也一時(shí)難以轉(zhuǎn)變，造成人員的冗余和流失，這給費(fèi)用報(bào)銷組帶來(lái)了沉重的打擊。

（二）企業(yè)集團(tuán)FSSC費(fèi)用報(bào)銷存在的問(wèn)題

1、紙質(zhì)發(fā)票大量存在無(wú)法有效降低成本。發(fā)票作為報(bào)銷過(guò)程中的最主要的憑證，所以發(fā)票的無(wú)紙化是實(shí)現(xiàn)報(bào)銷自動(dòng)化過(guò)程的關(guān)鍵。然而，目前大部分企業(yè)在諸多流程均使用紙質(zhì)發(fā)票，致使紙質(zhì)發(fā)票在企業(yè)中仍占比較大，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，發(fā)票的報(bào)銷、錄入等都需要耗費(fèi)大量的人力、物力。除此之外，還存在報(bào)銷票據(jù)造假、運(yùn)輸中丟失、儲(chǔ)藏破損等問(wèn)題，繁瑣的手續(xù)極大地造成了企業(yè)資源浪費(fèi)。此外，在涉及到某些特殊業(yè)務(wù)時(shí)，企業(yè)要運(yùn)用大量的紙質(zhì)單據(jù)，在銀行，上下游企業(yè)，公司的分、子公司間進(jìn)行傳遞，上級(jí)簽名審批，工作效率大幅下降。一般情況下，企業(yè)的文件審核都是依靠大量的人來(lái)完成，而這些人大多是用來(lái)處理各種跨系統(tǒng)、跨部門(mén)的基礎(chǔ)性工作。所以，如何有效地減少大量的紙質(zhì)發(fā)票，是企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷自動(dòng)化的關(guān)鍵所在。

2、無(wú)法實(shí)現(xiàn)單據(jù)智能掃描提取。我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，許多大型企業(yè)都面臨著對(duì)票據(jù)信息的收集與管理的雙重壓力。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的費(fèi)用組人員通過(guò)雙屏幕切換查閱PDF格式附件單據(jù)資料，每張PDF格式附件單據(jù)資料都要手工填寫(xiě)相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷文件編號(hào)，而在審核的過(guò)程中要進(jìn)行人工比對(duì)，隨著單據(jù)數(shù)量的逐漸增多，這就要求企業(yè)投入更多的人力成本和時(shí)間處理單據(jù)，不僅抬高了經(jīng)營(yíng)成本，而且由于長(zhǎng)時(shí)間的工作，會(huì)計(jì)人員的錄入速度會(huì)大幅度下降，錯(cuò)誤率會(huì)有所提高，這對(duì)提高業(yè)務(wù)處理的時(shí)間和質(zhì)量產(chǎn)生了消極的影響。尤其是在對(duì)各種類型發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行審查時(shí)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行手工掃描、識(shí)別、核對(duì)、抵扣等，由于缺乏智能終端，無(wú)法提取和處理關(guān)鍵信息，造成了人力資源浪費(fèi)，從而影響到公司的其他部門(mén)，比如公司的戰(zhàn)略管理與決策、內(nèi)部控制和管理等方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的人員缺口。

3、員工觀念轉(zhuǎn)變慢。費(fèi)用報(bào)銷的升級(jí)改造涉及諸多流程，因此管理者必須時(shí)刻監(jiān)督、關(guān)注，并將其與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，確保共享模式下的費(fèi)用報(bào)銷能夠穩(wěn)步推進(jìn)，順利進(jìn)行；當(dāng)然，除了公司高層管理者要重視系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，還要求財(cái)務(wù)人員迅速轉(zhuǎn)變固有思想，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程；同時(shí)，也需要操作員依照如今報(bào)銷系統(tǒng)的要求，進(jìn)行報(bào)銷。然而，在推行費(fèi)用報(bào)銷的過(guò)程中，問(wèn)題層出不窮。如，有的部門(mén)的主管、財(cái)務(wù)人員都是經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工，他們已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)的報(bào)銷文件，習(xí)慣于看到上級(jí)的簽字審批，不習(xí)慣通過(guò)影像系統(tǒng)查看電子文件，心里有些抗拒，所以在初期實(shí)施的時(shí)候會(huì)有一定的壓力。

4、部分人員冗余與流失。財(cái)務(wù)共享中心將企業(yè)集團(tuán)的多個(gè)財(cái)務(wù)處統(tǒng)一到共享平臺(tái)，進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)統(tǒng)一核算，精簡(jiǎn)了財(cái)務(wù)人員的數(shù)量，節(jié)約人力、物力，解決了崗位重復(fù)設(shè)置的問(wèn)題。與應(yīng)收賬款模塊比較，費(fèi)用報(bào)銷易于實(shí)現(xiàn)流程上的通用操作，在賬齡、結(jié)算方法上有較大差別。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建成后僅僅需要不足100名員工，導(dǎo)致人力資源過(guò)剩?；谌诵曰脑瓌t，在設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心后，不太可能裁減員工，企業(yè)會(huì)將多余的財(cái)務(wù)人員調(diào)到非財(cái)務(wù)崗位。此外，在未建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心前，集團(tuán)的下屬分、子公司的財(cái)務(wù)處都有一位處長(zhǎng)級(jí)別的直屬領(lǐng)導(dǎo)，他們?cè)陂L(zhǎng)期的工作實(shí)踐中積累了大量的管理經(jīng)驗(yàn)，擁有了經(jīng)營(yíng)決策能力，但是這類高級(jí)財(cái)務(wù)人才可能會(huì)出現(xiàn)不能接受領(lǐng)導(dǎo)層討論得出的轉(zhuǎn)崗決策的情況，因此這類高質(zhì)量人才或許就會(huì)選擇辭職，去尋找合適的機(jī)遇，企業(yè)就會(huì)面臨人才大量流失的危機(jī)。

二、FSSC費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化

（一）利用RPA技術(shù)減少企業(yè)人力成本。面對(duì)以上諸多問(wèn)題，電子發(fā)票的問(wèn)世解決了票據(jù)操作中的難點(diǎn)問(wèn)題。企業(yè)可以利用財(cái)務(wù)軟件將電子發(fā)票中的數(shù)據(jù)提取出來(lái)，自動(dòng)生成各種會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表，使會(huì)計(jì)報(bào)表的填制、匯總等重復(fù)的賬務(wù)工作避免手工操作，減少財(cái)務(wù)操作中的人為錯(cuò)誤。費(fèi)用報(bào)銷的流程一直是單調(diào)、繁瑣、耗費(fèi)人力物力的。所以，電子發(fā)票系統(tǒng)的自動(dòng)化是減少紙質(zhì)發(fā)票和實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷自動(dòng)化的關(guān)鍵要求。實(shí)施電子發(fā)票能實(shí)現(xiàn)開(kāi)票、報(bào)銷、審批、核算、支付的無(wú)縫連接，貫徹這一流程的自動(dòng)化，使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作達(dá)到一體化，數(shù)據(jù)和信息也將得到規(guī)范，有效減少了報(bào)銷流程。電子發(fā)票可以從源頭上解決發(fā)票報(bào)銷問(wèn)題，進(jìn)而達(dá)到減少人力成本的作用。

由于深度學(xué)習(xí)技術(shù)的發(fā)展，加上大數(shù)據(jù)的推動(dòng)，網(wǎng)上的語(yǔ)音識(shí)別功能得到了發(fā)展，在電子申報(bào)系統(tǒng)中也可以使用語(yǔ)音指令進(jìn)行支付。利用自動(dòng)化的語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)，該系統(tǒng)由神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)和循環(huán)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)組合，再加上計(jì)算機(jī)的語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)，語(yǔ)音信號(hào)就轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔l(fā)送到識(shí)別系統(tǒng)的輸入端，在前端進(jìn)行預(yù)處理，并由解碼器使用基于人聲特征的概率計(jì)算的隱馬爾可夫模型（HMM）進(jìn)行建模，對(duì)輸入的聲音進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，并通過(guò)反復(fù)訓(xùn)練得到最優(yōu)的輸出信號(hào)符合率，然后利用該模板提取出數(shù)據(jù)庫(kù)中的關(guān)鍵信息，并將其轉(zhuǎn)化為文字或指令，減少了繁瑣的人工操作。

1、費(fèi)用申報(bào)自動(dòng)化程序?；赗PA對(duì)費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，首先通過(guò)登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)（ERP中的財(cái)務(wù)模塊），根據(jù)自身的需要選擇合適的付款模板，將具體的報(bào)銷項(xiàng)目和金額按照模板中的規(guī)范化要求完成填寫(xiě)，也可以通過(guò)手機(jī)的語(yǔ)音界面進(jìn)行在線申報(bào)，申請(qǐng)人可以對(duì)著麥克風(fēng)說(shuō)話，語(yǔ)音會(huì)在麥克風(fēng)中被錄入，再由語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)錄入，此時(shí)，所有的報(bào)銷單據(jù)都會(huì)按照事先設(shè)定好的權(quán)限交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理，由其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和手機(jī)進(jìn)行審核，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別出申請(qǐng)者的號(hào)碼，并根據(jù)資信級(jí)別將其分為幾類，優(yōu)先選擇信譽(yù)最好的，如果是最高級(jí)的客戶，則無(wú)需審核，直接提交給FSSC的審計(jì)部門(mén)進(jìn)行下一步的核算，排名靠前的申請(qǐng)人，會(huì)按照審核程序?qū)ζ溥M(jìn)行后續(xù)的審查和預(yù)算控制，對(duì)于排名在后面的人，會(huì)在第一時(shí)間通知他們不要再申請(qǐng)了。

2、以RPA為基礎(chǔ)的報(bào)銷預(yù)算批準(zhǔn)程序。首先，根據(jù)預(yù)設(shè)的賬號(hào)和密碼，RPA機(jī)器人進(jìn)入預(yù)算管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)預(yù)算的查詢；其次，RPA機(jī)器人可以讀懂所需要的價(jià)格；再次，RPA機(jī)器人會(huì)根據(jù)預(yù)算審查申請(qǐng)的數(shù)目向RPA報(bào)告；最后，如果申請(qǐng)的經(jīng)費(fèi)超過(guò)了預(yù)算上限，RPA機(jī)器人會(huì)將被否決的消息及時(shí)反饋到公司的財(cái)政和申請(qǐng)者，如果申請(qǐng)金額在合理的限度內(nèi)，RPA自動(dòng)程序就會(huì)將審核金額發(fā)給金融經(jīng)理和申請(qǐng)者，而且預(yù)算系統(tǒng)中的約束信息也會(huì)被更新。

在此期間，需要人工配合，并由專門(mén)人員負(fù)責(zé)上傳單。若為電子發(fā)票，可使用RPA機(jī)器人OCR技術(shù)進(jìn)行付款；若為紙質(zhì)文件，工作人員會(huì)將文件掃描并上傳到付款平臺(tái)，RPA機(jī)器人利用計(jì)算機(jī)視覺(jué)技術(shù)對(duì)重要信息進(jìn)行抽取。另外，按照付款銀行的要求分類，RPA機(jī)器人會(huì)按照一定的時(shí)間向資金支付平臺(tái)發(fā)送指令，從而最大限度地降低人工成本。

（二）利用OCR掃描和電子圖像提取發(fā)票的關(guān)鍵信息

1、發(fā)票審批自動(dòng)化流程描述。首先評(píng)估單據(jù)形態(tài)，然后OCR掃描和上傳圖像來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)票審批流程的自動(dòng)化，因?yàn)閮H僅通過(guò)捕捉實(shí)際費(fèi)用報(bào)告上的數(shù)據(jù)是無(wú)法智能掃描和提取的。FSSC審核處收到的單據(jù)會(huì)將所有的收費(fèi)和掃描功能合并在一起，然后再將電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票一起錄入，如果是紙質(zhì)的，可以用高速掃描儀集中或分散掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像。掃描普通發(fā)票和增值稅發(fā)票的混合物，可以在掃描軟件中預(yù)先設(shè)置增值稅發(fā)票的OCR識(shí)別模塊，并將其與掃描器自動(dòng)分離，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票的歸納管理。同時(shí)，為防止重復(fù)使用發(fā)票，采用圖像識(shí)別技術(shù)對(duì)企業(yè)的增值稅發(fā)票進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，使成本報(bào)銷過(guò)程更加規(guī)范、可控，并能高度仿真人工進(jìn)行數(shù)據(jù)的識(shí)別與收集。

2、票據(jù)審核及會(huì)計(jì)自動(dòng)化過(guò)程描述。在驗(yàn)證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和合法性時(shí)，所有的數(shù)據(jù)都被自動(dòng)采集并輸入銀行的數(shù)據(jù)庫(kù)。核查員使用預(yù)先定義的票據(jù)規(guī)則，模擬手工報(bào)表的真?zhèn)危⒈容^數(shù)據(jù)與FSSC收入和支出數(shù)據(jù)庫(kù)的一致性，從而確保非操作性和快速對(duì)賬。核對(duì)后的發(fā)票會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給FSSC的會(huì)計(jì)部門(mén)，在那里利用Hadoop、Hpcc和Spark等先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)自動(dòng)生成發(fā)票并進(jìn)行會(huì)計(jì)分析。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，提高人才質(zhì)量與能力。財(cái)務(wù)共享模式是將財(cái)務(wù)人員從簡(jiǎn)單、繁復(fù)的工作中解脫出來(lái)，并對(duì)他們提出更高要求的一種新的財(cái)務(wù)管理方式。企業(yè)財(cái)務(wù)管理需要改變其觀念，從業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)為決策支持，從“會(huì)計(jì)”轉(zhuǎn)為“士兵”，從“資源消費(fèi)者”轉(zhuǎn)為“價(jià)值創(chuàng)造者”。為了應(yīng)對(duì)這種變化，財(cái)務(wù)人員需要掌握新的專業(yè)技能，不斷提高個(gè)人素質(zhì)、實(shí)踐能力和專業(yè)知識(shí)，建立思想網(wǎng)絡(luò)以提高效率、溝通和協(xié)作，建立復(fù)雜的知識(shí)結(jié)構(gòu)以改善商業(yè)決策，并創(chuàng)造專業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，更加專注于工作。加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的培訓(xùn)，提高對(duì)通過(guò)財(cái)務(wù)共享模式優(yōu)化報(bào)銷的認(rèn)識(shí)。

（四）財(cái)務(wù)共享中心人員合理設(shè)置。由于工作人員的工作年限、專業(yè)知識(shí)和專業(yè)水平存在差異，公司應(yīng)合理分配工作以滿足FSSC的需要。工作時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)計(jì)人員可以從事審計(jì)等工作，更好地利用他們已有的財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。后來(lái)加入的員工能夠勝任標(biāo)準(zhǔn)的、重復(fù)的會(huì)計(jì)工作，他們學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，能夠更快適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程。創(chuàng)立一只優(yōu)秀的管理人才隊(duì)伍，對(duì)曾經(jīng)擔(dān)任過(guò)財(cái)務(wù)總監(jiān)的，要主動(dòng)地進(jìn)行溝通，把他們向財(cái)務(wù)分析、預(yù)算管理、成本控制等管理和核算職能轉(zhuǎn)變。此外，必須厘清FSSC的利弊，重新制定績(jī)效體系，強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)能力與專業(yè)技術(shù)，定期提供關(guān)于財(cái)務(wù)共享的培訓(xùn)，以幫助工作人員更快地融入新的財(cái)務(wù)管理模式，優(yōu)化財(cái)務(wù)在支持決策方面的作用。

對(duì)財(cái)務(wù)冗余員工進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)。為了充分利用財(cái)務(wù)人才的專業(yè)知識(shí)，推動(dòng)公司的發(fā)展，對(duì)財(cái)務(wù)冗余人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)職。將成本核算的人員調(diào)入采購(gòu)部門(mén)，既能降低企業(yè)的采購(gòu)費(fèi)用，又能將資金轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)部門(mén)，從源頭上控制企業(yè)的生產(chǎn)成本。會(huì)計(jì)主管可以調(diào)任銷售部門(mén)，運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)，制定銷售計(jì)劃，對(duì)產(chǎn)品的收益進(jìn)行分析，以提高公司的銷售收入。適當(dāng)安排好財(cái)務(wù)冗余人員，有利于企業(yè)內(nèi)部人員的流動(dòng)，使其更符合FSSC的需要，促進(jìn)公司的發(fā)展。

三、總結(jié)

隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，共享服務(wù)中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)也隨之在技術(shù)上不斷創(chuàng)新。作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重要組成部分，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)化可以減少企業(yè)的人力成本，提高財(cái)務(wù)工作的效率，提高財(cái)務(wù)人員的質(zhì)量與能力。本文從企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題出發(fā)，對(duì)技術(shù)應(yīng)用與人力資源管理進(jìn)行了論述，希望能為財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷流程的優(yōu)化提供思路和啟發(fā)。