中油共享檔案項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 根植紅色沃土，打造綠色“賬本”

劉米娜 宋曉溪 任思詣

曾經(jīng)忙得腳不沾地、滿桌都是紙，如今，中國(guó)石油財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)審核無(wú)需紙質(zhì)附件，無(wú)需裝訂會(huì)計(jì)檔案，業(yè)務(wù)辦理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢。

這源于中國(guó)石油財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索。從2019年中國(guó)石油探索推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化，到目前會(huì)計(jì)檔案電子化全面實(shí)施、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)集中管理。會(huì)計(jì)檔案電子化減少用工160多人，年減少人工工時(shí)23.88萬(wàn)小時(shí)，節(jié)約人工成本1900萬(wàn)元；紙質(zhì)檔案集中管理，年節(jié)約人工成本2244萬(wàn)元，騰出檔案保管面積1474平方米。

變化背后，凝結(jié)著中國(guó)石油集團(tuán)共享運(yùn)營(yíng)有限公司檔案項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)13名青年的辛勤汗水，也匯聚著團(tuán)隊(duì)踐行“綠色低碳”發(fā)展戰(zhàn)略、加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型的集體智慧。

2019年4月，團(tuán)隊(duì)接到完成中國(guó)石油國(guó)內(nèi)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案推廣上線的艱巨任務(wù)。面對(duì)全新業(yè)務(wù)領(lǐng)域，團(tuán)隊(duì)成員也曾迷茫無(wú)助，但項(xiàng)目組長(zhǎng)張亮深知，再苦再難也必須全力以赴。

“在大慶這片石油沃土，我們就要傳承石油精神和大慶精神鐵人精神。”在張亮的帶領(lǐng)下，大家沉下心來(lái)鉆研新業(yè)務(wù)。白天根據(jù)分工完成各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，晚上放棄休息時(shí)間完成專題討論、模擬演練、系統(tǒng)測(cè)試，布置第二天工作任務(wù)。

連續(xù)100天的奮戰(zhàn)，團(tuán)隊(duì)跨越東北、華北、西南等多個(gè)地區(qū)，先后成功組織召開5期上線動(dòng)員會(huì)、牽頭舉辦8期業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，收集整理中國(guó)石油近6000個(gè)檔案機(jī)構(gòu)、所有業(yè)務(wù)板塊、10000多個(gè)責(zé)任中心的初始化數(shù)據(jù)，確保了中國(guó)石油首批125家單位如期成功上線。

團(tuán)隊(duì)成員大多是來(lái)自基層一線的財(cái)務(wù)工作者，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理涉及推廣、運(yùn)營(yíng)、培訓(xùn)、系統(tǒng)測(cè)試等諸多技能尚不熟悉，每一項(xiàng)工作開展都是一次新的探索。為更好適應(yīng)新的工作任務(wù)，團(tuán)隊(duì)收集關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的學(xué)習(xí)資料，用心總結(jié)業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷強(qiáng)化自己的知識(shí)儲(chǔ)備。

但隨著上線單位不斷增多、數(shù)據(jù)量不斷增大，系統(tǒng)故障增多、查詢效率低下等問(wèn)題逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。為優(yōu)化系統(tǒng)，團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)真分析問(wèn)題成因，制定優(yōu)化方案，推進(jìn)問(wèn)題一個(gè)個(gè)解決，讓系統(tǒng)日驅(qū)成熟，將別人眼中的不可能變?yōu)榭赡?，客戶單位也?duì)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任心豎起大拇指。

2020年11月，在電子檔案管理工作取得成功的基礎(chǔ)上，團(tuán)隊(duì)投入到紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案集中管理的“新會(huì)戰(zhàn)”之中。這一次，大家肩上的擔(dān)子更重了。

面對(duì)全新挑戰(zhàn)，團(tuán)隊(duì)邊測(cè)試邊總結(jié)，圍繞年度推廣工作任務(wù)目標(biāo)，完成了紙質(zhì)檔案集中管理從“無(wú)”到“有”的突破。

在三年多時(shí)間里，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)用7類21種技術(shù)，精心打造財(cái)務(wù)“綠色賬本”和“數(shù)字化工廠”，有效解決紙質(zhì)檔案與電子檔案合并管理難題。通過(guò)在系統(tǒng)中完善紙質(zhì)檔案直郵、批量掃描等功能，在電子會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)用“推廣上線七步走”、“集中實(shí)施十步走”工作方法，服務(wù)中國(guó)石油138家企業(yè)、8000余個(gè)用戶終端，速度提升7倍以上，效率提升10倍以上，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案一站式管理，有效提升客戶體驗(yàn)感。

付出終有所獲，奮斗終有所成。今年教師節(jié)，檔案項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)收到了來(lái)自全國(guó)各地客戶單位的祝福。東北銷售與陜西銷售的財(cái)務(wù)人員贊賞道：“共享的檔案實(shí)時(shí)查閱功能真是非常方便?！边@份贊譽(yù)的背后有收獲的快樂(lè)，更有團(tuán)隊(duì)每一名成員家庭默默的付出。

回想追逐理想、揮灑汗水的日子，團(tuán)隊(duì)成員閆碩覺得既辛苦又甘甜，在解決問(wèn)題中不斷突破、不斷成長(zhǎng)，翻越了一座又一座山峰，大家都收獲了滿滿的獲得感。

當(dāng)前，檔案項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以“數(shù)字化檔案管理工廠”建設(shè)為目標(biāo)，著力構(gòu)建集約化、數(shù)字化管理模式，致力于打造標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的生產(chǎn)線，全力開發(fā)出檔案集成管理系統(tǒng)，打造智慧管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案全流程高質(zhì)高效管理，開啟檔案管理“數(shù)字時(shí)代”，賦能中國(guó)石油數(shù)字化轉(zhuǎn)型。