淺析采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控與審計(jì)方法的結(jié)合

張新旭 中國(guó)路橋工程有限責(zé)任公司

隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要性逐漸凸顯，越來(lái)越受到企業(yè)管理層和治理層的重視和關(guān)注。然而，采購(gòu)流程中內(nèi)控制度的不規(guī)范、不健全；內(nèi)控流程在采購(gòu)中運(yùn)行不合理、不嚴(yán)密；不能滿足現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)管理的需求。因采購(gòu)業(yè)務(wù)缺乏應(yīng)有的透明度，可能導(dǎo)致索取回扣、以權(quán)牟私等腐敗現(xiàn)象，不僅讓企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。就如何規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)、加強(qiáng)流程管理，如何通過(guò)內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)并解決內(nèi)控中的薄弱環(huán)節(jié)，已逐漸成為公司管理領(lǐng)域的焦點(diǎn)。

一、采購(gòu)活動(dòng)中的內(nèi)部控制

(一)內(nèi)部控制的重要性

企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)是指企業(yè)為獲得需要的物品(如原材料、半成品、辦公用品等)或勞務(wù)而進(jìn)行的一系列的經(jīng)濟(jì)和商業(yè)活動(dòng)的總稱。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大背景下，理性的企業(yè)一般會(huì)把非主營(yíng)業(yè)務(wù)外包給第三方，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身價(jià)值最大化的目標(biāo)。為了維持企業(yè)正常的生產(chǎn)或銷售行為，采購(gòu)是必不可少的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，也是企業(yè)一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中最常見(jiàn)最頻繁的一種。又因采購(gòu)業(yè)務(wù)缺乏先天性的透明度，流程中部分內(nèi)控失效將會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員以權(quán)謀私、暗箱操作、收受回扣等一系列現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此，企業(yè)需要建立健全一套合理、完善、可行的采購(gòu)內(nèi)控制度，在源頭上保證有制可循，使相關(guān)業(yè)務(wù)得到控制和監(jiān)督，降低相關(guān)采購(gòu)成本，確保企業(yè)利益的實(shí)現(xiàn)。

(二)管理層面的整體控制

目前來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)采購(gòu)流程中存在著控制缺陷和制度的不規(guī)范。為了防止與采購(gòu)有關(guān)的人員利用這些內(nèi)控缺陷謀取私利損害企業(yè)利益，采取相應(yīng)的內(nèi)控措施：一是企業(yè)在保證采購(gòu)質(zhì)量以及成本可控的基礎(chǔ)上，要定期輪換供應(yīng)商并分派不同采購(gòu)人員，對(duì)滿足要求的多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行橫縱向比較和分析篩選，從而挑選最優(yōu)的供應(yīng)商。二是當(dāng)企業(yè)需要進(jìn)行大宗、大額采購(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)由招投標(biāo)管理委員會(huì)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)監(jiān)督和決策。管理委員會(huì)由采購(gòu)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售等部門抽調(diào)員工組成其中采購(gòu)部門負(fù)責(zé)主要事務(wù)處理，其他部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督。這樣能有效提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量。三是充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計(jì)作用，賦予內(nèi)審人員更多的權(quán)限監(jiān)督企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)反饋給管理部門讓其做出相應(yīng)處理。上述措施形成具有采購(gòu)內(nèi)部控制規(guī)范，依靠?jī)?nèi)部審計(jì)監(jiān)督檢查，問(wèn)題反饋真實(shí)準(zhǔn)確，處理問(wèn)題及時(shí)有效的控制體系與審計(jì)方法的結(jié)合，這也是本文研究和探討的內(nèi)容。

(三)活動(dòng)中的制度控制

在整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中，運(yùn)用以單據(jù)和憑證為載體的內(nèi)控手段，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制，對(duì)采購(gòu)決策環(huán)節(jié)和審批環(huán)節(jié)實(shí)施相互制約和監(jiān)督的機(jī)制。這樣做能有效規(guī)避采購(gòu)流程中的控制風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)利益不受侵害。制度控制有效規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)的管理，減少采購(gòu)流程中漏洞和缺陷，使企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)流程向程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化不斷地發(fā)展。它把控采購(gòu)過(guò)程中實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)以及防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)采購(gòu)目的的實(shí)現(xiàn)提供有效保證。

采購(gòu)中制度控制主要針對(duì)活動(dòng)特征，結(jié)合具體的環(huán)境、目標(biāo)、控制要點(diǎn)、控制載體等具體情況而制定出具體的制度控制體系。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：(1)相關(guān)人員的職責(zé)分離：首先保證各經(jīng)辦人員各司其職。關(guān)鍵崗位做到職責(zé)分離，避免由同一個(gè)人兼任相關(guān)聯(lián)崗位，約束流程上各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員的職權(quán)范圍，降低流程中的串通舞弊風(fēng)險(xiǎn)。(2)業(yè)務(wù)審批的權(quán)責(zé)分離：制度上規(guī)定流程上的權(quán)責(zé)，避免業(yè)務(wù)經(jīng)辦和審批由同一個(gè)人或部門完成，從而減少流程中的不合規(guī)行為。(3)能力與崗位雙掛鉤原則：相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具備與本崗位相匹配的業(yè)務(wù)能力和道德操守。不具備專業(yè)技能以及不能勝任的人員必須先經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和考核，通過(guò)后才能從事相關(guān)工作。

(四)活動(dòng)中的流程控制

所謂采購(gòu)流程控制，是把整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)分割成幾個(gè)相互獨(dú)立的部分，這些部分又無(wú)縫銜接成完整的業(yè)務(wù)流程。每一個(gè)部分別交由不同部門負(fù)責(zé)處理，這些部門又分別由不同的主管負(fù)責(zé)，最終形成各部門和其管理者之間的相互制約。即由機(jī)構(gòu)的部門及領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)購(gòu)要求和審核批準(zhǔn)，采購(gòu)部門搜尋合格供方名錄或開發(fā)新的供應(yīng)商，同時(shí)征詢庫(kù)管部門和財(cái)務(wù)部門關(guān)于本次采購(gòu)的存儲(chǔ)和資金流用量，同時(shí)由財(cái)務(wù)部門核實(shí)有無(wú)供應(yīng)商前期欠款情況，確認(rèn)無(wú)誤后交由采購(gòu)評(píng)審文員會(huì)評(píng)選最優(yōu)供應(yīng)商，經(jīng)采購(gòu)談判后簽訂購(gòu)銷合同，后續(xù)收貨付款并依照合同中的需求標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收工作。

(五)活動(dòng)各環(huán)節(jié)銜接控制

要使每個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)都得到很好的銜接，采購(gòu)中涉及會(huì)計(jì)憑證和原始性單據(jù)要得到充分的記錄，通過(guò)內(nèi)部審計(jì)的工作來(lái)監(jiān)督和控制整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)，有效地建立以單證為載體的控制體系，輔助以稽核和監(jiān)督手段。即通過(guò)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行事前分析和評(píng)估、事中審批與監(jiān)督、事后驗(yàn)收和檢查的銜接體系，做到控制活動(dòng)貫穿于企業(yè)采購(gòu)的始終，從而保證采購(gòu)活動(dòng)正常有序地進(jìn)行。最重要的四個(gè)銜接環(huán)節(jié)：(1)請(qǐng)購(gòu)與審批環(huán)節(jié)的銜接；(2)審批與訂貨環(huán)節(jié)的銜接；(3)訂貨與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的銜接；(4)采購(gòu)與賬務(wù)處理環(huán)節(jié)的銜接。對(duì)采購(gòu)進(jìn)行事前分析和評(píng)估、事中審批與監(jiān)督、事后驗(yàn)收和檢查的銜接體系，做到將控制貫穿于業(yè)務(wù)的始終，保證活動(dòng)正常有序開展。

二、采購(gòu)活動(dòng)中的審計(jì)方法

通過(guò)對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)一般業(yè)務(wù)流程的分析及歸納，總結(jié)出在采購(gòu)過(guò)程中通常會(huì)有的七大環(huán)節(jié)以及與每個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的審計(jì)方法。審計(jì)方法在這些環(huán)節(jié)中有效運(yùn)行，能確保企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)質(zhì)量和效果以及推動(dòng)企業(yè)向前的發(fā)展，以下將逐一進(jìn)行闡述。

(一)請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的審計(jì)方法

請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控目的是為了讓真實(shí)需求得到滿足，避免不必要的采購(gòu)開支，減少因重復(fù)采購(gòu)而造成存貨積壓的風(fēng)險(xiǎn)。請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)是整個(gè)采購(gòu)流程的開始，也是所有采購(gòu)活動(dòng)要實(shí)現(xiàn)的最終目標(biāo)。(1)了解被審單位請(qǐng)購(gòu)部門的需求情況，分析請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否合理，是否填制了如物料需求表等并告知庫(kù)管部門；(2)檢查庫(kù)管部門是否根據(jù)現(xiàn)狀計(jì)算了需求量，編制正式請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)審批后交付采購(gòu)部門；(3)檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)采購(gòu)部門確認(rèn)，并充分了解相關(guān)市場(chǎng)行情，據(jù)實(shí)編制采購(gòu)成本預(yù)算；(4)了解財(cái)務(wù)預(yù)算是否足以應(yīng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)，請(qǐng)購(gòu)單關(guān)于采購(gòu)預(yù)算、付款期限、支付方式等信息，是否根據(jù)經(jīng)營(yíng)狀況對(duì)請(qǐng)求進(jìn)行評(píng)估；檢查訂購(gòu)單審核情況，留底聯(lián)后交由下一環(huán)節(jié)訂貨。

(二)訂貨環(huán)節(jié)的審計(jì)方法

采購(gòu)部門依據(jù)手續(xù)完備的請(qǐng)購(gòu)單辦理訂貨業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員首先向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，待獲取報(bào)價(jià)后再集中進(jìn)行比較。比較內(nèi)容主要包括各供應(yīng)商提供標(biāo)的物質(zhì)量、價(jià)格、可享受折扣、交貨時(shí)間及供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)等相關(guān)情況。初步確認(rèn)適合的供應(yīng)商后，擇優(yōu)選取部分供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判的結(jié)果簽訂采購(gòu)訂購(gòu)合同，將情況及時(shí)反饋到生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門，以便合理安排企業(yè)生產(chǎn)、驗(yàn)收和付款等相關(guān)環(huán)節(jié)。

1.供應(yīng)商選擇審計(jì)程序

(1)判斷供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)是否包括基本標(biāo)準(zhǔn)、資信品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、道德規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、潛在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；(2)供應(yīng)商選擇是否由采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、價(jià)格評(píng)選委員會(huì)等部門共同決策；(3)被審單位是否按合作關(guān)系和依賴程度劃分；(4)是否以合同形式規(guī)范采購(gòu)內(nèi)容；(5)進(jìn)行臨時(shí)性、小規(guī)模采購(gòu)時(shí)，檢查是否存在供應(yīng)商遴選、比價(jià)記錄等內(nèi)容。實(shí)施控制流程簡(jiǎn)化如下：目標(biāo)供應(yīng)商的開發(fā)→潛在供應(yīng)商的調(diào)查和分析→可行性論證分析和比較→選擇最優(yōu)供應(yīng)商。

2.制定采購(gòu)價(jià)格審計(jì)程序

(1)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)方面，檢查是否遵循“質(zhì)量為本、價(jià)格優(yōu)先”原則，分析市場(chǎng)供求變化、供應(yīng)商成本構(gòu)成因素和價(jià)格制定方法等內(nèi)容，關(guān)注享受優(yōu)惠折扣等補(bǔ)充說(shuō)明；(2)檢查是否成立價(jià)格評(píng)審委員會(huì)，成員是否具備采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、法律咨詢等相關(guān)知識(shí)，檢查組織討論及會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)容。(3)在采購(gòu)價(jià)格獲批后，檢查采購(gòu)合同的簽訂以及價(jià)格是否受控。實(shí)施控制流程簡(jiǎn)化如下：了解相關(guān)產(chǎn)品報(bào)價(jià)并進(jìn)行詢價(jià)→遵循質(zhì)量為本價(jià)格優(yōu)先原則進(jìn)行詢價(jià)→通過(guò)協(xié)商與參考市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行招投標(biāo)確定采購(gòu)價(jià)格→具體執(zhí)行。

(三)合同談判的審計(jì)方法

(1)檢查職責(zé)分離，如合同審批責(zé)任人、采購(gòu)主管、談判代表等崗位按內(nèi)控制度進(jìn)行分離；(2)了解談判過(guò)程中，不同人員分配具體的任務(wù)，是否由談判代表負(fù)責(zé)整體趨勢(shì)控制以及合同內(nèi)容的溝通，避免雙方談判人員單獨(dú)私下接觸；(3)談判完成后檢查合同追責(zé)的執(zhí)行，合同額較大的是否經(jīng)內(nèi)控程序的核查。實(shí)施控制流程簡(jiǎn)化如下：擬定談判計(jì)劃→確定授權(quán)范圍→制定明確的談判目標(biāo)→采購(gòu)談判→協(xié)商采購(gòu)合同→法律意見(jiàn)參考→審批采購(gòu)合同→合同監(jiān)督執(zhí)行。

(四)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的審計(jì)方法

(1)了解采購(gòu)貨物入庫(kù)前是否由獨(dú)立庫(kù)管部門，根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單對(duì)其進(jìn)行查收并編制驗(yàn)收單或入庫(kù)單；(2)在驗(yàn)收時(shí)，檢查是否按照訂購(gòu)單檢查所購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、是否與訂購(gòu)單列示的相一致；(3)檢查對(duì)驗(yàn)收合格的貨物是否進(jìn)行分類保管，三聯(lián)式驗(yàn)收單(入庫(kù)單)填制情況；入庫(kù)單的兩聯(lián)是否交付給采購(gòu)及財(cái)務(wù)部門，末聯(lián)是否留底備查；(4)檢查不合格或與訂購(gòu)單不一致的貨物，是否遵循控制流程進(jìn)入違約或退換貨環(huán)節(jié)進(jìn)行后續(xù)處理。

(五)付款環(huán)節(jié)的審計(jì)方法

1.建立付款管理制度

付款流程控制和相應(yīng)責(zé)任條款，相關(guān)部門的職權(quán)和責(zé)任有效的結(jié)合。在付款各個(gè)環(huán)節(jié)中形成規(guī)范的作業(yè)指導(dǎo)，使得相關(guān)人員的活動(dòng)得到約束和規(guī)范。

2.應(yīng)付賬款專門管理

檢查應(yīng)付賬款的記錄和追蹤情況以及供應(yīng)商發(fā)票、請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)合同原件、訂貨單、退貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等原始憑證。對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行重分類調(diào)整，采購(gòu)折扣或罰款等情況；檢查與供應(yīng)商往來(lái)對(duì)賬情況，內(nèi)部明細(xì)分類與總賬核對(duì)；檢查應(yīng)付賬款的實(shí)時(shí)管理，確保付款核算的準(zhǔn)確。

3.付款環(huán)節(jié)相關(guān)監(jiān)督

檢查除特殊情況外，現(xiàn)金在規(guī)定數(shù)額以內(nèi)支付的情況。應(yīng)付金額較大的款項(xiàng)是否按規(guī)定以轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行支付，資金是否匯入收款人對(duì)公賬戶。核對(duì)收款人是否存在預(yù)付款、罰款、應(yīng)扣款項(xiàng)或欠款。如需預(yù)先付款，檢查履行預(yù)付款審批手續(xù)是否完備。

4.商業(yè)及現(xiàn)金折扣處理

供應(yīng)商所享受商業(yè)折扣，是否按扣除折扣金額后的價(jià)值確認(rèn)付款。檢查已存在現(xiàn)金折扣，考慮企業(yè)現(xiàn)有資金狀況、未來(lái)需求狀況，利率水平高低、折扣額多少，合評(píng)估是否有必要提前付款。檢查支付款項(xiàng)時(shí)，出納人員是否再次確認(rèn)付款金額有無(wú)錯(cuò)誤。

5.零星備用金的處理

檢查備用金采購(gòu)控制體系的建立。采購(gòu)人員臨時(shí)借用備用金時(shí)，只適用于小額緊急的突發(fā)性采購(gòu)，檢查額度是否由采購(gòu)及財(cái)務(wù)部門共同商定，是否存在超額領(lǐng)用情況。檢查領(lǐng)取備用金時(shí)，是否辦理書面借款手續(xù)，未使用余額是否及時(shí)退還。檢查財(cái)務(wù)部門設(shè)置的備查賬簿，追蹤結(jié)算和還款情況。

6.采購(gòu)付款后續(xù)處理

匯總采購(gòu)流程形成的票據(jù)以及原始憑證，檢查是否及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，跟蹤相關(guān)資金及物資周轉(zhuǎn)情況，相關(guān)記錄是否反饋給責(zé)任部門。

(六)賬務(wù)處理環(huán)節(jié)審計(jì)方法

(1)檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)憑證在財(cái)務(wù)部門留底備查，賬務(wù)處理及憑證編制，明細(xì)賬和總賬分類匯總情況；(2)在每個(gè)月月末，檢查各供應(yīng)商往來(lái)對(duì)賬單，核對(duì)應(yīng)付賬款余額與供應(yīng)商提供余額是否一致；(3)檢查結(jié)算憑證傳達(dá)、入賬等情況，經(jīng)賬務(wù)調(diào)整后再次復(fù)合余額的一致性，查明原因并予以糾正。

(七)違約環(huán)節(jié)審計(jì)方法

(1)了解供應(yīng)商延期交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題和運(yùn)輸途中毀損等處理情況，檢查合同的約定做出催發(fā)貨物、追索賠償、要求支付違約金、退貨換貨等后續(xù)執(zhí)行情況；(2)檢查相關(guān)追查制度的建立，追蹤對(duì)違約環(huán)節(jié)的后續(xù)處理，防止企業(yè)的利益受到侵害。

(八)完成采購(gòu)后審計(jì)方法

在完成采購(gòu)活動(dòng)后，需要及時(shí)對(duì)每個(gè)活動(dòng)流程進(jìn)行評(píng)價(jià)與評(píng)估。根據(jù)既定戰(zhàn)略和預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)效率和結(jié)果以及各部門的表現(xiàn)對(duì)本次采購(gòu)的影響進(jìn)行評(píng)估和相關(guān)性分析。如果發(fā)現(xiàn)由于流程中內(nèi)控存在缺陷影響采購(gòu)效益效果的情況，要對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)一步修訂和完善。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)建立內(nèi)控管理體系，明晰審計(jì)工作方法，使企業(yè)更加專注于自身核心競(jìng)爭(zhēng)領(lǐng)域。通過(guò)規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，完善管理結(jié)構(gòu)，保護(hù)債權(quán)人和股東合法權(quán)益，控制采購(gòu)成本降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序進(jìn)行。本文通過(guò)淺析采購(gòu)內(nèi)控與內(nèi)審方法，分析采購(gòu)內(nèi)控管理體系，梳理控制流程，設(shè)計(jì)有針對(duì)性審計(jì)方法，真實(shí)準(zhǔn)確地反映企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)中內(nèi)控結(jié)合內(nèi)審，對(duì)完善管理架構(gòu)，維護(hù)相關(guān)方權(quán)益，業(yè)務(wù)提質(zhì)增效，助力后續(xù)環(huán)節(jié)均有借鑒意義。■