肥城市水利工程檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

閆陸云，田 婧

（1.肥城市農(nóng)村公共供水中心，山東 肥城 271600；2.濟(jì)南高新臨空經(jīng)濟(jì)區(qū)園區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司，山東 濟(jì)南 250000）

水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程從建設(shè)到移交直至工程維護(hù)的各個(gè)階段，水利工程的使用管理時(shí)限從幾十年到上百年甚至到幾百年，一定程度上講，檔案的管理水平高低直接影響到水利工程的運(yùn)行管理和效益。傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式存在著很多的缺陷，比如過(guò)程繁瑣、效率低下、不易保管、容易出錯(cuò)、容易涂改、丟失難補(bǔ)、保密性差，再加上防水、防火、防霉、防盜都帶來(lái)一定的不便，一定程度上影響了工程管理水平的提高，有些歷史性的技術(shù)資料由于常年管理不善，有的丟失難找、有的字跡模糊不清，造成后期的工程維護(hù)使用價(jià)值不高甚至沒(méi)有了使用價(jià)值，增大了工程管理和維護(hù)成本。使用數(shù)字化管理模式管理工程檔案就從根本上解決了這些不便，使檔案管理及資料查詢得心應(yīng)手，進(jìn)一步提升保障了檔案的安全性、保密性、完整性和可查性。

1 存在的問(wèn)題

1.1 不能適應(yīng)形式，管理水平不高

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代的要求，絕大部分單位還未實(shí)施檔案的數(shù)字化管理，仍停滯在紙質(zhì)管理上，更是缺乏上下溝通，甚至常年沒(méi)有專題會(huì)議，沒(méi)有專題培訓(xùn)，不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，形成業(yè)務(wù)部門、主管部門和工程管理單位之間各自為政、管理脫節(jié)，導(dǎo)致資料查詢不便、丟失嚴(yán)重，整體管理水平停滯不前。

1.2 重視程度不夠，科室協(xié)調(diào)不強(qiáng)

檔案管理在水利工程管理單位往往不能引起主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，特別是基層水管單位對(duì)檔案的管理更是不能從根本上引起重視，絕大部分水管單位沒(méi)有專職檔案管理人員，在基礎(chǔ)資料搜集時(shí)，各業(yè)務(wù)科室配合不能及時(shí)到位，存在資料不全、搜集困難等問(wèn)題，造成工作被動(dòng)、基礎(chǔ)性資料難以搜集齊全等現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 重于日常迎檢，制度形同虛設(shè)

基層水管單位往往是按照上級(jí)的文件精神及硬性要求，能夠應(yīng)付性的按照要求定制一些上墻版面，由于缺乏專業(yè)的人干專業(yè)的事，導(dǎo)致制度沒(méi)法落實(shí)，只能是形式上過(guò)得去，日常的管理工作卻難以實(shí)現(xiàn)，隨著時(shí)間的流逝結(jié)果只能是惡性循環(huán)，影響工作的實(shí)質(zhì)性開(kāi)展。

1.4 缺乏專業(yè)人員，工作難以連續(xù)

管理單位的同志往往都不愿意接手檔案管理工作，主要原因是該項(xiàng)工作沒(méi)有亮點(diǎn)、枯燥無(wú)味，缺乏考核標(biāo)準(zhǔn)，特別是大部分只能是無(wú)可奈何地做兼職管理甚至是連兼職的也沒(méi)有，就是有兼職做的往往也把該項(xiàng)工作放在次要位置，難以使該項(xiàng)工作有較好的連續(xù)性，更談不上總結(jié)探索或創(chuàng)新工作方法。

2 對(duì)策

2.1 加大宣傳力度，提高重視程度

要借助一切可以借助的機(jī)會(huì)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和同志們宣傳水利工程檔案管理的重要性，宣傳相關(guān)法律法規(guī)，宣傳業(yè)務(wù)主管部門的要求，宣傳借鑒其他單位好的經(jīng)驗(yàn)做法，甚至是組織相關(guān)人員走出去參觀學(xué)習(xí)。通過(guò)宣傳教育，確實(shí)引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和相關(guān)科室的積極配合，真正讓領(lǐng)導(dǎo)和同志們理解支持水利工程檔案管理工作，以更好的為水利工程建設(shè)管理服務(wù)。

2.2 加強(qiáng)軟件管理，推行數(shù)字檔案

隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展，各行各業(yè)都在探討數(shù)字化管理模式，特別是在水庫(kù)運(yùn)行管理、水旱災(zāi)害防御、灌區(qū)管理、水資源管理保護(hù)、河道管理保護(hù)、水土保持、農(nóng)村公共用水管理等領(lǐng)域都大顯身手，發(fā)揮了不可替代的作用。

數(shù)字化檔案管理在水利行業(yè)的使用目前尚未普及，應(yīng)采取強(qiáng)有力措施大力推廣該項(xiàng)技術(shù)的實(shí)施，讓它真正為水利檔案管理服務(wù)。檔案的數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過(guò)掃描或人工輸入方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的云端中。他的核心就是所應(yīng)用的軟件和系統(tǒng)，就是收集紙質(zhì)資料并逐漸將其數(shù)字化，這也使所使用的軟件和系統(tǒng)的管理問(wèn)題顯得至關(guān)重要。水利工程檔案面廣量大，歷史性、系統(tǒng)性強(qiáng)，因此在進(jìn)行整理時(shí)要確保不遺不漏，注意錄入材料精準(zhǔn)無(wú)誤，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。通過(guò)數(shù)字化處理后，會(huì)有效解決紙質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題和弊端，防止檔案丟失和涂改等不利于管理的現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)還要加強(qiáng)數(shù)字檔案的日常維護(hù)和后期管理并做有備份以免丟失。使其真正形成門類齊全、組卷合理、管理規(guī)范、查閱方便、存放安全的水利工程檔案綜合管理體系。

2.3 利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

數(shù)字檔案完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和交流，以最大化的發(fā)揮水利工程檔案的作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便、快捷、精準(zhǔn)、共享。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的前提是要組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，全面落實(shí)好保密、借閱、登記、查詢等制度，確保檔案管理水平有大的提高，真正為水利建設(shè)和水利工程運(yùn)行管理及維護(hù)提供方便。

2.4 重視專業(yè)人才，強(qiáng)化選拔培養(yǎng)

提高管理水平的首要條件是具備專業(yè)人才，只有專業(yè)的技術(shù)人才才能保障檔案管理的精準(zhǔn)性、可操作性。應(yīng)積極派員參加檔案主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展。解決好專業(yè)人才不愿意到基層水管單位工作的問(wèn)題，形成人才培養(yǎng)制度和規(guī)范專業(yè)人才的培養(yǎng)選拔體系，真正適應(yīng)水利工程檔案管理工作。在具體實(shí)踐中，嚴(yán)格落實(shí)《水利工程檔案管理辦法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》等規(guī)章，全面提高檔案管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.5 加強(qiáng)科室協(xié)調(diào)，搞好資料搜集

相關(guān)業(yè)務(wù)科室的配合支持是檔案資料不遺不漏的基礎(chǔ)，日常工作中，要加強(qiáng)同各業(yè)務(wù)科室的協(xié)作配合，盡可能的將基礎(chǔ)性資料搜集齊全，確保檔案資料完美無(wú)缺，從而保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

2.6 完善相關(guān)制度，明確目標(biāo)責(zé)任

在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立完善并落實(shí)科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，研究創(chuàng)新工作方法，可考慮將各業(yè)務(wù)科室的資料由各科室形成基礎(chǔ)性數(shù)字檔案，再由檔案專職人員系統(tǒng)整理進(jìn)行錄入，并將該項(xiàng)工作落實(shí)到各業(yè)務(wù)科室的年度工作考核中，落實(shí)到相關(guān)人員的目標(biāo)責(zé)任中，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任追究制。這樣，既能減輕檔管人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，又能進(jìn)一步落實(shí)業(yè)務(wù)科室的責(zé)任，解決各科室資料收集不及時(shí)、資料搜集有遺漏的問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是水利工程管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，檔案管理水平的高低，直接影響著水利工程建設(shè)和維護(hù)管理以及水利工程的運(yùn)行效益，下一步要高度重視，認(rèn)真實(shí)施，進(jìn)一步創(chuàng)新管理模式，使水利工程檔案管理水平有較快提升，為水利事業(yè)大發(fā)展提供支撐。