新時代檔案信息化建設(shè)的幾個問題

朱麗平

山東省煙臺市公路事業(yè)發(fā)展中心 山東 煙臺 264001

引言

進(jìn)入新時代，我國信息化高速發(fā)展，數(shù)字化、智能化在促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)步、穩(wěn)定國家治理體系、治理能力現(xiàn)代化等大小方面發(fā)揮著越來越重要的作用。在這場揚(yáng)帆起航的較量中，檔案部門將貫徹我國最新的發(fā)展理念，依靠科技手段去化解在檔案發(fā)展過程中出現(xiàn)的矛盾，提高信息化手段在檔案管理中的應(yīng)用，規(guī)范化、科學(xué)化去進(jìn)行檔案管理，將信息化作為檔案管理的核心來一步步發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

1.1 檔案信息化利用

實現(xiàn)檔案信息化首要的目的就是為檔案利用提供方便快捷的查詢。在眾多乃至成千上萬件檔案中快速檢索，查到想要的檔案，就必須應(yīng)用計算機(jī)來實現(xiàn)高速度檢索。檔案計算機(jī)檢索可以分為兩種檢索方式，即簡單檢索和高級檢索，就是在已知文件大致標(biāo)題情況下，通過標(biāo)題中關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，可以檢索到所有檔案標(biāo)題中包含此關(guān)鍵字的檔案[1]。高級檢索，就是更加智能一種檢索方式，主要按照檢索者的意愿和要求將各種檢索內(nèi)容相近任意組合，最終實現(xiàn)歸類模糊檢索。

1.2 檢索檔案權(quán)限

一般情況，運(yùn)用計算機(jī)軟件檢索檔案首先是檢索到是檔案數(shù)據(jù)庫中所有檔案目錄數(shù)據(jù)，然后進(jìn)一步檢索對外可開放利用的檔案目錄數(shù)據(jù)，最終檢索到對外開放檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。在檢索檔案中，可能會涉及涉密檔案目錄數(shù)據(jù)，但是只能瀏覽檔案目錄，無法檢索到檔案實際內(nèi)容，因為檔案檢索有權(quán)限要求，實行利用等級檢索，而絕密檔案只有檔案管理人員才有權(quán)利對檔案的標(biāo)題進(jìn)行檢索。

1.3 檔案分類管理

檔案信息化管理分類主要有：一是增加新類別檔案，根據(jù)工作職能與實際需求來劃分新的檔案類別，檔案管理人員要在以往的檔案分類情況下，增加新的檔案類別。二是消減原有的檔案類別，類別中檔案要適時鑒定或合并于其他類別之中。

1.4 檔案錄入

檔案信息的錄入是實現(xiàn)檔案管理信息化關(guān)鍵，檔案信息的錄入一般主要三種形式：一是檔案管理員可以手工錄入實體檔案。二是通過對實體檔案掃描方式錄入。三是通過計算機(jī)軟件直接將電子文件生成電子檔案。檔案信息錄入最關(guān)鍵的是將文件標(biāo)題和檔案分類號錄入準(zhǔn)確，否則給檔案信息檢索帶來不便。

1.5 檔案利用記錄

檔案管理的最終目標(biāo)還是如何利用好這些信息，也是體現(xiàn)其根本價值的方式。無論傳統(tǒng)的檔案利用還是利用現(xiàn)代化手段檢索利用，做好檔案利用記錄是檔案工作重要一環(huán)。做好檔案利用記錄，通過網(wǎng)絡(luò)智能分析，確定檔案利用熱點(diǎn)和社會效益，啟發(fā)和決策檔案管理人員優(yōu)先檔案數(shù)字化方案。

2 開展檔案信息化建設(shè)的重要性

無數(shù)經(jīng)驗證明，建設(shè)好檔案管理工作的信息化過程是極其重要的。

2.1 推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化

新時代下，隨著人們需求越來越高,也對檔案工作現(xiàn)代化有了更加嚴(yán)格的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到很大挑戰(zhàn)，在檔案工作中融合現(xiàn)代信息技術(shù),就可以開啟一個新的篇章，產(chǎn)生1+1大于2的效果。隨著信息技術(shù)在社會上的發(fā)展和應(yīng)用，電子政務(wù)在各部門的廣泛使用，未來檔案館的館藏主體部分的趨勢一定是現(xiàn)在的電子檔案。檔案管理部門要積極對傳統(tǒng)舊的思維邏輯進(jìn)行翻新，淘汰傳統(tǒng)的運(yùn)用人力對檔案進(jìn)行整理收集、提供利用等方式，有效融入信息技術(shù)，推行現(xiàn)代信息技術(shù)管理手段。要創(chuàng)設(shè)相關(guān)部門與人才去探索發(fā)展檔案事業(yè)，加快檔案信息化過程，慢慢占據(jù)主動位置，不斷增強(qiáng)檔案工作效率，努力提升檔案服務(wù)社會水平。

2.2 順應(yīng)信息時代發(fā)展步伐

隨著信息時代的到來，展現(xiàn)我國國力的一方面就是信息化技術(shù)的強(qiáng)弱，各領(lǐng)域信息技術(shù)的運(yùn)用成為科技發(fā)展水平的標(biāo)志。新時代的中國，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展已經(jīng)是數(shù)字城市、智慧城市的標(biāo)志，電子政務(wù)、電子商務(wù)、辦公自動化的日益普及，網(wǎng)上審批、各地推行“一站式服務(wù)”，給現(xiàn)如今的檔案管理工作帶來了一個嶄新的機(jī)遇。檔案相關(guān)部門要對應(yīng)檔案信息化細(xì)節(jié)流程，推動檔案信息化管理，不僅是迎接信息化時代的挑戰(zhàn)，也是順應(yīng)信息時代發(fā)展的需要。各級檔案部門應(yīng)更新觀念，充分認(rèn)識檔案信息化工作的重大意義，做好檔案信息化工作，推動檔案科學(xué)管理。

2.3 滿足各個企業(yè)的檔案信息管理工作的便利性

無論是事業(yè)單位還是普通民眾，對檔案工作信息化的要求也越來越高，且對現(xiàn)在的工作效率產(chǎn)生更高的要求。在客觀上要求加快檔案要更完整的建設(shè)信息化進(jìn)程，充分展示檔案信息化之后，可以發(fā)揮出更加廣泛的社會服務(wù)價值。

2.4 為構(gòu)建社會主義和諧社會做出貢獻(xiàn)

隨著改革開放的深入發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)在人們生活的方方面面進(jìn)行了滲透，參與和利用檔案工作的人數(shù)在逐年增加，檔案在化解社會矛盾、保護(hù)群眾合法權(quán)益、豐富社會資源結(jié)構(gòu)、維護(hù)社會穩(wěn)定等方面的作用越來越大。

3 檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案信息化管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要給予更多的關(guān)注，以及投入很多的人力財力。因此，檔案部門要以科學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略眼光，立足全局，目光放遠(yuǎn)，統(tǒng)籌規(guī)劃，細(xì)化到各個階段實施，一步步的達(dá)到每一個要求。還需要根據(jù)自身的優(yōu)勢與能力和館藏基礎(chǔ)設(shè)施來分析對應(yīng)實際需求，對館藏文件的利用率有更高轉(zhuǎn)化。把握輕重緩急，分步分階段實施，切記好高騖遠(yuǎn)。堅持以需求為導(dǎo)向，以利用促開發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，才能使檔案信息化工作創(chuàng)造更大的效益。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案信息化是一項以規(guī)范化、科學(xué)化為基礎(chǔ)的建設(shè)，需要在系統(tǒng)、規(guī)范的環(huán)境下開展，不能各自為政。在信息化建設(shè)中，檔案數(shù)據(jù)庫的建立、數(shù)字化加工、電子文件的接收等都需要有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門需要制定和實施一個標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的流程。這是檔案信息化工作的需要，也是有效提高工作質(zhì)量和效率的捷徑。此外，檔案描述和編目必須有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。否則，對檔案信息化的發(fā)展極為不利。

3.3 安全可靠

檔案信息化離不開計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，目前，網(wǎng)絡(luò)上非法竊取信息時有發(fā)生，這就給檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息帶來安全隱患。因此，我們必須重視檔案信息化的安全管理，要采用科學(xué)、有效的措施保證檔案資料的安全。注重網(wǎng)絡(luò)信息的安全,最大限度防止檔案信息泄露，保證檔案信息絕對安全。完善檔案安全保密制度，防止檔案信息的泄露。

4 檔案信息化建設(shè)的要素[2]

一是資源建設(shè)。第一，建立好科學(xué)發(fā)展機(jī)制。運(yùn)行機(jī)制的核心是以“需求開發(fā)利用”，保障信息資源對人民群眾有用，根據(jù)大數(shù)據(jù)來建立基于用戶需求分析的特征庫，挖掘特征信息資源的價值。其次，規(guī)范電子檔案中的條目，傳統(tǒng)檔案必須在圖書館等專門儲藏的地方進(jìn)行歸檔和處理，因此，檔案信息資源建設(shè)的一個重要任務(wù)就是把傳統(tǒng)檔案歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的存儲。電子文件歸檔方式必須依托傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔方式進(jìn)行參考。文件格式、描述、歸檔方式都是電子檔案在入庫前需要處理與分類的內(nèi)容，并為最大化其價值的提供充分條件。信息時代北京下，確保資源實時進(jìn)行共享是快速提升信息價值的關(guān)鍵點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)還包括建立區(qū)域內(nèi)網(wǎng)絡(luò)共享體系、構(gòu)建區(qū)域檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這都是未來發(fā)展之路。

二是服務(wù)功能建設(shè)。具體來說，可以從兩個方面入手。一是優(yōu)化檔案信息資源硬件配置和專業(yè)化管理。信息技術(shù)發(fā)展背景下，社會各領(lǐng)域?qū)﹄娮訖n案認(rèn)可和關(guān)注越來越高，使用需求與日俱增。優(yōu)化各領(lǐng)域的資源配置，才能滿足用戶日益增長的需求，也是以后構(gòu)建服務(wù)功能的基礎(chǔ)和方向。歸檔信息資源的優(yōu)化配置應(yīng)從當(dāng)前的館藏結(jié)構(gòu)著手分析，以用戶需求為根本方向，分析不同層次歸檔用戶群的實際使用需求，配置歸檔信息資源……在資源管理層面，我們需要關(guān)注宏觀和微觀兩個方面。宏觀層面是做好要針對單一的館藏做好具體規(guī)劃建設(shè)，微觀層面是提高檔案信息化進(jìn)程，將工作效率提升。同時，針對檔案咨詢服務(wù)中的不足進(jìn)行優(yōu)化。咨詢服務(wù)也是歸檔工作的重要組成部分，如何提供有針對性的咨詢信息，也是體現(xiàn)歸檔價值的重要方式。

三是預(yù)防安全體系建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)最基本的保障就是建設(shè)和維護(hù)好安全體系，要保證檔案信息的安全，才能提高檔案信息使用階段的效率和價值。

5 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策

5.1 增強(qiáng)意識，樹立檔案管理信息化新理念

對檔案信息化工作愈發(fā)看重，是未來檔案事業(yè)發(fā)展的前提條件，也是檔案部門一項長期的工作任務(wù)。在這種情況下，檔案部門要牢固樹立檔案信息化觀念，適應(yīng)新時代檔案工作發(fā)展模式、管理理念。一是要轉(zhuǎn)變工作思路，從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化管理手段轉(zhuǎn)變，根據(jù)本地區(qū)信息化建設(shè)情況，構(gòu)建適合自身發(fā)展的檔案信息化管理模式，同全地區(qū)信息化建設(shè)同規(guī)劃、同發(fā)展。二是增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)意識，加大宣傳力度，積極爭取黨委、政府的重視，樹立危機(jī)意識，正視信息化環(huán)境下檔案工作面對的挑戰(zhàn)。三是相關(guān)部門要積極配合，加大投入，對檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)施、設(shè)備等方面要舍得下本。

5.2 掌握標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范化檔案管理體系

檔案信息化建設(shè)離不開信息化工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支撐，只有掌握了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能確保檔案信息化建設(shè)有序開展。因此，檔案部門要采取有力措施，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理體系[3]。一是要堅持檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門在平時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，要嚴(yán)格要求，督促基層單位在檔案工作各個環(huán)節(jié)中按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范去執(zhí)行，這樣就會避免因平時檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差而影響檔案信息化工作。二是堅持檔案信息化工作過程中檔案軟件和硬件的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。一個地區(qū)應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，檔案部門在檔案信息化工作過程中，無論是在數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化掃描，還是在電子文件管理、信息共享等方面，應(yīng)堅持“統(tǒng)一流程、統(tǒng)一著錄、統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)”原則，確保檔案信息化工作可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)檔案信息化工作規(guī)范化運(yùn)行。三是要形成科學(xué)合理的規(guī)劃體系。檔案信息化工作是一項長期的、全面的、系統(tǒng)的工作，檔案部門要結(jié)合實際，統(tǒng)籌長遠(yuǎn)規(guī)劃，分期分步驟制定長期、中期、短期的工作目標(biāo)，統(tǒng)籌推進(jìn)、持續(xù)進(jìn)行。

5.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才隊伍

信息化人才隊伍是檔案信息化可持續(xù)性發(fā)展的前提和保障。檔案部門一定要加大檔案信息化工作的人員培訓(xùn)力度，營造學(xué)習(xí)新技術(shù)和應(yīng)用新技術(shù)的濃厚氛圍，檔案工作者也需要具備較高計算機(jī)的知識和清晰的頭腦邏輯，適應(yīng)檔案信息化工作的需要。還要多渠道引進(jìn)檔案專業(yè)技術(shù)人才，創(chuàng)造條件，讓德才兼?zhèn)洹⒓榷F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合型人才從事檔案管理工作，這樣才能適應(yīng)當(dāng)下檔案事業(yè)發(fā)展的實際需要，更好地服務(wù)于社會。

5.4 重視管理，健全檔案信息化安全體系

首先是保證文件的安全性。在檔案數(shù)字化過程中，檔案部門對庫內(nèi)外檔案進(jìn)行登記，必須加強(qiáng)監(jiān)控設(shè)備的投放，沒有特批的文件，嚴(yán)禁將檔案帶出工作場所，保持檔案在進(jìn)入庫過程中完整、有序。二是要確保檔案數(shù)據(jù)安全。在信息化建設(shè)中，檔案部門要對所有產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)采取多種方式做好防護(hù)和備份，做好異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)安全。三是要保護(hù)好檔案的信息安全。做好保密工作，最大限度降低安全隱患，防止信息泄露。四是保護(hù)好網(wǎng)絡(luò)安全。采取必要的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻、防病毒軟件等，不斷地更新、升級，加大檔案信息的保護(hù)力度，保證檔案信息的安全。