智慧城市視域下企業(yè)智慧檔案館的內(nèi)涵及建設(shè)路徑

張磊 劉遷 吳品才

[摘要]智慧城市視域下電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)具有深刻的時(shí)代特征與現(xiàn)實(shí)意義，可為電力企業(yè)提供個(gè)性化、精細(xì)化的檔案服務(wù)，滿足日益增長(zhǎng)的多元檔案新資源服務(wù)需求，也可研判社會(huì)用電需求，更好地為民服務(wù)，助力于社會(huì)主要矛盾的解決，滿足人民對(duì)美好生活的向往。其建設(shè)要堅(jiān)持需求導(dǎo)向、因地制宜、融入城市、共建共享，分規(guī)劃設(shè)計(jì)、論證立項(xiàng)、方案編制、項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目運(yùn)維等五階段有序推進(jìn)。

[關(guān)鍵詞]智慧城市電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)路徑

2008年11月，IBM公司提出“智慧地球”概念，認(rèn)為世界的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)正在向智慧的方向發(fā)展，可感應(yīng)、可度量（Instrumented）的信息源無(wú)處不在，互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)讓這一切互聯(lián)互通（Interconnected），讓一切變得更加智能（Intelligent）[1]。而智慧城市則是智慧地球的具體實(shí)踐，是城市發(fā)展的一種高級(jí)形態(tài)。2009年起世界主要發(fā)達(dá)國(guó)家開始啟動(dòng)智慧城市建設(shè)，我國(guó)也積極推動(dòng)智慧城市建設(shè)，由住建部公布的國(guó)家智慧城市試點(diǎn)已超過(guò)300個(gè)。智慧城市的建設(shè)已不僅僅是一場(chǎng)技術(shù)變革帶來(lái)的城市新體驗(yàn)，更是信息化時(shí)代城市文明與城市文化繁榮的代表性符號(hào)[2]。

智慧城市的建設(shè)在全球方興未艾，影響廣泛，而電力企業(yè)作為關(guān)系國(guó)家能源安全和國(guó)民經(jīng)濟(jì)命脈的國(guó)有重要骨干企業(yè)，在智慧城市的建設(shè)中起著重要的作用，可以為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，也就可以在智慧城市建設(shè)中提供更好的數(shù)據(jù)服務(wù)。因此，作為國(guó)家重要的骨干企業(yè)，電力企業(yè)更應(yīng)該置身于智慧城市體系之中，建設(shè)智慧企業(yè)，建設(shè)智慧檔案館，提供智慧服務(wù)。

一、企業(yè)智慧檔案館的概念及內(nèi)涵

1.電力企業(yè)智慧檔案館內(nèi)涵

電力企業(yè)智慧檔案館是指以電力企業(yè)多元化的檔案信息資源為基礎(chǔ)，將新一代物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等智慧管理技術(shù)充分運(yùn)用在企業(yè)檔案管理之中，讓檔案管理更智慧，以實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)的檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)的目標(biāo)，為電力企業(yè)提供智慧化服務(wù)的超越數(shù)字檔案館的新模式，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資企的目的。

電力企業(yè)智慧檔案館是企業(yè)信息化與企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度融合，是企業(yè)檔案信息化向更高階段發(fā)展的表現(xiàn)，是企業(yè)檔案館發(fā)展模式轉(zhuǎn)型升級(jí)的必然趨勢(shì)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智慧化是電力企業(yè)智慧檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)，人檔互聯(lián)是電力企業(yè)智慧檔案館的核心構(gòu)成，而智慧服務(wù)則是電力企業(yè)智慧檔案館的精髓[3]。電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)需要以電力企業(yè)檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)感知、傳遞檔案信息以提高電力企業(yè)檔案管理效率，改善電力企業(yè)檔案管理服務(wù)水平，推進(jìn)電力企業(yè)檔案館創(chuàng)新性、有序性和持續(xù)性發(fā)展，為電力企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的智慧電網(wǎng)服務(wù)。

2.電力企業(yè)智慧檔案館的特征

電力企業(yè)智慧檔案館具有全面感知、泛在互聯(lián)、以人為本、服務(wù)創(chuàng)新的特征。電力企業(yè)智慧檔案館的核心技術(shù)是感知技術(shù)，這也是其與數(shù)字檔案館技術(shù)體系的最大差別。電力企業(yè)智慧檔案館融合了（移動(dòng)）互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息網(wǎng)絡(luò)并打造出泛在的承載網(wǎng)絡(luò)，實(shí)時(shí)精準(zhǔn)地傳遞著各種信息，以實(shí)現(xiàn)人、檔的互聯(lián)互通，讓用戶可以在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，真正為電力企業(yè)發(fā)展服務(wù)。電力企業(yè)智慧檔案館可以通過(guò)分析電力企業(yè)提供檔案利用的數(shù)據(jù)信息，研判電力企業(yè)的信息需求，從而為電力企業(yè)提供個(gè)性化的檔案推薦服務(wù)，引領(lǐng)企業(yè)檔案的服務(wù)創(chuàng)新。

3.電力企業(yè)智慧檔案館的價(jià)值

電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)能優(yōu)化電力企業(yè)檔案館業(yè)務(wù)流程，讓檔案收集、分類、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)更為智慧化、個(gè)性化。檔案管理的智慧化首先就要讓巨量的檔案資源數(shù)據(jù)化，推動(dòng)電力企業(yè)檔案資源精細(xì)化管理，拓展電力企業(yè)檔案館服務(wù)的內(nèi)涵和外延。

國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的電力企業(yè)檔案。電力企業(yè)智慧檔案館助力于檔案信息資源的共建共享，可以為企業(yè)各部門提供個(gè)性化、精細(xì)化的檔案服務(wù)，提高檔案信息資源的利用效率，滿足日益增長(zhǎng)的多元檔案新資源服務(wù)需求，而透過(guò)電力企業(yè)智慧檔案館，電力企業(yè)可以更好地研判社會(huì)用電需求，特別是滿足突發(fā)事件發(fā)生時(shí)對(duì)電力檔案的需求，更好地為民服務(wù)，普惠到更多的民眾，助力于新時(shí)代社會(huì)主要矛盾的解決，滿足人民對(duì)美好生活的向往。

建設(shè)電力企業(yè)智慧檔案館對(duì)電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，一方面可以為智慧時(shí)代產(chǎn)生的海量、異構(gòu)的檔案資源提供智慧收集、智慧管理和智慧利用；另一方面也可以創(chuàng)新電力企業(yè)檔案工作，國(guó)家電網(wǎng)公司是我國(guó)最為著名的電力企業(yè)，其檔案工作一直以來(lái)都深受國(guó)家檔案局好評(píng)，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)王紹忠2016年在國(guó)家電網(wǎng)公司調(diào)研時(shí)高度評(píng)價(jià)了國(guó)家電網(wǎng)公司對(duì)檔案工作的重視、超前的發(fā)展思路和精準(zhǔn)的發(fā)展定位，認(rèn)為國(guó)家電網(wǎng)公司檔案信息化建設(shè)和電子文件管理成績(jī)突出，在央企中發(fā)揮了示范帶頭作用，并希望繼續(xù)加大檔案資源開發(fā)利用力度，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮更大效力，也要大力開展創(chuàng)新，繼續(xù)發(fā)揮示范帶頭作用，并全面總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為國(guó)家檔案局相關(guān)工作提供支持[4]。在這樣的現(xiàn)實(shí)背景下，電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)能創(chuàng)新國(guó)家電網(wǎng)公司檔案工作，更可為檔案系統(tǒng)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

二、電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)原則

1.需求導(dǎo)向，因地制宜

電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)要堅(jiān)持以企業(yè)自身需求為導(dǎo)向，立足企業(yè)的檔案需求和個(gè)性化服務(wù)的需要，增強(qiáng)電力企業(yè)智慧檔案館的感受度，讓其不僅能惠及電力企業(yè)，更要普惠到廣大民眾，滿足人民美好生活的愿望。電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)要因地制宜，結(jié)合自身的實(shí)際情況，如所在地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、地理區(qū)位條件、信息化基礎(chǔ)和實(shí)際需求等，做好電力企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目的論證，切勿貪大求全、重復(fù)建設(shè)，打造出具有自身特色的電力企業(yè)智慧檔案館應(yīng)用新模式。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，共建共享

電力企業(yè)智慧檔案館應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，注重頂層設(shè)計(jì)與系統(tǒng)工程，將電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)與智能電網(wǎng)相對(duì)接，綜合考量，確定總體布局和階段安排，使電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)能夠成為一個(gè)系統(tǒng)，綜合集成，推動(dòng)資源的優(yōu)化配置，讓檔案收集、檔案管理、檔案利用等各個(gè)環(huán)節(jié)高度智慧化。電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)要在標(biāo)準(zhǔn)體系的框架下整合資源，建立健全電力企業(yè)系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)和檔案公共服務(wù)平臺(tái)，推進(jìn)電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源的縱向集成與橫向集成，切實(shí)推動(dòng)檔案信息化協(xié)同應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。

3.融入城市，協(xié)同創(chuàng)新

電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)應(yīng)融入智慧城市、智能電網(wǎng)建設(shè)，一方面，可以獲得智慧城市或者智能電網(wǎng)的專項(xiàng)資金支持，另一方面，可以借用智慧城市之智慧政務(wù)的部分基礎(chǔ)設(shè)施，如政務(wù)云等，讓國(guó)家資源得到最優(yōu)配置。此外，電力企業(yè)智慧檔案館融入智慧城市建設(shè)，電力企業(yè)檔案信息化與城市化發(fā)展協(xié)同運(yùn)作，亦可推動(dòng)電力企業(yè)檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，特別是在檔案信息資源為城市發(fā)展提供數(shù)據(jù)服務(wù)與公眾個(gè)性化服務(wù)的層面。

三、企業(yè)智慧檔案館的總體架構(gòu)

電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)是以多元化的電力企業(yè)檔案信息資源為基礎(chǔ)，以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系為依據(jù)，以電力企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái)為重點(diǎn)，以安全管理平臺(tái)為保障，設(shè)立一個(gè)能充分感知和動(dòng)態(tài)管理檔案館運(yùn)行數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)中心，搭建智慧檔案館整體框架，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)智慧檔案館檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)的目標(biāo)，以便電力企業(yè)更智慧化地管理檔案，更智慧化地提供服務(wù)。智慧檔案館的整體框架包括設(shè)施層、感知層、數(shù)據(jù)層、服務(wù)層等四大層次結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系等兩大體系，如圖1所示。

設(shè)施層是對(duì)電力檔案開展智慧收集、智慧管理、智慧利用的前提條件，包括樓宇建設(shè)、館庫(kù)建設(shè)和IT建設(shè)三類，樓宇建設(shè)包括建筑物、樓宇通信、樓宇安全系統(tǒng)和綜合信息管理系統(tǒng)等。館庫(kù)建設(shè)歸屬于智能建筑，為了實(shí)現(xiàn)庫(kù)房八防，包括智能密集架、縮微處理設(shè)備等。IT建設(shè)包括智慧檔案館建設(shè)所需的硬軟件環(huán)境，包括服務(wù)器、磁盤陣列、計(jì)算機(jī)等硬件和大數(shù)據(jù)平臺(tái)、非編系統(tǒng)、虛擬化系統(tǒng)等軟件。

感知層是電力企業(yè)檔案信息資源采集的重要部分，電力企業(yè)智慧檔案館主要通過(guò)傳感器、RFID、二維碼、監(jiān)控等感知設(shè)備，對(duì)電力企業(yè)智慧檔案館中需要感知的檔案信息數(shù)據(jù)（如檔案元數(shù)據(jù)、檔案目錄數(shù)據(jù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)等）、企業(yè)用戶數(shù)據(jù)（用戶基本信息、用戶查詢利用、用戶咨詢數(shù)據(jù)等）和檔案館建筑等各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、廣泛、深度的感知，最后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)層。

數(shù)據(jù)層則建立在感知層的基礎(chǔ)之上，主要分為數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)處理兩部分，分別形成檔案收集庫(kù)和檔案管理庫(kù)，其中數(shù)據(jù)收集包括對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)（如目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、共享數(shù)據(jù)庫(kù)等）和用戶數(shù)據(jù)（用戶基本信息、用戶利用數(shù)據(jù)等）的收集。隨后，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)將對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，分別是數(shù)據(jù)導(dǎo)入/預(yù)處理、統(tǒng)計(jì)、分析和挖掘。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析中，諸如用戶實(shí)時(shí)查閱檔案等實(shí)時(shí)性需求會(huì)用到Oracle的Exadata以及基于MySQL的列式存儲(chǔ)Infobright等。數(shù)據(jù)挖掘主要是在數(shù)據(jù)初步統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，運(yùn)用Kmeans等工具進(jìn)行計(jì)算預(yù)測(cè)，從而實(shí)現(xiàn)高級(jí)別數(shù)據(jù)分析的需求，便于為用戶提供個(gè)性化推送等服務(wù)。

服務(wù)層是智慧檔案館體系中最為重要的一環(huán)，它通過(guò)檔案智慧服務(wù)平臺(tái)為企業(yè)用戶提供服務(wù)，形成了檔案館“收管用”職能實(shí)現(xiàn)的完整循環(huán)，在檔案智慧服務(wù)平臺(tái)中，除了實(shí)現(xiàn)檔案的館內(nèi)、館外的智能檢索利用外，還可對(duì)用戶的利用行為及管理行為進(jìn)行感知，從而達(dá)到智慧服務(wù)的目的。

此外，為確保電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)的有序開展，還需要建立一套涵蓋指導(dǎo)原則類、信息技術(shù)類、綜合管理類和檔案業(yè)務(wù)類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系等在內(nèi)的智慧檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，以及物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等方面的安全保障體系，共同為電力企業(yè)智慧檔案館的發(fā)展保駕護(hù)航。

四、電力企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)路徑

1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段

規(guī)劃設(shè)計(jì)階段包括編寫電力企業(yè)智慧檔案館總體規(guī)劃方案和編寫電力企業(yè)智慧檔案館總體設(shè)計(jì)方案。編寫電力企業(yè)智慧檔案館總體規(guī)劃方案是通過(guò)對(duì)電力企業(yè)信息化及檔案信息化的調(diào)研，了解電力企業(yè)信息化和檔案信息化的建設(shè)現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。依據(jù)實(shí)地需求調(diào)研的結(jié)果，結(jié)合智慧檔案館的建設(shè)要求，綜合考慮電力企業(yè)信息化發(fā)展水平、技術(shù)力量、資源規(guī)模、基礎(chǔ)工作水平、資金投入等因素，明確智慧檔案館建設(shè)的指導(dǎo)思想、建設(shè)原則，確定智慧檔案館的總體建設(shè)目標(biāo)和總體建設(shè)內(nèi)容，并規(guī)劃出各階段的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容以及建設(shè)周期，形成《電力企業(yè)智慧檔案館總體規(guī)劃方案》。在完成電力企業(yè)智慧檔案館的總體規(guī)劃后，需要進(jìn)行電力企業(yè)智慧檔案館的總體設(shè)計(jì)，這是對(duì)總體規(guī)劃的具體化，是總體規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)手段。依據(jù)《電力企業(yè)智慧檔案館總體規(guī)劃方案》，明確智慧檔案館的整體框架、設(shè)備層、感知層、數(shù)據(jù)層和服務(wù)層以及各體系的建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)要求，形成《電力企業(yè)智慧檔案館總體設(shè)計(jì)方案》，繪制出智慧檔案館的“藍(lán)圖”和實(shí)現(xiàn)智慧檔案館建設(shè)的“效果圖”，為后期各階段的項(xiàng)目建設(shè)提供依據(jù)。

2.論證立項(xiàng)階段

論證立項(xiàng)階段包括編寫電力企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目建議書、編寫電力企業(yè)智慧檔案館可行性研究報(bào)告、編寫電力企業(yè)智慧檔案館初步設(shè)計(jì)報(bào)告三個(gè)階段。在電力企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目建議書的編制階段，電力企業(yè)應(yīng)通過(guò)多種方式組織項(xiàng)目需求分析，并開展專家咨詢，然后結(jié)合國(guó)家和電力企業(yè)自身檔案信息化現(xiàn)狀和檔案管理實(shí)際需求，編制《電力企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目建議書》。編寫電力企業(yè)智慧檔案館可行性研究報(bào)告旨在通過(guò)對(duì)實(shí)施條件和項(xiàng)目實(shí)際需求的進(jìn)一步分析，提出電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)的原則、目標(biāo)、內(nèi)容、方案、組織實(shí)施方式、投融資方案和效益評(píng)價(jià)方案。編寫電力企業(yè)智慧檔案館初步設(shè)計(jì)報(bào)告，目的是在可行性研究基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確并細(xì)化項(xiàng)目需求、建設(shè)原則、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施方案、投資概算、風(fēng)險(xiǎn)及效益分析等內(nèi)容。

3.項(xiàng)目建設(shè)方案編制階段

在智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目通過(guò)立項(xiàng)后，電力企業(yè)可以采用公開招標(biāo)或者內(nèi)部邀請(qǐng)的方式征集《電力企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目建設(shè)方案》，并組織政府部門、電力企業(yè)系統(tǒng)、高校、科研機(jī)構(gòu)等單位專家進(jìn)行評(píng)審，評(píng)選出最佳方案，再進(jìn)行最優(yōu)化設(shè)計(jì)后完善《電力企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目建設(shè)方案》。

4.項(xiàng)目建設(shè)階段

項(xiàng)目建設(shè)階段主要包括項(xiàng)目招投標(biāo)階段和項(xiàng)目實(shí)施階段。在項(xiàng)目招投標(biāo)階段，電力企業(yè)依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)方案和招標(biāo)方式組織招標(biāo)采購(gòu)，在符合招標(biāo)條件的建設(shè)公司中確定中標(biāo)公司，電力企業(yè)與中標(biāo)公司就智慧檔案館項(xiàng)目簽訂合同。在項(xiàng)目實(shí)施階段，按照需求分析、研發(fā)設(shè)計(jì)、聯(lián)調(diào)測(cè)試、項(xiàng)目試運(yùn)行、初步驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收等流程進(jìn)行項(xiàng)目的建設(shè)與驗(yàn)收。同時(shí)，在項(xiàng)目建設(shè)階段還要引入監(jiān)理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)理，確保質(zhì)量。

5.項(xiàng)目運(yùn)維階段

電力企業(yè)智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目建成后的運(yùn)行管理由電力企業(yè)負(fù)責(zé)。電力企業(yè)應(yīng)確立智慧檔案館項(xiàng)目運(yùn)行的部門，根據(jù)實(shí)際情況修訂相關(guān)制度，在日常運(yùn)行中加強(qiáng)維護(hù)，并在經(jīng)費(fèi)上予以保障。電力企業(yè)可委托中標(biāo)單位或者專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)參與智慧檔案館項(xiàng)目的運(yùn)行和維護(hù)，尤其是在項(xiàng)目完成后的初期，由于使用人員對(duì)智慧檔案館建設(shè)的成果還比較陌生、操作不熟練，同時(shí)電力企業(yè)還比較缺乏智慧檔案館方面的專業(yè)人才，為了保證現(xiàn)有智慧檔案館建設(shè)成果的運(yùn)用，及時(shí)解決使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，還需要原廠商提供一定時(shí)期內(nèi)的駐場(chǎng)運(yùn)維服務(wù)。

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