人事檔案數(shù)字化實踐與探索

羅輝瑩

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心,陜西 咸陽 712000）

0 前言

寶雞峽引渭灌溉中心是陜西省水利廳下屬事業(yè)單位,在編職工1097 余人,其中管理人員227人,專業(yè)技術(shù)人員462 人,技術(shù)工人408 人,離退休人員982 人,人事檔案室共存有人事檔案2079 卷,目前正在由人工管理向數(shù)字化管理過度。

1 目前人事檔案管理的現(xiàn)狀和數(shù)字化進程

長期以來,人事檔案主要靠人工管理,紙質(zhì)檔案占絕大多數(shù),人事檔案的產(chǎn)生、整理、查閱、傳遞依靠人工完成,案卷的完整性、信息的準(zhǔn)確性、真實性取決于管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平,這就造成了案卷質(zhì)量的參差不齊,檔案提供利用的效率低下,還存在檔案損毀、信息篡改的安全隱患。隨著時代的發(fā)展,人員的流動性增大,信息需求劇增,傳統(tǒng)的人工管理難以適應(yīng)形勢變化,人事檔案管理信息化勢在必行,而科技的進步為檔案管理手段的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐,近年來,寶雞峽人事檔案室根據(jù)國家檔案局和中組部有關(guān)有人事檔案數(shù)字化的有關(guān)要求,制定了人事檔案信息化實施方案,分步推進人事檔案管理數(shù)字化,目前完成了檔案信息核實等基礎(chǔ)工作,并在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化方面作了一些有益的探索,在實施過程中,積累了一定的經(jīng)驗并發(fā)現(xiàn)了一些問題,現(xiàn)加以總結(jié)和探討。

2 人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化

人事檔案數(shù)字化是一項工作量大、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作,已有人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的最關(guān)鍵環(huán)節(jié),是全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。

2.1 轉(zhuǎn)化前的準(zhǔn)備工作

1）應(yīng)熟知中央辦公廳《人事檔案工作條例》、本單位《人事檔案管理制度》以及中組部關(guān)于人事檔案審核的有關(guān)規(guī)定等人事檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并熟練掌握操作流程,不得與現(xiàn)行檔案法規(guī)、制度沖突。我們組織人事檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)了相關(guān)制度和規(guī)范,對理解上的差異向上級單位進行了咨詢,統(tǒng)一了對標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識,為下一步工作掃清了障礙。

2）全面詳盡地掌握本單位人事檔案類別。以本單位為例：按人員結(jié)構(gòu)分,可分為管理人員檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、工人檔案、離退休人員檔案等,還可以某一類別下再細(xì)分,例如,工人檔案類別下可按技術(shù)等級再進行區(qū)分。按材料性質(zhì)可分為履歷類、自傳類、考核鑒定類等十大類。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化應(yīng)按人員結(jié)構(gòu)來區(qū)分,材料性質(zhì)分類屬具體操作層面的工作。

3）制定數(shù)字化轉(zhuǎn)化方案。人事檔案數(shù)字化是一項繁雜而又細(xì)致的工作,需要一定的時間來完成,應(yīng)按類別分步推進,把人員流動大、查閱頻繁的檔案安排在先,人員相對固定、查閱量小的檔案安排在后,既利于數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的推進,又便于檔案的提供利用。

4）配備符合運行要求的計算機、掃描儀等硬件和人事檔案管理軟件,確定信息錄入、檔案掃描、圖像處理、存儲備份等工作流程,做好人員培訓(xùn)。

5）建立健全完善的系統(tǒng)建設(shè)、維護、運行、安全管理和數(shù)字化加工流程和制度以及應(yīng)急預(yù)案。

2.2 轉(zhuǎn)化的方式

目前數(shù)字化轉(zhuǎn)化的方式主要為掃描儀掃描。盡可能采用大幅面平板掃描儀,以滿足不同尺寸、不同紙質(zhì)的掃描對象。平板掃描儀可以較好地保護原始檔案,尤其是掃描紙質(zhì)薄脆、年代久遠(yuǎn)的檔案,平板掃描儀相比高拍儀等具有明顯優(yōu)勢。

2.3 數(shù)字化轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)和格式

1）人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,掃描儀應(yīng)符合GB/T 18788-2008標(biāo)準(zhǔn),亮度和對比度為中值,水平和垂直方向無偏移。掃描模式應(yīng)釆用24 位真彩色RGB,分辨率設(shè)定為300 dpi,兼顧清晰度和防止掃描所得的文件過大。

2）《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）中,規(guī)定存儲的圖片格式為JPEG,而在辦公自動化中常用的PDF文件并未納入人事檔案數(shù)字化文件格式標(biāo)準(zhǔn),因此,遇到PDF文件,應(yīng)先轉(zhuǎn)換成JPEG格式的圖像。轉(zhuǎn)化后的檔案信息要與原檔案保持一致。

3）項目建設(shè)方面,嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計、工程建設(shè)、分級保護標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格審核建設(shè)單位的涉密資質(zhì),使用統(tǒng)一、規(guī)范的軟件和接口。

2.4 數(shù)字化過程的質(zhì)量把控

轉(zhuǎn)化過程中應(yīng)嚴(yán)格按流程和規(guī)范操作,確保信息化數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

1）確保紙質(zhì)檔案信息完整、真實、準(zhǔn)確。紙質(zhì)檔案信息的完整性、真實性和準(zhǔn)確性是數(shù)字檔案信息完整、真實、準(zhǔn)確的前提條件。我們按照中組部關(guān)于干部人事檔案審核工作中對人事檔案的審核結(jié)果為準(zhǔn)進行了轉(zhuǎn)化輸入。對審核工作完成后新發(fā)現(xiàn)的問題,按照審核程序和處理方法再次審核認(rèn)定,以保證紙質(zhì)檔案準(zhǔn)確無誤。

2）嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定程序和操作規(guī)范。嚴(yán)格按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870- 2017）進行人員建庫、信息采集、數(shù)據(jù)錄入和數(shù)字化加工,建立數(shù)據(jù)復(fù)核制,由不同的人員進行復(fù)核和監(jiān)督檢查,以確保轉(zhuǎn)化過程合法合規(guī),從而保證入庫信息高質(zhì)量。在實踐中,我們將工作人員分為兩組,一組輸入時,另一組核對,交替進行,以保證數(shù)據(jù)輸入無誤。

3 新產(chǎn)生的數(shù)字化檔案的管理

目前辦公自動化已十分普及,建立人事檔案之初,就應(yīng)做好數(shù)字化的各項基礎(chǔ)工作。

首先從源頭做好人事檔案的數(shù)字化。從源頭把好數(shù)字化關(guān)口是做好檔案數(shù)字化的關(guān)鍵,可以極大提高數(shù)字化工作效率,起到事半功倍的效果。應(yīng)預(yù)先做好各種登記表、履歷表等紙質(zhì)載體的電子版本,電子版應(yīng)符合《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）。應(yīng)該注意的一點是,需要個人簽名的各種紙質(zhì)表格,對應(yīng)的電子版也應(yīng)有相應(yīng)的電子簽名功能,通過外接電子簽名設(shè)備實現(xiàn),以保證電子檔案信息的真實性。其它文字性資料,也應(yīng)在文件產(chǎn)生的源頭實現(xiàn)數(shù)字化,因各單位的辦公自動化進程不同,數(shù)字化的程度也不盡相同。傳統(tǒng)載體向數(shù)字化過渡時期典型的特征是紙質(zhì)文件和電子文件混雜,這給檔案管理造成了一定的混亂,也成了檔案數(shù)字化的一個阻礙。但這一階段是必經(jīng)的,是不可避免的,我們需要做的是加快辦公自動化進程,盡量縮短這一轉(zhuǎn)型期,盡最大可能減少多種載體混雜的情況,實現(xiàn)檔案從產(chǎn)生到管理、利用的全部數(shù)字化。

其次,要做好電子檔案的審核鑒別和整理工作。盡管數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案相比具有很大的優(yōu)勢,但是人終究是檔案管理工作中起決定性作用的因素,電子檔案也是通過人的工作產(chǎn)生和實現(xiàn)的,因此就會存在檔案信息真實性、記錄規(guī)范性的問題,需要管理人員進一步進行審核鑒別,規(guī)范電子檔案和各個要素,建立起高質(zhì)量的電子人事檔案。電子檔案的管理國家檔案局有相應(yīng)的管理規(guī)范,應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)要求執(zhí)行。我單位于2018 年建立了較為完善OA系統(tǒng),基本實現(xiàn)了辦公數(shù)字化,但外部單位來文大多為紙質(zhì)文件,需要對這部分文件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

4 嚴(yán)格信息系統(tǒng)的運行管理

信息系統(tǒng)運行和操作日志記錄保留時間規(guī)定為6個月,但在實際應(yīng)用中,我們盡可能延長記錄保留時間,或者對記錄進行備份并保留較長時間,做到系統(tǒng)運行全程可查可控可追溯。對數(shù)據(jù)的查看權(quán)限按照干部管理權(quán)限和最小知悉范圍的原則來確定。計算機應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔絕,不得復(fù)制和違規(guī)攜帶存儲載體外出。隨著信息技術(shù)的不斷進步,在相關(guān)技術(shù)具備時,應(yīng)適時探討檔案的云存儲,重點是解決好檔案云存儲的安全問題。如能實現(xiàn)檔案的云存儲,將會使檔案的管理和應(yīng)用更加便捷。

5 加強保密技術(shù)手段

人事檔案除了傳統(tǒng)的專人管理、建立完善的檔案管理制度外,還應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化需要,提高檔案信息安全的技術(shù)手段。目前數(shù)字檔案全部存貯在本地設(shè)備上,在硬件上可拆除網(wǎng)卡等上網(wǎng)模塊,加裝硬件安全設(shè)備。在軟件上,對系統(tǒng)進行嚴(yán)格檢測,及時修補漏洞,安裝殺毒軟件和防火墻。還可借鑒紙質(zhì)檔案的管理方法,將數(shù)字檔案系統(tǒng)備份在不同地點的不同設(shè)備上,以增加數(shù)字檔案的安全性。

6 結(jié)語

干部人事檔案數(shù)字化是檔案管理方式的進步,目前處于紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的過渡期,在數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作中要嚴(yán)格執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn),對發(fā)現(xiàn)的問題也不能自行變通,嚴(yán)格按照程序和規(guī)則來處理,以確保數(shù)字檔案信息與紙質(zhì)完全一致,并實現(xiàn)信息的安全存儲、傳遞。