人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略探討

文/李 昕

“大智移云物”等信息技術(shù)的涌動及交融滲透，不僅改變著人們的生活，也掀起了新一輪產(chǎn)業(yè)變革。2022年6月，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》，指出要把數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用于政府管理服務(wù)中，推動政府?dāng)?shù)字化與智能化運(yùn)行，提升政府公共服務(wù)質(zhì)量。本文通過對人事檔案數(shù)字化建設(shè)的價值分析以及趨勢分析，提出了人事檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新路徑。在實(shí)際工作中，我們也要正視人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，秉承客觀科學(xué)態(tài)度進(jìn)行人事檔案數(shù)字化創(chuàng)新

檔案管理工作關(guān)乎重大。人事檔案是中國特色社會主義人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。同時，它也是檔案管理體系中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性支撐性工作。因此，必須依靠“人才強(qiáng)檔”的戰(zhàn)略目標(biāo)，形成優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，才能進(jìn)一步激發(fā)行業(yè)的活力發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式面臨著革新，如何將紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字化檔案管理進(jìn)行有效融合，需要重點(diǎn)予以考慮。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀分析

檔案工作地位雖然較為特殊，對于行業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)具有舉足輕重的作用，一般不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)價值。很多管理者對檔案工作也存在著一定偏見，不僅工作內(nèi)容關(guān)注較少，對于相關(guān)人員職業(yè)后續(xù)發(fā)展也不夠重視。所以很多檔案管理人員難以得到提拔或重用，職業(yè)前景比較茫然。另外，雖然國內(nèi)部分高校開設(shè)了檔案管理專業(yè)，但課程設(shè)計(jì)跟不上社會發(fā)展趨勢，在一定程度上存在滯后現(xiàn)象。部分畢業(yè)生進(jìn)入行業(yè)后，還需要單位進(jìn)行二次培訓(xùn)，在一定程度上增加了社會壓力，并且存在理論與實(shí)踐脫節(jié)現(xiàn)象，尤其是高層次數(shù)字化檔案管理人才占比較少，無法對單位檔案管理的信息化發(fā)展起到積極的推動作用。人事檔案管理工作更是如此，工作在社會認(rèn)知層面得不到充分的肯定，在一定程度上影響了從業(yè)人員的積極性。部分單位認(rèn)為人事檔案管理工作內(nèi)容相對簡單，因此，就安排部分年齡偏大或者綜合素養(yǎng)不高的人員擔(dān)任，更談不上高層次的數(shù)字化人事檔案管理人員，這也直接造成了人事檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)老化、素質(zhì)不高，無法適應(yīng)當(dāng)前人事數(shù)字化檔案管理工作的需要。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)價值分析

傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料在保存過程中會受到兩個問題困擾，一是紙質(zhì)資料由于年代久遠(yuǎn)，可能會存在筆跡逐漸消失或紙張變脆等難以保存的問題，因此很多單位在檔案管理過程中，便會出現(xiàn)丟失損壞以及信息查找不便的現(xiàn)象；二是紙質(zhì)資料積年累月地進(jìn)行整理和搜集，在一定程度上需要大量的物理空間進(jìn)行保存保管，而物理儲存空間對于溫度、濕度也有一定要求，否則就會出現(xiàn)受潮以及蟲蛀等問題。數(shù)字化人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，可以通過網(wǎng)絡(luò)或者中心硬盤對所有資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和整理，而且在收集歸納方面更具優(yōu)勢，可以將不同形式的檔案資料進(jìn)行組合存放，只需要較少的空間就可儲存較大內(nèi)容的檔案。隨著當(dāng)前形勢的發(fā)展變化，單位也應(yīng)充分考慮對于人事檔案資源的有效利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人員進(jìn)行跟蹤收集資料，對于某一品類的資料查找不僅要借助檔案編號功能，同時也要求工作人員具有豐富的知識，這樣才能讓資料查詢更具精度。數(shù)字化人事檔案管理不僅能夠通過較小的儲存空間優(yōu)化檔案管理工作，也能借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行快速歸納以及快速檢索，讓資料查詢以及檔案調(diào)取更具效率，同時還能根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，相較于傳統(tǒng)檔案資料而言，具有更加高效、準(zhǔn)確的優(yōu)勢。數(shù)字化人事檔案管理具備傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)資料管理模式不可具備的優(yōu)勢，但是對于相關(guān)工作人員也提出了更高要求，一方面，要根據(jù)信息化技術(shù)制定檔案管理新制度，以此確保數(shù)字化檔案管理工作的正常運(yùn)行；另一方面，也需要相關(guān)工作人員具備綜合能力及技術(shù)，其中包括檔案整理的基本知識以及數(shù)據(jù)中心平臺的運(yùn)用技能等，而目前大部分單位具有這兩類技能的人才較少，需要有針對性地進(jìn)行培養(yǎng)或引進(jìn)，才能更好地促進(jìn)數(shù)字化人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、人事檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢分析

計(jì)算機(jī)與人事檔案行業(yè)真正融合始于上個世紀(jì)七十年代，但是大部分都是以信息存儲、信息檢索為主要功能，八十年代后期由于計(jì)算機(jī)語言的普及發(fā)展，使得不少單位開始自主研發(fā)人事檔案管理軟件并形成局域管理體系，如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件設(shè)施等已經(jīng)達(dá)到了前所未有的高度，尤其是數(shù)據(jù)庫的快速發(fā)展，檔案管理及以信息體系建設(shè)不局限于局域網(wǎng)絡(luò)，而是以“云端”方式推動人事檔案發(fā)展變革，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展，使得人事檔案體系有了前所未有的進(jìn)步?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是數(shù)字信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)發(fā)展到一定程度后所形成的新興產(chǎn)業(yè)鏈條，是互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的有機(jī)融合，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，不僅推進(jìn)了現(xiàn)代人事檔案技術(shù)的快速發(fā)展，同時也提高了單位的各項(xiàng)工作效率，并能為管理層的決策提供重要的依據(jù)。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理往往憑借個人主觀意識進(jìn)行分層、分類進(jìn)行歸納總結(jié)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)則擺脫了時間與空間的束縛。值得注意的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但是人事檔案體系仍處于探索性開發(fā)階段，在一定領(lǐng)域中取得了成績，但是也存在特定化的問題，包括智能化水平偏低、系統(tǒng)業(yè)務(wù)分散等。

四、人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)路徑

1.建立人事檔案數(shù)字化管理制度

當(dāng)前信息化技術(shù)正在逐步與傳統(tǒng)行業(yè)不斷融合，因此我國的人事檔案數(shù)字化管理工作也正處于發(fā)展初期階段。因此，建立高效科學(xué)的檔案管理制度，對于人事檔案數(shù)字化管理工作的后期發(fā)展具有重要意義，不僅能保證程序的合理，同時也能保證管理過程更加有序。相關(guān)部門及工作人員，應(yīng)深入分析現(xiàn)階段人事檔案數(shù)字化管理制度存在的問題，并進(jìn)行全面分析探討數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以及如何從收集整理到查詢保管等多個方面進(jìn)行彌補(bǔ)。同時，也應(yīng)該集思廣益，對于單位其他部門的員工進(jìn)行意見收集，針對性地了解員工在日常工作中發(fā)現(xiàn)的人事檔案數(shù)字化管理弊端，并進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整、優(yōu)化。數(shù)字化人事檔案管理制度的建立并非一蹴而就，需要在實(shí)踐中不斷摸索創(chuàng)新和調(diào)整。一方面，要注重提高單位人事檔案數(shù)字化管理的工作效率，另一方面，也要充分開發(fā)人事檔案資源的可利用價值。

2.搭建人事檔案數(shù)字化管理平臺

在互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的初期，人事檔案管理大多都是將紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，然后輸入到電腦當(dāng)中，雖然在一定程度上節(jié)約了物理空間，但是還沒能充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價值優(yōu)勢。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)對于檔案管理工作具有高效性、安全性的特點(diǎn)，因此，除了常見的保存、查詢等功能，還可以通過構(gòu)建中心數(shù)據(jù)人事檔案管理平臺，拓展其他功能模塊，但也要結(jié)合自身的長遠(yuǎn)性發(fā)展需求，制定可行性計(jì)劃，既要充分考慮數(shù)字化管理平臺的潛在使用價值，同時也要考慮自身的運(yùn)用深度，要讓自身的工作與時代發(fā)展相結(jié)合，進(jìn)一步將碎片化的工作內(nèi)容進(jìn)行有效整合利用。建立中心數(shù)據(jù)檔案管理平臺，解決了以往信息碎片化存儲以及不能共享的難題，可以做到單位之間、部門之間資源互聯(lián)互通。值得注意的是，由于不同單位或部門對于檔案的需求方向具有差異性，因此還要考慮數(shù)據(jù)庫的實(shí)用性以及調(diào)取邏輯性，既要保證能夠有效地優(yōu)化工作效率，同時也要讓數(shù)據(jù)調(diào)取具有安全性，確保所有檔案都進(jìn)行加密處理，并可以通過網(wǎng)絡(luò)后臺數(shù)據(jù)進(jìn)行追根溯源。

3.提升人事檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)

數(shù)字化技術(shù)改變了人們的生產(chǎn)生活方式，工作效率有了顯著提高，但是對于管理者而言也提出了更高要求，單位所存儲的人事檔案數(shù)量龐雜，且內(nèi)容覆蓋范圍較廣，所以不僅要求檔案管理人員具備豐富的檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)，同時也要結(jié)合實(shí)際深入學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理技術(shù)。單位應(yīng)針對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，可以聘請數(shù)字化檔案管理專業(yè)人員來到單位進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)、指導(dǎo)，根據(jù)單位所構(gòu)建的數(shù)字化檔案平臺進(jìn)行全程跟蹤，這樣才能有效地激發(fā)檔案管理工作人員的潛能。由于數(shù)字化技術(shù)在不斷地發(fā)展和變革中，因此人事檔案管理人員在日常工作中也應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化技能以及全新的檔案管理模式，并打破時間與空間，利用碎片化時間不斷豐富自己。建議單位人事檔案管理工作發(fā)展還需要引進(jìn)全新型、實(shí)用型人才，在人才招聘或人才引進(jìn)過程中，更多地關(guān)注計(jì)算機(jī)或大數(shù)據(jù)等相關(guān)專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生，一方面為本單位不斷注入新鮮活力，另一方面也可以通過年輕學(xué)子的活躍思維不斷提升數(shù)字化檔案管理工作的服務(wù)效能。

4.注重人事檔案信息化管理安全

數(shù)字技術(shù)具有諸多優(yōu)勢，但本身也存在著安全隱患，例如人事檔案管理需將各類資料文檔存儲到中心數(shù)據(jù)庫或硬盤當(dāng)中，如果硬件出現(xiàn)損壞或有網(wǎng)絡(luò)漏洞，則很容易泄漏檔案資料或造成資料的損毀。因此在搭建數(shù)據(jù)平臺過程中，管理人員應(yīng)充分考慮這些問題，并與技術(shù)人員充分溝通，既可以對本單位的人事檔案資料進(jìn)行加密和備份，也可以利用“云技術(shù)”避免安全隱患發(fā)生?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會對于人事檔案服務(wù)的需求量也在不斷增加，目前各地的人事檔案規(guī)模在不斷擴(kuò)大，日常管理工作也越來越依賴網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，但是傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已不能滿足當(dāng)前的社會發(fā)展需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，不僅拓寬了網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，同時也加快了信息的檢索效率，與此同時檔案信息化的安全性也備受矚目，尤其是數(shù)據(jù)疊加得越來越多，一旦出現(xiàn)漏洞則可能造成大面積的信息泄露。人事檔案工作環(huán)節(jié)需緊密相連，完全依靠人為管理，無法達(dá)到對應(yīng)的精準(zhǔn)度，要充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及智能AI等先進(jìn)技術(shù)，確保檔案管理工作的穩(wěn)定有序開展。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與人事檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)融合需從兩方面進(jìn)行考慮，一方面是硬件設(shè)施的穩(wěn)定性可以通過模塊拓展以及增加備用設(shè)施等方式確保安全；另一方面則是軟件應(yīng)用層面的安全問題要充分考慮可能出現(xiàn)的宕機(jī)問題，并逐步探索以服務(wù)為中心的理念，要確保人事檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性和便捷性，充分提高智能化管理水平。

綜上所述，信息化技術(shù)是當(dāng)前社會發(fā)展的熱點(diǎn)，同時也是未來社會發(fā)展的必然方向，人事檔案管理工作所面臨的資料內(nèi)容較為繁雜，傳統(tǒng)的工作形式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會發(fā)展需求，人事檔案管理具有先天的優(yōu)勢價值，因此相關(guān)工作人員應(yīng)深入分析數(shù)字化人事檔案管理的優(yōu)勢，并結(jié)合自身的工作特點(diǎn)進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，且在整個管理過程中不斷地進(jìn)行方式創(chuàng)新，確保管理的精準(zhǔn)性，讓人事檔案管理工作不斷簡化，不斷提高處理效率。