企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與工作標準化規(guī)范化目標

□ 江蘇徐州 王 巍

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業(yè)的發(fā)展過程，對維護企業(yè)經濟利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，必須充分認識做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務。近年來進一步深入貫徹實施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

（一）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的概念

1.現(xiàn)代化管理。是相對傳統(tǒng)管理而言的。它是以系統(tǒng)理論為基礎，以數(shù)學方法為工具，借助計算機、數(shù)字通訊技術等，組成最佳的結構體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標下，其整體動態(tài)最佳效果的管理體系。它的主要特征如下。（1）系統(tǒng)化。即整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統(tǒng)一計劃而行動，管理工作也由若干個相互依存、相互制約的部分構成整體，從這個整體的系統(tǒng)性去實現(xiàn)最佳效果。（2）信息化。廣泛使用計算機，對大量信息進行收集、整理、加工、儲存、傳輸和分析，建立信息處理系統(tǒng)，利用反饋信息進行預測和決策。（3）定量化。即把復雜系統(tǒng)中的變量及其相互關系，用數(shù)學函數(shù)關系表示出來，建立數(shù)學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向。（4）智力化?，F(xiàn)代化管理十分強調人的因素，注意開發(fā)管理人員的智力，充分調動個人的主動性、積極性和創(chuàng)造性，要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況。

2.企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。是相對于企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)方法而言。它是以現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代的管理方法和手段，充分采用先進技術和設備，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)做法和方法進行改革，使企業(yè)檔案管理逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化、信息化、定量化、智力化，以取得企業(yè)檔案管理總目標的最佳效果，使企業(yè)檔案管理與現(xiàn)代社會進步和經濟發(fā)展同步的工作過程。

（二）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化工作內容

企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化工作內容包括應用現(xiàn)代管理科學、方法、技術和手段；裝備先進的檔案管理設施設備；企業(yè)檔案管理人員個體素質的現(xiàn)代化；傳統(tǒng)檔案管理方法的改革等。

1.應用現(xiàn)代管理科學、方法、技術和手段。就是將以系統(tǒng)論、控制論和信息論為代表的現(xiàn)代科學管理理論以及以計算機技術為代表的現(xiàn)代管理技術和手段應用于企業(yè)檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2.裝備先進的企業(yè)檔案管理設施設備。先進的檔案管理設施設備是檔案管理現(xiàn)代化的物質基礎，一般又稱為檔案管理現(xiàn)代化硬件條件，也就是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種現(xiàn)代化的基建項目、檔案管理裝具和設備。檔案管理現(xiàn)代化設施主要包括計算機軟硬件設備、檔案館庫建筑、檔案保護技術設備、檔案裝具、庫房管理設備等。在新時期加快建設數(shù)字中國背景下，企業(yè)檔案部門加大對計算機硬件、軟件、網絡服務設施、信息化資源系統(tǒng)的建設，使得企業(yè)檔案管理由管檔案實體向管檔案數(shù)據(jù)轉變成為現(xiàn)實。企業(yè)利用檔案數(shù)字化管理技術，建立檔案信息化管理平臺，對傳統(tǒng)檔案管理工作進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案資料信息的數(shù)字化管理，管理檔案數(shù)據(jù)已成為企業(yè)檔案管理部門的日常工作。

3.企業(yè)檔案管理人員個體素質的現(xiàn)代化。檔案人員現(xiàn)代化個體素質主要包括現(xiàn)代化觀念、現(xiàn)代科學管理的理論與知識、現(xiàn)代社會意識、現(xiàn)代化設備的操作使用技能和開發(fā)能力等。檔案人員的個體素質的現(xiàn)代化就是通過學習和鉆研或引進現(xiàn)代化人才，使檔案人員牢固樹立現(xiàn)代化觀念和意識，掌握并提高現(xiàn)代化的科學與技術知識和技能，調整檔案人員個體素質結構，從而促進檔案管理現(xiàn)代化的過程。

4.傳統(tǒng)檔案管理方法的改革。主要有以下幾個方面。（1）檔案信息存貯與利用工作的現(xiàn)代化。在檔案的存貯與利用方面，傳統(tǒng)的方法主要是對檔案原件的保存與利用，檔案人員把原件直接交給用戶進行翻閱，這種傳統(tǒng)存貯與利用方法的缺陷是：直接提供原件對檔案的損壞比較大，用戶自己用筆摘錄檔案存在不方便、容易出錯、憑證性差等問題?？茖W技術的發(fā)展，以計算機技術和現(xiàn)代網絡通訊技術應用于檔案的存貯與利用，為檔案的存貯與利用提供了現(xiàn)代化的手段和新的途徑和方法。（2）檔案管理業(yè)務的現(xiàn)代化。檔案管理業(yè)務是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀等檔案管理環(huán)節(jié)的總稱。在整個檔案管理過程中，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀等工作，可以通過建立計算機檔案管理軟件系統(tǒng)來解決，如公司清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)是由紫光軟件集團有限公司自主研發(fā)的通用檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)完全依照國家檔案管理標準開發(fā)，并結合先進的檔案信息化管理理念和方法，是一套具有先進性、安全性、前瞻性的綜合檔案管理平臺。紫光電子檔案管理系統(tǒng)檔案業(yè)務部分包括：信息收集、信息管理、借閱管理和綜合利用四部分，涵蓋了檔案業(yè)務中的收集整理、日常管理和信息綜合利用工作，主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，這部分功能系統(tǒng)設計的簡單實用、方便快捷，檔案管理人可以自動或輔助手工完成檔案管理的各項業(yè)務。

二、企業(yè)檔案工作標準化、規(guī)范化

企業(yè)檔案工作標準化、規(guī)范化就是科學地制訂（修訂）和貫徹執(zhí)行企業(yè)檔案工作各項標準與規(guī)范，使檔案工作走向統(tǒng)一、科學、現(xiàn)代化的過程。企業(yè)檔案工作標準化、規(guī)范化的意義主要如下。（1）是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎。檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進技術、嚴密分工、科學管理、廣泛協(xié)作的基礎之上的。標準化、規(guī)范化是通過制訂和貫徹各種標準與規(guī)范，是全國各部門、各地區(qū)、各單位的檔案工作有統(tǒng)一的、科學的準則和依據(jù)，使它們的分工合作有了可能，有利于全國檔案工作形成一個統(tǒng)一的有機整體。以計算機為中心的現(xiàn)代化技術在檔案工作中的應用，必須以標準化為前提。例如，為了建立全國統(tǒng)一的檔案信息檢索體系和目錄中心，為了建立各種檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)檔案信息資源共享，就必須制訂檔案著錄項目、標識符號、檢索語言、標引規(guī)則等標準。所以，只有實現(xiàn)檔案工作標準化和規(guī)范化，才能實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。

檔案工作現(xiàn)代化管理要增強檔案工作現(xiàn)代化管理意識，真正認識到檔案工作現(xiàn)代化的重要性與緊迫性，大力推行檔案工作標準化和規(guī)范化。統(tǒng)一制訂和完善檔案工作現(xiàn)代化所需的各種標準，要有一個統(tǒng)一的科學的組卷、著錄、標引體系，不能各自為政。只有這樣，才能利用現(xiàn)代化的管理手段使檔案信息網絡化、社會化。

目前，尤其是科技檔案部分，還是根據(jù)各行業(yè)、各單位的特點制定不同的分類表進行組卷、著錄和標引的。各單位的文字、圖紙還是按一個小型項目進行組卷編目。雖然原能源部于1991年制定了《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》。但在電力系統(tǒng)的各專業(yè)單位的分類也有不一致之處，由于各專業(yè)單位的意見不統(tǒng)一，很多單位只有在1992年以后按此大綱分類，而1991年以前的檔案保持不變，原因改起來工作量太大。因此，在同一單位內，檔案的編號也不全一致。如公司單位的科技檔案有七、八十年代按老分類號，還有九十年代采用的阿拉伯數(shù)字的新編號。且在我們電力系統(tǒng)分類大綱的0-9大類中0-7大類的目錄代號采用的是年代號，而8-9大類的目錄代號采用各單位根據(jù)情況自編的號碼。這只是在電力系統(tǒng)內出現(xiàn)如此不統(tǒng)一的編號。長此下去，不利于管理，不利于檢索和交流，更無法用現(xiàn)代化手段使檔案信息的網絡運行和社會運行。

（2）是提高檔案工作效率和質量，節(jié)省人力物力的重要措施。通過制訂、實施標準和規(guī)范，使檔案工作領域內需要協(xié)調統(tǒng)一的重復性事物和概念達到統(tǒng)一，建立起良好的工作秩序，可以大大提高工作效率，獲得最佳的質量和效益。例如，立卷歸檔、檔案的接收和移交、保管期限的確定、檢索工具的編制等，在各級各類檔案部門都存在，工作內容和形式大體相同，質量要求也差不多，屬于相對重復的工作。對于這些相對重復的工作，可以制訂統(tǒng)一的標準或規(guī)范，就能使各項工作規(guī)范化、統(tǒng)一化，工作質量整體得到可靠的保證，工作效率有明顯的提高。實施標準化和規(guī)范化，對節(jié)約人力、物力、財力有著重要作用。

（3）是實現(xiàn)檔案科學管理的重要手段。所謂檔案科學管理，就是根據(jù)檔案形成規(guī)律和特點，運用先進的現(xiàn)代管理技術方法和手段管理檔案的科學管理方式。它要求做到管理方法的科學化與制度化、管理工作標準化和規(guī)范化、管理技術和手段的現(xiàn)代化。在檔案管理中要建立起符合檔案工作規(guī)律和特點的檔案管理、技術管理、設備管理、質量管理、安全管理等科學管理制度，制訂一系列標準和規(guī)范，并嚴格實施。所以，標準化和規(guī)范化不僅是檔案科學管理的基礎，也是檔案科學管理的內容和手段，是檔案科學管理的重要組成部分。

三、企業(yè)檔案工作標準與規(guī)范的主要種類

（一）檔案業(yè)務基礎標準與規(guī)范

1.檔案工作專業(yè)名詞術語標準與規(guī)范。任何一個專業(yè)，為了闡明它的概念和內容都使用特定的名詞術語，賦予每個概念以明確的含義，作為彼此之間交流的共同語言，并作為進一步深入研究的基礎?，F(xiàn)在，已制訂的國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）等標準中，就有一系列名詞術語的標準表述，例如：“檔案”、“案卷”、“檔案著錄”、“科學技術檔案”、“科技文件材料”、“檔號”等。

2.檔案代號代碼標準與規(guī)范。檔案工作的代號代碼標準，主要包括檔案著錄項目代碼、檔案分類類目代碼等。國家檔案局制定的《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-94）就是一個專門對檔號的編制方法進行規(guī)范的標準。

3.檔案著錄和目錄組織標準與規(guī)范。制訂檔案著錄標準，是為了保證并統(tǒng)一全國各部門、各單位的檔案著錄質量，建立全國統(tǒng)一的檔案檢索體系，有利于檔案的報導、檢索和利用，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮檔案在我國現(xiàn)代化建設中的作用。例如國家標準《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）對檔案著錄項目、著錄格式、著錄詳簡級次等作了明確規(guī)定。

4.檔案標引語言標準與規(guī)范。標引語言標準是指檔案的標引和檢索語言標準。標引語言標準主要包括檔案分類表、檔案主題詞表、檔案分類標引規(guī)范等。如《中國檔案分類法》。

（二）檔案業(yè)務管理標準與規(guī)范

1.檔案收集、整理、保管、鑒定標準與規(guī)范。檔案的收集、整理、保管、鑒定是重要的基礎性工作，這方面標準的制訂對于正確確定接收質量、收集范圍、保管期限、保證案卷質量、檔案銷毀等工作具有重要作用。 如國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）等。

（三）檔案業(yè)務技術標準與規(guī)范

1.檔案裝具、設備、保護和房庫建筑標準與規(guī)范。檔案裝具、設備、保護和房庫建筑是每一個企業(yè)檔案館（室）都要面對的重要問題。如《檔案館建筑設計規(guī)范》（GJG25-2000）、《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1985]42號）、《檔案蟲霉防治一般規(guī)則》（DA/T35-2007）等。

2.檔案制成材料的標準與規(guī)范。檔案制成材料質量的優(yōu)劣，是決定檔案保存壽命的一個極重要因素。檔案制成材料標準與規(guī)范的制訂，對于檔案的保管和保護工作有著極其重要的意義，應大力抓好。例如國家檔案局制定的《檔案字跡材料耐久性測試法》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）等。

3.檔案工作現(xiàn)代技術標準與規(guī)范。計算機技術、高密度存貯技術、聲像技術、現(xiàn)代通訊技術在企業(yè)檔案工作中的應用、是提高企業(yè)檔案管理水平、開發(fā)利用檔案信息資源、推進檔案工作現(xiàn)代化的重要手段和條件。在這方面，迫切需要制訂一系列的標準與規(guī)范。如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31-2005）、《檔案縮微品制作記錄格式和要求）（DA/T29-2002）等。

四、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。近年來，公司檔案室利用檔案創(chuàng)直接經濟效益達2億元，創(chuàng)造了良好的經濟效益和社會效益。例如徐州公司計劃營銷部成本分析專業(yè)人員華某利用公司征地檔案。2021年1月22日，徐州公司計劃營銷部專業(yè)人員華某到檔案室找到筆者要求查找徐州公司（原徐州發(fā)電廠）建廠時期的征地檔案，本人熟悉館藏，業(yè)務熟練，迅速調出0300-8030-003（銅山縣革委會、徐州電廠等單位關于徐州電廠廠區(qū)（一）征地問題的批準通知書、協(xié)議書等文字材料）等科技檔案案卷7卷，這7卷都是徐州公司建廠初期的珍貴的征地檔案，華某辦理相關檔案借閱手續(xù)后借出復印，檔案為憑，華某滿意而歸。再如徐州公司財務產權部財務專業(yè)人員李某利用公司百萬機組基建檔案。2021年5月20日，徐州公司財務部財務專業(yè)人員李某由于徐州公司貸款的需要到檔案室找到筆者要求查找徐州公司百萬機組項目核準文件等基建檔案，迅速調出0400-8000-001（國華徐電2×1000MW建設工程項目核準文件及申請報告）、0400-8003-001（國華徐電2×1000MW建設工程環(huán)境影響報告書批復、報告書等）等科技檔案案卷4卷，這4卷都是徐州公司百萬機組項目前期基建檔案，李某辦理相關檔案借閱手續(xù)后查閱復印，檔案為憑，李某滿意而歸。又如國能徐州發(fā)電有限公司公司領導借閱檔案。2022年2月7日，徐州公司生產技術部土建專業(yè)工程師盧某受公司總工程師朱某委托到檔案室要求查找兩臺百萬機組排煙冷卻塔結構竣工圖，檔案人員熟悉館藏，業(yè)務熟練，調出0400-8745-003（國華徐電2×1000MW建設工程12000㎡自然通風排煙冷卻塔玻璃鋼煙道結構圖竣工圖）案卷，盧某辦理相關借閱手續(xù)后借出，以便公司領導工作參考。