高校智慧檔案服務(wù)平臺(tái)的研究與實(shí)踐
——以寧波大學(xué)為例

◎周潔 霍妍

一、引言

隨著數(shù)字檔案館（室）的大力推進(jìn)和無(wú)紙化辦公的不斷推廣，檔案工作環(huán)境、歸檔內(nèi)容和服務(wù)方式等發(fā)生了很大變化，亟須更加智能化、自動(dòng)化、一體化的檔案服務(wù)平臺(tái)，在保障檔案資源安全和長(zhǎng)久保存的同時(shí)提升工作效率，改進(jìn)工作方法，為用戶提供便捷服務(wù)。高校作為高知人才聚集地，有著得天獨(dú)厚的條件，更應(yīng)該響應(yīng)政策號(hào)召，加快檔案服務(wù)平臺(tái)流程重構(gòu)、系統(tǒng)整合。本文以寧波大學(xué)為例，通過(guò)“三網(wǎng)隔離”的方式搭建高校智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房自動(dòng)化管理、檔案服務(wù)“最多跑一次”、檔案資源全流程管理、檔案信息多樣化展示的研究，希望能為相關(guān)研究者提供參考。

二、高校檔案服務(wù)平臺(tái)現(xiàn)狀

近年來(lái)，很多高校檔案館（室）發(fā)揮先鋒模范作用，對(duì)其檔案服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行了改造與升級(jí)，并取得了不錯(cuò)的成效。前端管控方面如華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館實(shí)現(xiàn)了電子檔案信息按權(quán)限共享利用，[1]對(duì)分散于各處、存儲(chǔ)于前端系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效整合與集成；檔案利用方面如同濟(jì)大學(xué)檔案館于2013年首次在高校構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)利用系統(tǒng)，[2]通過(guò)用戶注冊(cè)與登錄、提交辦理業(yè)務(wù)、檔案館后臺(tái)審核與反饋、檔案館受理業(yè)務(wù)并辦理、快遞寄出或用戶到館自取的方式提供檔案利用；檔案實(shí)體庫(kù)房方面如中南大學(xué)檔案館實(shí)現(xiàn)了RFID系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)邏輯層、用戶展示層的融合，既保證了檔案實(shí)體安全，也為檔案系統(tǒng)的使用帶來(lái)便捷體驗(yàn)。諸如此類的研究舉不勝舉，從星星之火到遍地開花。[3]

寧波大學(xué)檔案館借鑒各高校優(yōu)秀做法，從用戶角度出發(fā)，開發(fā)高校智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)系統(tǒng)謀劃、扎實(shí)推進(jìn)，以期提高學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平，構(gòu)建高校檔案工作整體智治新格局。

三、高校智慧檔案服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建

高校智慧檔案服務(wù)平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱平臺(tái)）基于OAIS參考模型，采用SOA技術(shù)體系結(jié)構(gòu)和先進(jìn)的MVC開發(fā)模式，充分利用J2EE、JAVA等應(yīng)用技術(shù)和XML的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，通過(guò)微服務(wù)集成的方式對(duì)分散在不同軟件平臺(tái)上的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的管理與共享，為用戶提供“一站式”檔案服務(wù)。平臺(tái)的整體框架如圖1所示。

圖1 高校智慧檔案服務(wù)平臺(tái)整體框架

平臺(tái)通過(guò)“三網(wǎng)隔離”的方式來(lái)確保檔案資源的安全。因特網(wǎng)與校園網(wǎng)之間通過(guò)信息中心的網(wǎng)關(guān)、防火墻NAT策略、路由策略等方式實(shí)現(xiàn)邏輯隔離，校內(nèi)用戶通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證賬號(hào)連接因特網(wǎng)。局域網(wǎng)與校園網(wǎng)之間進(jìn)行了物理隔離，通過(guò)離線NAS存儲(chǔ)器來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信。整個(gè)平臺(tái)主要圍繞檔案管理系統(tǒng)工作，其余各系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了功能集成或數(shù)據(jù)對(duì)接。多數(shù)用戶在實(shí)際使用過(guò)程中感知不到多個(gè)系統(tǒng)的存在，直接在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)無(wú)障礙使用各系統(tǒng)的功能。下面就從四個(gè)具體的應(yīng)用方向來(lái)詳細(xì)地描述平臺(tái)的構(gòu)建機(jī)制。

（一）檔案庫(kù)房自動(dòng)化管理

平臺(tái)通過(guò)搭建虛擬庫(kù)房，實(shí)時(shí)自動(dòng)反映現(xiàn)實(shí)庫(kù)房的檔案位置、借閱狀態(tài)、溫濕度環(huán)境等情況，為用戶提供實(shí)體檔案庫(kù)房的直觀顯示與智能管理。檔案庫(kù)房主要由智能密集架系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、環(huán)境管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。

智能密集架系統(tǒng)主要用來(lái)保存檔案實(shí)體。采用電動(dòng)的方式運(yùn)行，可通過(guò)語(yǔ)音來(lái)實(shí)現(xiàn)智能開架、關(guān)架；可通過(guò)人臉識(shí)別、指紋鎖、PIN碼等安全技術(shù)保護(hù)珍貴檔案；可通過(guò)電視引導(dǎo)屏來(lái)自助查詢，列號(hào)燈閃爍節(jié)層位置信息指引檔案位置。架體內(nèi)部配置樟木板，底部設(shè)有防鼠、防傾倒裝置，具有良好的防塵、抗震、防鼠、防蟲蛀、防潮、防火、防盜和保密功能。

RFID系統(tǒng)主要保護(hù)檔案實(shí)體的安全。檔案實(shí)體以卷（盒）為單位粘貼RFID標(biāo)簽，RFID標(biāo)簽內(nèi)包含檔號(hào)、盒號(hào)、庫(kù)房位置等信息，確保檔案實(shí)體有碼標(biāo)位、有跡可循、有數(shù)可查。除打印RFID標(biāo)簽須登錄RFID系統(tǒng)操作，其他上架、下架、借閱、歸還、盤點(diǎn)等任務(wù)均在檔案管理系統(tǒng)上操作，減少了來(lái)回切換系統(tǒng)所帶來(lái)的工作不流暢、操作煩瑣等問(wèn)題。庫(kù)房門口設(shè)有RFID門禁設(shè)備，監(jiān)控檔案的非法出入庫(kù)。

環(huán)境管理系統(tǒng)主要是保護(hù)庫(kù)房的安全，營(yíng)造恒溫恒濕、空氣凈化、無(wú)水無(wú)火、人員限流的環(huán)境。環(huán)境管理系統(tǒng)集成了恒溫恒濕精密空調(diào)、恒溫恒濕空氣凈化一體機(jī)、水浸探測(cè)器、空氣質(zhì)量采集器、高壓細(xì)水霧滅火裝置、人臉指紋門禁一體機(jī)、視頻安防監(jiān)控等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房全過(guò)程一鍵自動(dòng)化管理。為了提高工作效率，庫(kù)房監(jiān)控視頻、RFID門禁報(bào)警、溫濕度、煙感及漏水、機(jī)器運(yùn)行情況等數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)投影到檔案服務(wù)大廳的顯示大屏上，同時(shí)檔案工作人員還可以使用手機(jī)App在家實(shí)時(shí)查看和回放庫(kù)房關(guān)鍵位置的監(jiān)控視頻。

（二）檔案服務(wù)“最多跑一次”

平臺(tái)集成了檔案利用系統(tǒng)、遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)（網(wǎng)頁(yè)版和微信端）、RFID系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)等功能，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)“最多跑一次”改革。檔案服務(wù)“最多跑一次”流程如圖2所示。校內(nèi)用戶通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)登錄校內(nèi)端口（檔案利用系統(tǒng)），校外用戶通過(guò)公安實(shí)名認(rèn)證系統(tǒng)中的人臉活體檢驗(yàn)登錄因特網(wǎng)端口（遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)），這兩種登錄方式保障了檔案信息和個(gè)人信息的安全。

圖2 檔案服務(wù)“最多跑一次”流程圖

校內(nèi)用戶可在線檢索，平臺(tái)根據(jù)用戶角色以及檔案鑒定狀態(tài)來(lái)限制可檢索范圍。檔案數(shù)字化副本和電子檔案在掛接或歸檔時(shí)自動(dòng)觸發(fā)OCR識(shí)別，并通過(guò)ElasticSearch技術(shù)建立檔案條目索引、全文信息索引，[4]校內(nèi)用戶通過(guò)輸入多個(gè)關(guān)鍵字中間加空格的方式進(jìn)行一體化檢索和全文檢索，檢索結(jié)果匹配度越高查詢結(jié)果顯示越靠前，并紅色高亮顯示所查信息，方便用戶快速找到所需內(nèi)容。

檔案服務(wù)“最多跑一次”主要分為電子借閱和實(shí)體借閱兩種方式，同一份檔案在同一批次查檔申請(qǐng)中只能選擇一種借閱方式，不同檔案在同一批次查檔申請(qǐng)中可選擇不同借閱方式。若所查檔案已做數(shù)字化，校內(nèi)用戶可以選擇電子借閱方式。當(dāng)檔案鑒定狀態(tài)為完全公開時(shí)，檔案館工作人員通過(guò)pdf配置對(duì)部分敏感信息顯示遮擋后提取用戶所需頁(yè)，加蓋電子簽章后通過(guò)限時(shí)查看的方式提供利用；當(dāng)檔案鑒定狀態(tài)為條目公開或完全不公開時(shí)，檔案館工作人員還須添加借閱審批流程，將pdf配置好的檔案提交利用部門和歸檔部門審批，有些特殊的檔案（如房產(chǎn)證等）還需要分管校領(lǐng)導(dǎo)的審批，平臺(tái)內(nèi)所有的審批程序都會(huì)以短信等方式提醒，審批通過(guò)后方可限時(shí)查看。

實(shí)體借閱方式和電子借閱方式類似，根據(jù)所借檔案是否數(shù)字化來(lái)判斷是否添加pdf配置；根據(jù)檔案鑒定狀態(tài)是否完全公開來(lái)判斷是否添加借閱審批流程。若檔案已做數(shù)字化，打印并加蓋公章，用戶到館借閱或郵寄到付給對(duì)方；若檔案未做數(shù)字化或須借出檔案實(shí)體時(shí)，檔案館工作人員下發(fā)庫(kù)房借閱任務(wù)。單個(gè)或少量檔案借閱時(shí)，直接將其帶出庫(kù)房，庫(kù)房門口的RFID門禁設(shè)備在人員通過(guò)時(shí)自動(dòng)識(shí)別所借檔案RFID標(biāo)簽，完成借閱任務(wù)；大批量檔案借閱時(shí)，還可通過(guò)RFID手持機(jī)、智能書車掃描RFID標(biāo)簽完成借閱任務(wù)，在借閱任務(wù)中的檔案數(shù)據(jù)處于借閱狀態(tài)，其他用戶無(wú)法借閱。用戶利用完畢后，檔案館工作人員下發(fā)庫(kù)房歸還任務(wù)，和借閱任務(wù)類似，單個(gè)或少量檔案通過(guò)庫(kù)房門口的RFID門禁設(shè)備自動(dòng)完成歸還任務(wù)，大批量檔案借閱時(shí)還可通過(guò)RFID手持機(jī)、智能書車掃描RFID標(biāo)簽完成歸還任務(wù)，歸還后檔案數(shù)據(jù)變成在庫(kù)狀態(tài)，檔案實(shí)體可再次被利用。

（三）檔案資源全流程管理

檔案資源全流程管理指的是檔案從收集、移交、歸檔、入庫(kù)保存、利用、鑒定、到期銷毀等整個(gè)生命周期內(nèi)的規(guī)范化管理。目前，平臺(tái)主要通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接和數(shù)據(jù)抓取的方式進(jìn)行電子檔案的收集。OA系統(tǒng)和研究生論文系統(tǒng)嚴(yán)格按照相關(guān)文件要求進(jìn)行對(duì)接，保證電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全可靠。平臺(tái)通過(guò)自動(dòng)四性檢測(cè)和人工抽查復(fù)核的方式輔助電子檔案移交歸檔。重要網(wǎng)頁(yè)等通過(guò)數(shù)據(jù)抓取的方式進(jìn)行主動(dòng)收集，抓取的網(wǎng)頁(yè)能脫離原環(huán)境查看、展示。采用工作流技術(shù)，通過(guò)嚴(yán)格的審批程序和全過(guò)程所有信息留痕制表保存的方式規(guī)范線上移交、歸檔、利用、鑒定手續(xù)等。歸檔后的檔案保存在長(zhǎng)久保存系統(tǒng)中，長(zhǎng)久保存系統(tǒng)對(duì)需要入庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行四性檢測(cè)，檢測(cè)通過(guò)后使用EEP技術(shù)封裝入庫(kù)；通過(guò)全過(guò)程留痕、實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、即時(shí)短信預(yù)警、自動(dòng)修復(fù)的功能，避免檔案數(shù)據(jù)保存期間的病毒感染、人為篡改、硬件被部分損壞等風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)用戶賬號(hào)、IP等特殊限制以及嚴(yán)格的審批程序、電子簽名核驗(yàn)，控制檔案封裝包的出庫(kù)和銷毀。

（四）檔案信息多樣化展示

檔案信息多樣化展示包括界面顯示個(gè)性化、不同編研成果主動(dòng)推送以及檔案工作數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)可視化。平臺(tái)根據(jù)用戶功能需求，個(gè)性化定制功能顯示界面，同時(shí)內(nèi)嵌目錄樹功能，可以按照年度、密級(jí)、保管期限、檔案類型等不同字段來(lái)樹形展示檔案數(shù)據(jù)，滿足不同用戶需求。平臺(tái)提供多人合作編研功能，編研成果可以主動(dòng)推送給指定用戶，也可發(fā)布在檔案門戶網(wǎng)站上，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)編研成果的推送，讓用戶更加系統(tǒng)、全面地了解檔案。智慧館藏?cái)?shù)據(jù)可視化大屏實(shí)時(shí)采集館藏檔案分布數(shù)據(jù)、檔案移交歸檔數(shù)據(jù)、實(shí)體檔案出入庫(kù)數(shù)據(jù)、檔案利用數(shù)據(jù)等，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，使用柱形圖、折線圖、條形圖、餅圖、面積圖等多種圖表進(jìn)行動(dòng)態(tài)展示，讓用戶更加直觀地了解檔案工作全貌。

四、結(jié)語(yǔ)

平臺(tái)解決了檔案實(shí)體與檔案軟件不聯(lián)動(dòng)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體一體化、自動(dòng)化、智能化管理；解決檔案利用服務(wù)不便捷問(wèn)題，通過(guò)檔案服務(wù)“最多跑一次”改革，在保證查全率、查準(zhǔn)率的同時(shí)提升查詢速度，多方位為用戶提供便利；解決線上歸檔程序不規(guī)范問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案工作線上全流程管理,從而保障檔案資源安全；解決檔案服務(wù)不主動(dòng)問(wèn)題，通過(guò)檔案信息多樣化展示，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)可視化，從而更好地宣傳檔案工作。

雖然平臺(tái)搭建以來(lái)能夠滿足絕大多數(shù)用戶的實(shí)際需求，并具一定的智慧性，但還有許多需要深化和完善的地方。在開展全館檔案數(shù)字化工作時(shí)，特別是對(duì)非常重要的教學(xué)類檔案，在數(shù)字化掃描、OCR識(shí)別后須對(duì)全文信息進(jìn)行人工校對(duì)，確保文字準(zhǔn)確率達(dá)到100%，只有檔案數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)打好，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能化；借鑒各檔案館（室）收集電子檔案的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建電子檔案中間系統(tǒng)，期望通過(guò)流程再造、接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、前端管控等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)全校所有電子文件的歸檔，為今后實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理奠定基礎(chǔ)；研究人工智能、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)用以輔助編研、檔案鑒定，圖像檢索與修復(fù)等，[5][6]希望通過(guò)以后不懈的努力，將數(shù)字檔案室提升新臺(tái)階。