醫(yī)療保險服務中心的檔案管理工作

閆麗青 定襄縣醫(yī)療保險服務中心

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，信息技術逐漸應用于各個行業(yè)、各個領域，為提高檔案管理效率，醫(yī)療保險檔案管理工作的信息化發(fā)展迫在眉睫。醫(yī)療保險檔案為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的核心。醫(yī)療保險檔案管理工作的優(yōu)劣，關系著醫(yī)保中心的發(fā)展。醫(yī)療保險檔案是人民群眾參與醫(yī)療保險交費，參保國家醫(yī)療的唯一憑證，關乎人民切身利益。醫(yī)療保險服務中心作為主要責任單位，要切實加強檔案管理工作，貫徹落實相關檔案管理制度，不斷提升服務于群眾的責任意識，促進惠民工程高質量發(fā)展。

一、醫(yī)療保險檔案管理的重要性

醫(yī)療保險工作服務于眾多人民群眾，每一位群眾進行醫(yī)療保險報銷時，都要憑借一定的憑證。而醫(yī)療保險檔案管理就是對這些參保憑證進行收集、整理、歸檔、保存。檔案管理工作是否完善，直接關系著群眾醫(yī)療保險報銷能否順利進行。如果醫(yī)療保險檔案管理工作不到位，造成人員參保檔案遺失或不健全，將對參保人員的正常報銷造成不利影響，危害群眾利益，打擊群眾參與醫(yī)療保險的積極性，對醫(yī)療保險事業(yè)的發(fā)展產生毀滅性打擊。

在新的發(fā)展時期，醫(yī)療保險參保人員不僅僅只限于行政事業(yè)單位工作人員，很大一部分的社會自由工作者也逐漸參與進來[1]。醫(yī)療保險參保人員數(shù)量成倍增長，相關檔案也不斷增加，檔案管理工作難度日益提高。創(chuàng)新檔案管理方式，引入信息化技術，實現(xiàn)智能化管理，勢在必行。醫(yī)療保險檔案的使用者不僅僅是參保人員，還有醫(yī)療保障體系，醫(yī)保大體系對檔案數(shù)據(jù)有著的較大依賴性。醫(yī)保體系的發(fā)展離不開檔案數(shù)據(jù)的支撐，醫(yī)保體系取得發(fā)展能夠為廣大群眾謀福利，滿足群眾需求，因此檔案管理工作意義非凡。

二、醫(yī)療保險服務中心檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

隨著醫(yī)療保險參保人員的逐漸增多，醫(yī)療保險服務中心對檔案管理工作采取了一定的規(guī)范手段，但仍然存在重視度不夠的問題。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.在人員配置方面，隨著醫(yī)保檔案數(shù)量的不斷增多，醫(yī)療保險服務中心配備了更多的檔案管理人員，進行檔案管理工作。表面上看加大了對檔案管理工作的投入，但所配備的人員大多是由其他部門調整過來的，不是專業(yè)檔案管理人員。對檔案認識不夠，缺乏檔案管理規(guī)范化意識，沒有過硬的專業(yè)技術，不能對檔案管理工作起到促進作用。

2.對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳。領導層對業(yè)務工作的重視程度遠遠大于檔案管理工作，忽視醫(yī)療保險服務中心各個部門對檔案管理部門開展工作的協(xié)作義務，認為檔案管理完全是屬于檔案管理部門和工作人員的工作。缺乏對檔案管理聯(lián)合工作機制的重視，嚴重影響著檔案管理工作的效率。

3.檔案管理部門對自身工作的重視度不夠，缺乏責任意識?；蚴窃跈n案整理過程中不夠細致，對檔案整理工作開展馬虎，經常出現(xiàn)檔案資料不完整、資料遺漏、資料行文格式不正確等問題?；蚴窃诎l(fā)現(xiàn)醫(yī)療保險檔案出現(xiàn)問題時，沒有及時檢查落實，進行整改，而且抱著與自己無關的心態(tài)，選擇忽視，極大地制約了檔案管理工作的高質量發(fā)展。

（二）檔案收集不及時，連續(xù)性較差

檔案管理工作中，資料收集環(huán)節(jié)是一切工作有序開展的基礎。由于醫(yī)療保險工作復雜繁多，對檔案收集管理有著較高的專業(yè)化要求，在實際檔案管理工作中，經常出現(xiàn)檔案收集不及時、檔案收集出現(xiàn)遺漏等問題。例如：

1.流動人口參保方面。隨著經濟化的發(fā)展，外出務工人員越來越多，本地務工人員也不斷增多，流動人口數(shù)量增加。流動人口醫(yī)療保險參保信息收集難度較大，檔案管理工作較為復雜。經常出現(xiàn)流動人口參保數(shù)據(jù)沒有及時建檔、歸檔，造成檔案移交跨年度進行。

2.工作人員態(tài)度方面。由于醫(yī)療保險檔案管理工作強度較高，檔案管理人員或是為了節(jié)約時間，或是工作態(tài)度懶散，經常出現(xiàn)不及時移交檔案的問題。長此以往，導致了參保人員檔案遺失，甚至無法查明是在各個業(yè)務轉交部門遺落不見，還是流失到了參保人員手中，嚴重影響著醫(yī)療保險檔案的完整性。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質不高

醫(yī)療保險檔案管理人員，除了通過專業(yè)對口的招聘考試錄取錄用的之外，大多為行政管理人員，缺乏專業(yè)的資料管理基礎知識，制約著檔案管理工作取得進步。檔案管理人員專業(yè)素質不高主要體現(xiàn)在兩方面：

1.大部分檔案管理人員所擁有的檔案管理技術，都是在日復一日的檔案管理工作中摸索而來的。沒有受過專業(yè)的技術培訓，管理手段和管理方式缺乏科學性。隨著醫(yī)療保險檔案數(shù)量的不斷增加，經驗性管理素養(yǎng)已經不再適用現(xiàn)今工作，管理工作開始出現(xiàn)大規(guī)模紕漏。

2.醫(yī)療保險檔案管理人員，除零星幾個年輕力量之外，都是資歷較深的年長工作者，缺乏技術創(chuàng)新，對新的管理知識接受度較低。信息化管理不斷發(fā)展的今天，革新陳舊的管理手段勢在必行。但由于管理人員計算機操作水平有限，醫(yī)療保險檔案管理很難取得創(chuàng)新性發(fā)展。

（四）檔案管理工作信息化程度較低

互聯(lián)網的全面覆蓋與計算機技術的產生，給人們的生活帶來了極大的便利，各個行業(yè)、各個領域都在積極開展技術革新，醫(yī)療保險服務中心也順應時代發(fā)展的潮流，引進了相應的電子化檔案管理系統(tǒng)，將對互聯(lián)網技術的應用融入日常檔案管理工作。但依然存在信息化程度較低的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.很大一部分的檔案管理人員缺乏信息化系統(tǒng)操作能力，且對互聯(lián)網技術的學習能力較差，難以使用電子化檔案管理系統(tǒng)開展日常的檔案管理工作，制約著檔案管理信息化的發(fā)展。

2.醫(yī)療保險服務中心所引進的電子化檔案管理系統(tǒng)，并不是最新的科技系統(tǒng)，信息化程度不夠高，還不能實現(xiàn)全智能化管理。人力與電腦相結合的工作方式，雖然相較于以往傳統(tǒng)的工作方式，給工作人員帶來了一定的便利性[2]。但相較于互聯(lián)網行業(yè)的發(fā)展程度，醫(yī)療保險服務中心檔案管理系統(tǒng)的信息化程度，依舊存在較大的上升空間。

（五）檔案資源利用率較低

傳統(tǒng)的檔案管理理念下，醫(yī)療保險檔案的整理歸檔，最大意義在于對檔案進行保管，忽視了檔案對醫(yī)療保險工作取得進步的重大意義，檔案資源利用率較低。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.在完成參保人員醫(yī)療保險檔案收集、整理、歸檔工作之后，醫(yī)療保險檔案或是被束之高閣，或是僅僅在參保者產生需求的情況下，為參保者提供檔案查閱、復印等服務[3]。資料使用面單一，沒有充分整合檔案資料，沒有下挖隱性價值，嚴重影響著醫(yī)療保險檔案的使用率。

2.醫(yī)療保險檔案資源在醫(yī)保制度制定、拍板決策等方面，都有著巨大的參考意義。在實際工作中，由于對檔案資源缺乏重視，使其失去了為醫(yī)療保障體系的發(fā)展提供參考依據(jù)的作用，導致檔案資源效用發(fā)揮不到位，徹底淪為“館藏化石”，無人問津。

三、醫(yī)療保險服務中心檔案管理問題的應對策略

（一）提升對檔案管理工作的重視

對醫(yī)療保險檔案管理工作的重視程度，直接影響著醫(yī)療保險服務中心檔案管理工作的優(yōu)劣。為了提升醫(yī)療保險服務中心工作質量，要切實加強對檔案管理的重視程度，具體措施有以下幾點：

1.對檔案管理工作進行意義探究，明確檔案管理工作的重要性，樹立正確認識。在工作開展之前進行全面的摸排分析，制定合理的檔案管理措施，促進檔案管理工作規(guī)范化開展。

2.加大檔案管理工作專業(yè)化人員配置，實現(xiàn)每一位醫(yī)療保險檔案的管理人員都有扎實的基本功、過硬的專業(yè)技術，實現(xiàn)真正意義上的高質量管理，杜絕濫竽充數(shù)[4]。

3.加強對檔案管理工作重要性的宣傳力度，領導層面不僅要重視業(yè)務工作，還要重視檔案管理工作，加強醫(yī)療保險服務中心各個部門對檔案管理部門工作的協(xié)作力度，實現(xiàn)檔案管理聯(lián)合化辦公機制。

4.檔案管理部門要加強自身意識培育，從自身做起，重視檔案管理工作。在檔案整理過程中要嚴格仔細，避免疏漏。發(fā)現(xiàn)問題及時分析、研判、解決。

（二）建立健全檔案收集管理機制

嚴格的規(guī)章制度能夠為醫(yī)療保障中心檔案管理工作提供堅實的制度依靠，推動檔案管理工作順利開展。檔案管理部門應該根據(jù)自身工作實際，擬定檔案管理制度，經領導探討、審批，嚴格落實規(guī)章制度。例如：

1.對檔案收集不及時的問題。要制定切實可行的流動人口參保制度，利用大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，精準把握當?shù)亓鲃尤丝趨⒈?shù)據(jù)，及時建檔、歸檔。

2.在工作人員工作態(tài)度不端正方面。制定嚴格的工作要求，與處罰機制。對工作態(tài)度懶散、工作基礎性失誤進行合理處罰，與職工薪酬掛鉤，促使工作人員端正工作態(tài)度。

3.在醫(yī)療保險檔案查閱、復印等方面，制定嚴格的規(guī)章制度，建立健全檔案查閱資格審查，各部門環(huán)環(huán)相扣，嚴肅檔案查閱流程，確保檔案管理安全。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務培訓

檔案管理人員專業(yè)素質水平的提升，對醫(yī)療保險中心工作的有序開展具有重大意義，要通過多種手段，增強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，提升其專業(yè)素質水平。具體措施有以下幾點：

1.聘請檔案管理專業(yè)的高學歷人才，對醫(yī)療保險服務中心檔案管理部門的工作人員進行定期技術培訓，增強其專業(yè)素養(yǎng)，促進檔案管理工作的高效開展。

2.利用網絡信息技術，借助信息化交流平臺，下載管理培訓課件，組織管理人員進行集中觀看學習，達到提升管理人員基礎知識水平和專業(yè)素養(yǎng)的目的[5]。

3.帶領檔案管理部門工作人員到工作水平較高的同類單位進行參觀學習，交流訪問。吸取兄弟單位優(yōu)良的管理理念，促進自身醫(yī)療保險檔案管理工作取得進步。

（四）創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)智能化管理

隨著參保人員的增加，醫(yī)療保險檔案數(shù)量與日俱增，陳舊的檔案管理方式已不再適用于當前的工作形勢，檔案管理方式的創(chuàng)新迫在眉睫。主要創(chuàng)新方式有以下幾點：

1.引進先進信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)互聯(lián)網技術與檔案管理技能的充分融合，利用先進的互聯(lián)網技術對醫(yī)療保險檔案信息進行錄入、分析、整合，實現(xiàn)檔案管理智能化。對年代久遠的檔案信息進行統(tǒng)一錄入，減少檔案信息因紙張損壞而遺失的可能性，增加檔案信息安全度。

2.利用微信平臺建立醫(yī)療保險服務中心公眾號或小程序，上線檔案管理查詢功能，創(chuàng)新醫(yī)療保險檔案管理部門服務群眾的方式。使參保人員能夠足不出戶完成對自身檔案信息的檢索、查閱，增加便民力度。同時，建立健全醫(yī)療保險檔案轉檔、歸檔流程，實現(xiàn)異地轉檔網絡化服務，提升醫(yī)療保險服務中心服務于群眾的能力。

（五）開發(fā)資源利用方式，提升檔案資源利用率

醫(yī)療保險檔案的收集整理，并不是為了增加所謂的“館藏量”，檔案的使用價值遠遠大于目前人們對它的定義。醫(yī)療保險檔案管理工作不僅能夠為人們提供檔案查閱的便利性，還能夠促進醫(yī)療保障體系的發(fā)展，為醫(yī)療保障體系的進步提供數(shù)據(jù)支撐[6]。因此，要大力開發(fā)醫(yī)療保險檔案利用方式，提高資源利用率。具體做法有以下幾點：

1.堅持以人為本，服務大眾的理念，調查研究參保人員具體需求，提供個性化服務，促進醫(yī)療保險檔案的個人使用率。

2.添設檔案信息自助查詢設備，張貼設備使用流程，實現(xiàn)自助化查詢。參保人員能夠通過自助查詢設備快速檢索自己所需資料，提高資料查詢效率，提升檔案資源利用率。

3.建立健全檔案數(shù)據(jù)匯總系統(tǒng)，不僅要為管理層面制度制定提供參考依據(jù)，還要深挖檔案隱性價值，為社會服務體系的建立與發(fā)展做出貢獻，實現(xiàn)社會醫(yī)療保險檔案管理工作的社會效益。

四、結語

加強醫(yī)療保險服務中心檔案管理工作，是我國惠民理念切實落地必不可少的環(huán)節(jié)。醫(yī)療保險檔案管理工作的提升，有利于促進醫(yī)療保險服務中心取得新的工作成就，最終實現(xiàn)醫(yī)療保障體系蓬勃發(fā)展，助力民生工程質量實現(xiàn)質的飛躍。面對醫(yī)療保險服務中心檔案管理問題，要做到心中有數(shù)，處理有方。正視醫(yī)療保險服務中心檔案管理工作中，缺乏對檔案管理工作的重視、檔案收集不及時、檔案管理人員專業(yè)素質不高、檔案管理工作信息化程度較低、檔案資源利用率較低等問題，通過提升對檔案管理工作的重視、建立健全檔案收集管理機制、加強檔案管理人員業(yè)務培訓、創(chuàng)新檔案管理方式、提升檔案資源利用率等方式，完善醫(yī)療保險服務中心檔案管理工作，推動醫(yī)療保障領域持續(xù)發(fā)展。