網(wǎng)上報銷系統(tǒng)建設初探

摘要：財務報銷工作是會計核算業(yè)務的上游環(huán)節(jié)，與會計憑證、財務報告共同構(gòu)成會計核算的業(yè)務流程，其好壞直接關(guān)系著企業(yè)財務信息質(zhì)量的高低。本文分析了XX單位財務報銷現(xiàn)狀及存在問題，介紹了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢，通過XX單位對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的需求分析，結(jié)合財務管理實際情況，闡述了XX單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設計思路，指出了XX單位實行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)面臨的挑戰(zhàn)并提出了解決對策。

關(guān)鍵詞：財務管理;網(wǎng)上報銷系統(tǒng);預算管理;服務水平

一.XX單位財務報銷現(xiàn)狀及存在問題

目前XX單位采用紙質(zhì)財務報銷模式：職工每次報銷，需要填寫各類紙質(zhì)單據(jù)并按照相應規(guī)章制度的要求找領(lǐng)導審批，最后將單據(jù)拿到財務核算科室審核后到資金科進行資金支付。

傳統(tǒng)的財務報銷模式存在下述諸多問題：

（一）效率低下：第一，手工填單效率低。職工每次報銷都需要重復填寫大量信息，如部門、事由、大小寫金額、付款信息、預算項目等。且諸如單據(jù)填寫不正確、準備資料不齊全、審批手續(xù)不完整等，都會給職工和財務人員雙方帶來困擾，加大職工與財務人員溝通的時間成本。第二，業(yè)務審批效率低。職工需要拿著每份單據(jù)找到各級領(lǐng)導審批，如果遇到領(lǐng)導外出開會等情況只能無功而返，由于缺乏有效的信息傳遞工具造成職工需要在工作中往返多次才能完成報銷業(yè)務。第三，資金支付速度慢。資金支付不僅受到業(yè)務審批流程的制約及財務核算科室、業(yè)務經(jīng)辦人、資金科之間的流轉(zhuǎn)程度制約，還受制于財務內(nèi)部的審核及支付速度。

（二）財務人員報銷愈發(fā)困難：財務人員身兼審核、制單、答疑、宣傳多種職責。既要審核原始單據(jù)，又要審核填制內(nèi)容、審批權(quán)限、經(jīng)費預算、合同情況等，整理、粘貼好單據(jù)后錄入NC系統(tǒng)生成記賬憑證，工作量巨大，出錯率也比較高。總之是既要求提高工作效率，又要求提高服務質(zhì)量，使得財務人員不得不疲于應付，導致缺乏認真思考的空間，只能停留在機械的報銷流程中，嚴重影響財務管理與服務職能的發(fā)揮。

（三）不利于統(tǒng)籌工作：工作隨機性大，業(yè)務審批人及財務人員無法統(tǒng)籌好手頭工作，正在進行中的需要耐心細心的系統(tǒng)性工作總會被零散隨機的報銷業(yè)務打斷，影響工作質(zhì)量。

（四）報銷信息不透明：傳統(tǒng)的財務報銷模式缺少能夠展示各項財務報銷業(yè)務狀態(tài)的方式，職工不能查詢到報銷單的狀態(tài)，如付款情況等信息。

（五）預算控制目標無法有效落地：財務人員需要在正確錄入會計憑證的基礎(chǔ)上，結(jié)合管理要求和需要手工統(tǒng)計各類報表，核對費用報銷是否超預算。實際過程中，缺少事前預警功能，事后統(tǒng)計不僅耗費了大量的人力，結(jié)果往往不能及時反饋給需求者，削弱了財務報銷在預算執(zhí)行過程中的控制作用。另，由于缺乏有效的管理工具，預算管理只游離在幾個部門、幾個人之間，全民預算意識無法得以提高。

（六）內(nèi)部控制不能有效落實：傳統(tǒng)的財務報銷模式無法實現(xiàn)報銷流程固化，不同經(jīng)辦人對不同報銷流程和制度會有不同的理解，財務人員對各項業(yè)務的處理往往根據(jù)工作經(jīng)驗和職業(yè)判斷，也有出錯的可能，同時還可能存在越權(quán)審批等風險。

二.網(wǎng)上報銷系統(tǒng)簡介及優(yōu)勢

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的財務報銷流程，它具有業(yè)務規(guī)范、管控嚴格、高效透明的優(yōu)勢。在這一流程下，員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請，領(lǐng)導可用數(shù)字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業(yè)務審批，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證、分析報表，并可以通過網(wǎng)上銀行進行支付。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢有：

（一）簡化工序，高效透明

第一，職工可以自由安排時間使用該系統(tǒng)填報單據(jù)，領(lǐng)導隨時審核，方便靈活。該系統(tǒng)可以將每個單據(jù)的流程清晰地展示出來，使得所有使用者都可以看到每張單據(jù)的處理狀態(tài)，做到流程透明化。第二，職工填制報銷單時，類似于姓名、部門等基礎(chǔ)信息都是與OA個人信息綁定自動獲取，報銷單金額自動累加，并根據(jù)業(yè)務類型固化會計科目，自動降低工作強度。

（二）統(tǒng)籌工作，方便溝通

財務人員可以利用零散的碎片時間來完成單據(jù)的稽核，不會再打斷需要斟酌的復雜工作;對報銷單據(jù)先進行預審核，以免造成報銷人員找領(lǐng)導審批后發(fā)現(xiàn)事項錯誤的問題;對于不符合要求的單據(jù)可以線上駁回并注明駁回原因，使職工少走冤枉路。

（三）推進預算管理電子化、精細化

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了預算、報銷、分析三大功能的有機結(jié)合，全程實時費用動態(tài)監(jiān)控。首先，從報銷單據(jù)發(fā)起時就開始進行預算控制，報銷人員在系統(tǒng)中錄入報銷信息的同時就需要選擇使用對應的預算，沒有預算或是預算余額不足的單據(jù)無法發(fā)起;然后，流程中的相關(guān)人員可以看到預算項目的初始額度、已完成額度、流轉(zhuǎn)中額度以及預算執(zhí)行率;最后，可以根據(jù)預算信息匯總形成預算執(zhí)行率分析報表，預算權(quán)限內(nèi)人員可以實時查看;另外，強化了報銷事項、核算科目、預算科目的對應關(guān)系，解決了預算執(zhí)行與賬務處理是兩張皮的問題，將預算觀念滲透到每個職工，使得預算不再是幾個部門、幾個人、財務的預算，而是和每個職工息息相關(guān)的預算。該系統(tǒng)實現(xiàn)了事前預算控制、事中動態(tài)監(jiān)督、事后數(shù)據(jù)分析，大幅度提高了預算管控能力。

（四）降低內(nèi)控風險，助力內(nèi)控建設

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能夠把所有的費用報銷相關(guān)制度、財務規(guī)范要求和內(nèi)控審批流程進行配置，其嚴格的審批授權(quán)管理、明確的職責劃分、嚴密的憑證和記錄控制，進一步規(guī)范和完善了費用支付的內(nèi)控體系，使得風險控制自動化。此外，會計審核都通過報銷系統(tǒng)來完成，統(tǒng)一了會計政策、稅務政策、費用標準、報賬流程、審核標準等，再也不會出現(xiàn)“仁者見仁智者見智”的情況。

三.XX單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)設計思路

基于XX單位內(nèi)網(wǎng)的成熟平臺，結(jié)合實際業(yè)務和監(jiān)管要求，實現(xiàn)以服務為核心、以預算管理為手段的費用報銷工作，形成功能實用、操作簡便、協(xié)調(diào)有序、運轉(zhuǎn)高效、開放可拓展的財務網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，要建立以預算控制為核心的預算管理體系，以OA工作平臺為支撐的報銷流程自動化體系，以實時數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的統(tǒng)計分析和輔助決策體系，以報銷事項、預算項目、會計科目高度統(tǒng)一為前提的憑證管理體系，并與其它系統(tǒng)（薪酬管理、合同管理、物資管理、資產(chǎn)管理等）有機集成，形成管理合力。

具體的報銷業(yè)務流程詳見下圖所示：

各模塊之間的內(nèi)在聯(lián)系詳見下圖所示：

配合網(wǎng)上報銷系統(tǒng)建設，要著重做好以下工作：

（一）完善、梳理相關(guān)制度，把握流程控制點，做面對業(yè)務流程的網(wǎng)上報銷流程

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)具有規(guī)范化管理的特點，涵蓋各項業(yè)務，需要梳理各項與費用相關(guān)的制度與日常報銷流程，固化流程后將標準的業(yè)務流程預設到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中去。同時，需要了解整個報銷過程中的審批權(quán)限、重要風險、關(guān)鍵控制點等，按照內(nèi)控權(quán)責指引設置好各項報銷中的關(guān)卡，防范內(nèi)控風險。

（二）統(tǒng)一現(xiàn)有財務報銷單據(jù)，做規(guī)范的電子費用報銷單

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)建設必須具有簡潔高效的優(yōu)點，否則將無法推進。通過梳理各類單據(jù)及信息，整理出報銷人員常用的各項信息，并將其分布在系統(tǒng)界面的相關(guān)位置上，充分考慮使用人員的操作習慣，梳理每個字段的含義及取數(shù)規(guī)則。系統(tǒng)能自動取值的字段，就絕不需要填寫;能夠自動選擇的字段，也不用手工填寫。對單據(jù)中的各個空格都有明確的提示，填寫什么，怎么填寫，是否必填等，最大限度的減少報銷人員的填寫內(nèi)容。

（三）做簡易明了的全民預算

在傳統(tǒng)模式下，預算信息傳遞途徑有限且單一，一般只有預算申報人才清楚，其他人員并不熟悉。因報銷人在使用該系統(tǒng)填單報銷時必須錄入預算信息，所以預算信息的準備與否直接關(guān)系著報銷單據(jù)的質(zhì)量高低。鑒于此，需要重新梳理預算管理體系，運用預算管理模塊代替原有的excel表編制預算，宣傳并培訓預算內(nèi)容，在強化職工預算意識的同時梳理預算項目，做簡易明了的全民預算。

（四）預留系統(tǒng)接口，設置靈活的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)

隨著管理現(xiàn)代化的不斷加強、財稅政策的不斷變化、制度流程的不斷更新，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以對上述變化快速的響應，使系統(tǒng)能適應新的管理要求。同時，在與現(xiàn)有模塊無縫銜接的前提下，能夠預留出其他接口，便于其他管理需要，有利于資源的整合，形成管理合力。

四.XX單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)面臨的問題及解決策略

（一）信息安全方面

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息安全成為滿足財務信息系統(tǒng)運行的首要要求，大量的財務數(shù)據(jù)及個人信息在網(wǎng)絡中流轉(zhuǎn)，若網(wǎng)上報銷系統(tǒng)遭受到病毒的攻擊勢必會引發(fā)財務信息丟失或外泄，存在信息安全隱患。

針對此問題，提出以下幾點措施：

1.加強網(wǎng)絡安全基礎(chǔ)設施投入，購買有資質(zhì)的信息安全防護軟件。

2.設定專人不斷更新、維護網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，設定內(nèi)部管理人員并建立嚴格的準入制度，同時定期開展對系統(tǒng)安全性的檢查，防患于未然。

3.財務部門要積極的與信息化管理部門溝通，采取專業(yè)的技術(shù)手段保障財務信息的安全。

（二）推廣使用方面

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需要報銷業(yè)務人具備基礎(chǔ)的電腦操作技能，了解相關(guān)業(yè)務領(lǐng)域的預算內(nèi)容，改變了所有的報銷習慣和審批習慣，比手工填單的要求更高，初期會在推廣使用過程中存在困難。

針對此問題，提出以下幾點措施：

1.在實施階段召開網(wǎng)上報銷培訓會，解放思想，讓職工接受新事物。同時，要推出詳見的圖文并茂的用戶操作手冊作為報銷指南，引導職工盡快的適應信息化的報銷系統(tǒng)。

2.網(wǎng)上報銷系統(tǒng)建設過程中容易出現(xiàn)管理流程不到位、單據(jù)設計不合理、操作設計不簡潔、外延拓展不全面的問題而受到職工的排斥，所以在建設階段要保障信息化系統(tǒng)與管理制度的緊密結(jié)合，全面完善報銷單據(jù)所含信息，根據(jù)習慣不斷優(yōu)化操作系統(tǒng)等。

3.網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的順利實施需要配套的服務和規(guī)定的跟進。報銷單據(jù)會經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)，應當設置郵件、短信提醒服務，設定總審核時長限制等。配套的服務和規(guī)定的跟進是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)良性運轉(zhuǎn)的有力保障，也充分體現(xiàn)了其核心是提升財務服務水平。

4.建立健全全民預算管理模式，印制預算手冊并發(fā)放給相關(guān)業(yè)務人員，使不同業(yè)務人員清楚屬于自己范圍內(nèi)的預算事項，同時在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中按照人員所屬部門設置預算權(quán)限，匹配與規(guī)范核算科目，減少報銷人員的填單壓力。

5.根據(jù)實際情況優(yōu)化網(wǎng)上報銷環(huán)節(jié)，如在網(wǎng)上報銷流程中設置財務初審的環(huán)節(jié)，以減少因基礎(chǔ)錯誤導致單據(jù)反復返工的情況。

五、結(jié)論

綜上，XX單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運用，能夠提升財務工作效率、提高預算管理水平、加強內(nèi)部風險控制、推進財務管理創(chuàng)新，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、高效化、精細化、公開化、信息化的財務管理。還不僅僅如此，它將帶動XX單位信息化管理的發(fā)展，為XX單位未來實行財務共享奠定堅實的基礎(chǔ)。

然而規(guī)模越大、接口越多的信息管理系統(tǒng)越需要長時間的論證、設計，整體布局的前瞻性嚴重影響著最終管理系統(tǒng)的實用性。對此，在項目實施前要以XX單位信息化管理規(guī)劃的整體布局為前提，進行嚴謹?shù)目茖W實驗論證，反復驗證系統(tǒng)的可行性并在試運行過程中不斷修正、完善。當然，也離不開XX單位領(lǐng)導和所有部門的配合與幫助。

作者周馳，1991年4月生，男，漢族，北京市，會計師，現(xiàn)任中國原子能科學研究院會計核算中心綜合科副科長，四川大學經(jīng)濟學學士，研究方向為軍工科研項目財務管理。