大數(shù)據(jù)時代人事檔案信息化建設的思考

羅輝瑩

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心,陜西 咸陽 712000）

伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,社會各界對技術(shù)和信息的需求與日劇增?，F(xiàn)代企業(yè)在人事檔案管理方面,只有與時俱進,跟上時代發(fā)展腳步,將信息化趨勢有效融入其中,充分利用科技、信息技術(shù),不斷改革和創(chuàng)新人事檔案管理模式,才能更好地適應中國乃至世界的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化建設中重要作用

1.1 建立較為完整的人事檔案信息庫

人事檔案管理是人事工作中不可或缺的重要組成部分,作為人事信息的主要載體,必須在大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎上,建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,為人事檔案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并結(jié)合具體人才實際情況合理配置工作崗位,實現(xiàn)人力資源的充分利用。在此背景下,人事檔案信息化建設速度不斷加快,因此只有始終堅持以人為本的理念,才能有效提高人力資源開發(fā)水平,從而實現(xiàn)人事檔案價值的最大化?，F(xiàn)階段,在人才使用上,我們對大數(shù)據(jù)的應用進行了嘗試,采取了以傳統(tǒng)檔案為主、大數(shù)據(jù)為輔的手段來為人才進行一個客觀的評價。例如,通過大數(shù)據(jù),了解其曾經(jīng)供職的情況、個人征信等,來綜合考察一個人的德能勤績表現(xiàn)。

1.2 有效提升人事檔案管理工作效率

在大數(shù)據(jù)基礎上,各單位建立了人事檔案管理系統(tǒng),有效分類存儲檔案,并詳細分析了檔案信息相關(guān)性,并進一步區(qū)分數(shù)據(jù)之間的關(guān)系,為人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息,進而準確預測人力資源發(fā)展情況。同時,基于大數(shù)據(jù)技術(shù),順利推進人事檔案管理工作,不僅利于人事檔案管理工作效率的提升,還可以有效保證人力資源管理工作質(zhì)量。

1.3 科學管理人事檔案

傳統(tǒng)人事檔案管理往往更加注重工作經(jīng)驗。在大數(shù)據(jù)技術(shù)持續(xù)進步的形勢下,檔案管理工作人員應及時轉(zhuǎn)變觀念,更加重視人事檔案管理信息精準性,并從海量人事檔案信息中挖掘出有價值的檔案信息資源,進而為后續(xù)工作順利開展提供重要的信息支持。傳統(tǒng)檔案具有原始、直觀的特點,但也存在著明顯的弊端,主要體現(xiàn)在,當今人員流動性大大增加,而傳統(tǒng)檔案在數(shù)據(jù)更新、傳遞和利用上的緩慢低效難以適應形勢需要。在人事檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后,可以做到檔案數(shù)據(jù)的即時傳遞,同時檔案信息的更新速度也將得到極大的提升。我們在人事檔案管理中做了一些嘗試,以傳統(tǒng)檔案為主,以大數(shù)據(jù)技術(shù)為輔,對檔案信息進行補充,以完善人個檔案信息。對人才做出客觀評價。現(xiàn)階段由于大數(shù)據(jù)信息的來源尚存在一些缺陷,只能把大數(shù)據(jù)技術(shù)作為人事檔案管理的一種輔助手段,相信隨著社會的發(fā)展,技術(shù)的進步,大數(shù)據(jù)與人事檔案管理將會融合地更加緊密。

2 基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位人事檔案信息化建設策略

2.1 樹立先進的人事檔案信息建設理念,合理分配高素質(zhì)人才

構(gòu)建人事檔案信息化的先進概念,不僅是人事檔案信息化建設的基礎保障,而且還是人事檔案信息化建設的先決條件,同時還是重要工作開展的指南。落后的思想只會帶來消極的工作方法和思維,缺少工作的主動性和創(chuàng)造性。在前沿信息化建設理念指導下,如何有效地提升人事檔案信息化建設人才的素質(zhì)是人才合理化配置的關(guān)鍵。為了有效提高信息化建設質(zhì)量,應配備具有相應綜合能力的檔案管理人員,其中包含了研究技術(shù)水平高、檔案專業(yè)知識全面和組織能力強的工作人員；熟悉相關(guān)專業(yè)知識的專業(yè)技術(shù)人員,能夠為紙質(zhì)文件數(shù)字化的各個方面提供必要的技術(shù)支持,具有一定的數(shù)字基礎知識和熟悉相關(guān)操作的人員等。目前,我單位已引進了一名檔案管理專業(yè)技術(shù)人員,并對現(xiàn)有的管理人員進行了計算機業(yè)務培訓,制定了人事檔案信息化方案并完成了基礎工作,檔案管理工作的效率有了很大提升。

2.2 不斷優(yōu)化完善人事檔案管理信息化管理機制

在大數(shù)據(jù)時代背景下,有效加強人事檔案信息化建設,不僅有利于提高人事檔案管理的整體水平,而且還能最大程度發(fā)揮人事檔案價值,為事業(yè)單位長足發(fā)展貢獻力量。在實踐中,為保證事業(yè)單位人事檔案信息管理活動有序開展,有必要根據(jù)具體情況制定相對完善的管理機制。從人事檔案的收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用,制定非常詳細的操作規(guī)程,實現(xiàn)統(tǒng)一管理。特別是在文件查詢、使用、下載等眾多環(huán)節(jié),需要為不同的用戶設置不同的權(quán)限。同時,人事檔案數(shù)據(jù)來源相對寬泛,格式多種多樣。為了方便跨系統(tǒng)操作,還需要進一步明確人事檔案的格式標準,便于使用和管理。

2.3 不斷補充完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

在多媒體技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的基礎上,人事檔案信息的建設必須緊跟時代發(fā)展步伐,及時更新原有檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫,從而有效提高人事檔案管理水平。實踐中,相關(guān)工作人員要積極構(gòu)建科學化、便捷化的人事檔案管理系統(tǒng),進而實現(xiàn)人事檔案信息資源的統(tǒng)一管理。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建人事檔案信息管理平臺時,既可以統(tǒng)一存儲人事檔案信息,又可以實時存儲和查閱相關(guān)人事檔案信息。只有這樣,才能有效提升人事檔案管理工作效率,同時提高檔案資源利用效率,推動人事檔案管理向著網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展,同時,發(fā)揮人事檔案管理工作的最大價值。

2.4 加大基礎設施建設力度

為了合理分配軟硬件設施,人事檔案信息化建設需要不斷完善基礎設施,認真落實物質(zhì)基礎保障工作,及時補充基礎架構(gòu),結(jié)合自身實際情況,選擇適合的人事檔案管理軟件。同時,制定完善的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一數(shù)字檔案格式,為以后的人員檔案信息收集和資源共享提供必要的支持。另外,要對網(wǎng)絡建設進行合理規(guī)范,并將網(wǎng)絡連接、設備配置以及相應安全工作落實到實處,確保人員檔案信息的安全性。

2.5 確立健全的數(shù)據(jù)庫

當前,大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛運用到各行各業(yè)中,工作人員借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,從而為后續(xù)人事檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。在人事檔案信息化建設期間,原始數(shù)據(jù)在其中占據(jù)著非常重要的位置,必須引起重視。因此,身為人事檔案管理員,首先要樹立良好的責任心,及時歸納整理相關(guān)檔案信息,重點審核原始資料信息,確保原始檔案信息的可靠性和真實性,從而為人事檔案管理提供重要參考,為信息建設順利發(fā)展奠定堅實基礎。檔案信息審核工作完成后,有必要進一步建立人事檔案數(shù)據(jù)庫框架,建立統(tǒng)一的檔案信息分類標準,進一步保證檔案信息錄入的真實性和可靠性。當數(shù)據(jù)庫建成之后,工作人員還應在固定時間檢查和維護數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),確保其安全性,一旦發(fā)現(xiàn)漏洞,必須第一時間進行修復,這樣,才能更好地保障人事檔案信息的安全,防止檔案信息發(fā)生泄漏。

2.6 整體提高檔案管理人員專業(yè)能力

在事業(yè)單位人員檔案管理中,管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理效果影響較大。此外,大數(shù)據(jù)時代對管理人員的綜合素質(zhì)要求日益提高。因此,具體實踐過程中,高校也需要重點關(guān)注檔案管理人員的培訓和再教育。一方面要提升其人事檔案管理專業(yè)知識；另一方面還要不斷提高其信息化水平,確保人事檔案管理人員能夠靈活運用計算機輸入、組織和存儲檔案信息。此外,單位有必要積極引導人事檔案管理人員掌握更多檔案學科知識,如信息科學知識和圖書館學知識,為更好地開發(fā)和利用人事檔案打下基礎。

3 結(jié)語

伴隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化在現(xiàn)代企業(yè)中的不斷發(fā)展和普及,傳統(tǒng)落后的人事檔案管理模式得到很大改善,并在不斷升級更新中。在現(xiàn)代企業(yè)管理中,人事檔案的信息化建設有利于數(shù)據(jù)的分析和利用,不僅大大解放了勞動力,而且還節(jié)約了大量人力、物力,為企業(yè)用工和考核提供必要保障,促進了工作效率的提升。不斷健全人事檔案管理的信息化建設,是每一個檔案管理者的重要職責。只有這樣,企業(yè)和員工才能相互促進,充分利用內(nèi)部所有可用資源,實現(xiàn)效益最大化。