集團型建材企業(yè)財務(wù)信息化管理探索

劉靜穎

（壘知控股集團股份有限公司，廈門 361004）

引 言

在現(xiàn)代企業(yè)運行管理中，財務(wù)管理的作用日益凸顯，如何建立和完善企業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)，成為很多企業(yè)思考和探索的方向。筆者有幸伴隨企業(yè)經(jīng)歷改制、上市、跨區(qū)域跨領(lǐng)域發(fā)展，并一直從事財務(wù)信息化管理的實施與實踐，在此將實踐探索于本文中進行交流分享。

一、財務(wù)信息化建設(shè)的基本原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化是財務(wù)信息化的基礎(chǔ)

實施財務(wù)信息化的基礎(chǔ)是有一套完善的財務(wù)管理制度。作為集團型企業(yè)，財務(wù)實施垂直管理，全集團執(zhí)行統(tǒng)一的財務(wù)制度是財務(wù)信息化的基礎(chǔ)。財務(wù)制度體系包含財務(wù)手冊、程序文件、管理辦法及操作細(xì)則、記錄表單四個層次，手冊及程序文件集團統(tǒng)一，管理辦法及操作細(xì)則依據(jù)各業(yè)務(wù)形態(tài)細(xì)化，形成與業(yè)務(wù)結(jié)合的財務(wù)制度管理體系。

（二）業(yè)財融合是財務(wù)信息化的核心

“懂業(yè)務(wù)的財務(wù)”與“懂財務(wù)的業(yè)務(wù)”在當(dāng)今的現(xiàn)代企業(yè)中非常重要，只有相互學(xué)習(xí)、相互熟悉，才能相互理解、嚴(yán)格執(zhí)行。作為企業(yè)財務(wù)信息化管理建設(shè)，由財務(wù)部門主導(dǎo)，通過培訓(xùn)等方式提高業(yè)務(wù)部門的財務(wù)知識對執(zhí)行來說十分重要。同時，作為財務(wù)信息化建設(shè)的主導(dǎo)，財務(wù)管理人員了解主營業(yè)務(wù)的行業(yè)趨勢、企業(yè)發(fā)展階段、業(yè)務(wù)市場操作，對財務(wù)信息化管理建設(shè)也非常重要。只有了解業(yè)務(wù)，才能在洞悉業(yè)務(wù)的管理重點的同時理解業(yè)務(wù)難點，才能在實施財務(wù)管理的同時兼顧業(yè)務(wù)實施，讓財務(wù)信息化建設(shè)通暢實施。

任何一個企業(yè)的良好、有序、長遠(yuǎn)的發(fā)展，都離不開信息化建設(shè)和對信息一體化的充分、靈活運用，而信息化建設(shè)的重點包含了企業(yè)財務(wù)信息化和企業(yè)營運信息化。企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵是如何讓不同的使用部門找到信息建設(shè)運用的平衡點和切入點，部門間的信息化建設(shè)要能縱觀全局，既要結(jié)合本部門需要，又要融合其他部門的信息需求，避免信息孤島的出現(xiàn)，實現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)、有效的發(fā)展價值。

（三）信息技術(shù)與硬件相結(jié)合是實現(xiàn)財務(wù)信息化的重要手段

當(dāng)前信息化技術(shù)日新月異，通過信息化技術(shù)，采集過程所需要的必要和必需的基礎(chǔ)信息，以自動采集、一次采集為原則，實現(xiàn)信息的采集，以分類管理、對比分析為方法，實現(xiàn)信息的集成。信息技術(shù)與硬件結(jié)合的發(fā)展，讓信息采集更加自動。

（四）先進的行業(yè)管理經(jīng)驗是財務(wù)信息化建設(shè)的靈魂

建設(shè)企業(yè)財務(wù)信息化管理，主營業(yè)務(wù)的行業(yè)管理經(jīng)驗的學(xué)習(xí)與積累是非常關(guān)鍵的，將先進的行業(yè)管理經(jīng)驗融合到財務(wù)信息化管理建設(shè)中，將賦予財務(wù)信息化建設(shè)靈魂，助力企業(yè)提升行業(yè)競爭力。

二、集團型建材企業(yè)財務(wù)信息化的重要性

（一）有利于財務(wù)管理質(zhì)量和效率的提高

目前，我國建筑市場供過于求，產(chǎn)品服務(wù)同質(zhì)化，競爭日益激烈，盈利持續(xù)下降，因此企業(yè)應(yīng)建設(shè)“業(yè)財一體化”的信息平臺，最大化地利用企業(yè)的資源、信息和財務(wù)管理手段，使企業(yè)價值可以持續(xù)增長，使組織能力能不斷優(yōu)化，使企業(yè)風(fēng)險治理符合要求，競爭優(yōu)勢能長期保持，使企業(yè)立于不敗之地。

信息技術(shù)發(fā)展迅速，能夠提升企業(yè)的競爭力，財務(wù)信息化已成為重要手段。財務(wù)信息化可以為企業(yè)強化財務(wù)管理，可以提高財務(wù)管理水平，解決當(dāng)前財務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)、重復(fù)出現(xiàn)的問題。建設(shè)財務(wù)信息化，使企業(yè)形成統(tǒng)一的資金管理、財務(wù)管理，實施統(tǒng)一的財務(wù)監(jiān)督，提升財務(wù)管理質(zhì)量，提升財務(wù)管理效率。

（二）有利于信息集成，為生產(chǎn)經(jīng)營提供全面的數(shù)據(jù)保障

財務(wù)信息化作為信息化管理手段，其作用與時俱進。最初是以提高財務(wù)工作效率為目標(biāo)，逐步延伸到會計核算、資金、成本、應(yīng)收賬款等管理內(nèi)容，并能幫助企業(yè)進行有效的財務(wù)預(yù)測。實現(xiàn)財務(wù)信息化，數(shù)據(jù)采集及傳遞準(zhǔn)確快捷，且數(shù)據(jù)信息量大、覆蓋面廣，通過數(shù)據(jù)信息的分析，有助于企業(yè)快速形成準(zhǔn)確的財務(wù)預(yù)測，并做出正確的經(jīng)營判斷，對生產(chǎn)經(jīng)營及投資決策實施及時調(diào)整。在新的經(jīng)濟形勢下，市場情況瞬息萬變，要求企業(yè)有更細(xì)致的財務(wù)核算、更精準(zhǔn)的財務(wù)分析，這也提高了財務(wù)工作的強度，增加了財務(wù)工作的復(fù)雜度，需要信息技術(shù)支撐，建設(shè)財務(wù)信息化。實施財務(wù)信息化建設(shè)，可以整合眾多的零散信息、單個信息，形成一個綜合的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)信息的集成，使財務(wù)信息覆蓋生產(chǎn)經(jīng)營全程，為生產(chǎn)經(jīng)營提供全面的數(shù)據(jù)保障。

三、財務(wù)信息化建設(shè)的實施實踐

（一）以滿足全過程財務(wù)管理需求為開發(fā)原則

1.基礎(chǔ)財務(wù)管理需求整理

財務(wù)是一門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)技術(shù)學(xué)科，財務(wù)信息化管理建設(shè)首先要滿足財務(wù)準(zhǔn)則要求，滿足公共部門管理要求，滿足企業(yè)財務(wù)管理制度要求，這是財務(wù)信息化管理的基礎(chǔ)需求。

2.業(yè)務(wù)管理要點的梳理

對主營業(yè)務(wù)進行全生命周期的梳理，提煉管理要點，并逐層細(xì)化。作為建材企業(yè)，資金管理、應(yīng)收款管理就是突出的管理要點，而應(yīng)收款管理又可以向下梳理出客評管理、合同管理、發(fā)貨管理、對賬管理、預(yù)警與訴訟管理等管理要點。

3.組織管理要點的提煉

作為集團型企業(yè)的財務(wù)信息化管理，組織架構(gòu)是繞不開的問題。管理的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)的組織架構(gòu)、財務(wù)的組織架構(gòu)都對財務(wù)信息化管理建設(shè)產(chǎn)生重大影響。在企業(yè)發(fā)展過程中，扁平的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)的區(qū)域化管理組織架構(gòu)、財務(wù)的區(qū)域化管理組織架構(gòu)都會產(chǎn)生不同的組織管理要點。需要結(jié)合組織架構(gòu)變化，提煉組織管理要點，并在企業(yè)財務(wù)信息化管理中體現(xiàn)。

4.基于制度與流程的運行控制設(shè)計

基于財務(wù)制度體系設(shè)計流程運行的財務(wù)控制步驟和要點，財務(wù)信息化管理建設(shè)是對制度的執(zhí)行，也是對流程運行的強化和保障。

5.基于工效提升的信息化集成

“以終為始”是信息化建設(shè)的重要原則，企業(yè)財務(wù)信息化管理建設(shè)的目標(biāo)是控制風(fēng)險、提升管理效率、提高企業(yè)競爭力，也應(yīng)體現(xiàn)在財務(wù)自身組織工效的提升。常規(guī)的如解決財務(wù)工作中重復(fù)頻率高的動作、減少信息的重復(fù)錄入，進一步提升的如不同組織同一財務(wù)崗位的合并。

（二）將專業(yè)財務(wù)軟件作為基礎(chǔ)

財務(wù)管理首先是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)管理，企業(yè)財務(wù)信息化管理的實施基礎(chǔ)是專業(yè)的財務(wù)管理軟件。在企業(yè)財務(wù)信息化管理建設(shè)進程中，從簡易單一模塊財務(wù)軟件、多模塊財務(wù)軟件、財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)模塊疊加供應(yīng)鏈個性化開發(fā)、財務(wù)軟件+業(yè)務(wù)ERP+OA+商城，盡管模式一直在變化，但不變的是都以專業(yè)財務(wù)軟件為基礎(chǔ)。其主要原因是財務(wù)軟件專業(yè)、成熟，企業(yè)可以直接使用，比企業(yè)自行去開發(fā)要更節(jié)約、更具效率。

（三）將業(yè)務(wù)ERP 開發(fā)作為抓手

企業(yè)財務(wù)信息化管理需要覆蓋業(yè)務(wù)的全生命周期，這是標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)軟件所不具備的。不同的業(yè)務(wù)形態(tài)，其業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)過程、管理要點各異，這就決定了不同業(yè)態(tài)需要采集的過程信息是不同的。在這個問題上，“標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)軟件+業(yè)務(wù)ERP”是很好的解決方式。要基于不同業(yè)態(tài)，開發(fā)定制業(yè)務(wù)ERP，以此為抓手，實現(xiàn)財務(wù)管理所需業(yè)務(wù)信息的抓取。同時，要將財務(wù)管理滲透到業(yè)務(wù)的全生命周期。當(dāng)然，該模式更多適用于企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，主要是該模式對企業(yè)的行業(yè)管理經(jīng)驗和IT 開發(fā)能力都有較高要求。

（四）內(nèi)部辦公OA 系統(tǒng)的互聯(lián)互通

集團型企業(yè)都擁有自己的辦公OA 系統(tǒng)，用于支撐企業(yè)運營的工作流，而財務(wù)管理與工作流是分不開的。所以，在OA工作流通過權(quán)限、規(guī)則實施工作流程財務(wù)管理的同時，采集工作流中的財務(wù)信息作為財務(wù)管理模塊所需的過程信息就是一種必然。為避免出現(xiàn)信息孤島，實現(xiàn)內(nèi)部辦公OA系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通就顯得非常重要。這需要在設(shè)計的過程中留好接口，并對信息的抓取與傳遞路徑做好規(guī)劃。

（五）外部公共系統(tǒng)的互聯(lián)互通

隨著公共管理體系的信息化、數(shù)字化發(fā)展，稅務(wù)、銀行等公共管理軟件也越來越完善，在這樣的背景條件下，企業(yè)的財務(wù)信息化管理建設(shè)需要做好與外部軟件的對接，充分利用公共管理軟件的支撐來提升企業(yè)的管理效率。比較常規(guī)的如銀企直聯(lián)，實現(xiàn)“OA 流程-銀行付款-財務(wù)軟件付款單”的操作。比如發(fā)票系統(tǒng)，與企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)發(fā)票開具及發(fā)票信息自動抓取。在這個部分需要注意的是對接風(fēng)險的評估和對接方式的選擇。當(dāng)然，作為企業(yè)，實施成本與收益也是需要重點評估的一項內(nèi)容。

（六）特色模塊的打磨

企業(yè)實施自己的財務(wù)信息化管理，核心還是要注入自己的行業(yè)先進管理經(jīng)驗。所以，基于行業(yè)管理經(jīng)驗的特色模塊開發(fā)及完善，就是企業(yè)信息化管理建設(shè)中的重中之重。所在，企業(yè)的主營之一是混凝土外加劑新材料的制造與銷售，上游接化工行業(yè)，下游接商品混凝土生產(chǎn)企業(yè)、大型施工建設(shè)企業(yè)。作為“混凝土味精”的混凝土添加劑，單一客戶用量小，客戶數(shù)量多，建材產(chǎn)業(yè)鏈?zhǔn)軅鹘y(tǒng)模式影響，給客戶提供賒銷，是行業(yè)現(xiàn)狀，應(yīng)收賬款較高，這就對企業(yè)的應(yīng)收賬款管理帶來了很高的要求。為了保障企業(yè)健康穩(wěn)健發(fā)展，兼顧風(fēng)險管控與市場拓展，企業(yè)總結(jié)自身的行業(yè)管理經(jīng)驗，結(jié)合信息化技術(shù)，自主開發(fā)了賒銷管理模塊，并不斷打磨完善，形成了企業(yè)自身的特色管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)實施六年多，保證了企業(yè)的應(yīng)收款管理質(zhì)量，保障了企業(yè)健康穩(wěn)健發(fā)展，伴隨外加劑新材料主營成為中國領(lǐng)軍企業(yè)。該系統(tǒng)包含客評、合同、發(fā)貨、結(jié)算、收款、對賬、預(yù)警、訴訟等模塊，覆蓋了業(yè)務(wù)的全生命周期。其管理及功能特點包含以下內(nèi)容。

第一，客商關(guān)系、客商黃頁、客商互動和商機跟蹤。第二，客商信用，包含客戶資信評價，通過和企查查、天眼查等系統(tǒng)對接，自動獲取客戶的工商信息、股東信息、訴訟信息、抵押信息、經(jīng)營風(fēng)險等信息，并能通過歷史合作數(shù)據(jù)完成對客商信用的首次評價和再次評價，實現(xiàn)對客戶資信的評級，據(jù)此審批客戶的合同賒銷期及內(nèi)控賒銷期，并運用于后續(xù)的合同簽訂及日常的應(yīng)收賬款及發(fā)貨管理。第三，實現(xiàn)了客戶發(fā)貨數(shù)據(jù)、回款信息、應(yīng)收賬款及對賬單的管理，通過系統(tǒng)可以自動生成《應(yīng)收賬款明細(xì)表》《賬齡分析表》《客戶預(yù)警處理表》，并能根據(jù)公司應(yīng)收賬款管理制度實現(xiàn)對風(fēng)險客戶的管理，實現(xiàn)客戶的分級管理，及時對風(fēng)險客戶采取停貨、訴訟預(yù)警、訴訟措施。第四，實現(xiàn)了月度銷售計劃、回款計劃的編制、審批、執(zhí)行，以及計劃完成情況的分析、考核。第五，實現(xiàn)了訴訟客戶的訴訟全過程管理，從糾紛申報、糾紛審批、立案、案件過程跟蹤、調(diào)解方案、法律文書管理及律師費用結(jié)算的管理。

在財務(wù)信息化管理特色模塊的建設(shè)方面，取得成功的要點是企業(yè)主營業(yè)務(wù)管理者的管理智慧總結(jié)與信息化思維的結(jié)合，同時也來自堅持不懈的打磨、不斷細(xì)化管理要求，并通過信息化技術(shù)予以實現(xiàn)，這是企業(yè)財務(wù)信息化管理建設(shè)過程中最為核心，也是最能體現(xiàn)財務(wù)管理價值，最能展示企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。

（七）財務(wù)管理分析報表的產(chǎn)出

在信息采集的基礎(chǔ)上，基于管理要求設(shè)計財務(wù)管理報表模板，主要包含以下實施內(nèi)容：對于報表模板的參數(shù)實施定義，重點是參數(shù)的取值規(guī)則，讓取值規(guī)則來源于抓取收集的一手信息；對于報表模板的指標(biāo)實施定義，重點是指標(biāo)的計算規(guī)則，讓計算規(guī)則以參數(shù)為基礎(chǔ)；對于報表模板的時間維度實施定義，重點是時效、時點、時長的定義；對于管理報表的組織范圍實施定義，以O(shè)A 的組織架構(gòu)圖以基礎(chǔ)，以字典方式定義和管理組織范圍，支撐組織管理需求；對于管理報表的分析、對比項目實施定義，與業(yè)務(wù)的管理需求相結(jié)合，體現(xiàn)各業(yè)態(tài)的管理需求；對于管理報表的呈現(xiàn)予以設(shè)計，結(jié)合管理權(quán)限的定義，結(jié)合圖表的展示，呈現(xiàn)給不同層級及權(quán)限的管理者[1]。

四、財務(wù)信息化建設(shè)的經(jīng)驗與總結(jié)

（一）財務(wù)信息化建設(shè)是一項長期堅持的工程

財務(wù)信息化建設(shè)對企業(yè)而言是一項大工程，也是一項長期的工程。管理的延伸、管理顆粒度的細(xì)化、管理效率的提高是企業(yè)持續(xù)提升競爭力的長期追求。同時，信息化技術(shù)的日益發(fā)展決定了財務(wù)信息化管理是一項需要長期堅持的建設(shè)工程。

（二）財務(wù)信息化建設(shè)是一項持續(xù)發(fā)展的工程

財務(wù)信息化建設(shè)不是一成不變的，它必須滿足財務(wù)準(zhǔn)則、公共管理要求的變化，必須適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適應(yīng)組織架構(gòu)變化。同時，它也將隨外在行業(yè)管理需求、內(nèi)生發(fā)展管理需求變化而變化。

（三）財務(wù)信息化建設(shè)是業(yè)財融合的工程

財務(wù)信息化建設(shè)是企業(yè)最高管理者管理思維體現(xiàn)與財務(wù)專業(yè)知識、業(yè)務(wù)專業(yè)知識、信息化技術(shù)手段的結(jié)合，在財務(wù)信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)最高管理者掛帥是關(guān)鍵因素，財務(wù)與業(yè)務(wù)的專業(yè)融合需要企業(yè)最高管理者的思維引導(dǎo)[2]。

結(jié) 語

通過十年的財務(wù)信息化建設(shè)實踐，實現(xiàn)了“以財務(wù)促管理，以財務(wù)促發(fā)展”的目標(biāo)，財務(wù)管理覆蓋了主營業(yè)務(wù)的全過程，融入了行業(yè)管理經(jīng)驗的提升，在凸顯財務(wù)管理價值的同時也極大提升了財務(wù)的人均工效水平。在管理延伸的情況下，實現(xiàn)了財務(wù)人均營收工效提高3倍的突出成果。同時，堅持不懈的打磨也讓企業(yè)在財務(wù)信息化管理建設(shè)中自主開發(fā)了賒銷管理模塊等融合主營行業(yè)先進管理經(jīng)驗的特色模塊，為主營發(fā)展貢獻財務(wù)管理競爭力。