現(xiàn)代化治理體系下檔案資源管理的SWOT分析

文/石家莊市疾病預(yù)防控制中心 朱曉曼

伴隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理事業(yè)也在逐步自我完善，SWOT分析法被常用于管理學(xué)領(lǐng)域，是在全面系統(tǒng)地分析主體內(nèi)外部?jī)?yōu)、劣勢(shì)的基礎(chǔ)上，以問題為導(dǎo)向提出有利于主體可持續(xù)發(fā)展的策略。將此種方法應(yīng)用在檔案資源管理工作中，可以準(zhǔn)確抓住當(dāng)前檔案資源管理的發(fā)展契機(jī)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化治理體系下，檔案資源管理的長(zhǎng)足發(fā)展。

一、現(xiàn)代化治理體系下檔案資源管理態(tài)勢(shì)分析

（一）S：檔案資源管理自身優(yōu)勢(shì)。近年來(lái)，檔案資源管理在不斷自我革新的過程中取得了一定的成果，這為現(xiàn)代化治理體系下推進(jìn)檔案資源管理工作的進(jìn)步奠定了相應(yīng)的基礎(chǔ)。首先，檔案管人員呈現(xiàn)高素質(zhì)、高學(xué)歷和專業(yè)化的傾向。據(jù)國(guó)家檔案局最新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前我國(guó)檔案工作管理人員中擁有大專以上學(xué)歷人員占比90%以上；擁有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)背景的人員占20%以上，可見，當(dāng)前檔案工作隊(duì)伍中管理人員的綜合素質(zhì)較強(qiáng)。其次，在人們精神文化世界逐漸豐富的前提下，檔案資源的歷史記錄和文化傳播功能得到了大眾的認(rèn)可。檔案資源管理工作在保護(hù)公共記憶的過程中也呈現(xiàn)出了公共服務(wù)性的特征，這為培育公共治理理念、推進(jìn)現(xiàn)代化檔案工作管理提供了價(jià)值遵循。為滿足社會(huì)需求，檔案資源管理自身也在自我革新中不斷成長(zhǎng)，充分利用了智能化的資源收集和開放手段，以便為公眾提供更為便捷和高效的服務(wù)。這種自我革新的動(dòng)力來(lái)源于社會(huì)，也發(fā)自檔案管理工作內(nèi)部，成為傳統(tǒng)檔案資源管理變革的活力。尤其是當(dāng)前數(shù)字檔案資源管理成為檔案工作中的一部分，更加充實(shí)了檔案資源，同時(shí)也提高了用戶和管理人員的檢索效率。例如，口述檔案實(shí)施轉(zhuǎn)寫技術(shù)、文字信息自動(dòng)歸類技術(shù)等均為數(shù)字檔案資源管理提供了豐富的技術(shù)支持，展現(xiàn)了現(xiàn)代化治理體系下為民服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的核心理念。

（二）W：當(dāng)前檔案資源管理劣勢(shì)。在現(xiàn)代化治理體系中推進(jìn)檔案資源管理工作的可持續(xù)發(fā)展，必須擁有堅(jiān)實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)，但是在各市、區(qū)等相關(guān)部門進(jìn)行檔案資源整合的過程中卻出現(xiàn)了“信息孤島”的現(xiàn)象。不同地域的檔案資源均獨(dú)立存在于不同的管理系統(tǒng)中，這使得各地管理系統(tǒng)由于缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)而影響了檔案資源的共享。尤其是在社會(huì)內(nèi)外部環(huán)境均發(fā)生改變的背景下，政府現(xiàn)代化治理體系的改革和對(duì)相關(guān)檔案管理工作要求的變革，都對(duì)傳統(tǒng)檔案資源管理工作的合規(guī)性和合法性造成了沖擊。同時(shí)，檔案均由專業(yè)的技術(shù)人員統(tǒng)一管理，對(duì)公眾的開發(fā)程度較低，一定程度上影響了普通公民對(duì)檔案資源的認(rèn)知，限制了檔案資源采集的范圍，即使人工智能技術(shù)在不斷革新，但是因?yàn)檩^低的開放率，檔案資源管理工作也難以做到個(gè)人化和大眾化。

（三）O：現(xiàn)代化治理體系下檔案資源管理的機(jī)遇。檔案資源管理能力受到社會(huì)發(fā)展和國(guó)家宏觀政策的影響，步入新時(shí)代后，法治中國(guó)和社會(huì)治理格局的改變均為推進(jìn)檔案資源管理現(xiàn)代化提供了動(dòng)力。針對(duì)當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)狀，相關(guān)法律法規(guī)對(duì)具體檔案整理工作作出了相應(yīng)的規(guī)定，使檔案資源管理工作有法可依、有法可循，大大提高了檔案工作的規(guī)范性和專業(yè)性。同時(shí)伴隨著服務(wù)平臺(tái)和資源整合平臺(tái)技術(shù)的日趨完善，檔案資源管理受到了學(xué)界的廣泛關(guān)注，相關(guān)領(lǐng)域研究的寬度和廣度都得到了提升。當(dāng)前，智能歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管等新技術(shù)手段被廣泛應(yīng)用在現(xiàn)實(shí)檔案資源管理工作中，使得檔案資源的利用率不斷提高。截至2021年，其檔案利用的數(shù)量較1998年增加了4倍以上，這充分證明了當(dāng)前檔案資源管理工作在構(gòu)建現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展格局中起到了重要的作用。一方面，在市場(chǎng)自由空間進(jìn)一步擴(kuò)大的背景之下，我國(guó)檔案資源管理工作仍然以“為黨管檔、為民服務(wù)”為根本宗旨，這使得在復(fù)雜的信息現(xiàn)代化社會(huì)中，檔案資源管理工作成為現(xiàn)代化治理體系下實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的根本展現(xiàn)；另一方面，檔案資源管理工作在“共建共治共享”的社會(huì)格局中，更加凸顯了其社會(huì)公眾性與國(guó)家主體性的統(tǒng)一，其檔案資源也成為維護(hù)公共記憶和歷史文化的重要載體，尤其是在人們對(duì)精神文化的需求逐漸提高的過程中，檔案資源的社會(huì)需求加大，迫使檔案資源管理體制進(jìn)行現(xiàn)代化變革，這為自我管理體制提供了根本的源泉和動(dòng)力。

（四）T：現(xiàn)代化治理體系下檔案資源管理的挑戰(zhàn)。伴隨著人們物質(zhì)生活和精神生活水平的提高，大眾對(duì)檔案資源管理的需求不再局限于單位內(nèi)部，簡(jiǎn)單的檔案資源借閱和查詢已經(jīng)被集成化、智能化的服務(wù)需求所取代，多元化的智能檔案資源管理模式成為現(xiàn)代化治理體系下的必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案資源管理模式受到了挑戰(zhàn)和沖擊。而現(xiàn)實(shí)中檔案資源工作的環(huán)境適應(yīng)性能力較差，難以在技術(shù)和社會(huì)體制快速變革的現(xiàn)代化社會(huì)中及時(shí)破解體制沖擊和制度運(yùn)行難題。另外，智能和現(xiàn)代化的檔案資源管理技術(shù)層出不窮，在為工作帶來(lái)便利和高效服務(wù)的同時(shí)，也出現(xiàn)了用戶隱私安全隱患，在用戶隱私信息管理系統(tǒng)并不規(guī)范的背景下，信息邊界變得模糊。如何處理智能信息收集系統(tǒng)和用戶隱私之間的關(guān)系成為當(dāng)下檔案資源管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型過程中，迫切需要解決的問題。

二、現(xiàn)代化治理體系下檔案資源管理策略

（一）優(yōu)勢(shì)機(jī)會(huì)策略（SO）。在現(xiàn)代化治理體系下牢牢抓住“檔案治理智能化”這把降落傘，成為新時(shí)代檔案資源管理變革的重要突破口。當(dāng)前，在高校和社會(huì)層面，檔案資源管理研究領(lǐng)域方興未艾，應(yīng)依托交叉學(xué)科之間的優(yōu)勢(shì)來(lái)打造檔案資源研究的專業(yè)領(lǐng)域，進(jìn)而培養(yǎng)檔案技術(shù)研究的復(fù)合型人才，例如，引進(jìn)人文社科類和工科類的人才，充實(shí)檔案資源管理工作的力量。要在鼓勵(lì)檔案資源管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人員研究的過程中，牢牢抓住國(guó)家政策的現(xiàn)實(shí)優(yōu)勢(shì)，建立學(xué)科融合課程，以校企合作的模式推進(jìn)各高校畢業(yè)生進(jìn)入檔案管理工作領(lǐng)域。同時(shí)，建立跨學(xué)科的專業(yè)化研究平臺(tái)，鼓勵(lì)高校大學(xué)生和檔案管理工作人員進(jìn)行現(xiàn)實(shí)技術(shù)層面上的溝通。另外，在檔案管理工作層面，瞄準(zhǔn)檔案治理智能化技術(shù)，設(shè)立需求收集和受理的窗口，鼓勵(lì)廣大普通民眾對(duì)檔案工作提出意見。并設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人收集當(dāng)前社會(huì)中對(duì)檔案資源管理智能化的需求，以需求帶動(dòng)研究，將管理人員分為兩種類型：第一類是研究人員。在整理需求基礎(chǔ)上形成規(guī)?；臋n案資源管理研究方向。以現(xiàn)代化治理理念為核心，考察當(dāng)前政府和現(xiàn)實(shí)檔案資源管理工作中的戰(zhàn)略需求和問題，將國(guó)外檔案資源管理中的數(shù)字人文、數(shù)據(jù)圖形等分析模式應(yīng)用其中，第二類為技術(shù)應(yīng)用人員，在研究人員理論層面基礎(chǔ)上進(jìn)行現(xiàn)實(shí)技術(shù)實(shí)驗(yàn)的推進(jìn)，保障檔案資源的可持續(xù)性輸出。

（二）劣勢(shì)機(jī)會(huì)策略（WO）。在現(xiàn)代化治理體系的春風(fēng)下，檔案資源管理仍面臨諸多問題的關(guān)鍵在于檔案管理工作的基礎(chǔ)薄弱，學(xué)科和技術(shù)邊界較為模糊，以問題為導(dǎo)向?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源管理的華麗轉(zhuǎn)型要從抓住高素質(zhì)的復(fù)合型人才入手。新時(shí)代，人們的學(xué)歷水平得到了提升，在國(guó)家政策引導(dǎo)和社會(huì)發(fā)展大潮中，涌現(xiàn)出越來(lái)越多懂得管理和技術(shù)的雙復(fù)合型人才。但是由于檔案資源管理的人才基礎(chǔ)薄弱，很少會(huì)有檔案專業(yè)和管理專業(yè)背景的人才出現(xiàn)，這樣的人才缺口阻礙了檔案資源管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。所以在搭建檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的過程中，要分為兩個(gè)層面：第一個(gè)層面，要以補(bǔ)齊該領(lǐng)域人才短板為目標(biāo)，提升復(fù)合型人才的物質(zhì)保障，以吸引公共管理學(xué)、檔案學(xué)和計(jì)算機(jī)等學(xué)科的人才，同時(shí)建立職工終身培養(yǎng)制度，將各類不同的學(xué)科體系融入其中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案培訓(xùn)過程中的單一授課局面，使得檔案學(xué)專業(yè)的管理人員，也可以學(xué)到其他專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，在實(shí)踐和復(fù)合型學(xué)科教學(xué)過程中培養(yǎng)檔案資源管理人員的科學(xué)思維。第二個(gè)層面，是依托產(chǎn)學(xué)研教學(xué)基地和現(xiàn)有的檔案資源管理領(lǐng)域的理論基礎(chǔ)，整合單位內(nèi)部、高校內(nèi)部和社會(huì)中的資源，建立實(shí)踐學(xué)習(xí)模板，讓老員工、新人才都可以接受專業(yè)化、系統(tǒng)化的技術(shù)培訓(xùn)，以解決在檔案資源管理過程中技術(shù)人員稀缺等問題，鼓勵(lì)老員工學(xué)習(xí)新技術(shù)，并將其成果納入年終考核。同時(shí)產(chǎn)學(xué)研教學(xué)基地可以從高校入手?jǐn)U大檔案資源管理工作的接觸面，使得檔案工作接觸到更多的高校生。最后，將具體實(shí)踐中的問題和需求轉(zhuǎn)化為相應(yīng)學(xué)科的研究方向，圍繞為社會(huì)服務(wù)的核心理念，以建立高效簡(jiǎn)潔的檔案資源管理模式為目標(biāo)，將區(qū)塊鏈技術(shù)、人工技能技術(shù)應(yīng)用其中，將新型的技術(shù)和傳統(tǒng)的信息整合，提升管理和技術(shù)效率。

（三）優(yōu)勢(shì)威脅策略（ST）。伴隨著我國(guó)現(xiàn)代化治理體系的深入發(fā)展，檔案資源管理的高質(zhì)量發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。首先，要深入了解我國(guó)針對(duì)檔案資源管理制度推出的最新政策，根據(jù)當(dāng)前檔案資源管理工作開放度不夠的問題，搭建與最新檔案法配套的開放制度作為支撐，在遵循“為民服務(wù)”這一根本宗旨的同時(shí)，不斷優(yōu)化開放檔案資源的工具，形成開放包容、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的工作體系和資源開放流程。例如，集中檔案工作人員進(jìn)行新《檔案法》的學(xué)習(xí)，建立學(xué)習(xí)小組，實(shí)現(xiàn)自身實(shí)際和社會(huì)服務(wù)的融合，尤其是針對(duì)技術(shù)層面上的人員，幫助其將檔案制度工作與國(guó)家大政方針相貼合，以互相交流和學(xué)習(xí)帶動(dòng)技術(shù)層面上的研究。其次，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和人工智能給予檔案資源管理工作的改變，要積極吸收相關(guān)技術(shù)崗位的人才，避免出現(xiàn)技術(shù)人員斷層、科研成果轉(zhuǎn)化能力弱的情況出現(xiàn)。同時(shí)，在信息自動(dòng)化收集的過程中，提高社會(huì)公眾對(duì)檔案資源收集技術(shù)的認(rèn)知是推進(jìn)數(shù)字時(shí)代檔案資源管理工作回歸人本主義的關(guān)鍵。要在檔案資源管理工作過程中使用現(xiàn)代化智能手段，例如，防火墻技術(shù)、智能安全數(shù)據(jù)保障技術(shù)、身份密碼驗(yàn)證技術(shù)等。在各大媒體中建立數(shù)據(jù)，完善本單位的個(gè)人賬號(hào)，更新各信息檔案資源的具體流向，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的公開透明，以短片宣傳等形式來(lái)增強(qiáng)公眾對(duì)信息資源管理智能手段的信任，技術(shù)人員也應(yīng)強(qiáng)化相應(yīng)學(xué)科內(nèi)容的研究，增強(qiáng)安全儲(chǔ)存和數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警技術(shù)，形成與公眾之間的良性互動(dòng)。

（四）劣勢(shì)威脅策略（WT）。進(jìn)入新時(shí)代以后，社會(huì)變革的腳步加快，檔案資源管理工作面臨著內(nèi)部和外部的雙重風(fēng)險(xiǎn)，而由于其規(guī)范性和社會(huì)公眾性的鮮明特性，為保證其檔案資源的真實(shí)性和有效性，必須在現(xiàn)代化治理體系下實(shí)現(xiàn)制度和相關(guān)技術(shù)的攻堅(jiān)，做好檔案管理工作中安全和風(fēng)險(xiǎn)的有效評(píng)估。深入研究最新修訂的檔案法中的規(guī)定，落實(shí)自上而下的開放政策和制度，不斷加大在檔案資源管理工作相關(guān)領(lǐng)域的物質(zhì)投入和基礎(chǔ)研究的支持，爭(zhēng)取在現(xiàn)有水平上，提高5%的財(cái)政支出。伴隨著檔案工作在現(xiàn)代化治理體系中地位的提高，在相關(guān)基礎(chǔ)性研究逐漸增多的情況下，要以有力的政策和資金作為支撐，避免由于成本缺陷給相關(guān)研究帶來(lái)的消極影響。而在檔案資源開放程度逐漸加大的背景下，要時(shí)刻以公共利益作為根本遵循，不斷優(yōu)化檔案資源在開放和整合過程中的技術(shù)和流程。例如，設(shè)置專門技術(shù)相關(guān)層面的公眾在線咨詢窗口，保證社會(huì)普通群眾在檔案資源管理過程中的知情權(quán)，以電話連線、網(wǎng)絡(luò)線上咨詢和線下解答等方式，尊重資源收集過程中社會(huì)力量的表達(dá)權(quán)。要照顧到老年人對(duì)新技術(shù)不熟悉的現(xiàn)狀，創(chuàng)新大數(shù)據(jù)檔案資源治理的新模式，改變?cè)跈n案資源管理過程中普通群眾在公共事務(wù)管理中話語(yǔ)權(quán)較弱的現(xiàn)象。同時(shí)借助相關(guān)技術(shù)的便捷化操作擴(kuò)大檔案資源管理工作在社會(huì)公眾中的接觸面，借此為現(xiàn)代化的資源管理工作注入新的活力。針對(duì)當(dāng)前檔案信息資源管理工作存在“信息孤島”的現(xiàn)象，要聯(lián)合不同地域之間的檔案資源整合系統(tǒng)，建立統(tǒng)一且規(guī)范的輸入與輸出模板和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，為管理工作人員賦予更多的操作權(quán)限，保證同一專業(yè)、同一學(xué)科之間的信息共享模式的實(shí)現(xiàn)。對(duì)不同區(qū)域之間的管理和技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，以便相關(guān)專業(yè)人才可以擁有新理念新技術(shù)的交流平臺(tái)，由此解決不同區(qū)域由于信息不對(duì)稱導(dǎo)致的數(shù)字資源異構(gòu)問題的產(chǎn)生，推進(jìn)檔案資源管理工作形成“共治共建共享”的局面。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化治理體系和相關(guān)管理理論的發(fā)展，為檔案資源管理工作提供了新的契機(jī)，在現(xiàn)代化治理體系背景下，檔案資源管理工作要實(shí)現(xiàn)“為人民服務(wù)”的理念、現(xiàn)代化治理體系和智能技術(shù)的交融。三者之間有著不可分割的關(guān)系，也是構(gòu)建現(xiàn)代化檔案資源管理工作策略的邏輯起點(diǎn)?！盀槿嗣穹?wù)”的根本價(jià)值理念，體現(xiàn)著檔案資源管理工作的服務(wù)性，為建立相應(yīng)管理制度指明了方向，而現(xiàn)代化的管理制度又為智能化技術(shù)提供保障。對(duì)當(dāng)前檔案資源管理進(jìn)行SWOT的分析，有助于構(gòu)建檔案資源管理工作的框架，從國(guó)家、社會(huì)和管理工作本身出發(fā)，深入了解當(dāng)前檔案資源管理工作的現(xiàn)實(shí)處境，不斷豐富檔案資源管理的研究?jī)?nèi)容，為破解現(xiàn)代化檔案資源管理中的難題提供實(shí)踐方向。