ERP 環(huán)境下財務(wù)管理信息系統(tǒng)的風(fēng)險與防范

歐陽光 孫敦振

（1.南昌交通學(xué)院，南昌 330000；2.江西中醫(yī)藥大學(xué)，南昌 330000）

引 言

近年來，我國中小企業(yè)在市場經(jīng)濟中日益活躍，并逐步形成了一股重要力量。但是，我國的中小企業(yè)在發(fā)展的同時，也面臨著許多困難和實際問題，尤其是財務(wù)管理方面的滯后，已成為制約我國中小企業(yè)發(fā)展的一個主要障礙。面對日益激烈的市場競爭，國內(nèi)的中小型企業(yè)都在積極地進行財務(wù)管理的創(chuàng)新，優(yōu)化自身的經(jīng)營能力，并不斷摸索出適合企業(yè)發(fā)展的先進經(jīng)營模式。ERP 是一個集成了眾多企業(yè)內(nèi)部管理模塊的系統(tǒng)，它可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息交換、傳輸，實現(xiàn)對生產(chǎn)過程的優(yōu)化和調(diào)整，具有高度集成、先進統(tǒng)一、完整開放等特征。另外，ERP 系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)的財務(wù)信息進行有效的評價與控制。現(xiàn)階段，ERP 系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于我國的中小型企業(yè)。我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，合理地吸收有關(guān)的理論和國外的先進管理思想，從而推動企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

一、ERP 系統(tǒng)概述

ERP 是一種基于計算機信息技術(shù)的綜合管理平臺，其將企業(yè)經(jīng)營理念、業(yè)務(wù)流程、資源庫存、財務(wù)數(shù)據(jù)等展開匯總集成，是推動企業(yè)標準化和規(guī)范化發(fā)展的一個重要工具。在企業(yè)的財務(wù)信息管理中，ERP 系統(tǒng)主要是利用計算機/服務(wù)器技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新興信息技術(shù)，使企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)能夠相互交流。通過對財務(wù)數(shù)據(jù)的分析，可以有效地提高企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高企業(yè)的財務(wù)決策水平。基于ERP 系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)具有集成性、科學(xué)性、即時性等特點，可以有效推動企業(yè)的動態(tài)管理和協(xié)同執(zhí)行。

從ERP 的歷史發(fā)展來看，它可以分為四個階段：第一時期是20 世紀60 年代，為解決存貨的積壓問題，采用訂貨點法，通過及時發(fā)出訂單來彌補存貨的損耗。但該算法存在一定的滯后性，也缺少計算機的支持，很難對復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行高效的運算。由于計算機的快速普及，這種訂貨點法逐漸被MRP的庫存訂貨計劃所代替，故又稱“MRP期”。第二個時期，市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展使人們對MRP 的研究更加深入，這一階段的學(xué)者提出了閉環(huán)MRP 的新的生產(chǎn)計劃與控制體系。第三個時期是在軟件技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息的全面共享，逐步形成了一個集成了多個業(yè)務(wù)、多個模塊的系統(tǒng)管理平臺，也就是“MRPII 理論”。第四個時期是從原來的以企業(yè)為對象的綜合規(guī)劃管理理念逐漸演變?yōu)閷ζ髽I(yè)綜合資源的有效利用和管理，這一階段已經(jīng)形成了較為完善的ERP 系統(tǒng)。此后，隨著ERP 理論的不斷完善和完善，ERP 模型的不足與缺陷也在不斷改進，這使得ERP 系統(tǒng)模型成為影響企業(yè)發(fā)展方向的重要工具。

ERP 在國內(nèi)的應(yīng)用起步較晚，早期主要是從管理和財務(wù)兩個層面完成財務(wù)的信息管理。但是隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，在國家政策與市場經(jīng)濟的雙重作用之下，我國的財務(wù)會計信息系統(tǒng)也在飛速發(fā)展和完善，在財務(wù)會計相關(guān)工作的信息化建設(shè)方面有了較大的提高。我國絕大部分中小企業(yè)對于ERP 系統(tǒng)的重要性都有了深刻的認知，并在自身的運營中，逐步有計劃地完成ERP 系統(tǒng)的引入，也在諸多學(xué)者的理論支撐下展開了中國化、本地化的探索。

但是，從目前的實際情況來看，中小企業(yè)的ERP 系統(tǒng)還存在著較多問題，且由于企業(yè)認識不到位，導(dǎo)致ERP 難以發(fā)揮自身的價值，這也造成了財務(wù)管理信息系統(tǒng)在財務(wù)風(fēng)險評估中的作用難以實現(xiàn)。

二、ERP 系統(tǒng)環(huán)境下財務(wù)風(fēng)險控制和防范的重要性

（一）加強對全面預(yù)算的管理

全面預(yù)算是指經(jīng)營活動、投資活動、財務(wù)活動的預(yù)算總合，其基本涵蓋了企業(yè)所發(fā)生的所有內(nèi)外部活動。以往，我國中小企業(yè)在進行全面預(yù)算時，往往會依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和個人的主觀判斷來確定其發(fā)展方向，造成預(yù)算與現(xiàn)實之間的脫節(jié)。ERP 能夠?qū)⑴c的企業(yè)的經(jīng)營活動進行集成，實現(xiàn)對資金的統(tǒng)一調(diào)配和管理，并對整體預(yù)算進行全面的統(tǒng)籌，防止出現(xiàn)疏漏、重復(fù)的情況，保證預(yù)算有跡可循、科學(xué)合理，有利于企業(yè)更為科學(xué)地展開生產(chǎn)活動。

（二）優(yōu)化風(fēng)險控制的管控流程

在財務(wù)管理方面，采用統(tǒng)一的會計核算，可以最大限度地優(yōu)化風(fēng)險管理的過程。在進行財務(wù)管理時，企業(yè)要對上游和下游的供應(yīng)鏈進行信息數(shù)據(jù)的核對，以保證每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都能保存所需的生產(chǎn)資料。ERP 系統(tǒng)能夠追蹤、查詢企業(yè)各部門資金的流動情況，掌握企業(yè)運營過程中的資源消耗情況、資金配置情況，并能夠據(jù)此實現(xiàn)實時的風(fēng)險管理，防范資金風(fēng)險的發(fā)生。

（三）加強財務(wù)分析與財務(wù)預(yù)算

企業(yè)傳統(tǒng)的財務(wù)管理依賴于人工進行，財務(wù)預(yù)算及信息分析都需要從業(yè)者依賴自身的專業(yè)能力與素養(yǎng)展開計算，將耗費大量的資源。在ERP 系統(tǒng)中，可以通過財務(wù)管理模塊對企業(yè)的經(jīng)營狀況進行分析，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)均來源于日常經(jīng)營中所產(chǎn)生的真實數(shù)據(jù)，可以準確反映企業(yè)日常運營狀況，且能根據(jù)市場變化，構(gòu)建預(yù)測分析模型，從而使企業(yè)的預(yù)算更具科學(xué)性，更能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，從而降低財務(wù)人員的工作壓力，增加數(shù)據(jù)的準確率，同時還可以對去年同期的財務(wù)報表進行自動分析，使決策者對全年的生產(chǎn)活動有一個清晰的認識，從而為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提供科學(xué)的依據(jù)。

三、ERP 環(huán)境下財務(wù)管理工作中存在的風(fēng)險

（一）系統(tǒng)兼容風(fēng)險

在國外，盡管ERP 系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟，能夠為許多企業(yè)的財務(wù)處理提供有效的解決辦法，但是在ERP 系統(tǒng)的使用中，企業(yè)必須從自身的實際出發(fā)，同時將所需的信息和管理信息集成到ERP 系統(tǒng)中，又要與上下游的供應(yīng)鏈保持緊密的聯(lián)系，確保信息化的暢通，同時也要避免盲目操作。因此，ERP 系統(tǒng)的運行必須與企業(yè)的現(xiàn)實相結(jié)合。但是，由于國內(nèi)一些中小企業(yè)在管理、經(jīng)營觀念上與世界領(lǐng)先水平存在較大的差距，如果企業(yè)不能正確認識到這些差異，勢必會導(dǎo)致ERP 的不兼容，從而影響相關(guān)的會計信息的處理與決策的客觀真實性[1]。

（二）權(quán)重分配風(fēng)險

在我國中小型企業(yè)ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用中，存在著許多權(quán)重分配問題，尤其是在思想管理方面的權(quán)重分配問題。一方面，企業(yè)寄望于ERP系統(tǒng)，期望它能提高企業(yè)的管理能力，為企業(yè)的財務(wù)管理做出貢獻，但如果只把控制權(quán)交給系統(tǒng)，就會讓決策人員松懈，從而影響企業(yè)的發(fā)展。另一方面，一些中小型企業(yè)在實施ERP 系統(tǒng)時，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，不愿意進行較大的變革，致使ERP 系統(tǒng)無法充分發(fā)揮其科學(xué)性的管理潛能，從而使企業(yè)的核心競爭力處于滯后狀態(tài)。所以，要正確地分配權(quán)重，從全局出發(fā)，充分利用管理手段，提高工作效率。

（三）軟件選擇風(fēng)險

目前，市場上提供ERP 系統(tǒng)的企業(yè)有很多，不同企業(yè)的ERP 系統(tǒng)都是不同的，這些系統(tǒng)都是根據(jù)不同的行業(yè)、不同的業(yè)務(wù)而進行的，它們能夠滿足不同的行業(yè)和業(yè)務(wù)，同時也會帶來一些問題。首先，企業(yè)處于發(fā)展的初期，ERP 系統(tǒng)能夠適應(yīng)當前的發(fā)展需要，但是隨著企業(yè)的規(guī)模越來越大，勢必會出現(xiàn)一些新的、不適應(yīng)的問題；其次，目前市場上ERP 系統(tǒng)較為雜亂，成本效益低，很多企業(yè)搭建ERP 都是為了“面子工程”，應(yīng)用深度不足，缺乏必要的應(yīng)用能力；最后，ERP 系統(tǒng)是由眾多模塊、子系統(tǒng)組成的平臺，它們相互聯(lián)系，功能錯綜復(fù)雜，要使其發(fā)揮應(yīng)有的功能，需要專門的人才來進行有效的管理與控制[2]。

（四）內(nèi)部控制風(fēng)險

ERP 是一種具有外部防范功能的安全保護系統(tǒng)，其應(yīng)用可以有效抵御外界的入侵，而對于企業(yè)的內(nèi)部風(fēng)險則主要體現(xiàn)在管理人員的控制上。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，由于人員的流動和管理，內(nèi)部控制不到位，勢必會增加企業(yè)的內(nèi)部控制風(fēng)險。比如，由于沒有及時更新已離職員工的職位或者更改其權(quán)限，很可能會造成信息泄露等問題。另外，在新舊管理員更換過程中，管理上的漏洞也會因為新管理員的不熟悉而產(chǎn)生。

（五）信息安全風(fēng)險

ERP 是一種以各種形式的信息為基礎(chǔ)的系統(tǒng)。對企業(yè)而言，企業(yè)的資產(chǎn)是企業(yè)發(fā)展壯大的重要保證，而在網(wǎng)絡(luò)時代，信息資料有可能被篡改、被盜。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公不同，在ERP 中，一旦數(shù)據(jù)被修改，就很難找到被篡改的數(shù)據(jù)。另外，由于企業(yè)的財務(wù)管理體系與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的關(guān)系還不密切，在數(shù)據(jù)輸入的時候，一旦操作失誤，就可能導(dǎo)致信息安全方面的問題。這些問題都要求企業(yè)在實踐中不斷進行研究和改進，以確保ERP 系統(tǒng)可以滿足自身所需。

四、ERP 環(huán)境下財務(wù)管理信息系統(tǒng)的風(fēng)險防范策略

（一）基于企業(yè)財務(wù)管理需求建設(shè)ERP 系統(tǒng)

企業(yè)ERP 系統(tǒng)的建設(shè)，需要對自身的經(jīng)營狀況進行全面的梳理，明確其目前的狀況，以便更好地發(fā)揮ERP 系統(tǒng)的作用，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供協(xié)助，增強財務(wù)資源的利用率。在ERP 系統(tǒng)的構(gòu)建中，需要企業(yè)根據(jù)已有的資源，確保信息的暢通，要建立健全財政預(yù)警系統(tǒng)，對預(yù)算與費用進行實時、準確的監(jiān)控，并及時發(fā)現(xiàn)問題，展開有效處理，在最短時間內(nèi)解決問題，避免損失增加[3]。

（二）健全企業(yè)財務(wù)管理工作的內(nèi)部控制制度

ERP 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、輸出、處理等是ERP 系統(tǒng)的重要組成部分，因此需要對這部分展開重點管理與控制。相關(guān)人員在信息處理中，要對入庫信息進行反復(fù)核對，確保數(shù)據(jù)的真實、完整，避免數(shù)據(jù)重復(fù)，在錄入后也需要完成備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全性。企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)錄入、管理均需要由專人負責(zé)，保障數(shù)據(jù)信息的正確性、安全性，確保ERP 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以對企業(yè)的財務(wù)工作起到正面影響。企業(yè)要建立必要的評估標準，并及時反饋、分析、總結(jié)ERP 系統(tǒng)的使用狀況，確保ERP 系統(tǒng)對在實施過程中出現(xiàn)的問題能夠及時加以修正，并與相關(guān)部門、員工的工作表現(xiàn)掛鉤，并將其作為年終考評的一個重要指標。

（三）依據(jù)企業(yè)過往財務(wù)信息選擇合適的軟件

企業(yè)在ERP 系統(tǒng)的選擇中，需要依據(jù)行業(yè)及業(yè)務(wù)的實際需求，選擇恰當?shù)墓?yīng)商，挑選適合自己企業(yè)發(fā)展的ERP 系統(tǒng)。過往財務(wù)信息是下一階段決策的重點，財務(wù)信息系統(tǒng)的選擇也不例外，需要根據(jù)過往的財務(wù)數(shù)據(jù)，選擇合適的功能與項目，也可通過自主研發(fā)，建立起適合于企業(yè)財務(wù)需求的ERP 系統(tǒng)，強化對企業(yè)的經(jīng)營行為、財務(wù)信息的監(jiān)控與監(jiān)控，使企業(yè)各部門都能充分發(fā)揮作用。

（四）提升企業(yè)財務(wù)人員的信息水平與安全意識

企業(yè)的信息安全，特別是財務(wù)信息的安全，是一個企業(yè)的生存和發(fā)展所必需的。在ERP 系統(tǒng)中，為了應(yīng)對各類網(wǎng)絡(luò)攻擊和威脅，企業(yè)必須加強安全防范意識。首先，需搭建起完善的信息安全防范機制，做好備份工作，在進行數(shù)據(jù)調(diào)用時，需要展開核對，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改問題。此外，也要控制管理員賬號權(quán)限，嚴格區(qū)別存取資料。對重要資料進行存取注冊，并向主管報告。其次，也要增強財務(wù)人員的信息安全意識。當管理員登錄系統(tǒng)時，要對自己的賬號與密碼進行嚴格的保密，并實行“一人一密”，不得代替他人登錄，并嚴格遵守安全手冊的規(guī)定，建立信息安全的跟蹤機制，對所有的印刷數(shù)據(jù)添加水印，對每個數(shù)據(jù)進行追溯。同時，對ERP 軟件和硬件的缺陷進行定期評估，并對其進行及時的修補[4]。

（五）培養(yǎng)具備會計信息復(fù)合型能力的人才隊伍

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，中小企業(yè)的財務(wù)人員必須具有較高的業(yè)務(wù)能力，特別是在ERP 環(huán)境下，能夠有效降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。另外，由于計算機的普及，會計從業(yè)人員要有一定的計算機技能，這就要求企業(yè)持續(xù)不斷進行培訓(xùn)。首先，要把ERP的基礎(chǔ)理論、中小企業(yè)會計制度和相關(guān)準則、計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用、ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用等推廣到日常工作中。其次，要不斷吸收國外先進的財務(wù)信息管理思想與經(jīng)驗，確保財務(wù)人員掌握最尖端的金融知識。只有具備金融和信息技術(shù)的綜合素質(zhì)的人才，才能更好地利用ERP 系統(tǒng)為企業(yè)提供全面、系統(tǒng)、科學(xué)的服務(wù)，以促進企業(yè)的信息化發(fā)展。

結(jié) 語

本文對ERP 環(huán)境下的財務(wù)管理信息系統(tǒng)風(fēng)險及防范策略展開了論述，要求企業(yè)可以根據(jù)自身的信息化水平，搭建起與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的ERP 財務(wù)管理系統(tǒng)，并不斷提升人員意識、優(yōu)化內(nèi)部控制制度、搭建人才隊伍，從而實現(xiàn)ERP 環(huán)境下財務(wù)管理信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用?？偟膩碚f，ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用將有效提升企業(yè)的財務(wù)管理能力，優(yōu)化財務(wù)控制水平。