大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)財務共享優(yōu)化思考

□文/馮鈺雁 苗蘊慧

（沈陽化工大學 遼寧·沈陽）

［提要］隨著企業(yè)業(yè)務規(guī)模的擴大，許多公司面臨著管理費用劇增的困擾，因此國內(nèi)企業(yè)紛紛開展符合自身的財務共享工作，以期提高企業(yè)運營效率。本文主要圍繞大數(shù)據(jù)和財務共享兩個交叉領域，針對企業(yè)財務共享中存在的問題和成因，提出相應優(yōu)化策略。

隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，越來越多的企業(yè)將財務業(yè)務逐漸向財務共享模式轉型。相對于傳統(tǒng)財務工作，這種財務共享模式能夠為企業(yè)提供科學而精準的運營決策，提高管理層財務共享理念、加強系統(tǒng)安全屏障、優(yōu)化企業(yè)財務經(jīng)營流程和員工績效考核，進而提升企業(yè)核心管理效益，最終使企業(yè)基業(yè)長青。

一、大數(shù)據(jù)和財務共享概況

大數(shù)據(jù)又稱海量數(shù)據(jù)分析技術，具體分為五個方面，被稱為5“V”理論。第一，數(shù)據(jù)量足夠大，它的起始計量單位是從P、E或Z開始的（P=1000個T，E=100萬個T，Z=10億個T）；第二，數(shù)據(jù)的范圍廣、類型多；第三，數(shù)據(jù)的價值密度較低；第四，數(shù)據(jù)處理較為準確；第五，數(shù)據(jù)處理及時、效率較高。

財務共享是以企業(yè)現(xiàn)存的信息技術和企業(yè)財務流程狀況為原理展開的，其目的是優(yōu)化企業(yè)組織管理、規(guī)范內(nèi)部整體結構、提高企業(yè)流程效率、降低企業(yè)運營成本和為企業(yè)創(chuàng)造利潤價值。同時，以內(nèi)外市場結構為導向為客戶提供專業(yè)化的服務和管理理念，為客戶提供優(yōu)質、滿意的服務。

大數(shù)據(jù)和財務共享的優(yōu)勢：大數(shù)據(jù)涉及大量的信息數(shù)據(jù)，可以在有限的時間內(nèi)獲取所需要的信息，針對財務共享中不同的信息數(shù)據(jù)，做出全面、準確的整理和分析。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)財務共享優(yōu)勢體現(xiàn)在兩個方面：一是提高財務人員的工作效率。通過更具數(shù)據(jù)化、專業(yè)化的分工與合作形成全面的運營規(guī)模，促進企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。二是擴充公司信息收發(fā)量。整個公司統(tǒng)一管理標準，采用領先的互聯(lián)網(wǎng)技術，為公司數(shù)據(jù)積累和業(yè)務流程奠定了穩(wěn)健的財務架構。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)財務共享存在的問題

（一）業(yè)務經(jīng)營流程不完善

第一，費用報銷審核。企業(yè)財務共享費用審核都集中在一個部門，雖然財務共享使企業(yè)的報銷系統(tǒng)有所提高，但存在審核標準死板、流程繁瑣以及業(yè)務量分布不均等問題。同時，人工工作量增加，例如紙質單據(jù)需工作人員逐個粘貼、郵寄、二次復核。此外，也會存在人工失誤情況。例如，在日常報銷費用系統(tǒng)中，審批過程沒有簡化。

第二，稅務管控風險。企業(yè)目前大部分稅務工作仍需大量員工進行，包括計提申報企業(yè)所得稅、手工入賬和稅金附加計提，存在因人工失誤而導致的稅務風險；企業(yè)稅種繁多但稅務系統(tǒng)低下，并不能及時管控稅務風險；企業(yè)的財務管理流程不能緊密地結合，從而造成不能及時進行各階段的風險管控，無法進行稅務共享工作。

（二）財務數(shù)據(jù)存在安全隱患。數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心樞紐，連接著企業(yè)的每個部門。首先，在數(shù)據(jù)的處理階段，外部數(shù)據(jù)獲取不準確或者是內(nèi)部員工輸入出錯，會導致企業(yè)財務共享平臺數(shù)據(jù)產(chǎn)生偏差，生成的財務報表也會影響信息使用者的決策，給企業(yè)帶來財務風險，同時也會增加企業(yè)稅務風險。目前，企業(yè)財務共享人員內(nèi)部結構會導致一部分員工流失，不同部門的財稅信息沒有及時處理，不利于企業(yè)的稅收籌劃。其次，公司整體數(shù)據(jù)都傳輸?shù)焦蚕砥脚_，財務部門在運用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)財務共享時，焦點都集中在業(yè)務處理上，極少關注數(shù)據(jù)的安全與保密情況，有時系統(tǒng)可能會出現(xiàn)權限管理不規(guī)范或者軟件漏洞等問題，從而缺少數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)穩(wěn)定的保障。若財務共享系統(tǒng)被病毒入侵，企業(yè)財務數(shù)據(jù)被盜取，那么企業(yè)將面臨巨額損失，甚至破產(chǎn)。

（三）財務人員流失嚴重。企業(yè)財務共享的高效運轉需要專業(yè)的財會人員，無論理論知識還是實操業(yè)務都要扎實牢靠。目前，我國財務共享相關的專業(yè)人員并不多，人才流失也較為嚴重。在傳統(tǒng)的財務結構中，企業(yè)財務共享的定位存在局限，高層財務共享員工的專業(yè)知識不強，在心理層次上不能完全接受財務共享的快速轉型，從而造成企業(yè)財務與運營出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，員工不懂分析財務，只是簡單的記賬，無法實現(xiàn)高質量的財務管理。

由于財務共享工作方式單調(diào)使得財務員工離職，沒有平臺讓員工施展一技之長，基層員工升職渠道競爭激烈且艱難，使得內(nèi)部員工消極對待工作、缺乏創(chuàng)新，所以很多高知識人才會流失。同時，企業(yè)若沒有有效合理的績效考核和管理機制，員工會缺乏上進心，導致企業(yè)財務共享效率低下。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)財務共享問題成因

（一）流程管理缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。大多中小型企業(yè)財務共享的整體流程中缺乏專門設立部門用以監(jiān)督管理工作。在日常的財務共享流程中，存在審批流程冗長、流程階段繁雜、不同工作量失衡等現(xiàn)象，流程之間缺乏合理的監(jiān)督管理機制。如果企業(yè)在進行財務共享時，審批流程缺乏統(tǒng)籌考慮，會計管理與財務內(nèi)控制度之間缺乏協(xié)調(diào)，在企業(yè)的報表和財務應急預案不改變的前提下，企業(yè)的風險就會增加。

（二）信息系統(tǒng)缺乏安全保障。財務數(shù)據(jù)的安全隱患主要是由于企業(yè)缺乏建立健全的信息系統(tǒng)。首先，內(nèi)部員工缺乏對數(shù)據(jù)安全隱患的意識，企業(yè)員工流動性較大，離職的員工可能會順帶把數(shù)據(jù)拷貝，泄露給下家或者競爭對手；內(nèi)部員工對數(shù)據(jù)安全意識不足，處理信息應變能力不強，不能及時發(fā)現(xiàn)潛在風險，可能無意或者惡意泄露數(shù)據(jù)信息。其次，外部黑客入侵、設備技術不完善以及互聯(lián)網(wǎng)開放不穩(wěn)定，都會影響企業(yè)財務數(shù)據(jù)的安全，數(shù)據(jù)一旦被破壞，再進行修復就會花費大量的人力與時間。因此，企業(yè)在運用大數(shù)據(jù)技術初期，就應該讓員工對財務系統(tǒng)樹立數(shù)據(jù)安全保護意識，優(yōu)化財務信息系統(tǒng)建設，聘請專業(yè)的人員為企業(yè)數(shù)據(jù)進行加密處理。

（三）員工績效缺乏管理制度。企業(yè)人員流失嚴重，主要因為缺乏健全合理的績效考核制度。例如，高層對各部門待遇不同，即使財務共享人員違反制度，但也基本不追究責任，長此以往，會影響企業(yè)的整體運營。企業(yè)設立的考核指標不清晰，獎罰制度不完備，缺乏有效且全面的績效考核體系，容易導致工作人員對待工作不努力、不上進。如果企業(yè)各分支部門沒有統(tǒng)一的績效考評指標，那么各部門執(zhí)行情況，對員工的管轄、約束情況也就不同，會使員工產(chǎn)生消極的工作態(tài)度。若是績效考核不能做到公開透明，那么企業(yè)工作者就不能以積極的態(tài)度從事工作。一般剛入職的底層財務共享職員，工資薪金較低，日常工作較為單一，沒有得到重視，這也是一些高學歷高專業(yè)知識人才離職的原因之一。在從事財務共享事業(yè)中，他們沒有體會到歸屬感和滿足感，那么只能尋找其他的工作晉升機會，從而導致財務共享的發(fā)展止步不前。

四、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)財務共享優(yōu)化策略

通過分析大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)財務共享問題成因，提出以下建議：

（一）優(yōu)化業(yè)務流程，提高企業(yè)效率

1、費用報銷流程優(yōu)化。首先，運用電子發(fā)票實現(xiàn)無紙化管理。企業(yè)可以直接將電子發(fā)票和電子憑證上傳到企業(yè)的財務信息系統(tǒng)中，大量節(jié)省各部門運營效率，避免流轉紙質發(fā)票途中發(fā)票的丟失和稅務風險。運用電子發(fā)票可以更方便且高效地在財務信息系統(tǒng)中優(yōu)化費用報銷流程。其次，設置審核規(guī)則，實現(xiàn)流程自動化。公司財務共享相關的費用審核是通過人工完成的，審核流程沒有實現(xiàn)自動化，效率較低且容易產(chǎn)生差錯。應用大數(shù)據(jù)技術可以分析費用的審核標準和核心要素的規(guī)范性，在設置統(tǒng)一的審核準則后，系統(tǒng)會自動完成審核，減少審核核心要素的遺漏，避免出現(xiàn)審核不規(guī)范現(xiàn)象。最后，簡易員工出差報銷費用流程。企業(yè)工作者出差報銷憑證時會出現(xiàn)一些問題，比如提前預定酒店、機票，支付給員工差旅費用等復雜流程。運用財務共享技術可以建立員工出差費用報銷一體化，企業(yè)內(nèi)部與外部供應商協(xié)調(diào)，直接在線上審批各環(huán)節(jié)費用憑證，提升了企業(yè)費用報銷流程的效率，員工無需提前墊付費用再申請報銷，轉變企業(yè)復雜傳統(tǒng)的費用報銷流程。

2、稅收管理流程優(yōu)化。在稅務共享層次上，可以運用財務云信息系統(tǒng)，對稅務的進銷項進行管理，實現(xiàn)納稅申報、大數(shù)據(jù)稅務分析、稅務風險預警和稅務風險檢查全面流程一體化。這樣財務共享員工只需做好稅金計提表，提交到市分公司審核，通過后會直接運營到系統(tǒng)上，極大地減少了財務人員的工作負擔。

稅收管理流程優(yōu)化的目的是為了方便稅收的確認和計量、核算和監(jiān)督，從而解決效率不高的問題，有利于減輕財務工作者的工作量，提高企業(yè)經(jīng)營業(yè)務時效，實現(xiàn)企業(yè)稅種自動化核算和監(jiān)督，智能檢查各種稅務風險。

（二）增強安全屏障，規(guī)避企業(yè)風險。首先，進行財務系統(tǒng)優(yōu)化，重視數(shù)據(jù)監(jiān)督。建立統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)核算部門，在原有的財務共享系統(tǒng)下，加大監(jiān)督數(shù)據(jù)核算力度，規(guī)范數(shù)據(jù)管理權限，做到定期審查和監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)不被隨意變更、拷貝，以應對數(shù)據(jù)外泄、丟失、篡改等突發(fā)情況，解決財務共享系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性。其次，及時對互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行更新，加強防控措施。加強財務人員互聯(lián)網(wǎng)安全防范意識，定期對員工進行互聯(lián)網(wǎng)技術和安全防范的培訓，掌握新科技、新技術與新知識，進而縮短員工對系統(tǒng)的熟悉時間，提高財務共享信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性。同時，加強員工思想道德和數(shù)據(jù)保護意識，促使員工預防各種潛在風險。員工可能會將數(shù)據(jù)或重要事項隨手形成筆記，容易被別人看見，導致數(shù)據(jù)泄露，對企業(yè)造成不可估計的損失。最后，建立數(shù)據(jù)保護屏障，規(guī)避財務風險。聘請外部專業(yè)技術人士，修補系統(tǒng)漏洞、排查風險隱患、增強防火墻和數(shù)據(jù)加密技術，高效利用大數(shù)據(jù)信息技術，維護企業(yè)財務共享系統(tǒng)安全，進而規(guī)避企業(yè)財務風險；企業(yè)電子郵件和核心文件應雙層加密，不可隨意復制、儲存、傳送，避免員工在同行企業(yè)高額利誘下將內(nèi)部數(shù)據(jù)報給競爭對手；規(guī)范制度，消除內(nèi)部風險，員工一旦違法準則、泄露機密，應嚴格遵循企業(yè)管理，追究責任。

（三）優(yōu)化績效管理，培養(yǎng)復合型人才。第一，優(yōu)化員工個人績效管理。建立員工考核指標（KPI），精細到每位員工具體績效考核。企業(yè)員工的工作時間、效率與質量三者直接掛鉤，根據(jù)員工工作的實際情況，給予不同的獎罰?？蓜澐炙姆N不同的衡量指標：財務維度指標、客戶維度指標、內(nèi)部流程維度指標和學習與成長維度指標，根據(jù)這四種指標計算員工完成工作數(shù)量系數(shù)，加以薪酬獎罰金額，提高員工工作的效率。第二，實行外包計劃。針對人才流失情況，企業(yè)可以把財務管理業(yè)務細分，將單一的核算工作外包給企業(yè)外部人員，這樣可以提升企業(yè)的運營效率，將更多時間投入到人才管理和培訓中，財會人員也可以緩解工作壓力，員工的工作熱情得到了提高，使其可以全身心地投入到財務共享工作中。同時，分散化處理業(yè)務流程，降低財務成本，短期內(nèi)加速企業(yè)財務共享的轉型，從源頭優(yōu)化企業(yè)人員管理結構，有效規(guī)避企業(yè)風險，最大限度提升企業(yè)內(nèi)部管理質量。第三，完善員工培訓管理制度。首先，設立輪崗制度。分配內(nèi)部員工輪換崗位交流，分享不同職位之間的業(yè)務經(jīng)驗，培養(yǎng)全面性復合人才，讓員工擁有更多晉升機會，降低企業(yè)優(yōu)秀員工離職率。鼓勵員工激發(fā)潛能，避免企業(yè)產(chǎn)生消極現(xiàn)象。其次，采用不同類型的主題培訓。內(nèi)部每月定期開展不同題材的內(nèi)容培訓，通過財務共享職員分享自己工作心得，提前備好講課內(nèi)容，深化拓展財務共享人員的專業(yè)知識；定期邀請外部專業(yè)人員進行授課培訓，讓員工充分理解企業(yè)內(nèi)部業(yè)務，更好地完善財務流程。

綜上所述，大數(shù)據(jù)信息技術對企業(yè)管理發(fā)展具有重要影響，企業(yè)優(yōu)化后的運營管理技術，有效地轉變了傳統(tǒng)的財務管理模式。企業(yè)管理者可以通過大數(shù)據(jù)信息技術對深層挖掘的數(shù)據(jù)做出相應分析，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營管理中存在的難題，提前規(guī)避風險。此外，大數(shù)據(jù)技術在財務共享中的運用仍需要不斷地推廣，在實踐中總結并完善，不斷擴展相應的理論體系。