互聯(lián)網(wǎng)視域下檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型研究

肖艷麗

漢江師范學(xué)院 湖北十堰 442000

檔案管理工作主要針對各類檔案數(shù)據(jù)進行保存和調(diào)用，傳統(tǒng)檔案管理工作考慮到數(shù)據(jù)信息的多樣化特點，將保證大數(shù)據(jù)的完整性作為檔案管理的重點，并且為了可以減少存儲空間，會選擇處理數(shù)據(jù)后再將其保存起來。由此可見，傳統(tǒng)檔案管理工作具有一定的目的性，更加重視信息的使用價值。而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)類型豐富，數(shù)據(jù)規(guī)模持續(xù)擴大，如果仍然利用人為的方式對數(shù)據(jù)進行處理，會影響數(shù)據(jù)處理效率，也難以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值。因此在新的時代環(huán)境下需要重視加快檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型進程，改變傳統(tǒng)的管理手段，優(yōu)化管理環(huán)境，提升管理工作效率，建設(shè)符合現(xiàn)代社會需求的信息化檔案管理機制。

一、互聯(lián)網(wǎng)視域下檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型必然性

(一)大數(shù)據(jù)技術(shù)推動數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型

當前大數(shù)據(jù)時代的到來為數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型提供了重要的助力和幫助，可以對海量數(shù)據(jù)進行及時收集，對數(shù)據(jù)信息進行動態(tài)化匯總，優(yōu)化了檔案管理手段。人們在日常生活中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型更加豐富，數(shù)據(jù)規(guī)模持續(xù)擴大，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種極具價值的重要資源，如何對數(shù)據(jù)資源進行應(yīng)用成為管理人員所需要關(guān)注的重點話題。大數(shù)據(jù)技術(shù)是在這一背景下產(chǎn)生的新型技術(shù)，改變了以往數(shù)據(jù)的處理模式，可以自動針對數(shù)據(jù)進行整合和分析，構(gòu)建了自動化數(shù)據(jù)管理機制。檔案工作的重點在于對各類檔案數(shù)據(jù)進行管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用改變了人們對數(shù)據(jù)的認知，也推動了檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型進程。

(二)檔案管理改革內(nèi)在需求

在新的時代環(huán)境下，我國對檔案管理工作提出了新的要求，開始不斷推進檔案管理工作轉(zhuǎn)型，重視從紙質(zhì)化管理模式轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式[1]。最初檔案管理重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型，數(shù)字化是指在檔案管理過程中開始廣泛應(yīng)用各類信息技術(shù)，目前在檔案管理工作中，已經(jīng)廣泛利用信息技術(shù)對檔案資源類型進行轉(zhuǎn)化，使其可以以電子信息的形式存儲在檔案管理系統(tǒng)中。隨著檔案管理改革內(nèi)在需求的不斷變化，數(shù)據(jù)化成為檔案管理的新趨勢，更加關(guān)注信息內(nèi)容以及信息形態(tài)，強調(diào)記錄、量化、分析思維模式的應(yīng)用，充分挖掘數(shù)據(jù)的內(nèi)在價值。數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型針對各類新型技術(shù)的應(yīng)用進行了延伸，力求可以利用5G技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等對數(shù)據(jù)實施加工和分析。檔案數(shù)據(jù)包含豐富的價值和內(nèi)涵，數(shù)據(jù)化改革和檔案數(shù)據(jù)利用需求相一致，因此在互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型成為未來的主要發(fā)展趨勢。

二、檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型意義

(一)挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)在價值

數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型這一概念在我國產(chǎn)生的時間較晚，重視強化獲取數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)的能力，通過挖掘數(shù)據(jù)價值提升決策精準度。通過在檔案管理過程中應(yīng)用數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型理念，可以為數(shù)據(jù)挖掘提供重要的技術(shù)支持，對檔案數(shù)據(jù)所蘊含的價值進行深入分析，以此來提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率。以往在檔案管理過程中只是簡單地針對數(shù)據(jù)表面內(nèi)容進行分析，并且在數(shù)據(jù)價值挖掘和轉(zhuǎn)化過程中容易受到人為因素的影響，使檔案數(shù)據(jù)無法被合理利用。數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型可以利用各類新型技術(shù)對數(shù)據(jù)包含的內(nèi)容實施智能化分析，及時發(fā)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，提高數(shù)據(jù)利用效率，為各個工作部門日常活動的開展提供數(shù)據(jù)參考，有利于提升決策科學(xué)性，為組織單位的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)[2]。

(二)提供多樣化數(shù)據(jù)服務(wù)

檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型可以對數(shù)據(jù)進行融合，將檔案數(shù)據(jù)匯集到一起形成存儲系統(tǒng)，同時在檔案系統(tǒng)中會設(shè)置高效搜索引擎，有效提高檔案資源的調(diào)用效率，在短時間內(nèi)即可獲取檔案數(shù)據(jù)信息。并且也可以讓其他各個部門也能夠?qū)n案系統(tǒng)進行使用，能夠構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案共享機制。在檔案信息檢索時不僅能夠?qū)ο到y(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)進行查找和分析，同時也會根據(jù)搜索記錄推送關(guān)聯(lián)信息，滿足人們對于大數(shù)據(jù)的使用需求。在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型過程中檔案管理工作可以和其他日常活動進行有效融合，構(gòu)建聯(lián)動機制，結(jié)合職工辦公習(xí)慣提供個性化推送服務(wù)，主動為各個部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。數(shù)據(jù)服務(wù)是當前檔案管理過程中所關(guān)注的重點，可以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值和作用，減少檔案數(shù)據(jù)整合和利用所需要投入的成本，強化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用效能。

(三)整合資源信息

以往檔案數(shù)據(jù)資源屬于零散分布的狀態(tài)，例如，會將人事檔案數(shù)據(jù)、單位發(fā)展歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)濟信息數(shù)據(jù)分別存儲到不同的系統(tǒng)中。隨著檔案規(guī)模的不斷擴大，數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間出現(xiàn)了交叉的現(xiàn)象，數(shù)據(jù)內(nèi)容也越為復(fù)雜，零散分布的模式已經(jīng)不適應(yīng)目前檔案管理發(fā)展需求[3]。檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型可以針對檔案資源進行進一步整合，對檔案數(shù)據(jù)進行分類和標識，形成完善的檔案編研機制，合理使用各類計算機算法在檔案數(shù)據(jù)之間構(gòu)建關(guān)聯(lián)機制，強化檔案數(shù)據(jù)內(nèi)在聯(lián)系，從不同維度和不同主題出發(fā)對檔案資源進行優(yōu)化，能夠以更加清晰的方式將檔案數(shù)據(jù)展示給使用者。數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型推動了檔案資源信息整合，可以為檔案資源開發(fā)提供重要助力和支持，減輕檔案資源管理難度。

三、檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型面臨問題

檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型已經(jīng)進入了新的階段，但是在轉(zhuǎn)型過程中仍然面臨著較多的挑戰(zhàn)，這在一定程度上制約了檔案管理效率的提升，也弱化了檔案管理功能和作用。作為管理人員必須正確認識數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型存在的問題和挑戰(zhàn)，以此為基礎(chǔ)對數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型策略進行調(diào)整。

(一)數(shù)據(jù)規(guī)模持續(xù)擴大

數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴大是制約數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型進程的主要因素，主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，檔案讀取難度增加。檔案數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型過程中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)規(guī)模持續(xù)膨脹的現(xiàn)象，以往在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中會通過擴大存儲平臺的方式滿足檔案數(shù)據(jù)存儲需求。當前雖然已經(jīng)引入了云存儲技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)管理提供了云平臺，但是數(shù)據(jù)體量增加、數(shù)據(jù)類型復(fù)雜使檔案難以進行及時有效的讀取和分析，增加檔案管理難度。第二，數(shù)據(jù)價值分析難度增加。在傳統(tǒng)檔案中通常是由檔案人員對數(shù)據(jù)價值進行分析和鑒定，以此來明確檔案的利用方式。在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型中重視利用信息技術(shù)對檔案價值進行鑒定，然而現(xiàn)階段在檔案信息化建設(shè)過程中所使用的信息技術(shù)類型較少，未深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方式，只是將其局限在數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)收集等環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)鑒定能力較弱[4]。

(二)檔案管理人員綜合能力弱

檔案管理人員是影響管理工作效果的主要因素，當前檔案管理人員普遍綜合能力較弱，對于新技術(shù)和新理念的應(yīng)用存在不到位的現(xiàn)象。檔案工作中缺失專業(yè)的管理人才，工作人員對于檔案管理的理論知識了解程度不夠，無法利用專業(yè)的手段和知識對檔案工作模式進行創(chuàng)新，這也影響了其對數(shù)據(jù)化檔案管理的認知。檔案管理人員普遍認為自身的工作是對檔案數(shù)據(jù)進行收集，將其保存在相應(yīng)的系統(tǒng)即可，重點在于保證數(shù)據(jù)的完整性，沒有形成數(shù)據(jù)化思維模式，未主動利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)管理方式進行創(chuàng)新和優(yōu)化。除去思維意識方面落后，檔案管理人員自身操作信息化系統(tǒng)的方式也并不熟練，只是會利用檔案管理平臺對數(shù)據(jù)進行傳輸，無法及時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)內(nèi)在價值進行分析。

(三)檔案資源利用率低下

檔案資源的利用是發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)價值的重要方式，在傳統(tǒng)檔案管理機制下，通常是在某些部門需要使用檔案信息時由檔案管理人員進行提供，檔案數(shù)據(jù)利用效率低下，檔案服務(wù)存在被動化的現(xiàn)象。在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型中沒有對檔案服務(wù)模式進行創(chuàng)新，這會使檔案價值不能充分發(fā)揮，不利于現(xiàn)代化檔案管理機制的構(gòu)建。除此之外，檔案資源利用方式?jīng)]有結(jié)合管理工作改革需求進行調(diào)整，導(dǎo)致檔案資源利用只是停留在數(shù)字化層面，無法深入推動數(shù)據(jù)化進程[5]。

(四)安全問題突出

在數(shù)據(jù)存儲過程中極其容易出現(xiàn)隱私數(shù)據(jù)被竊取的現(xiàn)象，在電子檔案中涉及大量的個人信息和數(shù)據(jù)，相關(guān)人員可以通過非法手段獲取用戶信息。在檔案系統(tǒng)中所存儲的信息類型較多，檔案數(shù)據(jù)規(guī)模較大，運行環(huán)境復(fù)雜化，因此網(wǎng)絡(luò)平臺中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)濫用的現(xiàn)象，冒用個人信息，這給檔案安全帶來了威脅。黑客攻擊是當前檔案安全隱患的主要來源之一，黑客會利用非法手段進入電子檔案系統(tǒng)中，通過破壞其防護體系的方式入侵數(shù)據(jù)庫來盜竊其他的信息。在網(wǎng)絡(luò)平臺上包含著各種不同類型的病毒，會通過網(wǎng)頁、軟件等多種不同方式進行傳播，如果管理人員誤點某些軟件或者網(wǎng)頁，會威脅檔案系統(tǒng)的安全性。

四、互聯(lián)網(wǎng)視域下檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型策略

(一)推進檔案資源數(shù)據(jù)化

以往只是簡單的針對紙質(zhì)化檔案進行形式轉(zhuǎn)化，使其以可讀的圖像文本形式展示出來。檔案資源數(shù)據(jù)化是數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的重要過程之一，作為檔案管理部門需要對各類新型技術(shù)進行合理應(yīng)用，不斷強化數(shù)據(jù)能力，為數(shù)據(jù)化改變提供重要的技術(shù)支持[6]。檔案管理部門可以利用光學(xué)符號識別技術(shù)、語音識別技術(shù)、格式轉(zhuǎn)換技術(shù)，對數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化處理，在檔案管理系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)庫，為數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)調(diào)取、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用提供新的數(shù)據(jù)支持，推進數(shù)據(jù)化進程。檔案管理人員應(yīng)當利用智能技術(shù)對數(shù)據(jù)進行分解，使其成為可讀取、可處理的數(shù)據(jù)格式，對數(shù)據(jù)關(guān)系進行重新建構(gòu)，最后對數(shù)據(jù)實施語義加工處理，利用可視化技術(shù)將其展示給其他人員，為數(shù)據(jù)合理利用提供有效幫助。

(二)強化檔案管理人員數(shù)據(jù)化思維

作為檔案管理人員必須要形成數(shù)據(jù)化思維模式，正確認識檔案數(shù)據(jù)化的意義和必要性，不斷提高自身利用檔案數(shù)據(jù)的能力，為檔案數(shù)據(jù)化提供重要的人力支持。首先，重視引導(dǎo)現(xiàn)有管理人員不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和理念，對管理人員進行有效培訓(xùn)，重點針對檔案數(shù)據(jù)化制定專題培訓(xùn)內(nèi)容，例如數(shù)據(jù)化概念、數(shù)字化和數(shù)據(jù)化的區(qū)別、數(shù)據(jù)化挑戰(zhàn)和實踐路徑，強化管理人員對于檔案數(shù)據(jù)化的認知和了解，使其形成敏銳的數(shù)據(jù)意識[7]。其次，積極引進新型人才，要求其在擁有扎實的檔案理論知識基礎(chǔ)上掌握信息技術(shù)的應(yīng)用方式，例如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，在工作中可以利用數(shù)據(jù)意識主動對工作模式進行創(chuàng)新，合理優(yōu)化檔案管理工作格局。

(三)對檔案服務(wù)進行升級

第一，推進檔案服務(wù)知識化。知識化的實現(xiàn)需要利用知識圖譜技術(shù)、語義識別技術(shù)等對檔案內(nèi)容進行合并和拆分，利用形象的方式將檔案知識成果展示出來，加強使用人員對于檔案信息的了解程度，滿足檔案數(shù)據(jù)查閱需求。第二，跨領(lǐng)域合作。跨領(lǐng)域合作能夠?qū)n案資源進行整合利用，有利于推動社會整體發(fā)展。例如，在高校檔案管理工作中包含著各類重要的知識性數(shù)據(jù)資源，含有豐富的歷史文化資源內(nèi)容，高?？梢赃x擇和文化館或者博物館進行合作，對所收集的典藏數(shù)據(jù)進行分享。第三，制定個性化服務(wù)。不同群體對于檔案數(shù)據(jù)的利用需求是存在一定差異的，檔案管理部門可以結(jié)合用戶小數(shù)據(jù)完成用戶畫像，了解檔案用戶的使用需求，結(jié)合用戶需求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

(四)加強檔案數(shù)據(jù)安全管理

數(shù)據(jù)安全管理是極其必要的，涉及工作單位內(nèi)每個人的隱私安全，同時也會泄露工作單位的相關(guān)發(fā)展計劃，一旦數(shù)據(jù)泄露會給個人以及單位整體帶來嚴重影響，因此需要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)安全管理機制[8]。積極引進各種安全防護技術(shù)。身份認證可以利用密碼、指紋識別等各種方式明確個人的身份信息，可以有效防止其他人盜用或者進入數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在身份認證過程中用戶需要輸入動態(tài)口令，具有動態(tài)化的特點和優(yōu)勢，保證身份認證的有效性，避免出現(xiàn)盜用數(shù)據(jù)或者權(quán)限的現(xiàn)象。同時重視利用防火墻以及入侵檢測技術(shù)，能夠及時發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患問題，并采取相應(yīng)的措施自動反擊，可以有效保證數(shù)據(jù)的安全性，防止病毒或者外來攻擊破壞檔案管理系統(tǒng)，是保證檔案數(shù)據(jù)化進程有序推進的關(guān)鍵。

結(jié)語

在信息時代下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國提出的新要求，能夠?qū)n案資料的格式進行轉(zhuǎn)換，擴大檔案數(shù)據(jù)的存儲規(guī)模，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的現(xiàn)象，保證檔案資料的安全性。當前大數(shù)據(jù)時代的到來加快了數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型進程，可以深入挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)在價值，提供多樣化數(shù)據(jù)服務(wù)，整合資源信息，但是在新時代環(huán)境下數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型也面臨著諸多的挑戰(zhàn)和問題，例如，數(shù)據(jù)規(guī)模持續(xù)擴大、檔案管理人員綜合能力弱、檔案資源利用率低等。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的要求，在實施數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型時應(yīng)盡快推進檔案資源數(shù)據(jù)化，直視現(xiàn)實發(fā)展需求，強化檔案管理人員數(shù)據(jù)化思維，對檔案服務(wù)進行升級，以此來強化檔案管理質(zhì)量和效率。