數(shù)字環(huán)境下開發(fā)利用科技檔案資源的思考

黨景麗，尹欣紅

（甘肅省科學技術(shù)情報研究所/甘肅省科技評價監(jiān)測重點實驗室，甘肅 蘭州 730000）

1 概述

在創(chuàng)新引領(lǐng)發(fā)展，科技成就未來的發(fā)展理念下，推動一個國家和民族向前發(fā)展的重要力量是創(chuàng)新。而在發(fā)展中，始終要秉持科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，要充分發(fā)揮科技創(chuàng)新在全面創(chuàng)新工作的引領(lǐng)作用，構(gòu)建創(chuàng)新型體系，塑造多種依靠創(chuàng)新驅(qū)動引領(lǐng)優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的典型。科技檔案信息也逐漸發(fā)展成影響經(jīng)濟發(fā)展的重要信息資源，它所帶來的巨大經(jīng)濟和社會意義不可估量。因此，不斷整合優(yōu)化科技檔案信息資源，能最大限度地開發(fā)、挖掘科技檔案的價值，提高科技檔案的資源利用率[1]。數(shù)字環(huán)境下的檔案信息技術(shù)也得到了與日俱增的發(fā)展，是檔案信息資源開發(fā)的外在動力之一，對科技檔案信息資源開發(fā)既是機遇也是一種挑戰(zhàn)。

檔案信息資源的開發(fā)利用就是將本館及其單位所收藏的整套檔案信息，加以發(fā)掘、整理和開發(fā)，通過多種渠道與方式，傳遞給檔案信息的需求者，從而實現(xiàn)檔案信息資源的活化和共享。開發(fā)和直接提供檔案，為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務，是檔案管理諸環(huán)節(jié)中的最后一項工作，是檔案整體工作的目的和歸宿。因此，只有加大對檔案信息資源的開發(fā)利用度，才能最大限度滿足社會對日益增長環(huán)境下檔案信息的需求，也是廣大檔案工作者的最終目標。

2 研究現(xiàn)狀

隨著社會信息化程度提高及網(wǎng)絡技術(shù)的日益完善，檔案資源的數(shù)字化共享模式已經(jīng)成為檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)，人們逐漸加大了對檔案信息資源的需求量，傳統(tǒng)科技檔案管理工作中主要存在思想觀念、利用方式、運行機制、數(shù)字化程度等問題，影響了科技檔案資源開發(fā)與服務的水平，檔案信息利用方式已經(jīng)遠遠不能適應數(shù)字環(huán)境下信息服務的要求，更不能滿足當前現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，提供方式以被動服務為主，提供的內(nèi)容也比較單一，表現(xiàn)出明顯的滯后和欠缺。在新形勢下，如何合理、高效地運用高科技手段開發(fā)利用科技檔案資源迫在眉睫，在數(shù)字環(huán)境下，可以通過數(shù)字網(wǎng)絡為檔案利用提供有利條件，不但節(jié)省檔案需求者的時間，還加大了對檔案信息的影響，使檔案信息充分發(fā)揮應有的作用。

目前，在檔案服務工作中，將其與大數(shù)據(jù)平臺的深度融合，實現(xiàn)檔案服務模式的創(chuàng)新，使檔案服務工作符合時代發(fā)展潮流，全面促進檔案服務水平的提升，能根據(jù)檔案用戶需求，提供更具多樣性、多樣化和智能化的檔案信息服務，更好地滿足社會發(fā)展過程中檔案利用者不斷變化的檔案需求，確保檔案信息服務質(zhì)量的提升。

3 數(shù)字環(huán)境下科技檔案資源開發(fā)利用的意義

對科技檔案信息資源做好保護工作是科技（檔案）館發(fā)展不可或缺的部分。數(shù)字技術(shù)的加入勢必會對科技檔案事業(yè)創(chuàng)新活力，實現(xiàn)飛躍式發(fā)展，能讓檔案管理者改變管理方式，進入先進檔案館行列。多年來在日常工作中產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，經(jīng)過規(guī)范整理，已被完整保存下來，這些來自不同領(lǐng)域的檔案案卷，真實記載了科技發(fā)展的歷程，凝聚著科研人員大量心血，是科學研究的寶貴財富，具有重要的保存、研究價值。但是，多年來這些檔案的管理卻同其它檔案一樣是作為一種實體的原始憑證來加以收藏，其數(shù)字化管理程度一直停留在最基本的目錄數(shù)字化管理階段。如何挖掘數(shù)字環(huán)境下科技檔案資源開發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮其使用價值，是我們必須面對的課題。建立快捷、方便的數(shù)字化檔案利用渠道，使公開的檔案信息得以有效共享，以滿足社會的利用需求，最大限度地發(fā)揮科技檔案的潛在價值，更好地為科技決策與科技創(chuàng)新服務。

3.1 認識數(shù)字環(huán)境下科技檔案資源開發(fā)利用的重要性

科研檔案是科研生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的真實記錄，是促進科技創(chuàng)新、知識創(chuàng)新以及科技成果轉(zhuǎn)化的前提和依據(jù)[2]。檔案是人類社會發(fā)展到一定時期技術(shù)進步的產(chǎn)物，具有很高的社會價值，科研檔案信息資源的合理開發(fā)，為科研人員工作的推進奠定了堅實基礎，對于實現(xiàn)科技檔案資源整合的優(yōu)化配置有很大的幫助。在科技檔案管理工作中，了解科研檔案在管理中的重要性，對于處理科研事件起到關(guān)鍵性的作用?？萍紮n案是科研過程中的原始信息記錄，通過對歷年的歸檔數(shù)據(jù)和各類檔案信息進行分析研究，可以客觀反映本省科研項目檔案的變化情況，同時為科技管理工作提供強有力的技術(shù)支撐。

3.2 數(shù)字環(huán)境下科技檔案資源的利用價值

檔案工作的根本目的和重點任務是為借閱者提供利用檔案，充分挖掘檔案中包含的信息資源，為檔案的利用盡可能多地提供方便，也就是檔案工作的出發(fā)點和歸宿。加強科研檔案的開發(fā)利用，能推動社會科技進步。數(shù)字化中開發(fā)的科技檔案資源利用主要是滿足國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，其經(jīng)濟價值和利用價值都比較高，尤其在科技資源的評價中更為重要，檔案資源為科技成果評價工作提供堅實的理論基礎，為科研項目推進創(chuàng)造了更加有利的條件。

4 數(shù)字環(huán)境下科技檔案資源開發(fā)利用中面臨的問題

4.1 科技檔案資源管理的現(xiàn)狀

計算機的誕生帶來了電子商務、電子貨幣、電子軍事、電子政府等一系列新事物，特別是電子計算機和通信技術(shù)結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，科技檔案信息資源是重要的創(chuàng)新資源。我國的高校及科研院所作為技術(shù)端的源頭，不斷在政策導向的影響下，結(jié)合自身實際特點，嘗試各類科技創(chuàng)新，使得科研成果的產(chǎn)出量逐步上升，為各類工作者帶來極具價值和豐富的科技研究檔案。

基于網(wǎng)絡環(huán)境下科技檔案資源管理的現(xiàn)狀，按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》制定了《科技檔案數(shù)字化加工規(guī)范》和《全文科技檔案信息網(wǎng)絡平臺管理辦法》，進一步從政策層面明確了科技檔案開放范圍、共享程度與共享模式。通過提出“數(shù)字水印+數(shù)字權(quán)限管理”的版權(quán)保護方案，實現(xiàn)了數(shù)字化科技檔案的水印嵌入和訪問控制功能，有效防止了檔案信息的二次傳播，規(guī)避了數(shù)字化科技檔案在管理與共享過程中的版權(quán)問題，從技術(shù)層面保障了科技檔案的傳播、訪問和應用。

隨著科技的不斷發(fā)展，檔案信息資源開發(fā)的研究范圍在進一步擴大，基于諸多因素的影響，業(yè)界開始關(guān)注置于智庫型、大數(shù)據(jù)、新媒體環(huán)境下的檔案信息服務研究，服務模式經(jīng)歷了從“館員型”“資源型”“用戶型”“智慧型”的轉(zhuǎn)變。

4.2 科技檔案信息資源的開發(fā)與管理意識淡薄

隨著檔案信息化建設的推進，檔案的規(guī)范化管理已上升為檔案信息化建設的基本戰(zhàn)略，這一點在國際檔案界已達成廣泛的共識，并在實踐中遵行。2015年國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，對電子檔案的歸檔和管理提供了有力依據(jù)[3]。在實際工作中，科研人員普遍存在重科研輕檔案資料的收集管理，并未意識到檔案信息資源的開發(fā)利用具有重要意義，有的雖有管理制度，但缺乏管理監(jiān)督和檢查措施，造成檔案資源的不完整，大大降低了檔案的利用價值。通過電子化網(wǎng)絡平臺對科技檔案信息資源進行存儲，有利于實現(xiàn)檔案資源的量化管理，這種管理方式基于數(shù)字環(huán)境，使原來難以查閱的檔案變成可以迅速方便檢索的電子資源，傳播利用更加方便，實現(xiàn)數(shù)字化科技檔案資源的開放共享，真正發(fā)揮科技檔案資源的利用價值[4]。

5 加強數(shù)字環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)利用的有效對策

科技檔案信息涵蓋了不同地域、不同行業(yè)、不同類別的內(nèi)容，單純地憑借法規(guī)以及政策對科技信息進行管理，是不可能取得成效的。在這種情況下，必須進一步完善法律法規(guī)，整合科技檔案信息資源，才能有層次地開展科技檔案的管理工作，使科技檔案信息進行交流共享。

5.1 堅持以服務為中心

開發(fā)利用檔案信息工作，在于根據(jù)檔案信息內(nèi)容實現(xiàn)社會實踐讀物，能盡最大限度保障在社會信息日益增長下對檔案信息的需求量。檔案工作是黨和國家事業(yè)的有機組成部分，必須以積極服務黨和國家為中心思想。服務至上，歸根結(jié)底就是利用者至上為中心的思想。檔案工作者必須明確服務方向，堅定服務思想，及時調(diào)整工作思路，完善服務手段，滿足社會各方面利用檔案的需求，主動、積極地為科研工作者服務，從整體上提升科技檔案的發(fā)展，提高工作效率，促使科技管理工作不斷創(chuàng)新。

5.2 堅持三個基本原則

5.2.1 開放原則

這是《檔案法》賦予的職責。遵守開放原則，要確保檔案工作者能在科技檔案信息資源工作的開發(fā)利用中，不斷解放思想，更新觀念，適應新形勢的發(fā)展。根據(jù)社會實踐利用檔案的需求，在遵守國家法律、法規(guī)及標準的前提下，把不必要的利用限制降低到最低程度，盡可能地擴大科技檔案信息的開放度，最大限度地提供檔案信息，以實現(xiàn)科技檔案信息資源共享。

5.2.2 法制原則

2020年新修訂的《檔案法》強化了檔案館、企事業(yè)單位檔案部門的管理工作，加強了對檔案信息化和檔案服務的責任，為相關(guān)檔案業(yè)務部門能充分發(fā)揮檔案治理主體責任提供可靠的法律依據(jù)。一方面進一步開發(fā)科技檔案，擴大利用的深度和廣度；另一方面堅持對尚未解禁的檔案嚴格保密，既要充分合理利用，又要保護科研人員的成果不受損害，只有在法律和法規(guī)制度的規(guī)范、監(jiān)督下才能健康發(fā)展。

5.2.3 效益原則

首先，應堅持開發(fā)利用工作與效益統(tǒng)一，以取得效益為目的，創(chuàng)造性地、針對性地開展科技檔案開發(fā)利用工作；其次，要認識到檔案工作不同于其他經(jīng)濟部門的工作，應該始終如一地堅持社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一，以取得最佳綜合效益。

5.3 構(gòu)建科技檔案信息網(wǎng)絡服務平臺

隨著現(xiàn)代化信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，建立檔案信息網(wǎng)絡平臺已成為開發(fā)利用檔案信息資源的重要手段。它不僅具有方便、快捷等特點，還可以極大地積聚某一地域、某一行業(yè)或某一專業(yè)的所有檔案信息，可以彌補館（室）藏不足，有效發(fā)揮檔案信息的的整體功能，滿足檔案信息對社會廣泛、系統(tǒng)的需求。建立集“信息采集、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)發(fā)布、數(shù)據(jù)檢索”四位一體的“互聯(lián)網(wǎng)+”科技檔案信息管理平臺，打造各部門之間的數(shù)據(jù)運輸共享平臺，有效克服單一的檔案部門開發(fā)能力弱、信息交流渠道不暢的弱點，有利于實現(xiàn)科技檔案信息的共享，為檔案部門之間、檔案部門與其他單位之間進行信息開發(fā)合作創(chuàng)造條件。建立科技檔案網(wǎng)絡服務平臺互通機制，加強檔案管理人員隊伍建設，打造“互聯(lián)網(wǎng)+平臺”，實現(xiàn)科技數(shù)據(jù)資源的共享化，運用“互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)”，創(chuàng)建良好的網(wǎng)絡環(huán)境，最大程度提升科技檔案資源利用率，實時預測和評估用戶需求，以此為用戶進行科技檔案信息推送，形成有效的“互聯(lián)網(wǎng)+”電子政務環(huán)境下科技檔案資源開發(fā)利用，實現(xiàn)科技檔案管理新模式，以滿足智慧城市中的檔案信息服務要求，充分發(fā)揮科技檔案對科技創(chuàng)新和經(jīng)濟發(fā)展的助推作用，全面提升檔案工作服務效率和質(zhì)量。同時，加大對科技檔案管理的投入力度，使設施完善有相應的支持，給科技檔案管理工作建立穩(wěn)定的基礎，在實際科技檔案工作中提升科技檔案管理水平。此外，檔案管理要遵循以人為本的原則，強化各檔案管理部門和檔案使用者之間的溝通和交流，要保證檔案用戶在使用檔案包含的信息過程中，便于借助智能檢索工具，通過檔案數(shù)據(jù)庫能檢索相關(guān)檔案信息，為使用者提供高精度的檔案信息。

另外針對科技檔案管理與服務需求，通過研究科技檔案案卷構(gòu)成與管理規(guī)范，構(gòu)建基于Web的科技檔案信息網(wǎng)絡平臺。平臺通過協(xié)議映射、元數(shù)據(jù)搜索、日志跟蹤，有效提高了科技檔案的管理與服務能力，在線瀏覽、案卷檢索、全文調(diào)閱、文件下載等“一站式”服務。通過搭建集成化科技檔案管理資源平臺，優(yōu)化科技檔案資源整合內(nèi)容，能挖掘大量有用的科研信息，為相關(guān)管理者提供決策支持，提高了檔案信息在社會上的“知名度”，激發(fā)出社會對科技檔案信息的巨大潛在需求，為社會各界的利用工作服務。

利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)科技檔案信息資源，已成為開發(fā)利用工作的發(fā)展趨勢和必由之路?，F(xiàn)代化技術(shù)的選擇，不僅能夠廣泛傳播、深度開發(fā)，而且大大提高科技檔案信息資源開發(fā)利用工作效率與效果，還能夠使科技檔案信息開發(fā)利用工作變被動為主動?？傊?，在數(shù)字環(huán)境下，科技檔案資源開發(fā)要始終堅持以用戶需求為導向，深入探究挖掘科研價值，推動科技檔案工作向縱深發(fā)展，及時更新檔案信息觀念，緊跟時代發(fā)展，掌握檔案工作發(fā)展的規(guī)律，運用新技術(shù)充分開發(fā)科技檔案資源，為社會做更好的服務[5]。