信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理改革及策略

孫海濤

臨清市人民醫(yī)院 山東 臨清 252600

引言

在醫(yī)院的整體工作過程中，人事檔案管理工作往往是醫(yī)院的基礎(chǔ)化工作之一，可以對醫(yī)院的醫(yī)療人員、護(hù)士等內(nèi)部人員進(jìn)行評定、考核、選拔等工作，是這些重要工作的必要基礎(chǔ)。在醫(yī)院的人事檔案管理過程中，往往因為醫(yī)院具有醫(yī)、教、研等綜合化的性質(zhì)特征，與此同時人員的流量較大，人員的種類更是較為復(fù)雜的，針對這些特點(diǎn)而言相比于其他的單位、企業(yè)而言，醫(yī)院的人事檔案管理工作是較有難度的。在現(xiàn)階段信息化發(fā)展的時期，醫(yī)院中的信息往往是呈指數(shù)增長，這也使得醫(yī)院中的人事檔案管理工作面對的既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。所以，醫(yī)院應(yīng)重視信息化背景下的醫(yī)院人事檔案管理工作改革，利用信息化技術(shù)促進(jìn)自身人事檔案管理工作的效率化發(fā)展，為質(zhì)量提升奠定良好的基礎(chǔ)。

1 信息化背景下對于醫(yī)院認(rèn)識檔案管理工作提出的要求與優(yōu)勢

1.1 醫(yī)院人事檔案的內(nèi)在含義

在醫(yī)院認(rèn)識檔案管理過程中，主要的工作內(nèi)容便是對醫(yī)療人員、護(hù)士人員以及醫(yī)院的其他工作人員進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)、道德、能力等方面的綜合判定，并充分結(jié)合檔案管理工作中的規(guī)范條例要求優(yōu)化且完善的醫(yī)院人員的詳細(xì)化個人檔案。與此同時，醫(yī)院中的檔案管理內(nèi)容不僅包括員工的個人詳細(xì)資料、基礎(chǔ)信息，往往還對人員的檔案、學(xué)術(shù)研究、社會價值等多方面的資料管理，很大一部分都是一些圖片復(fù)印的資料。

1.2 信息化大背景下對于醫(yī)院檔案管理工作提出的新要求

第一，在醫(yī)院人事檔案信息不斷增加的過程中能夠，人事檔案信息的種類也在逐漸變多，這也是當(dāng)前信息化背景下的主要特點(diǎn)。通常在醫(yī)院中的人事檔案資料中，包含著很多的圖像、圖片等資料，尤其是這些員工的相關(guān)資格證書復(fù)印件、學(xué)術(shù)成果、獲取過的榮譽(yù)等資料，在這些資料的整理過程中往往需要進(jìn)行大量紙張復(fù)印件的儲存，在此之后再進(jìn)行裝訂成冊，這一過程導(dǎo)致大量的空間被占用，運(yùn)輸或搬運(yùn)很是不方便，在此時便需要利用信息化技術(shù)進(jìn)行高效率化的資料整理。第二，在醫(yī)院的檔案管理工作中，往往存在著儲存時間長、詳細(xì)內(nèi)容更新快以及資料的不斷在增多，在傳統(tǒng)人事檔案資料管理過程中，通常需要人工打字或復(fù)印的方式進(jìn)行資料信息的錄入，這種傳統(tǒng)化的檔案管理方式不僅要進(jìn)行紙張的搬運(yùn)、拆封、分類等煩瑣的工作，通常在記錄與管理的過程中由于人為的疏忽或問題出現(xiàn)錯誤，且紙質(zhì)版的人事資料不利于保存，易被損壞，大大降低了醫(yī)院人事檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量[1]。第三，在醫(yī)院單位中往往所涉及的人事檔案信息量是繁多龐大的，與此同時還存在著科研部門、人力資源部門、醫(yī)務(wù)科等科室的資料，這些科室和部門之間的關(guān)系更是緊密復(fù)雜，人事檔案管理人員當(dāng)進(jìn)行資料檔案的查找時通常需要走過很多個部門去一一核對。在此情況下往往流程較為復(fù)雜煩瑣，所消耗的時間和精力是大量的，在很大程度上影響著整個醫(yī)院行政工作的運(yùn)行，嚴(yán)重的情況下往往會耽誤醫(yī)療治療工作的開展。所以，在信息化時代下，結(jié)合信息化進(jìn)行人事檔案的管理工作，是提升檔案管理工作對的重要途徑，不僅對其中的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化和化簡，并且還能夠保證人事檔案能夠在信息化便捷的優(yōu)勢中有據(jù)可查，確保人事檔案管理人員能夠更快、更及時地查找到自身想要獲取的檔案資料。

1.3 信息化時代下醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)勢所在

在我國當(dāng)前的醫(yī)院單位中，對于人事檔案信息化的建設(shè)使得檔案管理工作內(nèi)容變得更加豐富快捷，在提高檔案資料安全性的同時，充分利用信息化的高效率與便捷促進(jìn)檔案資料管理的完整性，確保了人事檔案的及時性[2]。此外，信息化對的投入和建設(shè)加快了認(rèn)識檔案的查找速度和效率，整合了綜合性的多樣資料，為醫(yī)院單位節(jié)省了一定的人力與物力，在節(jié)省時間的同時，為工作人員的查找與修改工作提供了大大的便利，進(jìn)而提升了醫(yī)院人事檔案管理工作的整體工作效能。

2 信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

就現(xiàn)階段的實際情況來看，我國大部分醫(yī)院中的人事檔案資料管理工作中雖已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理模式中，但是在過程中依然存在了較為不足之處。由于每個醫(yī)院的情況、技術(shù)等因素的不同，往往各個醫(yī)院單位中所實行的信息化程度也是不同的，然而這些問題的存在都影響著醫(yī)院人事檔案資料管理的效率性和便捷性，影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的整體水平。

2.1 信息化意識欠缺，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施不足

在各個醫(yī)院對的人事檔案管理工作中，大部分管理人員對于信息化管理的意識并不充分，往往存在著一些欠缺和不足。在很多檔案管理人事眼中認(rèn)為僅僅是把人事檔案管理工作當(dāng)成一般情況進(jìn)行處理和記錄，忽視了此工作的重要性和價值所在。在每個醫(yī)院單位之前，自身的信息化管理水平存在著一定的距離，甚至部分單位還會出現(xiàn)制度漏洞、制度建設(shè)不合理等問題[3]。與此同時，每個醫(yī)院單位中對于信息化管理每年所投入的資金明顯不足，資金的短缺造成了很多醫(yī)院中信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不足、硬件設(shè)施不足等情況時有發(fā)生。這些問題的產(chǎn)生大大限制了當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程發(fā)展，無法為后續(xù)信息化建設(shè)提供良好的技術(shù)保障。

2.2 信息化建設(shè)水平亟待提升，管理方式單一

在當(dāng)前，我國現(xiàn)階段的醫(yī)療管理系統(tǒng)往往存在著一定的問題，人事檔案管理制度的建設(shè)亟待完善。在此過程中，信息化工作管理建設(shè)的水平偏低，大部分的醫(yī)院單位還只是停留在初步表面階段，并沒有進(jìn)行深入。對于人事檔案資料的管理工作或多或少會依賴于傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案資料，人事檔案的信息化管理也是通過人工的形式進(jìn)行收集、整理的，這樣的管理方式不僅會影響這個工作的管理效果，而且還會在很大程度上降低醫(yī)院人事檔案資料的完整性，為后續(xù)的工作開展造成不可避免的麻煩[4]。檔案管理工作通常會涉及醫(yī)院中的很多個科室和部門，員工的個人信息、學(xué)術(shù)報告、榮譽(yù)等信息分別由人力資源部門、教研部以及醫(yī)務(wù)科進(jìn)行保存管理，在實際操作過程中通常無法避免因為人為的因素出現(xiàn)問題，甚至還會在進(jìn)行傳閱、查找時出現(xiàn)損壞的情況。

2.3 醫(yī)院人事檔案信息化管理數(shù)字化的問題

人事檔案信息化管理的建設(shè)首先便需要大量的數(shù)字化電子檔案，雖然數(shù)字化的電子檔案能夠進(jìn)行信息資料的復(fù)制和備份，十分方便。但是在此過程中往往并不能夠利用辨別字跡的方式判斷真假，并且電子檔案中是沒有印章和手動簽名的，這便會造成檔案真?zhèn)涡缘臒o法驗證。在當(dāng)前信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展背景下，網(wǎng)絡(luò)和電子檔案對的安全性是較為嚴(yán)峻和緊張的，電子資料的丟失、信息泄露等事故時有發(fā)生[5]。這些問題的出現(xiàn)在很大程度上威脅著電子資料的管理安全，由于各個醫(yī)院中的信息化軟件的不同，電子設(shè)備的操作系統(tǒng)的不一致，在成電子文檔不兼容的情況更是越發(fā)嚴(yán)重，這些問題更是當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中的主要影響因素。

2.4 檔案管理系統(tǒng)中人員結(jié)構(gòu)不合理

在信息化發(fā)展的背景下，為保證醫(yī)院檔案管理工作的更好開展，往往需要更高素質(zhì)的檔案管理人員。這些管理人員不僅要具備豐富的專業(yè)化知識，并且還有具備夯實的管理經(jīng)驗與計算機(jī)水平，在細(xì)心和責(zé)任心兼?zhèn)涞耐瑫r，保證醫(yī)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化改變。然而，在當(dāng)前我國大部分的醫(yī)院中，人事檔案管理人員的結(jié)構(gòu)并不合理，整體情況更加偏向計算機(jī)水平低、老齡化較為嚴(yán)重等，這些問題的出現(xiàn)導(dǎo)致很多醫(yī)院檔案管理人員難以接受信息化新思維，嚴(yán)重阻礙了信息化發(fā)展的進(jìn)程。另外，有一部分醫(yī)院會選擇將此崗位的人員進(jìn)行兼職設(shè)定或外聘，這種行為很容易便會造成人員工作責(zé)任心的不充足、不夠細(xì)心，最終導(dǎo)致人事檔案管理工作無法被勝任。

3 信息化發(fā)展背景下人事檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 加強(qiáng)信息化管理意識，重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入

信息化的到來說明信息化建設(shè)是當(dāng)前發(fā)展的重中之重，醫(yī)院單位治愈與時俱進(jìn)，對自身管理模式進(jìn)行信息化的更新，才能夠保證自身人事檔案管理工作的質(zhì)量提升。所以，針對這一情況來看醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人必須要及時轉(zhuǎn)變自身的管理意識，將信息化檔案管理理念運(yùn)用到當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案管理工作中。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)層更要明確檔案人員的主要責(zé)任和管理內(nèi)容，優(yōu)化當(dāng)前使用的人事檔案制度，保證醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理制度能夠適應(yīng)當(dāng)前的信息化建設(shè)的大環(huán)境。另外，醫(yī)院要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入，除了管理過程中所使用的計算機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，還要注重硬件設(shè)施的日常維護(hù)與保養(yǎng)，實時跟進(jìn)這些基礎(chǔ)設(shè)施對的情況，避免因設(shè)施問題導(dǎo)致人事檔案資料管理工作出現(xiàn)問題并造成損失。

3.2 創(chuàng)建完善化的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，完善人員結(jié)構(gòu)

醫(yī)院在信息化管理建設(shè)過程中，應(yīng)保證自身人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的完善，能夠保證及時且全面化的實現(xiàn)數(shù)字化管理。相關(guān)部門在此過程中要注重全方位、信息化數(shù)據(jù)庫儲存信息管理模式的創(chuàng)建，由人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配和管理，實時更新以及錄入的醫(yī)院人員的信息、榮譽(yù)、科研成果等內(nèi)容，在不斷提升自身管理質(zhì)量的同時，最大程度的減少信息采集與查閱移動中的發(fā)生的問題。

除此之外，醫(yī)院還要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)中人員結(jié)構(gòu)的完善，通過培訓(xùn)、教育等方式加強(qiáng)人員專業(yè)水平與知識的豐富，幫助檔案管理人員在掌握計算機(jī)能力對的同時，加強(qiáng)人員的責(zé)任意識，為后續(xù)檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 人事檔案資源信息化的真實性與安全性

為了能夠讓醫(yī)院人事檔案信息化體系模式發(fā)揮出自身最大的效用，促進(jìn)自身檔案資源的真實性與安全性，往往需要對人事檔案管理人員的相關(guān)綜合素質(zhì)以及信息化背景下的數(shù)據(jù)意識，利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對人事檔案資料進(jìn)行實時的更新、管理與維護(hù)，保證此時的數(shù)據(jù)庫能夠處于信息最新的狀態(tài)。除此之外，還用明確檔案管理工作中的具體紀(jì)律性內(nèi)容，結(jié)合專門的人員進(jìn)行完整且正確的信息錄入，及時做好數(shù)據(jù)信息的核對工作[6]。另外，要對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行即時的監(jiān)控和檢查，做好數(shù)據(jù)庫中信息安全的保護(hù)工作，對于不同職責(zé)的人員則要給予不同的權(quán)限，確保在內(nèi)外網(wǎng)隔離的情況下，嚴(yán)禁外接設(shè)備鏈接數(shù)據(jù)庫的主機(jī)，避免病毒等惡意軟件的出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

總而言之，在我國當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案資源管理工作中，其中存在的問題依然明顯。如信息化程度不足、基礎(chǔ)設(shè)施投入局限、信息化意識的缺失等等，針對這些問題相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其重視起來，并在保證自身信息化意識提升的同時，結(jié)合數(shù)據(jù)庫的安全化管理實現(xiàn)人事檔案資源的真實性，確保醫(yī)院信息化管理過程中基礎(chǔ)設(shè)施能夠及時投入，為后續(xù)醫(yī)院人事檔案資源管理工作的順利發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，我國的醫(yī)院還要充分利用信息化的便捷、高效等優(yōu)勢所在，在提高人事檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，利用合理科學(xué)的方式提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步促進(jìn)此工作的安全與質(zhì)量提升。