疾控中心體系文件與管理制度異同及協(xié)同提升管理水平的研究

張紅英 宋紅梅 王麗 黨靜 張玉蘭

質量體系文件（簡稱體系文件）與管理制度在疾病預防控制中心并行存在，是單位整體管理體系的最重要組成部分，是新常態(tài)下疾病預防控制中心現(xiàn)代化管理工作中的一項重要內容，對單位科學、規(guī)范、有效管理意義重大，對單位各項業(yè)務工作開展具有強大的支持保障作用[1]。兩者從本質上講均屬于質量管理體系文件中的重要組成，但在以往長期實踐中觀察到，存在把兩者割裂看待、對兩者重視程度不一等現(xiàn)象，起初管理層和職工對管理制度更為熟悉和重視，對體系文件較為重視的人群比較局限在其編寫人員和實驗室人員中。隨著不斷運行逐漸發(fā)現(xiàn)由于管理制度和體系文件編寫人員不同、缺乏溝通協(xié)調，往往會出現(xiàn)各執(zhí)一詞、各自為政的現(xiàn)象，給單位職工在工作中造成了困惑。因此，要充分認識兩者的異同以及兩者互為支撐、缺一不可、但又各有側重的關系，在編制、執(zhí)行時要強化融合意識和協(xié)同管理意識，統(tǒng)一思想認識，從而步調一致，合力推進問題整改[2]。

1 體系文件與管理制度的異同

1.1 差異性

1.1.1 編寫體式及架構上不同

在編寫體式上，體系文件的編寫體式遵循一定的模式，即位于頁眉部分的文件名、編寫人、生效日期、修訂日期、版號等，正文格式也遵循著目的、職責、內容要求、支持性文件（某些管理制度可作為體系文件的支持性文件）、相關記錄等順序進行描述；而管理制度則是按照“一、二、三”的順序直述其意。

在架構上，體系文件一般包括手冊、程序文件、作業(yè)指導書和記錄表格四層文件，而管理制度沒有分層。

1.1.2 管理理念上不同

體系文件按照5W1H[即原因（Why）、目的（What）、時間（Where）、地點（When）、方法（How）]的要求將某一項工作的時間、地點、人物、目的、如何做敘述清楚，注重每一步流程細化，充分體現(xiàn)過程管理理念，對工作中出現(xiàn)的問題注重查找根本原因后進行改進，不斷解決問題的過程就是逐步提升質量水平的過程；管理制度則從大的層面上提出要求，注重結果導向管理，在工作沒有做到位的情況下運用獎罰措施，對達標的科室進行表揚和獎勵，對出現(xiàn)差錯的個人和科室進行相應的批評和處罰。

1.1.3 關注點及內容覆蓋面上不同

體系文件在“人、機、料、法、環(huán)”的各個方面關注的是人員能力是否勝任以及設備、物料、服務商、供應商等質量是否合格，最終保證產(chǎn)品的合格，同時體系文件除了對管理上的要求外，還有對專業(yè)技術層面的操作實施要求；而管理制度則在行政、紀檢等層面上關注不得出現(xiàn)違規(guī)違紀行為，不包括對專業(yè)技術操作方面的內容要求。

1.2 共通性

1.2.1 目的、目標的一致性

兩者都是為了使單位管理上更加規(guī)范、行為上更加統(tǒng)一、發(fā)展上更加高效高質，對于其自身未來全面性發(fā)展根基的建設具有積極意義[3]。

1.2.2 持續(xù)改進性

體系文件要根據(jù)其依據(jù)的國家標準、國際準則的變更隨時進行改版修訂，某些管理制度也要根據(jù)國家最新的政策要求隨時做出變更，兩者均要依據(jù)單位實際進行及時修訂，進而不斷優(yōu)化管理模式，使管理工作同單位的工作理念與目標相結合，同單位的總體發(fā)展方向保持一致。

1.2.3 強制執(zhí)行性

兩者均需要單位職工遵照執(zhí)行，不能寫一套、做一套，不能束之高閣形同虛設，更不可偏廢。

1.2.4 一體性

兩者是單位整體管理體系的重要組成部分，在兩者中存在不少對某項相同工作的要求，因此要做到高度一致，不能各執(zhí)一詞、各自為政。

2 協(xié)同推進的做法

2.1 同步編制

2.1.1 指定一支隊伍負責編制和日常修訂

兩者在內容及程序上需彼此協(xié)調，避免出現(xiàn)相互抵觸的情況[4]。單位質量負責人負總責，指定辦公室負責牽頭總編制，辦公室設3 人專職負責，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一目標、統(tǒng)一監(jiān)控、統(tǒng)一聯(lián)動，有效避免因不同人員編制容易造成互相矛盾的現(xiàn)象[5]。

2.1.2 同步改版、修訂

當體系文件進行改版時，管理制度要同步進行改版；當運行期間體系文件、管理制度有任何一方做出某處修訂時，必須同步關注另一方的情況，使之保持一致性。

單位在日常管理運行中，要特別關注對體系文件、管理制度的及時修訂、持續(xù)改進，保證兩者的一致性和與政策、準則要求的合拍性是基本要求，在此基礎上，努力追求邏輯嚴密性、要求具體化（如不使用“及時、馬上”等泛化的字詞進行描述）、用語通俗化、格式統(tǒng)一化、無錯別字等精細化目標。

2.1.3 做到刪減并改

本著能簡化則簡化、能撤并則撤并的原則進行編制，對疾病預防控制中心已經(jīng)成熟的管理制度和文件可以融入質量管理體系中，如果體系文件中能夠把管理制度的內容完全并入，則刪除原有的管理制度[6]。

2.2 同步受控

將管理制度作為與體系文件同等重要的文件一并納入受控文件管理，統(tǒng)稱為“質量管理體系文件”，辦公室為受控文件發(fā)放管理的責任科室。對文件受控管理的要求在體系文件的《文件控制程序》中做出詳盡的規(guī)定。

2.3 同步宣貫

單位經(jīng)過多年實踐，形成對“質量管理體系文件”以科室為單位開展定期培訓（從最初的“每周一講”到目前的“每月一講”）的長效機制，要求各科室每年年初做出培訓計劃，內容既包括體系文件，又包括管理制度，利用科務會的時間開展培訓，不斷提高職工的知曉率。

2.4 同步檢查

在任何一項管理工作中，要確保工作質量，都要有科學、完善的管理理念，科學的制度對工作的進行有著保障作用，還要有嚴格的考核辦法[7]。要抓好落實、務求實效，不搞形式主義，不做表面文章，定期依據(jù)標準實施嚴格考核[8]。

2.4.1 制定考核標準

每年12 月份例行修訂單位對科室的考核標準，考核標準的內容來自對管理制度、體系文件（主要為手冊和程序文件中的內容）的精煉提取。包括來自管理制度的考核要求（如文件資料報送、勞動紀律、行風建設、廉政建設、預算管理等），也包括來自體系文件中的考核要求（如對檢測報告管理、實驗室安全管理、質量監(jiān)督等）。這些全部集中在《考核標準》的冊子中，如同內部審核時的《內審檢查表》。

2.4.2 組建考核班底，定期開展檢查

單位成立考核辦公室，成員由辦公室、黨辦室、財務科、人事科、質管科等職能科室組成（這些科室統(tǒng)稱為考核辦成員科室），各負其責，定期開展考核（如辦公室為“每周/每月一講”的考核責任科室，人事科負責勞動紀律考核，財務科負責預算執(zhí)行考核等）。

定期考核的頻次依據(jù)考核內容性質而定，如人事科對勞動紀律的考核每月至少兩次，質管科對質量監(jiān)督情況考核每季度一次，所有考核辦成員科室每個季度必須實施現(xiàn)場考核等。同時要對上次考核中發(fā)現(xiàn)的問題進行回訪，檢查科室整改情況，對多次出現(xiàn)問題的科室定期重點查看，直到杜絕此類問題發(fā)生[9]。

2.4.3 每季度制發(fā)考核通報

辦公室作為考核牽頭科室，每季度末月收集各成員科室考核發(fā)現(xiàn)的亮點工作和問題，進行匯總后撰寫考核通報，對亮點工作提出表揚，對問題逐一點出并提出改進要求，經(jīng)單位領導層批準后，于下個季度首月上旬發(fā)至各科室。

2.4.4 將亮點和問題進行量化打分，與年度獎懲掛鉤

為了進一步發(fā)揮考核的指揮棒作用，促進問題的整改力度，使考核結果科學合理運用到工作好壞的評判和獎懲中，2017 年推出了對科室、職工個人的《量化打分規(guī)則》，該規(guī)則將工作中的亮點賦予加分、對發(fā)現(xiàn)的問題予以減分，作為年終科室、個人評先評優(yōu)的最重要依據(jù)（占權重70%），另外30%權重分值仍為投票、民主測評等以往采用的相對主觀的得分，最終按合計得分的高低評出先進科室、先進個人。

在《量化打分規(guī)則》中，為了增強科室對問題的整改力度，加大對重復問題的減分值；為了預防考核辦成員科室對發(fā)現(xiàn)的問題持“好人主義”態(tài)度，礙于情面，能不提的就不提，能不管的就不管的現(xiàn)象發(fā)生，制定某次考核零發(fā)現(xiàn)問題則一票否決，以及根據(jù)全年發(fā)現(xiàn)問題數(shù)量由高到低賦予加分等規(guī)則[10]；客觀評價每個員工業(yè)績，激發(fā)員工工作潛能[11]。

3 效果

3.1 提高單位職工對管理規(guī)則的依從性

凡事知之而后行才更有生命力，采用科室定期開展對質量管理體系系列文件進行內部培訓的方式，避免單位全員培訓上大課、短效應等弊端，這樣年復一年的堅持，有效提高職工的知曉率，2023 年一季度按10% 比例隨機抽取各科室職工對管理要求面對面問答，回答問題的正確率達到80%，呈現(xiàn)穩(wěn)定且上升的趨勢；在推動執(zhí)行過程中，開展定期考核檢查，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、整改問題，同時通過量化激勵機制的落實，也能起到促進作用，對科室、職工規(guī)范執(zhí)行質量管理體系起到有效約束和激勵作用，受到干部、群眾的廣泛認可，增加自覺執(zhí)行意識，形成遇事向質量管理體系文件要答案的氛圍[11]。

3.2 推動工作更加高效、精細、精準

有效管理的一個最重要體現(xiàn)就是單位工作業(yè)績持續(xù)向好，特別在《量化打分規(guī)則》實施后，各科室的爭先創(chuàng)優(yōu)意識顯著增強，延誤工作的現(xiàn)象逐年下降，在全省疾控系統(tǒng)的年度考核中連年獲評先進，某些工作在全國也頗具影響力；各項工作的精細、精準程度也不斷增強，細節(jié)決定成敗的理念不斷深入，促進工作質量不斷躍上新臺階，如隨著對質量管理體系文件的深入學習，各科室的辦文辦事能力顯著提高，2020 年創(chuàng)建衛(wèi)生城市的檢查中，單位各科室匯總的資料檔案得到了專家的高度評價。

4 討論

4.1 認識體系文件與管理制度的異同，理順兩者關系，相輔相成，推動工作

目前體系文件與管理制度還不能做到全部合二為一，有些內容仍具有互不替代性，如屬于管理制度類的“黨委會議事規(guī)則”就不適宜納入體系文件中，某些管理制度長期獨立存在的現(xiàn)狀不能改變；同時要認識到兩者的互相促進性，一個單位先有管理制度，后有體系文件，這一變遷是從經(jīng)驗管理走向科學管理的重要手段，利用管理制度獎懲規(guī)定，能有效推進體系文件的執(zhí)行，同時體系文件的流程化細節(jié)性設計又推動了對管理制度中相關規(guī)定的精準落實[12]。

4.2 強化“過程管理”理念的運用，以問題為導向，推動持續(xù)改進落到實處

一分部署、九分落實，落實之法、重在督查，督查有道、方得始終。如何“讓制度從紙上走下來”是管理工作中永遠的命題，體系文件、管理制度制定好，如果不執(zhí)行、執(zhí)行不好就是廢紙一張。單位每年依據(jù)體系文件和管理制度的修訂情況及上級有關新政策、新要求制修《考核標準》并定期開展考核檢查，每季度制發(fā)考核通報，達到了及時發(fā)現(xiàn)問題、及時跟進問題改進的效果，以考核倒逼問題整改也是對體系文件中規(guī)定的內部審核工作的有力補充和推進（內部審核每年原則上僅開展1 次，石家莊市疾病預防控制中心考核每年至少4 次）；同時在推進執(zhí)行落實的過程中，注重結合現(xiàn)實不斷創(chuàng)新舉措，通過多年的探索實踐實施量化打分規(guī)則，進而形成“開展考核有標準、發(fā)現(xiàn)問題有跟蹤、改進問題有量化、量化結果有獎懲”這種層層遞進的管理方法，激發(fā)職工的參與度、執(zhí)行度。這些都體現(xiàn)出石家莊市疾病預防控制中心在管理工作中時時處處抓管理的過程管理理念和持續(xù)改進作風。

綜上所述，體系文件與管理制度的融合協(xié)同管理，成為單位提升管理能力的重要手段，也是單位發(fā)展的重要因素，兩者的融合協(xié)同，解決了管理人員在實際工作過程中重視最終成果的評價，而忽略對整個過程評價的弊病。以問題為導向，不斷創(chuàng)新管理舉措，方能使管理工作充滿生機和活力。管理工作沒有最好，只有更好、更適合，下一步石家莊市疾病預防控制中心還要在精簡精煉和合并兩類文件上繼續(xù)發(fā)力，還要在管理手段上不斷探索改進和創(chuàng)新，作為單位的管理者、特別是高層管理者，要善于在管理工作中常研常得、常思常新、吐故納新、因勢利導。