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    智能財(cái)務(wù)背景下事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探析

    2023-02-01 04:50:45
    活力 2023年22期
    關(guān)鍵詞:事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化

    王 玲

    (中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院,北京 100081)

    引 言

    多年來,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)一直對(duì)事業(yè)單位的影響巨大,事業(yè)單位對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的工作改革也從未停止,雖然已逐漸完善,但伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也暴露出了一些問題。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系中,事業(yè)單位一直服務(wù)于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。在近幾十年的時(shí)間里,事業(yè)單位作為一種中國(guó)獨(dú)有的社會(huì)服務(wù)性組織,經(jīng)歷了中國(guó)的經(jīng)濟(jì)制度從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到商品經(jīng)濟(jì),再到以市場(chǎng)為導(dǎo)向的經(jīng)濟(jì)體制的重大轉(zhuǎn)型。面對(duì)新時(shí)代智能網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展,財(cái)務(wù)信息化管理早已成為現(xiàn)代管理的基本模式,信息化的運(yùn)用大大提高了人們接收信息和處理信息的效率。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)相比,避免傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式的局限性,并有效降低了信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn),提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的專業(yè)水平。事業(yè)單位要在智能財(cái)務(wù)的背景下,大力推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),致力于提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的整體水平。

    一、事業(yè)單位建設(shè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性

    提高財(cái)務(wù)工作的效率和質(zhì)量是事業(yè)單位實(shí)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的根本目的,主要依靠科學(xué)技術(shù)在財(cái)務(wù)工作實(shí)施中的綜合運(yùn)用[1]。財(cái)務(wù)信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,包括財(cái)務(wù)信息化的系統(tǒng)建設(shè)、財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的開發(fā)、財(cái)務(wù)信息技術(shù)的應(yīng)用、智能信息軟件的開發(fā)和維護(hù),以及高級(jí)會(huì)計(jì)人才的培養(yǎng)等相關(guān)的內(nèi)容。

    (一)實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)決策的支持

    財(cái)務(wù)信息化建設(shè)已逐步進(jìn)入智能化管理模式,并逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā),通過建設(shè)財(cái)務(wù)信息化,有助于事業(yè)單位面對(duì)財(cái)務(wù)難題做出有把握的選擇。有效地幫助事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部資源的配置,加快實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)。

    (二)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的高效性

    在事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè),實(shí)行信息化的管理模式,建立健全信息化的管理平臺(tái),有效解決了財(cái)務(wù)信息滯留、信息失真、傳遞不及時(shí)等問題。將財(cái)務(wù)信息化的流程規(guī)范化,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作與各個(gè)部門間的有機(jī)關(guān)聯(lián),不但能確保信息的準(zhǔn)確率,還能有效提高財(cái)務(wù)工作的效率。

    (三)有助于員工適應(yīng)現(xiàn)代工作的要求

    經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展、應(yīng)用的不斷更新、社會(huì)的不斷進(jìn)步為事業(yè)單位提出了更高的要求。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的合理分配和利用,最終的出發(fā)點(diǎn)和歸屬點(diǎn)都是為滿足人類自身的需求而提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力。

    (四)提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)規(guī)范化水平

    實(shí)行財(cái)務(wù)信息化的建設(shè),可以使事業(yè)單位直接查詢和分析財(cái)務(wù)工作的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這一模式不僅可以為事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)、外部財(cái)務(wù)、紀(jì)律檢查等監(jiān)管工作提供更詳細(xì)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),還可以推進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的規(guī)范化。

    (五)有利于防止財(cái)務(wù)信息的作假

    財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)極大地節(jié)省了財(cái)務(wù)核算的時(shí)間成本,提高了財(cái)務(wù)工作的效率。信息化設(shè)定可以通過預(yù)設(shè)好的程序來代替人工審核,程序能自動(dòng)形成發(fā)票,并且形成記賬憑證。由于是通過計(jì)算機(jī)操作,所以無論是財(cái)務(wù)信息的錄入,還是數(shù)據(jù)信息的處理、財(cái)務(wù)工作的分析匯總,都可以追蹤獲取,保障了財(cái)務(wù)工作的獨(dú)立性,確保財(cái)務(wù)工作數(shù)據(jù)的客觀性。

    二、事業(yè)單位傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作存在的問題

    (一)培訓(xùn)形式單一,培訓(xùn)效果不佳

    事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作者的個(gè)人能力提升沒有具體的制度規(guī)定,且一般都缺乏比較成熟的績(jī)效考核體系和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此,培訓(xùn)次數(shù)少,培訓(xùn)內(nèi)容陳舊,培訓(xùn)形式簡(jiǎn)單片面,員工積極性不高,沒有嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制,許多環(huán)節(jié)都沒有針對(duì)性。

    (二)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)信息化方式落后

    目前,事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)信息系統(tǒng)仍處于試驗(yàn)階段,尚未全面實(shí)施。事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)用的計(jì)算機(jī)化程度有高有低,使用的具體管理軟件也多種多樣。未能與財(cái)務(wù)數(shù)控系統(tǒng)有效對(duì)接,導(dǎo)致事業(yè)單位管理部門與財(cái)務(wù)部門之間數(shù)據(jù)核算不一致、管理事項(xiàng)復(fù)雜、管理范圍廣、資產(chǎn)面廣等缺點(diǎn)。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)信息化的管理方式落后,管理質(zhì)量不高,缺乏有效的引導(dǎo)和嚴(yán)格的控制制度,導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度不健全,對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)變化的管理不到位,賬目也不一致,宏觀管理失靈,管理基礎(chǔ)薄弱等情況的出現(xiàn)。

    (三)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度尚不完善

    事業(yè)單位未能建立完善的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度,不能使公眾更好地監(jiān)督組織的財(cái)務(wù)狀況,很多的事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度還停留在科室的成本核算上,沒有形成完善的核算體系,導(dǎo)致不合理的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)支出,核算的結(jié)果僅對(duì)內(nèi)部員工起到微弱的激勵(lì)作用,不能為事業(yè)單位提供有效的、科學(xué)的、可持續(xù)的管理制度[2]。除此之外,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度不完善在一定程度上導(dǎo)致了財(cái)務(wù)工作流程的不規(guī)范,未能建立有效的監(jiān)管體系,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)容無法受到約束。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人員的工作沒有形成規(guī)范化的流程。對(duì)部分財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)容更新不及時(shí),導(dǎo)致賬務(wù)不清。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度的不完善不利于對(duì)賬務(wù)的監(jiān)督和管理。

    (四)忽視對(duì)新興技術(shù)的使用

    在全球經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)的今天,在事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化的過程中,POS 機(jī)的使用和網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)都大大節(jié)省了線下排隊(duì)等候的時(shí)間,無一環(huán)節(jié)不體現(xiàn)科技進(jìn)步的重要性和便利性。與此同時(shí),科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也在不斷改變我國(guó)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化管理中,通常只通過記賬的方式對(duì)各財(cái)務(wù)的收支狀況進(jìn)行管理,再逐級(jí)上報(bào),由上級(jí)進(jìn)行整合,整個(gè)流程花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)且很容易出現(xiàn)漏洞,使得財(cái)務(wù)信息化建設(shè)體系不夠健全。而智能財(cái)務(wù)背景下新技術(shù)的使用可以重新整合財(cái)務(wù)信息化建設(shè)模式,結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),消除這些弊端。信息技術(shù)從財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的整體出發(fā),利用大數(shù)據(jù)分析對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)集成參考,在提高工作效率的同時(shí),加大了財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作進(jìn)行科學(xué)的、切實(shí)有效的整合。一方面,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)忽視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)新技術(shù)的使用,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)工作效率低下,不能整合和運(yùn)用相關(guān)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)資源,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)效果不明顯、工作效率低下,給相關(guān)的工作人員帶來了巨大的壓力,加大了工作的難度,導(dǎo)致問題頻出。另一方面,事業(yè)單位忽視新技術(shù)的使用,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)受到制約,在一定程度上制約了工作效率的提升。因此,在智能財(cái)務(wù)的背景下,事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)迫切需要新興技術(shù)的加持,提高財(cái)務(wù)信息的傳遞效率,提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的規(guī)范化水平。

    三、加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)路徑

    從2019 年起,政府要求事業(yè)單位實(shí)施《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度》,即事業(yè)單位要實(shí)施“雙基礎(chǔ)”的會(huì)計(jì)核算制度。雖然《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度》的應(yīng)用細(xì)化了事業(yè)會(huì)計(jì)審核的內(nèi)容,使得事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作更加嚴(yán)謹(jǐn),有利于事業(yè)單位更好發(fā)揮其財(cái)務(wù)職能,但是《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度》的頒布,也使得事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)量增加,同時(shí)對(duì)其要求也更加嚴(yán)格。因此,事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)可以進(jìn)一步細(xì)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),有利于事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的升級(jí)和轉(zhuǎn)型。也就是說,將傳統(tǒng)的書面工作報(bào)告轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù),利用信息技術(shù)對(duì)賬本數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)并行核算模式。結(jié)合“流程管理”“構(gòu)建信息系統(tǒng)”“企業(yè)管理需求”,合理規(guī)劃和調(diào)整財(cái)務(wù)信息化的進(jìn)程,進(jìn)行制度建設(shè),通過“生成憑證”和“生成報(bào)告”,實(shí)現(xiàn)高效系統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)構(gòu)想[3]。

    (一)提高財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)

    完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè),就是對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行總體規(guī)劃,使事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能全面涵蓋金融機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的各個(gè)模塊,并為所有用戶提供服務(wù)。若要一次性地實(shí)施財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè),時(shí)間、人工和物資等都耗費(fèi)巨大。因此,針對(duì)此種情況,可以按照“總體設(shè)計(jì)、分步實(shí)施”的策略,分期實(shí)施和開發(fā)。第一,進(jìn)行報(bào)表體系的建設(shè)。第二,找出“憑證生成”和“報(bào)表生成”的效率提升點(diǎn)。第三,“軟硬件”配合,軟件功能要與事業(yè)單位的管理緊密結(jié)合,不斷完善軟件功能和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。根據(jù)系統(tǒng)的用戶數(shù)量和使用頻率選擇合適的硬件服務(wù)器,防止硬件性能問題影響系統(tǒng)軟件的處理速度。一般的財(cái)務(wù)ERP 軟件都內(nèi)置行業(yè)管理模型。事業(yè)單位在購買以后,要根據(jù)其業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需要,學(xué)習(xí)吸收行業(yè)先進(jìn)管理模式,進(jìn)而優(yōu)化系統(tǒng)功能,從而提高單位整體管理水平和信息處理能力。

    (二)建立財(cái)務(wù)信息化理念,精簡(jiǎn)管理體系

    優(yōu)化事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)和管理模式是建設(shè)財(cái)務(wù)信息化、數(shù)字化的必要手段。培養(yǎng)事業(yè)單位全體員工的財(cái)務(wù)知識(shí),提高其對(duì)財(cái)務(wù)信息觀念的認(rèn)識(shí)。建設(shè)財(cái)務(wù)信息化要立足于薄弱環(huán)節(jié)的督辦工作,致力于將崗位的工作和業(yè)務(wù)量具體到時(shí)間、責(zé)任到人,形成責(zé)任清晰、職權(quán)一致的崗位制度建設(shè)體系,保證按質(zhì)、按量地完成崗位工作。精簡(jiǎn)管理體系,保證相關(guān)程序和制度的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,以提高事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量,使工作效率最大化。這樣既能縮短財(cái)務(wù)工作時(shí)間,減少人力資源投入,又能降低財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的成本,及時(shí)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),提高財(cái)務(wù)工作的效率。在進(jìn)行信息匯總時(shí),財(cái)務(wù)信息化有助于財(cái)務(wù)人員從多個(gè)角度分析,從而形成強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫,有利于財(cái)務(wù)人員的調(diào)查和翻閱,隨時(shí)可以查看往年的財(cái)務(wù)報(bào)告,且方便工作人員做出橫向、縱向的比較分析,能夠更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)甚至預(yù)測(cè)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題,為上級(jí)管理提供可靠的信息,便于重要決策的制定。

    (三)注重財(cái)務(wù)信息化管理制度建設(shè)

    隨著全球經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展,迫切要求財(cái)務(wù)信息化管理制度建設(shè)形成規(guī)范化的操作流程。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度應(yīng)面向事業(yè)單位的各個(gè)部門,政府應(yīng)統(tǒng)一制定財(cái)務(wù)信息化管理準(zhǔn)則,并出臺(tái)相關(guān)規(guī)章制度,加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息制度化管理,合理安排數(shù)據(jù)模塊,促進(jìn)信息資源共享[4]。建立健全財(cái)務(wù)信息制度建設(shè),以制度抓管理,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的一體化,大量減少人工操作,盡可能避免出現(xiàn)人為操作的失誤;以制度抓管理,立足于薄弱環(huán)節(jié)督辦工作,將崗位的工作和業(yè)務(wù)量具體到時(shí)間、責(zé)任到人,形成責(zé)任清晰、職權(quán)一致的崗位制度建設(shè)體系,保證按質(zhì)、按量地完成工作。因此,重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度的建設(shè),是完善事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的有效方法。

    (四)重視對(duì)信息技術(shù)的使用

    在全球經(jīng)濟(jì)一體化不斷深入的新時(shí)期,信息技術(shù)席卷全球,正在給世界帶來更多便利,給人民的生活帶來便捷。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也急需改革,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方法已經(jīng)無法適應(yīng)快節(jié)奏的工作需求,特別是事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化管理要適應(yīng)時(shí)代的變革,需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。信息技術(shù)將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)完美結(jié)合,達(dá)到財(cái)會(huì)一體化。無論是財(cái)務(wù)信息的處理還是業(yè)務(wù)流程的辦理,都需要運(yùn)用信息技術(shù)。信息技術(shù)的運(yùn)用有助于事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展。大力宣傳信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn),引進(jìn)相關(guān)的技術(shù),不斷發(fā)展和優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè),全面提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的運(yùn)營(yíng)能力和管理效率。使事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)具備更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力,在面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展要求中處于不敗地位。因此,重視對(duì)信息技術(shù)的使用,使事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)工作起到舉足輕重的作用。

    (五)利用切實(shí)有效的激勵(lì)制度,強(qiáng)化培訓(xùn)結(jié)果

    事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì),也是影響財(cái)務(wù)信息化建設(shè)效率和效果的重要因素之一,因此加強(qiáng)有關(guān)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人員的培訓(xùn)勢(shì)在必行。培訓(xùn)不但包括業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),也包括專業(yè)素養(yǎng)的提升[5]??茖W(xué)、合理地加強(qiáng)其對(duì)員工的培訓(xùn),提高其自主學(xué)習(xí)的能力。建立有效的科學(xué)培訓(xùn)體系,注重培訓(xùn)的結(jié)果,使所有財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人員都能及時(shí)了解和學(xué)習(xí)到最新的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)法律法規(guī)、相關(guān)準(zhǔn)則,以及高科技信息技術(shù),使其熟悉財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的運(yùn)用模式,掌握財(cái)務(wù)信息化建設(shè)管理理念、方法和運(yùn)營(yíng)模式,培養(yǎng)將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)決策融合的理念,以及掌握先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方法、核算方法、預(yù)算方案,優(yōu)化財(cái)務(wù)審計(jì)方法等,實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位的優(yōu)化和提升,完善系統(tǒng)內(nèi)部的資源配置和外部財(cái)務(wù)信息化建設(shè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。建立合理的獎(jiǎng)懲制度,有利于正反饋和負(fù)反饋結(jié)合的獎(jiǎng)懲機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)人員的工作積極性,調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人員嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的積極性。

    結(jié) 語

    綜上所述,結(jié)合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展要求,在智能財(cái)務(wù)背景下,事業(yè)單位應(yīng)從多個(gè)方面加強(qiáng)其財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)工作。管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敏銳的創(chuàng)新意識(shí),要善于學(xué)習(xí),善于開創(chuàng)新的局面;要通過不斷自我完善,提高自身素質(zhì);重視對(duì)新技術(shù)的使用,并通過不斷的調(diào)研找出事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)所存在的問題;結(jié)合實(shí)際制定各種政策、制度,并有效地維護(hù)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行;建立預(yù)防機(jī)制,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度;建立健全崗位制度建設(shè),精簡(jiǎn)管理體系;重視文化培養(yǎng),提高從業(yè)者的思想素質(zhì);建立良好的激勵(lì)制度,加強(qiáng)員工培訓(xùn),量化培訓(xùn)結(jié)果;跨越傳統(tǒng)的人員晉升制度,致力于引進(jìn)新型專業(yè)技術(shù)人才;建立各項(xiàng)考評(píng)制度,完善財(cái)務(wù)信息化建設(shè)系統(tǒng);有效提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的水平;有效發(fā)揮績(jī)效考核的重要作用,以促進(jìn)我國(guó)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

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