圖書館知識(shí)管理創(chuàng)新思考

□文/張晴川

（廣州南方學(xué)院文學(xué)與傳媒學(xué)院 廣東·廣州）

［提要］兩種模式的知識(shí)管理是指通過強(qiáng)化圖書館自身的管理系統(tǒng)，對(duì)知識(shí)、信息等與智力發(fā)展有關(guān)的資源進(jìn)行重新整合，進(jìn)而提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

一、知識(shí)管理模式

近年來，信息業(yè)的快速發(fā)展，使知識(shí)的編碼、儲(chǔ)存等更加便捷并且成本愈加低廉，除了傳統(tǒng)知識(shí)的存在方式，存在于員工頭腦中的知識(shí)也日益受到重視。不同的知識(shí)管理模式正日趨成熟，管理經(jīng)驗(yàn)的豐富，也為知識(shí)管理提供更多便利條件。

（一）傳統(tǒng)的知識(shí)管理模式。知識(shí)在傳統(tǒng)上可以分為兩種：一種是編碼管理模式，也就是編碼的、儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中、可供人員直接調(diào)用的知識(shí)；另一種是人格化管理模式，是存在于員工頭腦中的，通過交流分享傳播的知識(shí)。

安達(dá)信咨詢公司和峨揚(yáng)公司等一些大型咨詢公司，在知識(shí)管理方面遵循的是編碼管理模式。它們開發(fā)了多種精妙的方法來進(jìn)行知識(shí)的編碼、存儲(chǔ)和調(diào)用。知識(shí)的編碼、存儲(chǔ)和調(diào)用是通過“人員到文檔”的方式實(shí)現(xiàn)的，即知識(shí)首先從開發(fā)者那里提取出來，使之與開發(fā)者分離，再進(jìn)行儲(chǔ)存、歸納、分類，最后廣泛應(yīng)用于各種用途實(shí)現(xiàn)流通。

貝恩、波士頓顧問公司、麥肯錫等戰(zhàn)略咨詢公司則強(qiáng)調(diào)側(cè)重知識(shí)管理的人格化管理模式。咨詢公司注重的是人與人之間的直接交流，而數(shù)據(jù)庫里的知識(shí)對(duì)象則屬于輔助策略。存在于人類大腦中的未經(jīng)編碼，可能也無法編碼的知識(shí)通過腦力激蕩和一對(duì)一交談得以提取和傳播。

（二）兩種知識(shí)管理模式的差異。通過對(duì)以往的知識(shí)管理案例分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，有的采用編碼知識(shí)管理模式，有的采用人格化知識(shí)管理模式，而兩種不同的管理模式在管理過程和管理結(jié)果上出現(xiàn)了很多不同。首先表現(xiàn)在投入與產(chǎn)出上，編碼知識(shí)管理模式的資金大部分投資于信息技術(shù)，開發(fā)能夠快速提取和傳播知識(shí)的知識(shí)管理系統(tǒng)，優(yōu)勢(shì)在于可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的循環(huán)利用，節(jié)約時(shí)間和交流的成本，所以從成果來看，效益是相當(dāng)可觀的。人格化知識(shí)管理模式采取的是一對(duì)一的服務(wù)，所提供的信息知識(shí)更精準(zhǔn)、更個(gè)性化，需要精確到個(gè)人化服務(wù)的用戶的需求內(nèi)容是專而深的。

具體到圖書館工作來說，人格化知識(shí)管理模式對(duì)圖書館工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)提出了極高的要求；這一模式是提高服務(wù)檔次，提升圖書館影響力的主要手段。針對(duì)圖書館在不同發(fā)展階段、不同的業(yè)務(wù)部門以及不同性質(zhì)的知識(shí)，要有相應(yīng)的管理模式與之相對(duì)應(yīng)。另外，在知識(shí)的性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變時(shí)，也要及時(shí)改變知識(shí)管理模式。

（三）兩種知識(shí)管理模式共存的設(shè)想。這兩個(gè)管理模式符合圖書館未來發(fā)展的要求，具有極強(qiáng)的可操作性和可行性。在知識(shí)管理模式的選擇中要注意到不宜兩者并重，在不同時(shí)期、不同發(fā)展階段應(yīng)分清主次，如果兩者并重，很容易陷入是為降低客戶享用知識(shí)的成本還是為客戶提供豐富的知識(shí)選擇的兩難境地。同時(shí)，還要注意兩種管理模式的搭配、互補(bǔ)的實(shí)用性。讓兩種知識(shí)管理模式共存于圖書館的不同業(yè)務(wù)部門，不是一種設(shè)想，它們的確能在一些小范圍共存，只限于各業(yè)務(wù)部門獨(dú)立運(yùn)行，各業(yè)務(wù)部門實(shí)際上可以施行不同的知識(shí)管理模式。但是，在各業(yè)務(wù)部門密切整合下，圖書館決策層應(yīng)該只采用一種知識(shí)管理戰(zhàn)略，或者將不適合既定知識(shí)管理模式的業(yè)務(wù)部門分離出去。

二、圖書館知識(shí)管理內(nèi)容

（一）在信息資源方面的管理。信息文獻(xiàn)資源在圖書館工作發(fā)展中始終是主要對(duì)象，因?yàn)樗灤┯趫D書館工作流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，所以信息資源管理是圖書館知識(shí)管理的核心內(nèi)容。通過對(duì)文獻(xiàn)資源、信息等顯形知識(shí)的收集、采納與加工、管理，把其中有價(jià)值的部分提取出來，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立動(dòng)態(tài)的知識(shí)庫體系，激活固化靜態(tài)的知識(shí)，使其在服務(wù)對(duì)象中得到有效的流通和應(yīng)用，并且在流通和應(yīng)用中增新剔舊。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館的館藏概念和館藏質(zhì)量都發(fā)生了重大變化。圖書館館藏的內(nèi)容除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)外，還有大量新型的存在于不同載體的資源信息文獻(xiàn)，如浩瀚的網(wǎng)絡(luò)信息資源。而對(duì)信息資源的加工整理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)資源整序保存擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)信息等數(shù)字資源的整序保存，例如建立各種數(shù)據(jù)庫等。為了適應(yīng)新形勢(shì)下信息資源的存在模式，這就要求把傳統(tǒng)的信息資源管理模式進(jìn)行變革，采用知識(shí)管理理念，借用先進(jìn)的信息整合技術(shù)，對(duì)資源進(jìn)行分類整理，建立不同主題的知識(shí)庫，通過各種各樣的傳播媒體、傳播渠道形成及時(shí)的有用的知識(shí)流，提供給不同用戶、滿足用戶各種需要。

（二）在人力資源方面的管理。人員的能力資源是圖書館知識(shí)管理的核心。人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性在圖書館發(fā)展的任何時(shí)期都是基本動(dòng)力。以創(chuàng)新型管理和服務(wù)為目標(biāo)的知識(shí)管理就是要拓展人員的智慧潛能，數(shù)字圖書館的管理人員在現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)不再是被動(dòng)的信息資源管理者，應(yīng)在文獻(xiàn)信息方面成為導(dǎo)航者、在信息資源方面成為組織者、在信息分析方面成為采集者。人力資源管理的重中之重就是營造信任的工作環(huán)境和寬松的學(xué)習(xí)氛圍，在圖書館這個(gè)小環(huán)境和社會(huì)這個(gè)大環(huán)境中搭建不同層次的學(xué)習(xí)知識(shí)和交流信息的平臺(tái)，針對(duì)工作成效采取各種獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，做到被動(dòng)與主動(dòng)相結(jié)合來激發(fā)員工的創(chuàng)新潛能，實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作與圖書館發(fā)展相結(jié)合的共同創(chuàng)新。

（三）在信息技術(shù)方面的管理。信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)代圖書館知識(shí)管理來說是它的一個(gè)重要組成，對(duì)圖書館各項(xiàng)工作的展開、推廣和圖書館的知識(shí)創(chuàng)新起著工具、輔助和保障作用。為適應(yīng)信息化發(fā)展，圖書館在組建數(shù)字圖書館時(shí)，采用了許多高端服務(wù)器、多類網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、智能存儲(chǔ)系統(tǒng)、將面向?qū)ο蟮能浖夹g(shù)、人工智能技術(shù)與先進(jìn)的知識(shí)組織和調(diào)度系統(tǒng)相結(jié)合，利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能技術(shù)來挖掘獲取信息中的隱性知識(shí)，使信息變得透明并且向知識(shí)轉(zhuǎn)化；利用大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、新型編目和檢索技術(shù)、智能搜索引擎及網(wǎng)絡(luò)技能等來實(shí)現(xiàn)大量的信息知識(shí)存儲(chǔ)和傳播。

三、對(duì)知識(shí)管理工作決策的新型構(gòu)思

知識(shí)管理工作決策常規(guī)上可以歸納為三種決策，每種決策下面又分類區(qū)分為兩個(gè)重點(diǎn)。第一種決策屬于大家都熟知的知識(shí)管理的市場化決策，重點(diǎn)在于知識(shí)來源的尋找與歸納，所用工具是知識(shí)地圖。第二種決策屬于知識(shí)管理的系統(tǒng)化決策，重點(diǎn)是知識(shí)內(nèi)容的儲(chǔ)存與流通，常用的工具是知識(shí)庫。第三種決策屬于創(chuàng)新型的知識(shí)管理的社會(huì)化決策，它的重點(diǎn)是知識(shí)價(jià)值的創(chuàng)新與推廣利用，主要工具是知識(shí)社群。

（一）知識(shí)地圖的建立——社會(huì)化決策。知識(shí)地圖也叫知識(shí)分布圖（網(wǎng)絡(luò)上大部分稱作知識(shí)黃頁簿），是知識(shí)的庫存目錄。知識(shí)地圖作為向?qū)е改希谐隽舜?hào)、名稱和索引等，但不包括具體內(nèi)容，可以節(jié)省員工搜索知識(shí)源頭的時(shí)間。一個(gè)好的知識(shí)地圖針對(duì)冷僻的知識(shí)，只需有個(gè)提示，通過層層推薦加以追蹤、剖析而找到所需知識(shí)。此外，利用知識(shí)地圖，也可以分析哪些知識(shí)區(qū)域尚待加強(qiáng)或開發(fā)，哪些知識(shí)應(yīng)當(dāng)推廣及擴(kuò)散等。在這個(gè)過程中要注意做好動(dòng)態(tài)知識(shí)的提取、分類和整理工作，使知識(shí)地圖的構(gòu)建更加精準(zhǔn)和便捷。

（二）知識(shí)庫的建立——系統(tǒng)化決策。存在于人腦中的知識(shí)，大致可以分為客觀的易于用語言或肢體表達(dá)的顯性知識(shí)和主觀的不易形式化的隱性知識(shí)兩種。顯性知識(shí)是可以客觀存在的概念，能夠以具體方式儲(chǔ)存、流通；隱性知識(shí)卻是主觀的概念，如果必須將其形式化，能做到的也是虛構(gòu)化的描述或是條例化的原則。將顯性知識(shí)整理成文件利于知識(shí)的儲(chǔ)存與流通，是知識(shí)管理系統(tǒng)化階段的主要工作，是任何時(shí)期任何階段的知識(shí)庫的建立工作。知識(shí)庫可以將保存的知識(shí)以容易取得及了解的形式呈現(xiàn)給需要的客戶。顯性知識(shí)經(jīng)過整理后存儲(chǔ)至知識(shí)庫中，配套索引系統(tǒng)提供查詢提現(xiàn)，會(huì)促進(jìn)所保存知識(shí)的流通、擴(kuò)散。至于難以言傳的隱性知識(shí)，可以通過鼓勵(lì)員工之間的互動(dòng)，加強(qiáng)員工之間的交流來傳承、記載，并歸納儲(chǔ)存到顯性知識(shí)中，成為顯性知識(shí)的補(bǔ)充源。

（三）知識(shí)社群的建立——社會(huì)化決策。所謂知識(shí)社群，是指員工自動(dòng)自發(fā)（或半自動(dòng)自發(fā)）而組成的“知識(shí)分享”的團(tuán)體，其凝聚的力量是人與人之間的感情及信任，或是共同的興趣愛好，而不在于正式的任務(wù)與職責(zé)。社群的加入與否完全出于自己的主觀意愿，在社群當(dāng)中可以互相督促和學(xué)習(xí)，可以得到相互尊重和肯定。知識(shí)社群最能發(fā)揮隱性知識(shí)的傳遞和知識(shí)的創(chuàng)新，由于員工在社群活動(dòng)中自動(dòng)自發(fā)地交換意見與觀念、分享外部的新感知，因此形成了最寶貴的人力知識(shí)資源。在社群這個(gè)自由的、廣泛的空間里，通過人與人之間的交流與溝通，更容易產(chǎn)生知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的高度利用。

四、針對(duì)圖書館知識(shí)管理工作的決策

在服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)觀念、服務(wù)手段等方面的巨大改變，迫使圖書館在信息技術(shù)、知識(shí)創(chuàng)新管理等方面采取各項(xiàng)決策措施提升自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。

（一）圖書館要采取相應(yīng)的信息技術(shù)。圖書館所需的信息技術(shù)支持水平，取決于它所選擇的知識(shí)管理模式。對(duì)編碼模式來說，強(qiáng)大的信息技術(shù)支持至關(guān)重要；而對(duì)人格化模式來說，這種重要性就要小得多。采用編碼模式的要耗費(fèi)大量的資金購買先進(jìn)的大型電腦存儲(chǔ)系統(tǒng)。例如，安達(dá)信咨詢公司開發(fā)了專用的搜索引擎，峨揚(yáng)公司則安裝了許多數(shù)據(jù)庫。其中，最高層應(yīng)該定位為“精華”數(shù)據(jù)庫，因其容量有限，僅存放有關(guān)特定課題的最先進(jìn)知識(shí)；其次是裝載有具體知識(shí)“對(duì)象”的較大數(shù)據(jù)庫；最后是存儲(chǔ)各種其他材料，容量大得多的“寄存箱”式的一般數(shù)據(jù)庫。

兩種知識(shí)管理模式，都需要信息技術(shù)提供不同的軟件與硬件設(shè)施和支持水平。在編碼模式中，它必須帶有足夠的文件存儲(chǔ)空間，兼?zhèn)涠囝愃阉饕妫员闳藗儾閷ず褪褂盟璧奈募?。而在人格化模式的決策中，最重要的是必須有一個(gè)概念化系統(tǒng)，人們通過這個(gè)系統(tǒng)能夠找到需要的人或人群獲得幫助。

（二）以知識(shí)創(chuàng)新為基礎(chǔ)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新管理。知識(shí)創(chuàng)新與知識(shí)管理不同，知識(shí)創(chuàng)新它以客戶為導(dǎo)向作為服務(wù)目標(biāo)，以聯(lián)盟、合作為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的組織機(jī)構(gòu)為知識(shí)創(chuàng)新載體而進(jìn)行的價(jià)值創(chuàng)新，是改變傳統(tǒng)管理觀念，改單一文獻(xiàn)管理為全面知識(shí)類型管理，發(fā)揮人員的主觀能動(dòng)性，進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新。知識(shí)創(chuàng)新管理有三個(gè)方面，即理論創(chuàng)新管理、技能創(chuàng)新管理和組織創(chuàng)新管理。通過跟蹤國內(nèi)外圖書館學(xué)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，在知識(shí)層面上和品種上發(fā)展、豐富圖書館學(xué)的研究領(lǐng)域，形成理論創(chuàng)新管理。由與技術(shù)創(chuàng)新全過程相關(guān)的機(jī)構(gòu)和組織所構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理形成技術(shù)創(chuàng)新管理。通過優(yōu)化圖書館的職能部門以及工作流程，建立符合圖書館知識(shí)管理的有效組織管理體系，形成組織創(chuàng)新管理。

（三）圖書館通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)施知識(shí)管理。圖書館通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)施知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)以下功能：（1）針對(duì)大量的不同類別的信息、服務(wù)和工具可以同一訪問，一次性發(fā)布，然后做多個(gè)鏈接到各個(gè)分支，降低了復(fù)制勞動(dòng)和過時(shí)信息的數(shù)量。（2）通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)施知識(shí)管理，信息可以更加方便地定位和定時(shí)發(fā)布。（3）提高了應(yīng)用的綜合性，通過在內(nèi)部網(wǎng)上運(yùn)行，將應(yīng)用安置到頁面上，旁邊有使用說明，降低了支持勞動(dòng)。（4）內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)施知識(shí)管理它保證每個(gè)員工能夠得到最新信息，并且改善了通信工具。（5）每個(gè)員工都可以變成開發(fā)員。通過鼓勵(lì)員工成為Web出版者和開發(fā)員，使得許多部門都能夠指定一個(gè)板塊管理者。

（四）采用項(xiàng)目管理的系統(tǒng)管理方法。項(xiàng)目對(duì)社會(huì)的企業(yè)、公司單位有明確的目標(biāo)和直接或間接的利益。而在圖書館實(shí)施項(xiàng)目管理還是初級(jí)階段，圖書館進(jìn)行項(xiàng)目管理是為了適應(yīng)信息時(shí)代環(huán)境、改變服務(wù)效率低下而進(jìn)行化被動(dòng)為主動(dòng)的變革，傳統(tǒng)的知識(shí)管理方法是在原有基礎(chǔ)上持續(xù)穩(wěn)定、有序地保持其發(fā)展，而項(xiàng)目管理則是推動(dòng)、引導(dǎo)其發(fā)展。圖書館要改變傳統(tǒng)的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行職能性管理方法，采用項(xiàng)目管理的嚴(yán)格意義上的系統(tǒng)管理方法，以項(xiàng)目作為提升手段，聚合圖書館的人力、物力、資金實(shí)現(xiàn)非盈利性目標(biāo)。

（五）給予人員有效的激勵(lì)。人員需要激勵(lì)，才會(huì)參與知識(shí)共享、共建的過程。兩種不同的知識(shí)管理戰(zhàn)略要求不同的激勵(lì)體制。在編碼模式的知識(shí)管理戰(zhàn)略中，決策者必須建立、健全管理制度，鼓勵(lì)員工記錄自己了解的知識(shí)信息，并把所生文件存入電子數(shù)據(jù)庫。在采用人格化知識(shí)管理戰(zhàn)略的時(shí)候，鼓勵(lì)知識(shí)共享、共建的激勵(lì)方法很多，要促使人員積極響應(yīng)這些行動(dòng)，需要真誠有效的激勵(lì)方式，決策者必須獎(jiǎng)勵(lì)那些直接與別人共享知識(shí)的員工?，F(xiàn)實(shí)工作中，單位應(yīng)把員工向文件數(shù)據(jù)庫提供內(nèi)容的數(shù)量和質(zhì)量，劃分等級(jí)成為他們年度績效評(píng)估的一部分。

綜上，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，圖書館為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展，要改變單一紙質(zhì)文獻(xiàn)管理觀念，改變固守區(qū)域性小數(shù)據(jù)庫建設(shè)的理念，以聯(lián)合、結(jié)盟等方式積極主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度投入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中。圖書館應(yīng)充分利用各種信息技術(shù)手段，以知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo)，以人力資源管理為核心，調(diào)動(dòng)人員的創(chuàng)新積極性，加強(qiáng)對(duì)隱性知識(shí)的挖掘、提現(xiàn)和對(duì)顯性知識(shí)的再建、集成，生成符合不同用戶需求的新型的、個(gè)性化知識(shí)產(chǎn)品，提供能夠支持用戶進(jìn)行知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的服務(wù)，使圖書館成為一個(gè)在社會(huì)上具有競爭實(shí)力的，可持續(xù)發(fā)展的文化經(jīng)濟(jì)實(shí)體，更好地為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)服務(wù)。■