淺談人事檔案信息化管理

吳永杰

吉林省洮南市工資統(tǒng)發(fā)管理中心 吉林 白城 137100

引言

在當今新的時代背景下，信息化管理理念和技術(shù)已經(jīng)打破了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，一定程度上利于人事檔案管理改革，提高了人事檔案信息化管理水平。針對檔案管理部門，應(yīng)當結(jié)合實際的管理狀況建立完善的檔案管理制度，引進專業(yè)的技術(shù)和設(shè)備，培養(yǎng)更多的專業(yè)性人才，為人事檔案信息化管理打下堅實的基礎(chǔ)。

1 人事檔案管理含義、特點及要求

1.1 人事檔案管理概述

人事檔案作為我國人事管理中重要的組成部分，是個人學(xué)歷、身份等多個方面的有力依據(jù)，與個人的社會保障、組織關(guān)系等均有密不可分的聯(lián)系[1]。人事檔案記錄了個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、工作表現(xiàn)、德能勤績等多方面情況的材料，在個人評定職稱、辦理保險時均會用到人事檔案。

1.2 人事檔案特點及要求

在進行人事檔案管理的過程中，可以通過翻閱人事檔案來了解個人的經(jīng)歷、政治面貌、工作業(yè)績等。人事檔案具備了如下幾個特點。

1.2.1 全面性。人事檔案是將員工的個人履歷、考評、學(xué)歷學(xué)位、政治歷史、入團入黨、工資、獎勵、處分、任免等多個方面進行記錄的文件材料[2]。為此，人事檔案能夠充分反映出個人的成長發(fā)展情況、思想發(fā)展狀況、學(xué)習(xí)到工作期間的歷史狀況、員工家庭成員信息情況、專業(yè)信息、員工個人的技術(shù)能力、自然情況等多個方面的真實信息。對于個人的信息反應(yīng)較為全面，是員工的個人“信息存儲庫”。

1.2.2 客觀真實性。人事檔案包含的內(nèi)容需要足夠齊全和完整，能夠反映出人事檔案的客觀真實性，只有這樣才能保證人事檔案可以為人事檔案相關(guān)部門提供更為真實、更為客觀的良好服務(wù)。

1.2.3 現(xiàn)實性?，F(xiàn)階段，由于員工仍然處于工作狀態(tài)，員工的人事檔案已經(jīng)成為人事相關(guān)部門正確招聘人才、使用人才、有效解決工資問題等多個方面的重要參考依據(jù)，具有現(xiàn)實性，現(xiàn)實工作服務(wù)成為人事檔案區(qū)別于其他檔案的明顯標志[3]。

1.2.4 流動性。在人事檔案的管理過程中能夠做到與員工日常人事管理相一致，從而可以更好地發(fā)揮出人事檔案的價值和作用?，F(xiàn)階段，由于人員的流動性越來越大，雖然在事業(yè)單位、國家機關(guān)單位的員工流動性相對較小，但在大多數(shù)的私企、國企中工作人員流動性相對較大[4]。在此情況下，逐漸加大了人事檔案管理工作的復(fù)雜性和困難程度，從而會導(dǎo)致人員與個人檔案分離的情況。這不僅嚴重影響企業(yè)人事檔案管理人員的保管工作，對于員工個人而言也不利于后續(xù)在其他企業(yè)的工作。為此，在實際的人事保管過程中，若出現(xiàn)員工工作調(diào)動或離職的情況，需要及時將人事檔案隨著員工調(diào)動辦理轉(zhuǎn)移等工作。

1.2.5 動態(tài)性。人事檔案在進行立卷之后，其主要內(nèi)容基本不會出現(xiàn)變動。然而人事檔案具有較強的動態(tài)性，隨著人員在工作經(jīng)歷、個人經(jīng)歷的不斷發(fā)展中會逐漸產(chǎn)生更多新的文件材料內(nèi)容。為此，需要確保人事檔案管理工作將新的文件材料內(nèi)容進行及時補充，盡量將人事檔案材料內(nèi)容根據(jù)員工的實際情況及時更新。為此，需要人事部門的管理人員將人事檔案打孔裝訂，從而可以更加及時地將員工的新材料補充到人事檔案中。

1.2.6 機密性。人事檔案的主要內(nèi)容包含了員工個人的獎勵、任免、就業(yè)、考核等多方面材料[5]。其中，部分材料信息可以反映部分重大歷史時間，但部分材料信息是個人向組織匯報的，如政審調(diào)查個人或者家庭成員信息等。然而這些檔案材料屬于個人隱私。為此，人事檔案作為機密文件材料，不能由員工個人進行私自保存或者向其他人透露檔案中的信息，不能無條件地向社會提供服務(wù)。若需要調(diào)出檔案查閱，需要通過正規(guī)的調(diào)檔手續(xù)才能查閱。

人事檔案具有的全面性、機密性、動態(tài)性、客觀真實性、流動性、現(xiàn)實性特點決定了人事檔案管理工作具有一定的特殊性和重要性。為此，人事檔案管理人員需要嚴格按照如下幾方面要求來執(zhí)行。第一，人事檔案管理人員應(yīng)當做好科學(xué)保管工作；第二，需要將個人檔案材料信息進行科學(xué)分類、整理、存檔。與此同時，應(yīng)當要求個人在存檔案材料確認書上簽字；第三，人事檔案部門管理人員需要制定個人檔案查閱、借閱、傳遞制度；第四，人事檔案管理人員需要做好員工檔案保密、保存工作，確保人事檔案的安全性。

2 人事檔案信息化管理的重要性

2.1 大幅度提高管理效率

在以往的人事檔案管理過程中，通常采取的管理方式為人為管理，檔案形式主要為紙質(zhì)材料，需要通過對個人信息數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、利用等人為操作的方式才能做好人事檔案管理工作[6]。并且人事檔案管理的工作內(nèi)容較多、工作強度較大，導(dǎo)致工作效率并不高，需要對人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)提出更高的要求。隨著社會的不斷發(fā)展，在信息化時代背景下，在人事檔案管理方面需要引入信息化管理技術(shù)，做好管理信息化，用計算機技術(shù)來代替人為管理，進而更好地對個人檔案信息進行分類、整理、加工、歸檔，進一步提高人事檔案管理的工作效率。

2.2 實現(xiàn)信息資源共享

在當今信息化時代背景下，信息資源是十分重要的戰(zhàn)略資源，合理運用信息資源能夠充分發(fā)揮出自身的價值，進一步促進社會經(jīng)濟發(fā)展。為此，在實際的人事檔案信息管理過程中，通過現(xiàn)代先進的技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，可以更好地實現(xiàn)信息資源共享，推動我國經(jīng)濟發(fā)展和社會進步。

2.3 便于人事檔案信息查閱

相較于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，現(xiàn)階段的人事檔案信息化管理模式可以采用數(shù)字化、信息化技術(shù)，通過專業(yè)的人事檔案系統(tǒng)將檔案信息進行科學(xué)、合理性存儲，便于人事檔案信息查閱，從而可以更好地發(fā)揮出人事檔案自身的價值。

2.4 確保人事檔案信息的安全性

傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，采取的存檔方式為紙質(zhì)存檔，在進行存儲和查閱的過程中，容易出現(xiàn)人事檔案材料丟失或損壞的現(xiàn)象，從而嚴重影響檔案信息的安全性，不利于個人檔案的完整性。然而，在人事檔案信息化管理中，能夠引入十分先進的現(xiàn)代化技術(shù)，采用安全防護技術(shù)對人事檔案信息進行機密處理，從而可以確保人事檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。并且能大幅度減少檔案在處理、存儲的過程中出現(xiàn)損壞、丟失的情況，保證人事檔案信息的安全性。

3 人事檔案信息化管理的具體措施

3.1 提高人事檔案管理意識

由于以往的人事檔案管理工作存在一定的弊端，具有封閉性，不利于工作的開展。在當今信息化時代背景下，檔案管理人員需要提高管理意識，轉(zhuǎn)變管理觀念，不斷地增加自身的水平，做到與時俱進[7]，從而更好地加快人事檔案信息化的建設(shè)，確保人事檔案管理工作具有時代意義，富有信息化、現(xiàn)代化的特點。通過信息化技術(shù)，如計算機技術(shù)、現(xiàn)代化專業(yè)管理軟件，確保管理人員能夠?qū)θ耸聶n案信息進行有效收集、分類、管理、歸檔等工作，提高人事檔案信息化管理效率和管理質(zhì)量。

3.2 更新現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理若想更好地體現(xiàn)出信息化形式，需要以現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備作為管理的基礎(chǔ)條件，也是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。為此，在現(xiàn)代化時代背景下，人事檔案管理部門應(yīng)當適當投入更多的資金，配備較為先進的管理設(shè)備和管理技術(shù)，做好更新迭代工作，從而建立相對完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺。同時，隨著信息化的發(fā)展，可以通過微信公眾號、官方微博、自媒體平臺等方式來實現(xiàn)人事檔案信息化管理，為用戶提供更為方便的服務(wù)，提高工作效率和工作質(zhì)量。

3.3 實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)化管理

在信息化時代背景下，工作人員在進行人事檔案管理的過程中，依然存在紙質(zhì)檔案、電子檔案的方式。對于兩種檔案管理形式而言，人事檔案部門的管理人員應(yīng)當結(jié)合部門實際情況，對兩種管理形式充分融合，通過人事檔案管理中心做好檔案信息存儲工作和檔案管理的二次開發(fā)[8]。并且，建立一套具有管理標準規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的檔案信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化形式，從而建立能夠覆蓋全國范圍的國家人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，便于用戶的信息資源共享和查詢。

3.4 做好檔案信息安全保護工作

信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠便于人事檔案管理工作，給管理人員提供了更多有效的方法和管理手段。然而在人事檔案管理過程中也給工作人員帶來了諸多問題。例如，信息化管理系統(tǒng)中存在病毒、漏洞等，容易造成人事管理信息的泄露，嚴重威脅信息安全。為此，需要增強檔案信息安全性，做好安全保護工作，聘用專業(yè)的信息化安全防護人才，采用信息機密技術(shù)對數(shù)據(jù)信息庫進行加密處理，避免出現(xiàn)更多的人事檔案數(shù)據(jù)信息泄露情況。另外，管理人員需要定期備份人事檔案信息文檔，避免由于突發(fā)性事件導(dǎo)致人事檔案管理工作受到不利影響，應(yīng)當及時更新信息管理系統(tǒng)防火墻的病毒庫，從而有效攔截惡意信息文件，確保個人檔案信息的完整性和真實性。

3.5 提高人才培養(yǎng)重視程度

人事檔案信息化管理對于信息管理人員的專業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。為此，應(yīng)當提高人才培養(yǎng)工作的重視程度，加強檔案管理信息化人才的專業(yè)管理能力、業(yè)務(wù)能力、理論知識掌握程度以及實踐操作水平，從而保證人事檔案管理人員能夠熟練操控較為專業(yè)、先進的檔案管理設(shè)備和軟件[9]。與此同時，人事檔案管理部門的組織人員可以定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動，邀請富有多年管理經(jīng)驗的專家和教授進行座談，從而可以將現(xiàn)階段的檔案管理方法和技術(shù)傳授給管理人員，及時更新自身的理論知識，提升工作能力。另外，建議適當加強人事檔案管理人員的責任意識、服務(wù)意識，通過制定獎懲制度的方式大大提高工作人員的工作積極主動性，逐漸形成科學(xué)的管理思維和理念，更好地完成人事檔案信息化管理工作。

3.6 完善檔案管理制度

對于現(xiàn)階段的人事檔案信息化管理狀況而言，若想大幅提升管理效率和管理質(zhì)量，取得良好的工作效益，需要建立完善的檔案管理制度。第一，檔案管理部門應(yīng)當建立信息化管理專業(yè)小組，有部門負責人、專家和管理人員構(gòu)成，通過研討并結(jié)合單位部門的實際發(fā)展特點，制定具有針對性、可行性、可靠性的檔案管理制度。第二，需要明確人事檔案信息化管理人員的權(quán)利和職責，將責任落實到個人，若發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)遺漏、失真、損壞的情況，需要第一時間向負責人追責，確保管理制度能夠有效落實。第三，應(yīng)當將人事檔案管理工作與人力資源管理進行充分融合，保證人事檔案信息化管理工作可以隨著人事變化而做出合理調(diào)整。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段在信息化時代背景下，做好人事檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢和客觀需求，能夠更好地實現(xiàn)人事檔案信息共享，提升利用效率和管理水平。為此，檔案管理部門需要引入先進的信息技術(shù)和管理理念，進而提高管理效率。