打造檔案信息化系統(tǒng)矩陣推動(dòng)進(jìn)入后數(shù)字檔案館時(shí)代

朱建忠

（昆山市檔案局、昆山市檔案館，江蘇昆山， 215300）

近兩年來(lái)，昆山市檔案館在以高分建成全國(guó)示范數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，繼續(xù)深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把檔案數(shù)字化作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，把構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)作為信息化建設(shè)的核心，把檔案共享利用作為信息化建設(shè)的根本出發(fā)點(diǎn)，把檔案信息安全作為信息化建設(shè)的首要前提，在檔案利用服務(wù)、檔案資政育人、檔案監(jiān)督指導(dǎo)等八個(gè)方面全鏈條打造信息化系統(tǒng)矩陣，實(shí)現(xiàn)了“八個(gè)率先”，進(jìn)入“后數(shù)字檔案館時(shí)代”。2023 年8月，江蘇省檔案局局長(zhǎng)、江蘇省檔案館館長(zhǎng)顧俊在昆山調(diào)研時(shí)指出，昆山在檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)上走在了全省前列，為全省做出了示范。

一、 率先建成可以出證的“網(wǎng)上查檔大廳”和市鎮(zhèn)村三級(jí)查檔服務(wù)體系

檔案的價(jià)值在于利用，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)為市民群眾提供真實(shí)可靠的檔案內(nèi)容、完整系統(tǒng)的檔案資源、便捷高效的利用方式，是對(duì)檔案工作價(jià)值的新賦能，也是檔案工作“存史為民”最直接的體現(xiàn)。昆山市檔案館強(qiáng)化用戶思維、數(shù)字惠民理念，于2021年底與“鹿路通”APP、“第一昆山”APP等昆山市民關(guān)注度高的平臺(tái)合作，率先開(kāi)發(fā)建成“網(wǎng)上查檔大廳”?！熬W(wǎng)上查檔大廳”集檔案查詢受理認(rèn)證、查詢出證等功能于一體，市民通過(guò)雙重身份認(rèn)證，可24小時(shí)在手機(jī)端查詢有關(guān)民生檔案。2023年4月，“網(wǎng)上查檔大廳”完成2022年度婚姻檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案的數(shù)據(jù)掛接查詢利用，實(shí)現(xiàn)利用“零時(shí)差”?！熬W(wǎng)上查檔大廳”開(kāi)通以來(lái)，累計(jì)受理在線自助查詢超16萬(wàn)人次，產(chǎn)生積極社會(huì)效益，入選2022年昆山市數(shù)字政府建設(shè)優(yōu)秀案例、2023年度全國(guó)十佳檔案利用創(chuàng)新案例。在創(chuàng)新推出“網(wǎng)上查檔大廳”的同時(shí)，昆山市檔案館堅(jiān)持線上線下雙向突破，不斷延伸線下查檔點(diǎn)位觸角，完善市、鎮(zhèn)、村三級(jí)查檔服務(wù)體系，已建立125個(gè)民生檔案查檔點(diǎn)。其中，村級(jí)查檔點(diǎn)實(shí)現(xiàn)區(qū)鎮(zhèn)“全覆蓋”，建成高質(zhì)量全域查檔服務(wù)“半小時(shí)圈”，讓市民群眾實(shí)現(xiàn)在家門口查檔。

二、 率先開(kāi)發(fā)推出系列檔案文化數(shù)字產(chǎn)品

存史資政育人是檔案工作職責(zé)使命。為深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作重要批示指示精神，昆山市檔案館不斷創(chuàng)新資政育人方式手段，尤其是在檔案文化數(shù)字產(chǎn)品開(kāi)發(fā)上做深文章，形成一系列特色亮點(diǎn)。一方面，從豐富的館藏檔案資源中選取20個(gè)主題，歷時(shí)兩年拍攝制作《檔案說(shuō)昆山》系列微紀(jì)錄片20 集，從檔案視角幫助新老昆山市民尤其是年輕一代，更好地了解昆山歷史文化、城市發(fā)展，增加對(duì)昆山城市的認(rèn)知認(rèn)同，激發(fā)建設(shè)新時(shí)代新昆山的熱情激情?！稒n案說(shuō)昆山》系列微紀(jì)錄片制作完成后，在昆山電視臺(tái)新聞?lì)l道、全市主要公交線路和“昆山檔案”公眾號(hào)、視頻號(hào)、抖音號(hào)等平臺(tái)全面推播，并定制高清U盤向數(shù)百位昆山鄉(xiāng)賢贈(zèng)送，受到廣泛好評(píng)。另一方面，高度重視紅色檔案開(kāi)發(fā)利用，建成紅色檔案專題數(shù)據(jù)資源庫(kù)，推出101 集《昆山紅色革命故事》音頻和7 集《紅色檔案說(shuō)》系列微視頻，系統(tǒng)宣傳昆山人民的革命精神、家國(guó)情懷。同時(shí)，借助VR虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，推動(dòng)館內(nèi)三大實(shí)體展廳全部上線，通過(guò)網(wǎng)上展廳讓市民群眾足不出戶“云游”檔案館，兩年吸引觀展人次超20萬(wàn)。

三、 率先開(kāi)發(fā)應(yīng)用AI智能校對(duì)系統(tǒng)

檔案數(shù)字資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，數(shù)字資源質(zhì)量高低事關(guān)數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。昆山市檔案館于2021 年啟動(dòng)AI智能校對(duì)系統(tǒng)研發(fā)工作，借助昆山市公共智慧底座文字識(shí)別（OCR）服務(wù)、自然語(yǔ)言（NLP）分析服務(wù)等功能，把檔案全文進(jìn)行智能編目索引和比對(duì)，實(shí)現(xiàn)智能校對(duì)，并于2022 年獲省檔案局科技項(xiàng)目立項(xiàng)。2023 年，開(kāi)展AI智能校對(duì)系統(tǒng)二期項(xiàng)目研究，重點(diǎn)加大圖形識(shí)別、大數(shù)據(jù)分析等智能算力投入，提升識(shí)別正確率。2023 年5 月系統(tǒng)正式投入使用，年內(nèi)完成27 家單位29.9 萬(wàn)件新進(jìn)館檔案的數(shù)字校對(duì)，識(shí)別正確率達(dá)到90%以上，相比使用傳統(tǒng)人工核校方式節(jié)約經(jīng)費(fèi)70 余萬(wàn)元。

四、 率先研究應(yīng)用檔案智能開(kāi)放審核系統(tǒng)

檔案工作要走向開(kāi)放，做好檔案開(kāi)放審核是重要前提保障。為適應(yīng)新檔案法將館藏檔案開(kāi)放期限從30 年調(diào)整為25 年等要求，與中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院合作開(kāi)展國(guó)家重點(diǎn)課題《檔案開(kāi)放智能審核方法與技術(shù)研究》，并積極試點(diǎn)應(yīng)用智能開(kāi)放審核系統(tǒng)，對(duì)1998 年度館藏到期檔案共2595 卷、37249件進(jìn)行智能開(kāi)放審核，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案目錄、檔案詞句圖內(nèi)容的智能鑒定，并利用“流程引擎”與“角色分權(quán)”技術(shù)探索了“初審復(fù)審終審”全工作流程。目前，昆山市檔案館正積極開(kāi)展昆山本地檔案智能開(kāi)放審核語(yǔ)料庫(kù)收集標(biāo)注工作，根據(jù)館藏特性制定審核標(biāo)準(zhǔn)尺度、標(biāo)識(shí)語(yǔ)料敏感等級(jí)，加強(qiáng)智能算法語(yǔ)義學(xué)習(xí)，為深化全方位多維度鑒定工作打好基礎(chǔ)。

五、 率先開(kāi)展檔案在線監(jiān)督指導(dǎo)

2021 年，為創(chuàng)新檔案監(jiān)督指導(dǎo)模式，實(shí)現(xiàn)“不見(jiàn)面”監(jiān)管，昆山市檔案館著手開(kāi)發(fā)檔案業(yè)務(wù)在線評(píng)價(jià)系統(tǒng)，由被檢查單位按系統(tǒng)功能模塊設(shè)置要求上傳相關(guān)資料，包括文字、小視頻、照片等，接受檔案主管部門的專項(xiàng)檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過(guò)該系統(tǒng)，近3 年昆山對(duì)區(qū)鎮(zhèn)、部門成功開(kāi)展了檔案年終考核和部分日常監(jiān)管工作，有效減少了現(xiàn)場(chǎng)檢查所需要的人力和時(shí)間成本，同時(shí)便利了被檢查單位。

六、 率先試點(diǎn)開(kāi)發(fā)電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)

根據(jù)國(guó)辦下發(fā)的《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》要求，為推動(dòng)各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)服務(wù)電子文件全流程電子化管理，有力支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，不斷提升企業(yè)和群眾的獲得感和滿意度，昆山市檔案館于2022 年底著手開(kāi)發(fā)電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，在政務(wù)服務(wù)綜合管理平臺(tái)將政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，形成信息包，再經(jīng)市大數(shù)據(jù)中心（公共智慧底座）專用接口轉(zhuǎn)接到市檔案館電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，經(jīng)“四性”檢測(cè)后形成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案數(shù)據(jù)，并提供歸檔管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與對(duì)外服務(wù)利用。2023 年9 月系統(tǒng)完成驗(yàn)收投用，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)推送、數(shù)據(jù)安全可追溯、容錯(cuò)認(rèn)證智能化和電子數(shù)據(jù)信息交換共享。目前，系統(tǒng)已在權(quán)限內(nèi)政府投資項(xiàng)目審批、企業(yè)事業(yè)單位投資建設(shè)項(xiàng)目核準(zhǔn)、人防工程平時(shí)使用備案、建設(shè)工程規(guī)劃許可證核發(fā)、新建民用建筑防空地下室建設(shè)審批等11 類18 個(gè)事項(xiàng)中得到全面應(yīng)用，從根本上改變了政務(wù)服務(wù)電子文件以紙質(zhì)文件歸檔和移交的傳統(tǒng)模式。

七、 率先研究開(kāi)發(fā)昆山文化地理信息系統(tǒng)

檔案資源數(shù)據(jù)化應(yīng)用情況，是衡量智慧檔案館建設(shè)水平的核心指標(biāo)。為貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記考察江蘇時(shí)提出的“在建設(shè)中華民族現(xiàn)代文明上探索新經(jīng)驗(yàn)”的重大要求，以及2022 年5 月中辦、國(guó)辦印發(fā)的《關(guān)于推進(jìn)實(shí)施國(guó)家文化數(shù)字化戰(zhàn)略的意見(jiàn)》精神，昆山市檔案館依托專業(yè)院校、專業(yè)團(tuán)隊(duì)，制定“昆山文化地理信息系統(tǒng)”開(kāi)發(fā)建設(shè)方案，主要利用豐富的檔案、方志文化編研成果和全市既有的各類文化研究成果，將具有傳承價(jià)值、能代表昆山文化的各類元素、符號(hào)、標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)化并“提取”出來(lái)，打造“昆山文化數(shù)字地圖”，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空文化呈現(xiàn)，為昆山市民留下文化集體記憶。目前，項(xiàng)目已完成立項(xiàng)申請(qǐng)，計(jì)劃分兩年，分別圍繞歷史昆山和現(xiàn)代昆山進(jìn)行開(kāi)發(fā)建設(shè)，以期通過(guò)這一項(xiàng)目開(kāi)展，進(jìn)一步向智慧檔案館躍進(jìn)提升。

八、 率先建成智能物聯(lián)綜合管理平臺(tái)

檔案安全是檔案工作的首要前提，也是檔案工作的底線所在。為確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失，高標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建人防、物防、技防、聯(lián)防“四位一體”的檔案安全防范體系，昆山市檔案館在館藏檔案數(shù)據(jù)遷入政務(wù)云、開(kāi)展異地異質(zhì)備份基礎(chǔ)上，于2023 年建成控碳數(shù)智監(jiān)管平臺(tái)，對(duì)用能數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、能耗分析、定額管理、定額預(yù)警及日常管理，并新增建設(shè)智慧消防系統(tǒng)，在庫(kù)房、高配電間、強(qiáng)弱電間等重點(diǎn)部位，全面增設(shè)可視煙感等智慧安全監(jiān)測(cè)裝置，同時(shí)將原防竊監(jiān)控、電子巡更、消防火災(zāi)報(bào)警、溫濕度調(diào)控、電梯運(yùn)行監(jiān)測(cè)點(diǎn)位數(shù)據(jù)一并接入，形成智能物聯(lián)綜合管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)樓館消安系統(tǒng)全面升級(jí)。