淺談醫(yī)院人事檔案管理信息化

文/張秋晶 郭新一

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淺談醫(yī)院人事檔案管理信息化

文/張秋晶 郭新一

新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院

新醫(yī)改形勢下，醫(yī)院要加快人事檔案管理信息化建設(shè)，不斷提升人事檔案管理科學(xué)化、制度化和規(guī)范化水平，以此逐步完善醫(yī)院考評機(jī)制，并合理配置人力資源?，F(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理信息化還處于較低水準(zhǔn)，在技術(shù)處理、專業(yè)人員配置上還有很多問題，如何保證人事檔案的完整性與真實(shí)性，避免出現(xiàn)信息泄露、丟失等問題，是需要深入思考的課題?；诖吮疚膶⒑喪鲠t(yī)院人事檔案管理信息化的意義，并提出了具體可行的策略。

醫(yī)院；人事檔案管理；信息化

1 引言

人事檔案是人的一生所系，是反應(yīng)其學(xué)習(xí)生活及工作經(jīng)歷的重要憑證，醫(yī)院的人事部門通過對檔案進(jìn)行調(diào)閱就可以對工作人員其過往經(jīng)歷進(jìn)行整體的把握，從而對人力資源進(jìn)行科學(xué)的配置，充分發(fā)揮醫(yī)院各級管理者以及醫(yī)務(wù)人員的能力和才干，做到因人而用，有助于醫(yī)院相關(guān)管理工作的開展。在新形勢背景下，醫(yī)院人事檔案管理與信息科學(xué)技術(shù)的全面融合對我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)的改革具有重要的促進(jìn)意義，各級醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，充分利用和整合信息化資源，不斷促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題

2.1人事檔案信息化程度低、更新率低

當(dāng)前形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式顯然已過時，在實(shí)際操作中，檔案基本都是一次性入檔，不會根據(jù)人員檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，更新率低，給每位醫(yī)護(hù)工作者發(fā)揮自身能力帶來了影響。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，即依靠紙張、依靠人工記錄的模式無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員檔案的更新和維護(hù)。目前，隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)護(hù)人員的流動性增強(qiáng)，新進(jìn)人員及離開人員的檔案只是在需要的時候才整理，日常工作中所獲得的獎勵及科研創(chuàng)新取得的成績不能及時在檔案中體現(xiàn)出來，人事檔案存在信息不完整、不真實(shí)等情況，給醫(yī)院對醫(yī)護(hù)人員的合理配置帶來影響，不能提高醫(yī)療系統(tǒng)的人才競爭力。信息化管理是大勢所趨，符合當(dāng)前人事管理的趨勢。

2.2人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中，僅完成軟硬件投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續(xù)進(jìn)行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒有進(jìn)行深入、系統(tǒng)化研究與分析。受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實(shí)效能最大化發(fā)揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識不深，行動力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。

2.3醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的制度不夠完善

我國當(dāng)下所施行的《檔案法》與《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中相關(guān)規(guī)章制度用于對醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范，然而醫(yī)院卻在實(shí)際管理工作中的落實(shí)程度不夠，實(shí)際管理效益不佳。另外，針對醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)還缺乏具有針對性的規(guī)章及法律法規(guī)，因而醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)工作缺乏制度規(guī)范和控制，這就造成醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)表現(xiàn)出形式化現(xiàn)象。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理信息化建議

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代信息化社會，負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員要有很強(qiáng)的信息處理和分析能力，并且還應(yīng)具備對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時更新的能力，醫(yī)院還應(yīng)指定專門的計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)人員對計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維修和升級。所以醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷更新自己的管理觀念，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升工作人員的專業(yè)知識和工作技能。

3.2適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對于醫(yī)院而言，需以《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業(yè)機(jī)房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性，提供切實(shí)保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機(jī)、電腦等，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上需確保各項(xiàng)內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，還需保證其動態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細(xì)記錄下來，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、專業(yè)與技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實(shí)用性，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，強(qiáng)化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細(xì)致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實(shí)性便利。

3.3樹立現(xiàn)代化管理理念

對醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)而言，應(yīng)該在思想上引起高度的重視，認(rèn)清人事檔案管理信息化的重要性，盡快轉(zhuǎn)變現(xiàn)代化管理理念，將人事檔案管理信息化的各項(xiàng)要求確定下來。醫(yī)院要逐步加大人力、物力和財(cái)力的投入力度，不斷對檔案管理系統(tǒng)予以完善，要充分應(yīng)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和訪問控制技術(shù)等，避免計(jì)算機(jī)病毒、惡意軟件、黑客等入侵醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。對于檔案管理人員而言，也要切實(shí)增強(qiáng)自身的安全防范意識，定期做好軟件系統(tǒng)的升級和病毒的查殺等工作，確保醫(yī)院人事檔案管理信息化水平不斷提升，避免出現(xiàn)安全問題。

4 結(jié)束語

在當(dāng)下信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，人事檔案管理的信息化建設(shè)對于醫(yī)院的管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院人事檔案管理的信息化大大提升了工作效率及社會經(jīng)濟(jì)效益，促使人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，從而能夠更好的為臨床服務(wù)。

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