基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

段峰 呂明 李召超

山東泰山鋼鐵集團有限公司 山東 濟南 271100

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)建設的重要作用

1.1 有助于提升企業(yè)內(nèi)部控制效率

在企業(yè)建設和發(fā)展的實際過程中，為了保證內(nèi)部控制的穩(wěn)定實施，有必要建立完善的內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制體系的形成具有一定的系統(tǒng)性特征，它與企業(yè)的生產(chǎn)、管理和各個工作環(huán)節(jié)密切相關，能夠?qū)ζ髽I(yè)的整體發(fā)展進行監(jiān)督、管理和控制。傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度的運用已不能適應現(xiàn)代發(fā)展的需要，不能促進內(nèi)部控制制度的有效形成和建立。ERP系統(tǒng)具有集成性和開發(fā)性的特點。ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應用，既可以避免干擾因素的影響，又可以將企業(yè)的各項工作與內(nèi)部控制系統(tǒng)相結(jié)合[1]。此外，還可以根據(jù)實際情況設置內(nèi)部控制系統(tǒng)節(jié)點，以確保內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設更加規(guī)范。隨著先進信息系統(tǒng)的應用，該系統(tǒng)還可以幫助企業(yè)進行預警。內(nèi)控部可以全面掌握各種情況，實現(xiàn)扁平化管理，促進各部門之間的相互溝通和交流，避免提高內(nèi)控工作水平，明確各主體的工作職責。如果信息溝通的效果得到很好的實現(xiàn)，內(nèi)部控制的現(xiàn)狀也會得到有效的改善。

1.2 有助于核心價值鏈的集成化構(gòu)建

將ERP系統(tǒng)應用到企業(yè)中，能促使核心價值鏈的集成化構(gòu)建，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個預算資源、項目資源、采購資源以及財務資源的整合，也能為各個業(yè)務前段區(qū)域、管理后臺提供數(shù)據(jù)信息傳輸，以達到信息的實時性獲取。并且，還能將各個方案相互結(jié)合起來，使前端業(yè)務數(shù)據(jù)和后臺數(shù)據(jù)積極傳遞，保證傳遞工作的無縫銜接，形成內(nèi)部控制工作中各個節(jié)點的信息流，后期也將集合在財務核算系統(tǒng)中，使資源信息呈現(xiàn)出一種高度化的集成狀態(tài)[2]。同時，通過財務數(shù)據(jù)的挖掘，可以為企業(yè)提供良好的市場機會，不僅可以明確出市場的信息導向，而且還可以為內(nèi)部控制部門的管理工作提供重要條件。不但如此，內(nèi)部控制工作實際開展期間，還能結(jié)合ERP系統(tǒng)的實際運行情況，對其情況全面監(jiān)督和管理，能夠分析ERP系統(tǒng)期間存在的問題，掌握所有情況，保證各個方面工作任務的完成和實現(xiàn)。所以說，ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制工作之間存在非常密切的聯(lián)系，兩者是相互促進和相互協(xié)同的關系。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關系

2.1 提高管理水平

在ERP環(huán)境下，可以在系統(tǒng)里將不相容崗位的職責進行分離，比如由請購單由需求部門提出計劃部門審批，不能是同一人，入庫單的錄入人和審核人想分離，倉管人員可以被授權(quán)查詢物料情況而無須查詢到價格金額等，大大降低了舞弊事件的發(fā)生。并且，ERP可以使得數(shù)據(jù)的及時性方面大大提升。傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)收集和整理比較滯后，基本上都屬于事后分析，只是對業(yè)務發(fā)生后結(jié)果的一個數(shù)據(jù)性的體系，很難迅速適應市場形式的瞬間變化。在使用了ERP系統(tǒng)之后，財務數(shù)據(jù)可以得到及時處理，很多實時的數(shù)據(jù)可以實時在系統(tǒng)中取得，這樣的話，就可以對業(yè)務部門提供及時的財務數(shù)據(jù)支撐，業(yè)務部門的判斷將會基于數(shù)據(jù)而不是簡單的基于經(jīng)驗，對財務部門的要求也提升了，會計的職責就不單只是一個事后的數(shù)據(jù)歸集了，而是事前和業(yè)務部門一起進行數(shù)據(jù)分析、事中對業(yè)務進程的關鍵點進行監(jiān)督，只有這樣，才能提升財務的決策支持。由于打通了邊設計邊生產(chǎn)之間協(xié)同能力，設計數(shù)據(jù)就可以高效轉(zhuǎn)化地為生產(chǎn)工藝數(shù)據(jù)，使生產(chǎn)能快速響應個性化變更，全面協(xié)同設計、計劃、生產(chǎn)、采購、車間多部門聯(lián)動。

2.2 ERP系統(tǒng)幫助企業(yè)實現(xiàn)和改善內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)與內(nèi)控系統(tǒng)主題活動、信息內(nèi)容溝通和監(jiān)督促進與內(nèi)控系統(tǒng)運行因素相同。ERP系統(tǒng)在改善企業(yè)管理的基礎上促進了公司的共同利益。ERP系統(tǒng)的完善、內(nèi)部控制、信息內(nèi)容的整合、公司資源的整合等都是在全公司范圍內(nèi)進行。使用ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)軟件的集成在公司各單位、各階段進行。兩者都具有完整性的操縱[3]。ERP系統(tǒng)自身的自工作流程、信息內(nèi)容溝通可以起到相互監(jiān)督的作用。內(nèi)部控制制度按照之前制定的實施方法有序進行，能夠積極促進有效落實，且有利于實現(xiàn)內(nèi)部控制制度的總體目標完成。同時，ERP系統(tǒng)也是內(nèi)控系統(tǒng)的主體，對內(nèi)控系統(tǒng)的信息資源管理方式也起到了一定的不良影響，給公司帶來了新的挑戰(zhàn)。ERP系統(tǒng)基于信息技術(shù)完成信息內(nèi)容的整合和資源共享，消除了各個服務項目信息內(nèi)容獲取的時間差。ERP信息管理系統(tǒng)的基礎建設，基于有效的設計方案和工作流程的重構(gòu)，規(guī)范了工作流程，其他的影響因素。在ERP系統(tǒng)中，將內(nèi)部參考點置定位在工藝連接點上，將業(yè)務流程的管理方法與內(nèi)部控制系統(tǒng)相結(jié)合，加強內(nèi)部控制系統(tǒng)的執(zhí)行性和可操作性，提高實用性、精確性和內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的自動化技術(shù)提高水平。

2.3 能解決庫存管理的難題

比如，在ERP系統(tǒng)下，會設置最高庫存安全點和最低庫存點；比如，由物控部門根據(jù)技術(shù)部下發(fā)的物料清單表做好計劃，下發(fā)請購單，采購部門僅可以根據(jù)請購單實施采購，無權(quán)自行采購；再比如，對于庫齡比較長的材料，系統(tǒng)可以定期自動提示等等。很多管理上的難點可以從流程設置和系統(tǒng)建設方面給予解決。所以，ERP可以于合同前進行工程性物料提前分配，按項目要求多緯度對物料全階展開分析庫存狀態(tài)及未來展望，進行欠料分析和齊套檢查，減少積壓或者停工待料情況的發(fā)生。

3 ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

3.1 保證員工ERP系統(tǒng)應用能力的提升

為了提高員工ERP系統(tǒng)的應用能力，可以在兩個方面來進行。第一，需要對企業(yè)的業(yè)務流程進行科學編寫，確保整個操作都能有效實施，加大力度對員工進行培訓，使企業(yè)在整體運作中的執(zhí)行度更加成熟。同時，工作人員在實際操作的時候，還需要對操作的模塊、相關的操作節(jié)點詳細掌握，研究各個節(jié)點存在的問題，能夠及時對接，避免給后期工作的正常開展帶來影響。第二，加大力度對ERP系統(tǒng)操作人員進行培訓，引導工作人員進行有關模塊操作手冊的編制，并在實際操作中確保規(guī)范性，以免因為操作失誤給系統(tǒng)的有效應用帶來不利影響。這樣在企業(yè)內(nèi)部控制中，ERP系統(tǒng)不僅會提供穩(wěn)定的服務，也將保證企業(yè)的安全穩(wěn)定運行。

3.2 抓住關鍵控制點

和傳統(tǒng)的內(nèi)控相比，基于ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制最大的不同點在于：控制的內(nèi)容增加——IT控制，各業(yè)務循環(huán)的控制可利用軟件自動執(zhí)行，并詳細記錄控制的過程，ERP軟件系統(tǒng)，可將業(yè)務及內(nèi)部控制執(zhí)行的過程全部如實記錄下來，保證控制的執(zhí)行力，所以內(nèi)部控制必須是以信息化為基礎的。在實操上，我們要注意抓住關鍵控制點，重視流程上的關鍵控制點，梳理每個不同的流程[4]。比如：物控部門負責人根據(jù)軟件自動運算物料需求，算法會考慮采購時間、交貨時間、庫存情況、在途物料、最高最低庫存等，在ERP中審核請購單；再比如，產(chǎn)成品發(fā)貨單需要財務部專人在ERP中執(zhí)行收款確認，財務人員跟進合同簽訂的付款條件檢查是否收款，是否達到發(fā)貨條件，是否需要執(zhí)行特殊的審批放行流程等等。

3.3 加強控制活動優(yōu)化內(nèi)部控制制度與流程

設定ERP崗位職責的標準是長期堅持，劃分不同的崗位。要化解所有的業(yè)務流程主題活動，各階段的業(yè)務流程主題活動都應盡可能遵循自覺、相互對立的標準來進行。整合公司工作流程、管理制度、單位崗位職責，為ERP系統(tǒng)客戶設置適當?shù)墓芾頇?quán)限，使ERP系統(tǒng)的管理權(quán)限與崗位職責一致，做到相互制約、相互監(jiān)督、科學化。研究，合理均衡的管理模式。ERP系統(tǒng)的基本建設成本難以保證ERP系統(tǒng)實施的可持續(xù)性。在ERP系統(tǒng)基礎建設的全過程中，公司必須面向未來，充分整合公司中長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，有效并可能產(chǎn)生各種調(diào)整條件，設計整個ERP系統(tǒng)的流程和功能。同時自然環(huán)境的融合和政策法規(guī)的變化即刻體現(xiàn)在系統(tǒng)功能的調(diào)整上，以確保步驟和功能的開拓創(chuàng)新。首先，行業(yè)內(nèi)使用ERP系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員一定要完善系統(tǒng)的構(gòu)成。特別是數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)變異性問題，全面認識ERP系統(tǒng)內(nèi)控系統(tǒng)業(yè)務管理系統(tǒng)基礎建設中的使用價值不足，合理融入ERP系統(tǒng)資源自主創(chuàng)新使用規(guī)定。在制定實際內(nèi)控體系業(yè)務流程營銷方案的全過程中，公司專業(yè)技術(shù)人員必須高度重視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)資源的運用能力。尤其是科研申請系統(tǒng)可能接受的外界提供的信息，根據(jù)ERP系統(tǒng)的革新應用需求正確地適應風險控制方式的構(gòu)建。在內(nèi)部控制業(yè)務系統(tǒng)的技術(shù)方面提供高水平的支持。ERP系統(tǒng)的應用者需要加強對系統(tǒng)資料構(gòu)成狀況的關注。特別是對材料失竊問題進行了總結(jié)，使風控體系在實際自主創(chuàng)新的全過程中徹底融入ERP系統(tǒng)的自主創(chuàng)新建設和應用規(guī)范中。ERP系統(tǒng)的工作人員應該增加他們對提示報警方法的基礎構(gòu)建的興趣。特別是對經(jīng)濟增長系統(tǒng)軟件情況的解決方案進行了所需要素的匯總，使ERP系統(tǒng)的應用整合了風險因素危害控制規(guī)定，充分滿足了規(guī)定的風險會計義務、管理和控制。最后，該機構(gòu)的外部監(jiān)督立即對ERP相關活動進行了多方面的系統(tǒng)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立即調(diào)整減少。

3.4 加強培訓、加強外部和內(nèi)部的人才隊伍建設

首先，因為ERP系統(tǒng)維護屬于專業(yè)度比較高的工作，為保證系統(tǒng)安全有效運行，企業(yè)需要并且必須外聘專業(yè)的技術(shù)維護人員，但更為重要的是，企業(yè)要加強內(nèi)部技術(shù)人員的培訓，不單是在信息技術(shù)更重要的是內(nèi)控知識的培訓，一方面可以從社會中招聘人才，快速解決內(nèi)部人員不足的問題，為企業(yè)補充高素質(zhì)的新鮮血液；另一方面，要在企業(yè)中發(fā)現(xiàn)和挖掘人才，內(nèi)部提升員工能力，讓員工的個人提升和企業(yè)的提升達到一個完美的平衡，提高員工綜合素質(zhì)。其次，制定完善的培訓考核制度。不管是外部挖掘人才還是內(nèi)部自己培養(yǎng)，都離不開有效的培訓。只有一開始決定上ERP系統(tǒng)，就要開始對全體員工進行培訓了，特別是ERP系統(tǒng)的管理理念和執(zhí)行流程培訓，培訓之后，對知識點進行考核，考核成績可以與績效掛鉤，激發(fā)員工參與度；在實施初期，讓基層使用人員參與到ERP系統(tǒng)初始化設置的討論工作中，讓他們提出在實操中的想法和各個崗位的各理化建議，使用人員提出的建議，對于項目落地，有著重要作用；實施過程中，定期召集碰頭會議，交流在ERP系統(tǒng)中遇到的問題，為實施團隊解決問題提供思路，給管理人員調(diào)整內(nèi)部控制流程提供方向。

3.5 增強內(nèi)部控制風險評估防控

ERP系統(tǒng)全程采用標準化設計方案、兼容問題分權(quán)等方法，運用方法和方法為公司構(gòu)建風險預警系統(tǒng)軟件，對公司內(nèi)部控制體系進行合理維護。全流程的優(yōu)化，一方面加強了業(yè)務流程中的核查和監(jiān)管點，另一方面，事后都具備了對前期監(jiān)管環(huán)節(jié)的檢查功能。另一方面，每個階段都必須放開自己的規(guī)定，不做好自己的工作，想終止或糾正后續(xù)部分的一部分，整個內(nèi)控體系就會失效。日常ERP系統(tǒng)的運用管理中，公司員工還是需要不斷提高自身風險防控理念，全面了解公司經(jīng)營風險，多方位開展自身風險防控工作。

4 結(jié)束語

國內(nèi)外企業(yè)實行全面管理的成功范例以及國內(nèi)外市場競?cè)找鎻碗s和激烈的競爭，全面實施預算管理的趨勢已迫在眉睫。當前，企業(yè)必須不斷提高全面預算管理水平，優(yōu)化企業(yè)資源，同時不斷提高自身的市場競爭力和優(yōu)勢，預防企業(yè)經(jīng)營風險，推動企業(yè)前進，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，才能保證企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，確保達成目標。職位職責在信息規(guī)劃中迅速發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展趨勢和廣泛應用，企業(yè)管理實效方面ERP系統(tǒng)的作用也在逐步完善，為有效防控企業(yè)運營風險，提高企業(yè)競爭力，促進企業(yè)發(fā)展起到了積極作用。